Как управлять финансами бизнеса

Для большинства предпринимателей финансы — скучная и непонятная тема. Однако, предпринимателю мало разбираться в области менеджмента, продаж и маркетинга. Также необходимо разбираться в области управления финансового учёта.

Многие предприниматели абстрагируются от темы финансов и считают, что этой сферой должна заниматься бухгалтерия. В статье расскажем, как предпринимателю освоить навыки финансового планирования и с чего начать.

С чего начать управление финансами компании?

Самое главное — это взять деньги компании под контроль. Деньги — это самый ликвидный вид ресурса в компании, но часто люди не умеют с ними обращаться. Иногда ментальные установки с личных финансов перекладываются на сферу бизнеса. Если в личных финансах бардак, то и в финансах бизнеса тоже бардак.

В идеале вести отчёт о движении денег и контролировать финансовый результат бизнеса нужно с первого дня. Однако, предпринимательство и управление — это в первую очередь про фокус. Когда компания только появляется, финансовый учёт с точки зрения фокуса владельца — это не первый приоритет. Сначала компания работает над продуктом и тем, чтобы рынок его принял.

Потом команда работает над продажами. И вот, когда компания начинает набирать обороты и расти, когда появляются первые проблемы с выплатой сотрудникам или поставщикам, когда появляются кассовые разрывы, тогда остро возникает потребность в управлении финансами.

Для того, чтобы начать управлять деньгами компании, нужно следить за тремя основными отчетами:

1. Отчёт о движении денежных средств — это отчёт, где видно, сколько денег на начало месяца, откуда они поступили, по каким статьям они были потрачены и сколько денег осталось на конец месяца. Благодаря ему становится понятно, хватило ли средств, чтобы достичь поставленной цели. Когда владелец анализирует этот отчёт, у него появляется возможность сравнивать разные статьи расходов по месяцам. Например, оценить расходы на рекламу по месяцам. На основании этих данных можно будет принимать управленческие решения.

1. Отчёт о прибылях и убытках. Или отчёт о финансовых результатах в pnl. Этот отчёт показывает, сколько зарабатывает компания. Многие предприниматели думают, что прибыль — это разница между тем, что пришло и ушло. Но это заблуждение, так как компания может быть прибыльная, но денег не хватает, и возникает кассовой разрыв. Или денег полный сейф, но у компании убытки, и она использует чужие деньги: от клиентов или поставщиков. Чтобы избежать такого разрыва, нужно считать доходы и расходы в отчёте о прибылях и убытках.

Надо понимать, что прибыль — это все полученные деньги клиентов и все выполненные обязательства перед ними, которые могут быть растянуты во времени. Например, строительная компания строит дом и получила 100% предоплату. Таким образом, в кассе появляются деньги, но доходом эта сумма станет через 5 месяцев, когда заказчику сдадут дом.

1. Управленческий баланс. Часто его путают с бухгалтерским балансом. Бухгалтерский отчёт составляется для налоговой, и в нём показаны все официальные приходы и расходы. Однако руководителю нужно иметь перед глазами реальную картину происходящего в его компании. Благодаря этому отчёту владелец может узнать, что происходит в конкретный момент в его компании: деньги, станки, оборудование, фуры, запасы, дебиторская задолженность и так далее. Взглянув в этот отчёт, владелец поймет реальное положение своих дел.

Также этот отчёт покажет сумму собственного капитала. Бывает, что компания развивается на свои и на чужие деньги. И хорошо бы знать, сколько приносят компании свои и сколько чужие.

В составлении всех этих отчётов предпринимателям помогают специальные сервисы, которые собирают, анализируют и представляют обработанные данные в удобном формате. В Platrum есть инструмент, который помогает вести финансовый и управленческий учет, контролировать доходы, расходы и перемещения денежных средств в компании, а также и строить детальные отчеты, в которых прозрачно и наглядно видны данные о движении средств.

Основные показатели управления финансами

Если деньги не контролировать, то компания всегда будет стараться потратить больше, чем она зарабатывает. Поэтому функция руководителя — контролировать основные финансовые показатели компании.

1. Чистая прибыль компании. Всегда знайте, сколько компания зарабатывает. Важно отслеживать в динамике выручку и прибыль. Может быть такое, что выручка выросла, а прибыль не изменилась или уменьшилась. Это повод задуматься над процессами в компании, над тем, что слишком быстро растут расходы компании. Руководитель должен контролировать, чтобы поступлений было больше, чем оплат.

