Как учитывать расходы по корпоративной карте УСН

Как отразить в налоговом учете оформление корпоративной карты?

Затраты на выпуск корпоративных карт могут быть учтены применительно к налогу на прибыль в составе прочих расходов на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ либо внереализационных расходов на основании пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ, к УСН — в составе расходов на основании пп. 9 п. 1 ст.

346.16 НК РФ, однако правомерность учета таких затрат в расходах для целей налога на прибыль или УСН, вероятно, придется доказывать в суде.
Особенности налогового учета соответствующих операций, по нашему мнению, напрямую зависят от содержания понятия «корпоративная карта».

Учет затрат на оформление корпоративной карты для оплаты расходов организации
Если под корпоративной картой понимается банковская карта, привязанная к счету самой организации и предназначенная для оплаты расходов, связанных с предпринимательской деятельностью, например представительских, транспортных расходов, по закупке материалов и прочее, и которая (карта), соответственно, не предназначена для расчетов по оплате труда и выплат социального характера, необходимо отметить следующее.

УСН при объекте «доходы минус расходы». Как правильно всё организовать и вести учет без ошибок

В силу пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на оплату услуг банков относятся к прочим расходам налогоплательщика, если они связаны с производством и (или) реализацией, а в остальных случаях в силу пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ они относятся к внереализационным расходам.
Одновременное отнесение затрат с равными основаниями к нескольким группам расходов позволяет налогоплательщику самостоятельно определить, к какой именно группе он их отнесет (п. 4 ст. 252 НК РФ).
По нашему мнению, затраты организации на изготовление банковских карт могут быть отнесены к расходам на услуги банков. Данный вывод косвенно подтверждается судебной практикой (см. Постановления ФАС Центрального округа от 13.11.2008 по делу N А64-7436/07-19, ФАС Московского округа от 21.05.2008 N КА-А40/3937-08 по делу N А40-32368/07-76-142).
Применительно к УСН необходимо отметить, что в силу пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ проценты, уплачиваемые за предоставление в пользование денежных средств (кредитов, займов), а также расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, в том числе связанные с продажей иностранной валюты при взыскании налога, сбора, пеней и штрафа за счет имущества налогоплательщика, учитываются в качестве расходов при определении объекта налогообложения.
По нашему мнению, затраты на выпуск карт могут учитываться организацией, применяющей УСН, на основании указанной нормы.

Учет затрат на оформление зарплатной корпоративной карты
Если под термином «корпоративная карта» подразумеваются банковские карты, на которые зачисляется заработная плата, применительно к налогу на прибыль организаций, необходимо отметить следующее.
Будучи держателем карты и клиентом банка, именно работник организации фактически является стороной (клиентом) договора об открытии и обслуживании счета с использованием соответствующей карты.
Следовательно, фактические расходы организации на оплату услуг банка по изготовлению карт для работников при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются на основании п. 29 ст. 270 НК РФ как расходы на оплату товаров для личного потребления работников (см. Письма Минфина России от 10.11.2014 N 03-03-06/1/56590, от 13.07.2005 N 03-03-04/1/74).
По нашему мнению, указанная позиция применима и в отношении затрат на обслуживание карт работников, поскольку именно с последними возникнут правоотношения с кредитными учреждениями при заключении вышепоименованного договора об открытии счета.
Тем не менее по данному вопросу имеется другая позиция. В Постановлении ФАС Московского округа от 07.10.2008 N КА-А40/8215-08 по делу N А40-77769/06-75-465 относительно расходов организации на изготовление банковских карт суд отметил, что ссылка налогового органа на положения п. 29 ст. 270 НК РФ необоснованна, поскольку упомянутые расходы не являются расходами на оплату товаров для личного потребления, банковская карта не является товаром, это средство (инструмент) для осуществления платежно-расчетных операций. Трудовое законодательство предусматривает возможность осуществления выплаты заработной платы путем ее перечисления на указанные работниками счета в банках (ст. 136 ТК РФ), и, поскольку выплата заработной платы может осуществляться путем безналичного перечисления с согласия работников, расходы на оплату услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием банковских карт работников, непосредственно связаны с выполнением обязанностей именно работодателя — обязанности по выдаче заработной платы.
Принимая во внимание вышеуказанную аргументацию, по нашему мнению, затраты на выпуск таких корпоративных карт могут учитываться в составе расходов по налогу на прибыль на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 или пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ и при УСН — на основании пп.

9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, но при их соответствии требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальная подтвержденность).

А.Ю. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
3 класса

Источник: enterfin.ru

Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту

Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:

Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.

Каков порядок оформления корпоративной карты?

