Как учесть гсм ИП

Организовать учет ГСМ в 1С несложно. Стандартные инструменты программы позволяют учесть все особенности приобретения и списания нефтепродуктов.

Как вести учет и списание горюче-смазочных материалов в 1С

Предприятия закупают топливо как централизовано, с последующим распределением со склада, так и по мере необходимости — за наличный расчет, по корпоративным и топливным картам, талонам, ведомостям. Напомню проводки и учет ГСМ пошагово в 1С:8.3 для лучшего понимания процесса.

Начнем с покупки:

Документ Раздел программы Дт счета Кт счета Операция

Выписка банка	Банк и касса	60.01	51	Оплата по факту поставки
Выписка банка	Банк и касса	55.04	51	Перечисление на корпоративную карту
Выписка банка	Банк и касса	60.02	51	Перечисление на топливную карту
РКО	Банк и касса	71.01	50	Выдача денежных средств подотчет

Видеосеминар Автотранспорт: Расходы на ГСМ

Вопрос, как приходовать и как списывать ГСМ по топливным картам, талонам, ведомостям, решаем, исходя из специфики деятельности и хозяйственной практики предприятия.

Варианты учета горюче-смазочных материалов в 1С

Бухгалтеру необходимо так организовать учет ГСМ и учет путевых листов в 1С, чтобы ни одна капля драгоценной жидкости не пропала.

Если у предприятия заключен договор с поставщиком, то в бухгалтерию ежемесячно попадают накладная (акт) и счет-фактура. Используем стандартный документ, позволяющий организовать учет ГСМ в 1С бухгалтерии, — поступление товаров (покупки-поступление (акты, накладные)). Он сформирует проводки:

• Дт.10.03 Кт 60.01 — на стоимость продукта без НДС;
• Дт 68.2 Кт 60.01 — на сумму НДС в стоимости приобретенного продукта;
• Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса, если была предоплата.

Если водитель приобретает топливо за счет подотчетных средств — наличных или по корпоративной карте, то заполняем авансовый отчет (раздел «Банк и касса»).

В итоге получим Дт 10.03 Кт 71.01.

В случае приобретения топлива за наличный расчет подотчетник сдаст в бухгалтерию лишь кассовый чек. Принять НДС к вычету в этой ситуации будет проблематично. Хорошая новость: есть судебная практика, в которой суды встают на сторону налогоплательщика и подтверждают правомерность возмещения НДС при наличии лишь кассового чека. В постановлении АС ЗАО от 17.12.2021 по делу № А70-4528/2021 указано, что сведения, содержащиеся в кассовых чеках, позволяют установить место продажи, дату, продавца, отражают сумму покупки и выделенный в ней НДС.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать горюче-смазочные материалы. Используйте эти инструкции бесплатно.

Учет ГСМ без использования путевых листов

Для списания нефтепродуктов используем документ требование-накладная (раздел «Склад»). Указываем марку продукта и его количество, выбираем счет списания ГСМ в 1С в зависимости от характера деятельности предприятия.

Учет ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

При отсутствии путевого листа затраты на приобретение топлива не получится принять к налоговому учету. В бухучете эти затраты принимаются как обычно.

Предприятие в своей деятельности может использовать технику, для работы которой бензин или дизель необходим, но путевой лист на нее не составить при всем желании. Это различные мотоблоки, генераторы, бензопилы, газонокосилки и т. п. Примем топливо в затраты и в этом случае.

По факту работы такого механизма составляется акт, в котором указывается наименование и модель механизма, дата, место и время его фактического использования, тип и количество затраченных нефтепродуктов. Состав подписантов определяется приказом по предприятию. Акт является основанием для списания топлива на затраты. Установленной формы этого документа нет, предприятие разрабатывает ее самостоятельно.

Требование-накладная сформирует проводки по списанию ГСМ в 1С, исходя из специфики предприятия: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10.03.

Самый распространенный метод списания топлива — по средней цене приобретения. Но не стоит забывать и метод ФИФО — списание ТМЦ в той последовательности, в какой они были приобретены и приняты к учету (первый пришел — первый ушел).

Выбранный метод списания ТМЦ необходимо закрепить в учетной политике предприятия.

Учет ГСМ с использованием путевых листов

Путевой лист — важный документ, который позволяет как списать ГСМ в 1С:8.3, так и принять расходы к налоговому учету. Это неоднократно подтверждал Минфин России в своих письмах (от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Для организаций, основным видом деятельности которых является осуществление грузовых и пассажирских перевозок и имеющих на балансе автотранспорт и самоходную технику, обязательно создание отчета по ГСМ за определенный период. Период формирования отчета устанавливается внутренними нормативными документами организации. Это может быть и день, и неделя, и месяц — в зависимости от размера транспортного парка предприятия. Установленной формы отчета нет, но налоговики не оспорят его при наличии следующих реквизитов:

• наименование предприятия — владельца авто;
• модель автотранспорта, самоходной техники;
• государственный регистрационный номер;
• Ф.И.О. водителя;
• тип топлива;
• количество использованного продукта в литрах;
• показания спидометра на начало и конец периода;
• расход топлива в литрах;
• остаток продукта на начало и конец периода.

Так же, как в предыдущем случае, списание ГСМ по путевым листам в 1С оформляем документом требование-накладная. Однако на этот раз расходы примем и к бухгалтерскому, и к налоговому учетам.