1. Рентабельность собственного капитала (ROE) — показатель для сравнения рентабельности предприятий различных отраслей. У владельца компании есть 2 уровня мышления. Первый — операционный, когда он думает о прибыли. Второй — стратегический: его начинает волновать, насколько эффективно его собственный капитал работает в бизнесе. Когда деньги лежат в бизнесе, встаёт вопрос: сколько процентов годовых владелец получит от бизнеса. Бывает, что компания неэффективно использует деньги самого владельца. Поэтому здесь идет речь либо о повышении эффективности, либо о переводе своих денег в другой финансовый инструмент.

ROE = чистая прибыль/сумму собственного капитала.

1. Выполнение годовых планов по выручке и прибыли. Часто предприниматели не ставят финансовые цели. Часто цель компании — увеличить количество клиентов, продаж, сотрудников. Начать планирование финансов можно с анализа рынка и анализа прошлых результатов: какие товары продавали, с каким средним чеком. А также представить, какую цель хотелось бы достичь в будущем. На стыке прошлого и будущего появится ориентир, который можно внести в план. Подробно про планирование финансов компании рассказали в нашем блоге.

Когда финансовый результат по выручке и по прибыли запланирован, важно отслеживать его динамику каждый месяц. Не так страшно, если итоговая цель не будет достигнута, так как ошибаясь и имея исторические данные, постепенно можно добиться точности планирования.

1. Выручка и прибыль на сотрудника. Показатель, который помогает оценить эффективность работы сотрудников и команды. Когда компания нанимает сотрудника, предполагается, что он будет вкладом в компанию, а выручка и прибыль будут расти. Если показатель растёт с увеличением количества людей, это хорошо, если падает, то есть риск, что компания начнёт превращаться в кружок по интересам, и нужно искать этому причину.

Уровни финансового мышления

По мере развития владельца бизнеса, его подход к управлению финансами постепенно меняется:

1. Уровень денежного потока. Такое мышление характерно для начинающих предпринимателей.

2. Чистая прибыль. Когда обороты растут, а прибыль нет, то мышление фокусируется на том, сколько компания зарабатывает.

3. Мышление рентабельности собственного капитала. На этом уровне владелец смотрит на свой бизнес с точки зрения стратегического, а не операционного управления. Происходит оценка эффективности работы собственного капитала. И это говорит о финансовой грамотности руководителя.

Начните управлять финансами самостоятельно, поставьте финансовые цели и вы приятно удивитесь результатам своего бизнеса!

Источник: platrum.ru

Финансовый менеджмент: учимся управлять финансами компании

Без качественного финансового менеджмента компания не может нормально и поступательно развиваться. Если учёт, планирование и анализ финансов делаются «на коленке» — это чревато для компании потерями, а в некоторых случаях и крахом бизнеса. О том, как с помощью финансового менеджмента сделать бизнес предсказуемым и максимально эффективно управлять денежными потоками, порталу Biz360.ru рассказал управляющий партнёр digital-агентства Notamedia Сергей Оселедько.

Сергей Оселедько, 45 лет, предприниматель из Москвы, управляющий партнёр IT-компании Notamedia . По образованию – инженер-программист. Входит в рейтинг топ-250 российских менеджеров, в рейтинг топ-50 ключевых персон российского рынка digital-маркетинга и веб-разработки. Среди клиентов агентства такие известные бренды, как «1С», «Сибур», Land Rover, Jaguar, Evraz и др.

Зачем нужен финансовый менеджмент

Каждому руководителю необходимо отслеживать, как в его компании обстоят дела с экономическими показателями. Будет ли, чем платить зарплату сотрудникам в августе? На какую прибыль к концу квартала можно рассчитывать? Дела у бизнеса идут в гору или пора бить тревогу?

Когда финансовых показателей становится больше, чем два-три, сложно отслеживать их с помощью Excel или Google Sheets — банально не хватает функционала. Чтобы делать это в сложных программах финансового учёта, нужны специфические знания, которых нет у большинства сотрудников.

С этой проблемой мы в Notamedia столкнулись в 2011 году – и приняли решение использовать систему «Битрикс24» для менеджмента финансов. Да, у «Битрикса» нет готового решения, которое связало бы воедино финансы, управление проектами и CRM, но есть группы, сделки, задачи, коммуникации. Остальные 80% модели мы спроектировали и дорабатываем сами. Важно: если у вас нет CRM, вы не сможете применить те инструменты, о которых пойдёт речь ниже.

