Основы ведения онлайн-кассы узнать не сложно: сейчас об этом пишут везде. Покупка, регистрация, учет деталей – всё есть в открытом доступе. Но уже после этого у бизнесменов иногда возникает непонимание того, что же делать с ней дальше, как её подключить. Нанимать кого-либо для установки не стоит – можно справиться самостоятельно.
Что должно предшествовать установке
Основные этапы, которые являются частью процесса установки:
- Её приобретение, которое также может быть заменено модернизацией. Стоит учесть, что переделать под онлайн-кассу можно далеко не любую ККМ.
- Заключение договора с выбранным ОФД – оператором фискальных данных.
- Подача документов на регистрацию онлайн-кассы и фискального накопителя в ФНС.
- Фискализация.
- Подтверждение договоров на сайтах ФНС и ОФД.
Проделать данную работу предприниматель может самостоятельно, даже если опыта и навыков нет. Потребуется провести фискализацию и получить от налоговой подтверждение окончательной регистрации.
Онлайн касса для ИП. Для магазина и услуг.
Процесс установки онлайн-кассы
Установка данного аппарата и процесс его первоначального подключения называется фискализацией. Но в целом всё начинается в день подачи заявления на регистрацию аппарата и обслуживание оператором.
Выбор оператора и подача документов
Прежде чем подавать заявление на регистрацию у ОФД, нужно убедиться, что выбранный оператор утверждён налоговой. Допуск к хранению данных есть не у всех организаций. Лучше сразу выбирать наиболее подходящую из списка на сайте ФНС.
После принятия решения требуется оформить договор на обслуживание. Такой документ скрепляется электронной подписью. Поэтому, если её пока нет, необходимо будет приобрести. Для этого также нужно выбирать аккредитованные центры, выпускающие ЭЦП.
Договор оформляется через интернет. Делается это на официальном сайте выбранного оператора. Предварительно нужно пройти регистрацию. Потребуется актуальный e-mail и номер телефона.
В личном кабинете есть кнопка «Заключить договор». После её нажатия появится форма для заполнения. Указав все нужные сведения, можно отправить документ на одобрение. Стоит обратить внимание, что на этом процесс не заканчивается. Когда статус изменится на «Требует подписания», нужно подтвердить заключение договора кнопкой «Подписать» и электронной подписью.
Постановка аппарата на учёт
Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой можно двумя способами:
- Через личное посещение отделения ФНС.
- Через интернет.
Сейчас всё больше людей выбирают второй способ. Регистрация проходит через страницу https://www.nalog.ru/rn77/. Авторизоваться нужно по своей регистрационной карточке, которая была выдана при постановке на учёт. Здесь также требуется ключ ЭЦП. Затем нужно выбрать кнопку учета ККТ, после чего заполнить форму.
Кассовый аппарат как зарегистрировать самому онлайн
Фискализация
Непосредственно после установки проводится фискализация кассы. Делается это достаточно просто. Главное – иметь под рукой все документы – регистрационные и на саму кассу.
- Установка кассы. Представляет собой обычное подключение к электросети и интернету. Поскольку после включения в сеть все задачи выводятся на экран, а пошаговая схема описана в документации к кассе, никаких затруднений это не вызывает.
- Потребуется установить ПО. Это также полуавтоматический процесс, фактически представляющий собой запуск встроенных программ.
- Поочередно вводятся все данные: сначала о самом аппарате, затем о предприятии.
- После заполнения сведений аппарат выдаст первый чек – это отчёт о регистрации. Его требуется сохранить.
Во время заполнения легко ошибиться, поскольку вводится много длинных номеров. Сам процесс является подтверждением для налоговой: всё уже зарегистрировано, требуется только отправить эту информацию с онлайн-кассы. Поэтому, если хотя бы в одном номере допущена ошибка, в конце система потребует повторить процедуру фискализации. Проверять на ошибки нужно каждую строку, чтобы не делать двойную работу.