Источник: clubtk.ru

Проводка горюче-смазочных материалов

Компания, располагающая одним автомобилем или целым автопарком, использует счет 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» как основной для учета прихода и расхода горюче-смазочных материалов. При наличии в организации нескольких автомобилей рекомендуется вести отдельный учет по приходу и расходу в натуральном виде, а также по талонам, пластиковым картам, по классам и маркам имеющихся в автопарке транспортных средств, сортам топлива и масел и местам их хранения.

Покупка по безналичному расчету

Для безналичных расчетов продавец ГСМ (АЗС) и хозяйствующий субъект заключают договор купли-продажи. В этом случае проводки делаются по накладной и счету-фактуре, представленными продавцом.

Учет талонов на заправку отражается на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».

Проводки должны быть такими:

• предоплата за талоны: Д 60 (расчеты с поставщиками) – К 51 (расчетные счета);
• оприходование талонов: Д 50-3 – К 60;
• передача талонов водителям: Д 71 – К 50-3;
• стоимость топлива, залитого в баки: Д 10 (материалы) – К 71;
• сумма НДС, предъявленная продавцом: Д 19 (НДС) – К 71;
• НДС к возмещению по приобретенному топливу: Д 68 (расчеты по налогам) – К 19.

Приобретение ГСМ по наличному расчету

В учетной политике предприятия должны быть отражены следующие моменты:

• список сотрудников, имеющих право получать наличные деньги для заправки автомобилей под отчет;
• сроки предоставления ими авансовых отчетов по форме АО, к которым должны быть приложены кассовые или товарные чеки, полученные на АЗС.

Проводки, отражающие покупку ГСМ за наличные деньги:

• Д 71 «Расчет с подотчетными лицами» – К 50 «Касса»;
• Д 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» – К 71 «Расчет с подотчетными лицами».

Использование пластиковых карт

Как правило, самым распространенным является случай, когда водитель получает на работе карту для заправки автомобиля и снимает с нее определенную сумму наличных.

В этом случае проводки делаются так:

• Д 71 – К 50-3 – получение карты водителем под отчет;
• Д 71 – К 57 – списание суммы с корпоративной карты;
• Д 10-3 – К 71 – стоимость полученных ГСМ по информации авансовых отчетов водителей и отчетам АЗС;
• Д 19 – К 71 – оплата НДС по полученным ГСМ;
• Д 57 – К 55 – банковское списание с карточного счета;
• Д 68 – К 19 – налоговый вычет за НДС;
• Д 50-3 – К 71 – возврат карты водителем в кассу.

Учет расходов ГСМ

Нормы расхода топлива устанавливаются в каждой организации индивидуально и подтверждаются приказом руководителя. Первичными документами по учету расходов ГСМ являются путевые листы. Кроме того, ответственное лицо снимает показания спидометра и делает контрольные замеры, занося результаты в карточку учета расхода топлива. Остатки топлива в баках автомобилей учитываются на субсчете 10 и переходят на следующий месяц или квартал.

Бухгалтерия сверяет данные карточек с результатами, отраженными в путевых листах. В учете расход топлива отражается проводкой: Д 20 (основное производство) – К 10-3 (списание ГСМ на производственные затраты).

Источник: www.konsaltingpremium.ru

Особенности ведения учета ГСМ в организации⁠⁠

Одна из наибольших проблем в сфере грузоперевозок — хищение горюче-смазочных материалов водителями транспорта.

Согласно статистическим данным компаний грузоперевозчиков, такие трудности испытывают более 80% владельцев автопарков. Безосновательный расход ГСМ, в свою очередь, приводит к потере дохода и грозит банкротством организации.

При этом отследить такое воровство очень сложно. Однако нет ничего невозможного, и учет ГСМ позволит выявить нарушение, определив наказание для виновника.

Способы хищений

• Незаметный слив ГСМ. В этом случае определить виновника почти невозможно, а установить факт нарушения можно только с помощью специальных датчиков топлива, обычно установленных в коммерческом транспорте.
• Подделка чеков и предъявление недостоверных сведений. Такое нередко происходит в маленьких предприятиях с небольшим автопарком, поскольку водителям предоставляется не топливо, а деньги на его покупку.
• Эксплуатация авто по личным нуждам. Проблема, с которой сталкиваются автопарки с большим количеством машин, поскольку сложно проконтролировать работу всех единиц транспорта.
• Неправильное управление автомобилем. В этом случае ГСМ утекает из-за неумения эксплуатировать ТС. Например, топлива не достаёт из-за нарушений езды с превышениями скорости, движения с недостаточно прогретым двигателем, сбои в работе систем и механизмов транспорта.

Как учитывать горюче-смазочные материалы

В первую очередь необходимо оценить масштаб предприятия, поскольку это напрямую влияет на доскональный контроль затрат на ГСМ, обслуживание автопарков и другие сферы. Для учета ГСМ необходимо рассчитывать расход топлива каждой единицы транспорта на 100 километров дороги, принимая во внимание объем бака разных марок авто.

• Установить датчики уровня топлива в бензобак каждого ТС;
• Установить ГЛОНАСС (обязательно при перевозках пассажиров и грузов);
• Внедрить ПО для мониторинга авто.

Каждый способ граничит с определенными недостатками, один из наиболее популярных — погрешность в вычислениях (например, датчики уровня топлива могут расходиться с данными одометра). Тем не менее при установке качественной аппаратуры можно не бояться получения неверных сведений: современные производители предлагают качественные способы контроля топлива для предупреждения краж.

Для уверенности в показаниях одометра и исправности работы ГЛОНАСС необходимо организовать предрейсовый осмотр транспорта.

Источник: spark.ru