Уточню, что под финансовым менеджментом агентства понимаем мы:

1. Учёт тех денег, которые у нас есть.
2. Планирование — что с этими деньгами будет происходить в будущем.

Учёт и анализ финансов

Если мы представим линию времени, на ней есть точка «здесь и сейчас». Финансовый учёт — это совокупность данных о всех финансовых операциях, которые были до этого момента в прошлом. Он строится на многомерном анализе всех счетов и транзакций по ним.

Представьте, что вы хотите управлять личными финансами. Для начала вы должны составить список счетов, кошельков, заначек, кредитных карт разных банков. Аналогично нужно сделать, если вы являетесь компанией. Поэтому первым делом создайте список счетов с указанием типа валюты, короткого и длинного названий. И получите картинку общего баланса.

Раз в месяц мы сверяем модель счетов «Битрикс24» с тем, что делает бухгалтер в системе 1С. Если есть расхождения, проблему решают аккаунт-менеджер, бухгалтер и финансовый директор.

После оформления счетов, нужно сделать модель транзакций. Транзакция — это любое движение денег по счетам, например, плановый приход денежных средств в будущем за текущий проект или оплата услуг субподрядчика в середине месяца. Каждое изменение в плюс или минус должно происходить с помощью этого механизма. В «Битрикс24» форма добавления новой транзакции содержит все необходимые атрибуты: тип транзакции и счета, статус, приоритет, сумму, привязку к сделке, контакту или компании.

Вот форма добавления новой транзакции:

Подготовительные действия для создания эффективной системы финансового учёта завершены, когда созданы модели счетов и транзакций. По сути, это две таблицы, которые можно фильтровать как угодно, а также добавлять доходы и расходы. Этими кнопками чаще всего и пользуются финансовый директор и бухгалтер.

Вот так выглядит список транзакций:

Структура доходов и расходов

На втором этапе мы создаём два набора отчетов:

• структуру доходов;
• структуру расходов.

Структура доходов основывается на трёх показателях, к которым привязаны транзакции:

К маркетинговым активностям или сделке. Из сделки мы можем узнать, что это за компания и как она к нам пришла: в результате маркетинговой активности, участия в мероприятии или по знакомству. Это ключевая боль любой компании, когда нет понимания, что делать, чтобы клиентов было больше. Сразу устанавливайте связь между поступающими деньгами и маркетинговыми усилиями.

Все эти показатели выводятся в таблицу. Можно отфильтровать их по сумме сделок и оценить, из какого канала приходят проекты на более крупные суммы. Можно сделать визуализацию динамики и трендов. Можно придумать ещё 101 способ, как сегментировать каждый входящий рубль.

Пример структуры доходов:

Далее формируем структуру расходов. В Notamedia мы делим расходы на три группы:

Мы торгуем временем наших сотрудников, поэтому ФОТ — ключевая статья расходов.

Все расходы должны быть жёстко забюджетированы на весь год. Если вдруг у вас возникают новые затраты на отдел обслуживания, это сводит на нет усилия по финансовому менеджменту.

Вот пример структуры расходов на год:

Когда созданы структуры доходов и расходов, можно сказать, что мы всё знаем про прошлое. Все счета и транзакции под контролем, мы видим, куда уходят деньги и на чём мы зарабатываем.

Планирование денежного потока

Однако прошлое уже наступило, и в нём мало шансов что-либо исправить. Если в структуре расходов мы увидели, что где-то потратили гигантское количество денег, можно придумать, что с этим сделать. Но хотелось бы, чтобы это прекрасное знание настигло нас гораздо раньше. Так мы переходим к финансовому планированию — это наши ожидания и знания относительно всех финансовых махинаций, которые будут в будущем.

Чтобы создавать плановые транзакции, нужно связать на корпоративном портале проектные сделки с планом работ и графиком платежей. Если мы знаем, что в соответствии с планом работ у нас заканчивается этап, то планируем на это время транзакцию. Поэтому в автоматическом режиме мы отслеживаем, когда получим деньги или заплатим субподрядчику.

Следующая важная задача — потребовать от менеджеров, чтобы они чётко фиксировали в виде транзакций все доходы и расходы по проекту. А также написать энное количество скриптов, чтобы корпоративный портал проверял вменяемость полученных данных.