Завершающий процесс на сайтах
По завершении фискализации касса будет готова к использованию. Но прежде обязательно нужно провести её привязку к ОФД. Это делается в личном кабинете через кнопку регистрации ККТ. На сайте вводятся основные данные аппарата. После регистрации выбирается оптимальный тариф.
Далее проводится аналогичная процедура, но уже на сайте ФНС. Это делается путём окончательной регистрации заявления, которое было составлено ранее.
После прохождения всех вышеописанных шагов можно начинать пользоваться онлайн-кассой. Правила проведения операций на ней подробно описаны в приложенной к ней документации.
Источник: www.1-ofd.ru
Онлайн-касса для ИП: выбираем и покупаем
В 2017 году было принято решение об обязательном переходе всех ИП на онлайн-кассы. Данная информация была описана в ФЗ №54. После принятия законопроекта до 2019 года действует отсрочка перехода для определенных категорий предпринимателей, а также внесены поправки относительно условий замены оборудования и требований к новым кассовым аппаратам.
К какому календарному срокунеобходимо совершить замену?
Максимально допустимый период замены онлайн кассы для ИПзависит от трех критериев:
- действующего вида налогообложения;
- типа бизнеса;
- наличия/отсутствия трудоустроенных подчиненных.
Итак, согласно положениям ФЗ №54, ИП должны установить онлайн-кассы, ориентируясь на следующие сроки:
Категория
Сроки
Стандартное и упрощенное налогообложение
До 01.07.2017 года (кроме фирм, оказывающих услуги населению).
Продажа акцизной продукции
Замена оборудования должна быть реализована еще в 2017 году.
Магазины в интернете
Все, кто работал с наличностью или банками, обязаны были перейти на новую модель касс еще в 2017 г. В 2018 г. обязательным наличие кассовых аппаратов является для собственников, принимающих оплату с помощью электронных кошельков, расчетных счетов в банках и наложенных платежей от курьерских служб.
Патент, ЕНВД и вендинг
Если у фирмы есть подчиненные, то касса должна быть установлена до 01.07.2018 г., если сотрудников нет, то до 2019 г.
После официального принятия на работу сотрудника владелец обязан купить и начать использовать кассу в течение 30 дней.
Все индивидуальные предприниматели, работающие в сфере услуг населению, обязаны совершить замену старых моделей на новые онлайн-кассы в 2019 г. Если есть подчиненные, необходимо установить либо кассовую технику, либо выдавать покупателям чек.
Во всех вышеперечисленных случаях онлайн-касса является обязательным условием. В законодательстве определены также случаи, когда ИП может работать без кассового аппарата.
Когда допускается работа со старыми кассами?
Существуют следующие ситуации, при которых собственник индивидуального предпринимательства имеет право работать без онлайн-кассы:
- Безналичный расчет происходит на р/р индивидуального предпринимателя от ООО.
- Перечень ИП из п.2 ст.2 ФЗ№54. К таковым относятся субъекты, занимающиеся продажей газет и мороженого, собственники недвижимости, которые сдают ее в аренду и пр.
- Владельцы ИП, чья деятельность осуществляется в отдаленных городах. Список населенных пунктов утверждают местные власти. Вместо онлайн-кассы обязательным является выдача клиентам чека, подтверждающего оплату. Не распространяется данное требование на деятельность, связанную с продажей подакцизных товаров.
- Частные предприниматели, ведущие работу в небольших поселках, где доступ к интернету отсутствует, имеют право работать с онлайн-кассами автономно. После того, как оборудование будет куплено, его нужно зарегистрировать в ФНС и проинформировать о том, что кассы будут использоваться в данном режиме. При этом не нужно будет подписывать ОФД и совершать регулярную передачу чеков в налоговую службу.
