Как учитываются суточные при УСН

При командировке у работодателя возникают командировочные расходы при УСН. Это расходы на проезд, на найм гостиницы, суточные и другие расходы. Обо всех этих расходах при командировке вы узнаете из нашей статьи. Там есть ответы, как учитывать расходы при командировке в базе по УСН и как облагать расходы при командировке НДФЛ и страховыми взносами.

Норма командировочных расходов в 2015 году

Норма командировочных расходов в 2015 году — это нормирование на командировочные расходы. Нормы командировочных расходов в 2015 году законодательством не установлены. Это значит, что работодатель может нормировать командировочные по своему усмотрению.

Произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно не облагаются:

• НДФЛ ( п 3 ст 217 НК РФ.. );
• взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование и обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ( подп 2 п 1 ст 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. );
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ( подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ).

Норматив суточных в 2014 году предусматировает, что НДФЛ и страховые взносы не нужно начислять даже в том случае, когда расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации ( письмо Минфина России от 31.12.2011 № 03- 04-06 / 6-364 ).

Суточные при командировках за рубеж 2018

Как оплатить пребывание работника в командировке при УСН

Штатному работнику, направленному в командировку, организация обязана возместить ( ст 168 ТК РФ. ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
• другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Кроме того, за время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок ( ст. 167 ТК РФ ).

Возмещение расходов на проезд командированным работникам

Организация обязана возместить работнику расходы на проезд до места командировки и обратно. Работнику, командированному в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, также компенсируются расходы по проезду из одного населенного пункта в другой ( п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ).

Возместив работнику затраты на проезд, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе учесть в расходах выплаченную сумму ( подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). При этом к расходам на проезд относятся:

• стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т д.).;
• страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
• стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
• расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
• стоимость проезда до места (к станции, пристани, аэропорту) отправления в командировку и от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Работнику, направленному в загранкомандировку, дополнительно возмещаются ( . п 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ):

Суточные в пределах и сверх нормы в 1С 8.3 ЗУП

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы организация вправе отразить в налоговой базе. Естественно, только при наличии документа, свидетельствующего об оплате соответствующих услуг. Напомним, что Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ при «упрощенке» признаются только обоснованные и документально подтвержденные расходы ( п. 2 ст. 346.16 НК РФ ).

Возмещение командированному работнику расходов по проживанию в гостинице

Организация самостоятельно устанавливает порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки ( ст. 168 ТК РФ ). Например, конкретные суммы возмещения и требования к документальному подтверждению работником расходов организация может прописать в коллективном договоре или ином локальном акте (приказе, положении о командировках и т. Д.).

Возместив работнику затраты по найму жилого помещения, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе учесть в расходах выплаченную сумму ( подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). Но при условии, что работник предоставит в бухгалтерию документ, подтверждающий понесенные расходы ( п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, квитанцию ​​или счет из гостиницы ( письмо Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06 / 1/279 ), кассовый чек или бланк строгой отчетности, который соответствует требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 .

Произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировке не облагаются:

• НДФЛ ( п 3 ст 217 НК РФ.. );
• взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование и обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ( подп 2 п 1 ст 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. );
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ( подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ).

Отметим, не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы и в случае, когда фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила лимит компенсации, установленный внутренним документом организации ( письмо Минфина России от 04.07.2012 № 03-04-06 / 6-204 ). Правда, от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья.

Выплата суточных при командировках

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, называются суточными. Организации вправе выплачивать командированным работникам суточные в любых размерах, предусмотренных коллективными договорами или внутренними нормативными актами: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. д. ( ст. 168 ТК РФ ). Законодательно установленного лимита суточных для командировок по России или за границу не существует. Каждый работодатель устанавливает размер суточных самостоятельно.

Суточные сотрудникам следует выплатить за все дни пребывания в командировке (в том числе за выходные и праздничные дни), а также за дни нахождения в пути (включая дни отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки ( п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ).

Заболевшему во время командировки работнику суточные выплачиваются в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства ( п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ т 13.10.2008 № 749 ). Кроме того, за период болезни работнику полагается пособие по временной нетрудоспособности.

Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе суточные отразить в составе расходов ( подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). Налоговую базу можно уменьшить на всю сумму суточных, установленную коллективным договором или локальным нормативным актом и выданную работнику за время служебной поездки. Аналогичной позиции Без придерживается Минфин России в письме от 17.08.2009 № 03-11-09 / 283 .