Преимущества корпоративной карты

Использование корпоративной карты сделает вашу жизнь проще. Вы сократите время на выдачу денег работникам, делать отчеты станет легче, повысится безопасность использования средств организации, вы всегда сможете отследить, на что конкретно были потрачены деньги. Кроме этого есть и другие преимущества:

карта дает возможность покупать товары онлайн;
можно воспользоваться деньгами в любое время;
карту можно заблокировать, если вы увидели подозрительные операции;
есть возможность расплатиться картой, если сумма платежа составляет больше 100000 рублей;
можете использовать за границей, конвертация валют будет совершаться автоматически;
вы можете ограничить доступ, а также настроить лимит на операции.

Пассивность может выйти боком

Весьма показательно Постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016. Здесь было все – и частичное добровольное погашение долга сотрудником, и удержание денег из его зарплаты, и взыскание остатка через суд. В итоге арбитры поддержали фирму и сняли штрафы за неуплату НДФЛ с задолженности подотчетника.

Однако бывает, что работник не собирается возвращать организации деньги, а та просто закрывает на это глаза: никаких мер к взысканию средств не принимает, но и долг не прощает. Тогда компанию наверняка ждут доначисление налога на доходы, пени и штраф. Высшие арбитры в такой ситуации ревизоров поддержали (см. постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12). Позицию высокой инстанции взяли на вооружение как инспекторы (письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263), так и федеральные судьи (Постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016).

Без проблем со страховыми взносами в данном случае тоже, скорее всего, не обойдется.

Предостережем и от того, чтобы закрывать долг подотчетников на основании одних только авансовых отчетов либо АО с приложенной сомнительной первичкой. Тогда к описанным негативным последствиям наверняка добавятся еще и претензии контролеров по налогу на прибыль и НДС (если «приобретенное» работником фирма отнесет на расходы, а НДС поставит к вычету). Правоту этого вывода подтверждает, например, Постановление АС Волго-Вятского округа от 23.01.2018 № Ф01-6071/2017.

Как оформить бизнес-карту

Корпоративную карту можно оформить в самом банке либо оставить заявку онлайн. Стоит отметить, что для юр. лица будет открыт специальный карточный счет. Банк самостоятельно уведомит налоговую службу об этом.

Обычно банк требует предоставить нижеприведенные документы (точный список советуем уточнить у менеджера банка):

Учредительные документы предприятия.
Выписка из ЕГРЮЛ.
Заявление сотрудника о выпуске карты.
Паспорт, кто будет использовать карту.
Доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте.

Для того, чтобы был осуществлен выпуск корпоративных карт, юридическому лицу нужно оформить договор, где будет отображена информация о работниках. Это необходимо для того, чтобы знать для кого выпускаются карты. Также сотрудник должен написать заявление на выпуск карт и предоставить на доверенность от организации.

Особенности и возможности карты

Наличие бизнес-карты во многом упрощает ведение финансовой деятельности организации. К денежным средствам юридического лица открыт круглосуточный доступ. Снимать наличные или вносить деньги на карту можно через банкомат обслуживающего банка.

При наличии мобильного банка, можно просмотреть все операции, проделанные по карте за любой промежуток времени, что упрощает ведение бухгалтерии ООО или ИП.

Для расчетов за товары и услуги не нужно идти в отделение банка с платежным поручением для перевода средств. Наличие корпоративной карты имеет свои плюсы:

Расчеты картой, привязанной к расчетному счету можно производить за границей, операции, произведенные в валюте, соответствуют курсу банка, на момент совершения операции;
Недорогая стоимость обслуживания, первый год обслуживания карт в некоторых тарифах бесплатный;
В случае утраты карты, ее можно заблокировать, при этом денежные средства на счете останутся в сохранности;
Отчет по операциям;;
Проделанные операции отображены на счете организации;
Доступ к средства в круглосуточном режиме.
Возможность установки лимита расходов по карте;
SMS -информирование по произведенным операциям;
Информировать налоговую службу о наличии корпоративной карты не нужно.

Как использовать бизнес-карту

В использовании корпоративная карта практически не отличается от обычной банковской карты. Она удобна для оплаты покупок в магазинах, любых хозяйственных расходов, командировках и прочих расходов. Но оплачивать можно только издержки организации, для личных расходов ее использовать нельзя.

Если вы ИП на УСН 6%, патент или ЕНВД, — можете смело использовать бизнес-карту как обычную банковскую карту, не предоставляя дополнительные документы для отчетности.

Если вы используете традиционную систему с НДС или УСН 15%, то это входит в ваши обязанности.

Можно ли привязать свою карту к расчетному счету?

Привязать личную банковскую карту к открытому счету юридического лица — невозможно.