- Так как механические автоматы несовместимы с современными моделями касс, Министерство финансов заявило, что рассмотрит вопрос о внесении этого вида деятельности в перечень предпринимателей, для которых допускается работать по старым стандартам. Правило будет распространяться только на автоматы, продающие товар не дороже 100 руб.
Важно! Города и поселки с количеством населения более 10 тыс. человек не считаются отделенными от связи, а потому наличие онлайн-касс в данном случае будет обязательным.
Какое оборудование купить?
Онлайн-касса для УСН — какую купитьи на что ориентироваться при выборе? — один из актуальных вопросов, который задает фактически каждый частный предприниматель.
Интернет-магазин Mbox предлагает следующие модели онлайн-касс:
Это современная автономная модель от компании Атол. Она имеет небольшие габариты, благодаря чему удобна в эксплуатации. Еще одно положительное качество устройства — возможность работы как от сети, так и от аккумулятора. Устройство имеет встроенный дисплей и представлено в нескольких цветовых решениях. Высокое качество материалов, выгодная стоимость и универсальность устройства делают его одним из самых практичных вариантов.
Атол ЕГАИС 54-ФЗ + сканер HW1450gHR
Успеть до штрафа: как поставить онлайн-кассу и при этом сэкономить
С 1 июля 2018 года для большинства предпринимателей в сфере торговли и общепита действуют новые правила — они касаются использования касс нового образца. Теперь нужно в онлайне отчитываться о каждой операции в налоговую, иначе — жди крупных штрафов и больших проблем.
Что должно быть в новой кассе?
Онлайн-касса — именно так называется контрольно-кассовая техника, отвечающая требованиям 54-ФЗ. Касса оборудована фискальным накопителем и поддерживает выход в интернет. Это нужно для того, чтобы передавать данные в налоговую в режиме онлайн с помощью ОФД (оператора фискальных данных). Вам не придется хранить чеки и потом нести их в ФНС — новая техника теперь делает всё за вас.
Онлайн-касса должна быть зарегистрирована в ФНС. Можно попробовать зарегистрировать кассу самостоятельно и удаленно — через личный кабинет на сайте ФНС: так вам не придется собирать бумажные документы и приносить кассовый аппарат. Для этого нужно будет заполнить специальную форму, подтвердить сведения с помощью электронной цифровой подписи — и через 5 рабочих дней в личном кабинете появится регистрационный номер кассы. Затем нужно сформировать на кассе отчет о регистрации. Также требуется заключить договор с ОФД (список представлен на сайте налоговой инспекции).
Помните, что при регистрации ошибки недопустимы, так как некоторые данные нельзя изменить, если вы внесли их неверно. При регистрации вы должны указать регистрационный номер, модель ККТ (контрольно-кассовой техники), серию и номер фискального накопителя, сведения о владельце кассы и выбранном ОФД. Если же была указана неверная информация, то вне зависимости от причины всю процедуру регистрации вы должны проходить повторно. При этом в большинстве случаев фискальный накопитель придется покупать заново — старый уже будет недействителен. ФН со сроком действия 15 месяцев стоит 7 000 рублей, на 36 месяцев — 10 000 рублей.
Некоторые разработчики касс предлагают комплексные решения, включающие бесплатную регистрацию и настройку кассы.
Кто обязан перейти на кассы нового типа?
Переход на онлайн-кассу осуществляется в несколько этапов, которые еще часто называют «волнами» кассовой реформы.
С 1 июля 2017 года на онлайн-кассы перешли:
- интернет-магазины;
- торговые точки, продающие подакцизные товары;
- предприятия, торгующие на ОСНО, УСН, ЕСХН;
- другие организации с ККТ.
С 1 июля 2018 года новые ККТ должны быть у:
- ООО, ИП на ЕНВД, ПСН в сфере торговли и общепита, если они имеют наёмных сотрудников или продают подакцизную продукцию (включая пиво);
- ИП с наемными работниками и организации, которые занимаются
вендингом.