Безусловно все учитываемые затраты организации должны быть оправданны и документально подтверждены ( п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Это значит, что учесть суточные в расходах можно лишь в том случае, когда все документы по командировке правильно оформлены (составлен приказ, выписано командировочное удостоверение и т. Д.).

Пример учета суточных в расходах при УСН

ООО «Звезда» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Приказом руководителя установлено, что при командировках на Украину суточные выплачиваются в размере 2000 руб. за сутки. Командировка работника в Киев (с учетом отъезда и приезда) составила пять дней. За это время ему выплачено 10 000 руб. суточных. Какую сумму можно включить в расходы?

Суточные выданы работнику в размере, предусмотренном приказом руководителя. Поэтому всю их сумму, то есть 10 000 руб., Организация вправе отразить в расходах ( подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ).

Размер суточных в целях расчета НДФЛ нормируется. Не облагаются НДФЛ суточные в пределах ( п 3 ст 217 НК РФ.. ):

• 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
• 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм, необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Суточные по своей сути являются частичной компенсацией расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. Такие компенсации не облагаются взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Но при условии, что компенсации предусмотрены действующим законодательством и выплачиваются в пределах установленных норм ( подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24,07.

98 № 125-ФЗ).

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 ТК РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Получается, страховыми взносами не облагаются суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации. С превышения придется начислить взносы.

Источник: delovoymir.biz

Детали. Какие документы нужны при учете командировочных расходов на УСН

Без документов невозможно определить момент возникновения, величину и обоснованность расходов. Следовательно, нельзя будет учесть траты в составе расходов по УСН. Придется признать подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ и взносами.

Суть вопроса

Компании и ИП на УСН вправе учитывать в затратах командировочные расходы. Расходы должны соответствовать требованиям НК РФ, а именно — быть обоснованными и документально подтвержденными. Если нет документов, не будет и командировочных расходов у компании, а у работника возникнет налогооблагаемый доход. Разбираем вопрос на детали совместно с «КонтурНорматив».

Какие расходы на командировку можно признать при УСН

Затраты на проезд:
— Стоимость проезда на транспорте общего пользования или личном автомобиле.
— Плата за проезд на такси.
— Стоимость медицинской страховки для поездки в заграничную командировку.
— Аренда автомобиля в командировке.

Суточные, размер которых зафиксирован в локальных актах компании.

Проживание:
— Стоимость проживания в гостинице.
— Стоимость аренды квартиры или другого жилья.
— Дополнительные гостиничные услуги, исключая стоимость услуг баров, ресторанов, плату за пользование оздоровительными объектами.

Дополнительные расходы:
— Стоимость виз, оформления загранпаспорта, приглашения и т. д.
— Консульские, аэропортовые и прочие аналогичные сборы.
— Аренда помещения для проведения запланированных мероприятий, например презентации и т. д.

Командировочные расходы в бюджетном учреждении: применяем правильно КВР и КОСГУ

При выборе кодов видов расходов (КВР) и кодов КОСГУ при отнесении командировочных расходов с 2020 года организации бюджетной сферы руководствуются Порядком № 85н*(1) и Порядком № 209н*(2).

Давайте рассмотрим в очередной статье основные принципы отнесения расходов, осуществляемых сотрудниками в командировках.

Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).

Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, предоставляются следующие гарантии:

• сохранение места работы (должности);
• среднего заработка;
• возмещение расходов по проезду;
• возмещение расходов по найму жилого помещения;
• возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Принципы выбора КВР и КОСГУ

Прежде всего отметим, что при направлении работника в командировку обеспечение гарантий, закрепленных в статьях 167, 168 ТК РФ, может осуществляться двумя способами:

1. Сотруднику выдается аванс для приобретения проездных документов и оплаты гостиницы, выплачиваются суточные. Также компенсируются по возвращении фактически произведенные в целях командировки расходы.
2. Учреждение самостоятельно приобретает командируемому сотруднику билеты для проезда (перелета), оплачивает гостиницу, приобретает ГСМ и т. п.

Порядок отнесения расходов на КВР и КОСГУ в обоих случаях будет различаться.

КОСГУ

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей.

В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2019 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Ранее они учитывались по подстатье 212 «Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Если речь идет не о возмещении расходов, а об обеспечении сотрудника всем необходимым перед проведением командировки (когда учреждение самостоятельно закупает билеты, оплачивает гостиницу и т. п.), то расходы учреждения будут относиться, в частности:

• на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ в части закупки билетов (пп. 10.2.2 п. 10 Порядка № 209н);
• на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ в части проживания.