Как физическое лицо, лично на свою карту оплату за товары, произведенные услуги получать можно, с возможность перевода денежных средств на счет ООО или ИП.

Со стороны налогового законодательства такие манипуляции не являются нарушением.

Проблемы могут возникнуть с банком, в котором происходит обслуживание карты. При выдаче банковской карты физическому лицу, в договоре указывается, что карта выдается не для ведения предпринимательской деятельности, в таком случае в одностороннем порядке банк может расторгнуть договор.

В данном видео, вы найдете для себя полезную информацию по осуществлению вывода средств из бизнеса на карту.

За что можно расплачиваться бизнес-картой

Бизнес-картой можно оплачивать:

1. Издержки, которые связаны с главной работой компании:

оплата товара у поставщиков;
оплата услуг, которые связаны с главной работой организации.

2. Командировочные и представительские расходы:

можно оплачивать счет в кафе;
покупать билеты;
оплачивать проживание в хостеле;
оплачивать аренду машины;
оплачивать услуги переводчика.

3. Хозяйственные и накладные расходы:

можно покупать канцтовары, офисное оборудование, оплачивать программное обеспечение;
делать покупки в интернет-магазине (например, книги для обучения и т.д.);
оплачивать курьерские и другие профессиональные услуги (уборка помещения, вынос мусора, настраивание рабочего оборудование и другое);
другие хозяйственные расходы (продукты для уборки помещения, лампочки и прочее).

4. Транспортные расходы:

есть возможность оплачивать бензин;
расходы на пользование служебного автомобиля.

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

За что нельзя расплачиваться бизнес-картой

Производить оплату корпоративной картой нельзя в следующих случаях:

нельзя покупать товары в собственных целях;
выплачивать зарплату сотрудникам;
оплачивать социальные платежи;
погашать задолженность по ведению расчетного счета.

Все, что вы покупаете, отражается в выписке по счету бизнес-карты, и за каждую оплату вам нужно будет предоставить отчет.

Если вы снимаете наличные, также нужно будет объясниться в письменной форме. А если вы взяли деньги с карты и не израсходовали, необходимо их возвратить бухгалтеру.

Нельзя перечислять зарплату работнику с бизнес-карты, так как потом вы не получите чек, а это будет означать, что средства потратились не на нужды организации.

В том случае, когда средства на корпоративных картах закончатся, т.е. вы их растратили, всю сумму удержат с зарплаты. В дополнение к этому будет выставлен штраф. Это касается не только сотрудников организации, но и самого генерального директора.

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

ГСМ, учитываются на счете 10.03.1 «Топливо на складе» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (план счетов 1С).

Авансовый отчет сотрудника оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

Рассмотрим особенности заполнения документа Авансовый отчет по данному примеру.

Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в автомобиль. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ.

На вкладке Авансы укажите ранее выданный аванс, в данном случае операции списания денежных средств с корпоративной карты.

На вкладке Товары укажите:

Документ (расхода) — первичные документы, на основании которых приходуются ГСМ, в нашем примере это кассовый чек (чек ККТ);
Номенклатура — наименование ГСМ из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ;
Флажок СФ не устанавливается;
Реквизиты счета-фактуры не заполняются, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

При отсутствии счета-фактуры, даже если НДС выделен в чеке ККМ, НДС нельзя принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).
Согласно п. 1 ст. 170 НК РФ, НДС не принятый к вычету необходимо списать на расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по прибыли (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).
Подробнее про вычет НДС по кассовому чеку и учет в налоговых расходах

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

Дт 10.03.1 Кт 71.01 — ГСМ по авансовому отчету.
Дт 19.03 Кт 71.01 — НДС по авансовому отчету.
Дт 91.02 Кт 19.03 — списание НДС на прочие расходы.
Дт НЕ.01.9 — расходы, не учитываемые в НУ.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т.ч. документа Авансовый отчет. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1.

Заполненный документ можно распечатать по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) из документа Авансовый отчет. PDF

Управление расходами с корпоративной картой: эффективный инструмент для бизнеса

Управление расходами с помощью корпоративной карты: эффективный инструмент для бизнеса

В современном бизнесе эффективное управление расходами является одним из ключевых аспектов успеха. Корпоративные карты стали незаменимым инструментом для контроля и отслеживания финансовых операций в предприятиях различных масштабов. С их помощью компании могут упростить процесс покупок, учета расходов и создания отчетов.

Одним из важных аспектов использования корпоративной карты является учет расходов. Владельцы карты должны быть внимательными и ответственными при каждой транзакции, чтобы обеспечить точность и своевременность отчетности. В этой статье мы рассмотрим несколько ключевых аспектов, которые помогут учитывать расходы по корпоративной карте и создавать соответствующие отчеты.