Пример. У нас есть подразделение — Nota.Intranet, с офисами в разных странах мира. Смотрим на цифры в начале периода и плановую историю: приходы, ФОТ, выплаты контрагентам и по CRM, обслуживание, займы. На графике видим: если ничего не поменять сейчас в этом подразделении, то совокупность всех контрактных обязательств приведёт к тому, что в сентябре деньги закончатся. За это время надо что-то допродать, либо кого-то сократить, либо занять.

Плановые расходы на подразделение Nota.Intranet:

Наличие плановых транзакций помогает построить ключевой показатель для бизнеса — модель денежного потока или cashflow. Бывает так, что руководитель утром пришёл на работу и понял, что в компании что-то поменялось. Хорошо, если в плюс — появился новый клиент, кэшфлоу вырос. Но бывает и так, что он резко упал. На цифры денежного потока надо смотреть в динамике — растёт компания или показатели начали падать.

Потому что то, что мы считаем показателями своего благополучия — оборот и прибыль, не значат ровным счетом ничего. Проекты сложные, длинные, есть проекты с авансом 10%, 0%, 50%, есть риск задержать сроки на один-два месяца. И то, что в конце года по документам оборот составит 150 млн. рублей, а прибыль — 30 млн. рублей, погоды руководителю не сделает. Ведь по факту в апреле у него закончились деньги, он перестал платить людям зарплату, все разбежались, а клиенты прокляли. В «Битрикс24» всегда можно увидеть, что происходит, какие транзакции изменили картинку конца месяца.

В таком виде финансовый менеджмент понимаем мы в Notamedia — когда руководитель может посмотреть, в какой точке сходится или расходится весь объём сделок и всех планируемых транзакций, и что с этим нужно делать.

Рекомендации тем, кто хочет управлять финансами своей компании

1. Перейдите от учёта «на коленке» к использованию современной IT-системы. Даже несовершенное IT-решение лучше, чем вообще его отсутствие.
2. Создайте список счетов с указанием типа валюты. Так вы получите картину общего баланса.
3. После оформления счетов, нужно сделать модель транзакций. Каждое изменение в плюс или минус должно происходить с помощью этого механизма.
4. Создайте два набора отчётов – структура доходов и структура расходов. Все счета и транзакции под контролем, видно, куда уходят деньги и на чём вы зарабатываете.
5. Переходим к будущему – финансовому планированию. Планирование будет работать тогда, когда менеджеры будут чётко фиксировать плановые доходы, расходы. А ещё эти данные надо проверять.
6. На основании плановых транзакций вы сможете построить модель денежного потока или cashflow. Модель, которая поможет увидеть компанию в динамике и предотвратить катастрофу, в случае чего.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360

Источник: biz360.ru

5 шагов, чтобы просто и понятно управлять финансами бизнеса

Когда у владельца бизнеса созревает решение взять финансы под контроль, возникает проблема, как воплотить это в реальность. Сотрудники воспринимают дополнительные требования как блажь и саботируют. Если отчеты поступают, то с опозданием и ошибками. И непонятно, что делать с колонками цифр, которые в них содержатся.

Как за 5 шагов внедрить финансовую отчетность, рассказывает Инга Аблизина — финдиректор на аутсорсе из «Нескучных финансов». Консалт-бюро помогает более чем сотне клиентов из Украины, России, Казахстана, Беларуси и Чехии.

#1. Определите, чего вы ждете от управленческого учета

Некоторые предприниматели видят в нем панацею от всех проблем. Это не так. Но многие сложности он все же помогает решить. Если сотрудники настроены сидеть ровно, сколько бы им ни платили, внедрение управленческого учета на их вовлеченности не отразится. Но поможет оценить финансовый эффект от изменений в системе мотивации.

Пример из практики наших клиентов. Владелица флористического салона платила продавцам средние по рынку фиксированные оклады. Стимула бегать за клиентами у них не было, ведь зарплата от выручки не зависела. Собственница на треть урезала фиксированные оклады и ввела переменную часть — 5% выручки.

Половина продавцов сразу уволилась, но им на замену пришли те, кто изначально был согласен на такие условия. В первый же месяц выручка выросла вдвое. А самые расторопные сотрудники стали зарабатывать больше, чем когда сидели на «фиксе».

Ожидания от управленческого учета изначально должны быть реалистичными.