Приобретение учреждением других услуг и материальных ценностей, необходимых для проведения командировки, отражается по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ, статьям и подстатьям группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ, исходя из экономического смысла.

Обратите внимание! Расходы в части суточных по-прежнему относятся на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (пп. 10.1.2 п. 10 Порядка № 209н).

КВР

Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:

• выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
• оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.

Обратите внимание! Согласно п. 46.5 Порядка № 85н перечень иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, относимых на КВР 112, 122, 134 или 142 определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в силу специфики деятельности отдельных главных распорядителей бюджетных средств — в нормативном правовом акте). То есть, если в соответствующем акте не поименованы те или иные расходы, производимые сотрудником в командировке с ведома работодателя, они не могут быть отнесены на КВР 112, 122, 134 или 142. В таком случае расходы будут относиться на КВР 244*(5).

Как видим, отнесение командировочных расходов может осуществляться по различным КВР и КОСГУ в зависимости от того, выдаются ли (компенсируются) денежные средства сотруднику или учреждение приобретает для него услуги. А порядок отнесения иных расходов, производимых сотрудником в командировке, зависит от наличия перечня таких расходов, закрепленного в соответствующем акте, и присутствия в таком акте конкретных расходов.

Наряду с изложенным интересно, что если целью командирования является закупка материальных запасов, например, горюче-смазочных материалов, то расходы на закупку следует отразить по КВР 244 и подстатье 343 КОСГУ (письмо Минфина России от 15.03.2019 № 02-05-10/17872).

Напомним, КВР и расходные подстатьи КОСГУ применяются во взаимной увязке. В связи с этим советуем всегда проверять КВР на увязку со статьями (подстаттьями) КОСГУ согласно размещаемой Минфином России на его официальном сайте (www.minfin.ru). Обратите внимание: таблица соответствия КВР и статей (подстатей) КОСГУ, относящихся к расходам, часто претерпевает изменения. На момент подготовки материала действующей является таблица соответствия, размещенная на сайте Минфина России 09.04.2020 (Бюджет — Бюджетная классификация Российской Федерации — Методический кабинет).

Примеры выбора КВР и КОСГУ при отнесении командировочных расходов

1. Орган местного самоуправления выдает под отчет сотруднику, направляемому в командировку, денежные средства на приобретение билета на самолет, суточные. Учреждение самостоятельно заключает договор на приобретение гостиничных услуг.

Расходы в таком случае будут относиться следующим образом:

• билет на самолет: КВР 122, подстатья 226 КОСГУ;
• суточные: КВР 122, подстатья 212 КОСГУ;
• гостиница: КВР 244, подстатья 226 КОСГУ.

2. Бюджетное учреждение направляет сотрудника в командировку. Ему возмещаются суточные, расходы по проезду, проживанию, телефонным переговорам по служебной необходимости во время проведения командировки. Компенсация телефонной связи поименована в установленном перечне возмещаемых командировочных расходов.

Расходы будут относиться следующим образом:

• суточные: КВР 112, подстатья 212 КОСГУ;
• расходы на проезд, проживание, телефонные переговоры по служебной необходимости во время проведения командировки: КВР 112, подстатья 226 КОСГУ.

3. У сотрудника автономного учреждения при нахождении в командировке появилась необходимость в приобретении ГСМ для выполнения цели командировки. Данный расход был согласован с работодателем. В перечне возмещаемых командировочных расходов данный расход не поименован.

Расход на приобретение ГСМ в такой ситуации будет относиться на КВР 244 и подстатью 343 КОСГУ.

*(1) Приказ Минфина России от 06.06.2019 N 85н «О Порядке формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структуре и принципах назначения».
*(2) Приказ Минфина России от 29.11.2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления».
*(3) До 01.01.2019 согласно Указаниям, утвержденным Приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, подстатья 212 КОСГУ называлась «Прочие выплаты». С 01.01.2019 подстатья 212 КОСГУ именуется, как «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме».
*(4) Работников (служащих) государственных (муниципальных) органов, органов управления государственных внебюджетных фондов, государственных (муниципальных) учреждений.
*(5) Аналогичное мнение в отношении прошлых периодов высказывали специалисты Финансового ведомства России в письмах от 02.12.2016 № 02-05-11/71822, от 30.11.2016 № 02-05-10/70981.

Источник: grnt.ru