В первую очередь, необходимо правильно оформить отчет по корпоративной карте. Для этого необходимо указывать дату, описание покупки, сумму, а также категорию расхода. Важно быть детальными и точными при заполнении отчета, чтобы избежать путаницы и упростить процесс анализа расходов.

Кроме того, важно знать, как проводить покупки по бизнес карте. При использовании корпоративной карты следует придерживаться определенных правил и процедур, чтобы обеспечить прозрачность и эффективность финансовых операций. Например, необходимо согласовывать крупные покупки с руководством компании, а также следить за сроками действия карты и лимитами трат.

Еще одним важным аспектом использования корпоративной карты является авансовый отчет. Это документ, который подтверждает предоставление средств сотруднику для оплаты расходов по работе. Авансовый отчет позволяет контролировать и отслеживать расходы сотрудников, а также обеспечивает прозрачность и ответственность в финансовых операциях.

В заключение, проведение расходов по корпоративной карте требует ответственного и внимательного подхода. Учет расходов, создание отчетов, правильное оформление покупок и использование авансовых отчетов — все эти аспекты являются неотъемлемой частью эффективного управления финансами компании. Корпоративная карта становится мощным инструментом, который помогает бизнесу контролировать расходы, упрощать процессы и принимать обоснованные финансовые решения.

Эффективное управление расходами с помощью корпоративной карты

Как учитывать расходы по корпоративной карте

Учет расходов по корпоративной карте является важным аспектом финансового управления в компании. Для эффективного учета следует придерживаться нескольких принципов.

Во-первых, необходимо вести детальный журнал расходов. Каждая транзакция должна быть записана с указанием даты, описания покупки, суммы и категории расхода. Это поможет вам отслеживать, куда идут ваши деньги и выявить потенциальные области для сокращения расходов.

Во-вторых, регулярно проверяйте выписки по корпоративной карте. Сверяйте записи в журнале расходов с транзакциями на выписке, чтобы убедиться в их точности. Если вы заметите какие-либо расхождения или неправильные транзакции, немедленно свяжитесь с банком для разрешения проблемы.

Отчет по корпоративной карте

Создание отчета по корпоративной карте является важной частью учета расходов. Отчет должен быть информативным и понятным для анализа финансовых операций компании.

В отчете следует указывать общую сумму расходов за определенный период, категории расходов, а также детальную информацию о каждой транзакции. Это позволит руководству компании получить полное представление о финансовом состоянии и принять обоснованные решения.

Как проводить покупки по бизнес карте

Правильное проведение покупок по бизнес карте является важным аспектом эффективного использования корпоративных средств.

Прежде всего, перед совершением покупки необходимо убедиться, что она соответствует бизнес-потребностям компании. Крупные покупки или те, которые выходят за рамки установленных лимитов, требуют предварительного согласования с руководством.

Также важно следить за сроками действия карты и лимитами трат. Не допускайте превышения лимитов, чтобы избежать дополнительных комиссий или ограничений в использовании карты.

Авансовый отчет и банковская карта

Авансовый отчет является инструментом для контроля и отслеживания расходов сотрудников компании. Он позволяет предоставить средства сотруднику для оплаты расходов по работе и одновременно контролировать эти расходы.

При использовании банковской карты для авансового отчета важно следовать определенным правилам. Сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие расходы, такие как квитанции или счета. Кроме того, необходимо своевременно предоставлять отчеты о расходах, чтобы обеспечить прозрачность и ответственность в финансовых операциях.

Как проводить расходы по корпоративной карте

При проведении расходов по корпоративной карте следует быть внимательными и ответственными. Важно соблюдать установленные правила и процедуры, чтобы обеспечить прозрачность и эффективность финансовых операций.

Следует использовать карту только для бизнес-целей и не совершать личные покупки. Также необходимо соблюдать установленные лимиты трат и своевременно предоставлять отчеты о расходах.

Выводы

Управление расходами с помощью корпоративной карты является эффективным инструментом для бизнеса. Правильный учет расходов, создание отчетов, осуществление покупок по бизнес карте и использование авансовых отчетов позволяют компаниям контролировать расходы, упрощать процессы и принимать обоснованные финансовые решения. Правильное использование корпоративной карты помогает бизнесу стать более эффективным и успешным.

Налоговый консультант — главный бухгалтер, пытаюсь успеть за изменениями устанавливаемыми законодателями в правилах игры под названием «Бизнес». Провожу налоговое консультирование, проведение анализа с учётом действующего законодательства правового заключения по вопросам налогообложения.

Основная боковая панель

Источник: buhgaltera.info