Например, собственник хочет:

• знать, есть ли у бизнеса прибыль
• оценивать все свои расходы и урезать чрезмерные
• быть уверенным, что сотрудники не воруют
• понимать, сколько дивидендов можно вывести безболезненно
• знать, какую часть прибыли предпочтительно направлять на развитие
• решить, стоит ли брать кредит
• понимать, по каким принципам оптимально начислять зарплату

Это реальные задачи, решать которые помогает учет.

Зачем собственнику управленческий баланс и как его собирать

#2. Изобразите свое видение управления финансами в виде схемы

Здесь исходите из конечного результата — к назначенной вами дате на столе должны быть три основных отчета — о движении денежных средств (ДДС), о прибылях и убытках (ОПиУ) и управленческий баланс.

Чтобы их составить, нужно свести воедино данные о доходах бизнеса, расходах, имуществе (активах) и обязательствах (пассивах). Все эти сведения разрознены по времени и базам, в которых хранятся. Информация о денежных поступлениях и затратах — в банковской выписке и бухгалтерии, о продажах — по торговым точкам, какая-то часть данных — в CRM-системе, что-то — у логистов, а еще что-то — у маркетологов.

Если для сбора информации вы нанимаете финансиста или отдаете эту функцию на аутсорс, позаботьтесь, чтобы привлеченный специалист без проблем получал данные из подразделений, которые ему не подчиняются. На этом этапе самое время назначить ответственных за такие задачи по каждому отделу.

Антон Шулык
Финансовый директор, ex-GM Uber Eats Ukraine

Узнать больше

Валентин Воробьев
Ex-финансовый директор в Будинок Іграшок

Узнать больше

Схем может быть несколько — оргструктура компании или путь данных из баз хранения на ваш стол. Творчество в этом направлении можете ограничить только вы сами.

Схема полезна тем, что наглядна. Пока мысли в голове, они виртуальны. Но как только получили графическое выражение — становится легче думать.

#3. Составьте календарный план внедрения отчетности

Если не назначили ответственных за сбор и передачу данных на предыдущем шаге, теперь точно самое время это сделать. Чтобы управление финансами не осталось вечной мечтой, выход один — четкий календарный план.

При планировании надо учитывать: отчет ДДС должен составляться в ежедневном режиме. Потратили или получили деньги — сразу отразили, выписки по банку вносятся в ДДС за вчерашний день, тоже ежедневно, в регламентированное время. Если с самого начала работы над внедрением учета не сделать это неукоснительным правилом, рискуете готовых отчетов так и не дождаться.

ОПиУ и управленческий баланс собираются по итогам месяца — за июнь в начале июля. Но для их создания понадобятся вспомогательные инструменты, которые называются операционными таблицами. С ними нужно работать в том же режиме, что и с отчетом ДДС, — ежедневно по мере необходимости. Состоялась продажа — записали в Лист учета сделок.

Внесли платеж по кредиту — зафиксировали в Листе учета по инвестиционной деятельности. И так по всем направлениям.

Заодно запланируйте для себя, когда вы должны получить все отчеты, заложите время для анализа и принятия управленческих решений. Предварительную версию ДДС поначалу желательно изучать каждую неделю, постепенно двигаясь к помесячному анализу. Остальные отчеты собираются раз в месяц, поэтому оценивать их чаще нет смысла.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#4. Расскажите о своих планах сотрудникам

Обязательно поговорите с теми, кто будет задействован в сборе данных, с руководителями подразделений, а возможно, и со всем коллективом.

Сотрудники далеки от ваших болей и интересов, у них в приоритете свои. Когда команда сталкивается с очередной инициативой руководителя, смысл которой им неясен, ее по умолчанию воспринимают в штыки.

Откровенно объясните ситуацию, расскажите, что прозрачность и порядок в финансах — не только в ваших интересах: «Я не знаю, прибыльна ли моя компания, поэтому не понимаю, хорошо у нас идут дела или нужно спасать положение. Я рискую остаться без бизнеса, вы — без работы. А с управленческим учетом эта проблема решится».

#5. Приступите к внедрению отчетности

Внедрение управленческого учета будет требовать вашего внимания, а возможно, и «ручного управления» как минимум в первый месяц работы с отчетностью. Но конечная цель — отладить бизнес-процесс контроля финансов так, чтобы он функционировал даже не как часы, а как компьютер, который в несколько кликов собирает данные, запускает их анализ и показывает результат.

Чем раньше это произойдет, тем быстрее ваше участие сведется к ежемесячному анализу трех ключевых отчетов и принятию управленческих решений на их основе.

Источник: l-a-b-a.com