А с 1 июля 2019 года обновленные кассы обязаны подключить:
- ИП без наемных работников на ЕНВД или патенте в сфере торговли и общепита;
- ИП без наемных работников, которые занимаются вендингом.
- Юрлица и ИП, которые оказывают услуги населению
Кто может работать без онлайн-касс?
Есть категории предпринимателей, которые по закону вообще освобождены от перехода на технику нового образца. Вы можете не покупать онлайн-кассу, если вы:
- торгуете печатными СМИ или ценными бумагами;
- продаете собственноручно произведенные товары художественного промысла;
- ухаживаете за определенными категориями граждан РФ (престарелые, инвалиды);
- занимаетесь ремонтом обуви, галантереи или производите металлические ключи;
- торгуете из автоцистерн определёнными видами продукции или же продаете на рынке овощи «вразвал»;
- принимаете вторсырье;
- обеспечиваете питанием образовательные заведения (садики, школы, университеты);
- продаете мороженое и безалкогольные напитки на розлив через киоски;
- вспахиваете землю или пилите дрова.
Итак, кассы нужны почти всем российским предпринимателям: исключения получили совсем немногие. Чтобы уберечь свой бизнес от проблем с налоговой и крупных штрафов, лучше подключить кассу заранее.
Какой штраф грозит тем, кто вовремя не поставит онлайн-кассу?
Тех, кто проигнорировал новые правила, ждут серьезные штрафы. Их размер зависит от вида нарушения:
Нарушение
Для компании
Для предпринимателя
Для должностных лиц компании
Отсутствие или неиспользование онлайн кассы
От 75% суммы расчета, но не менее 30 000 рублей
От 25% до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 рублей
Повторно не применили КК
Приостановка деятельности до 90 суток
Дисквалификация на срок до двух лет
Эксплуатация кассы, не отвечающей требованиям закона
Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей
Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей
Не выдали покупателю чек
Предупреждение или штраф 10 000 рублей
Предупреждение или штраф 2000 рублей
Подали недостоверные сведения, чтобы получить разрешение на обработку данных ОФД
Штраф от 200 000 до 300 000 рублей
Штраф от 20 000 до 30 000 рублей
Какие бывают онлайн-кассы?
Все многообразие касс делится на 3 типа: автономные кассы, фискальные регистраторы и смарт-кассы. Ниже мы разберем их особенности.
Автономные кассы
Кнопочные старые кассы, модернизированные за счет добавления фискального накопителя и модуля интернет-связи. Это самый дешевый вариант — в среднем от 15 000 рублей. Низкая цена — единственный плюс автономок. Этот тип касс не позволяет автоматизировать кассовые операции и вести товароучет, то есть он не сэкономит ваше время.
Кнопочные кассы не подходят для торговли алкоголем (за исключением некоторых дорогих моделей, которые обойдутся вам ничуть не дешевле смарт-касс). Кроме того, в скором времени вам всё равно придется задуматься о смене кассы.
Кнопочные кассы не подходят для продажи товаров, подлежащих обязательной маркировке (с 1 декабря 2019 года к ним относятся табачная продукция, одежда и обувь, духи и туалетная вода, постельное белье, фотокамеры, автомобильные шины и покрышки). Согласно прогнозам экспертов, в перспективе практически все участники рынка должны будут работать с единой номенклатурой товаров. Автономные кассы технически для этого не подходят.
С 1 февраля 2021 года в каждом чеке должно прописываться наименование продаваемого товара. Чтобы кнопочная касса выполняла это требование, вам нужно приложить значительные усилия для ввода товара в номенклатуру: подключить кассу к компьютеру, вручную внести всю информацию и присвоить код (а при изменении любого из параметров — повторить все снова), затем при продаже ввести код на кассе. Если в вашем ассортименте более 50 наименований, то такое количество кодов кассир просто не запомнит.
Поэтому «автономки» можно расценивать только как средство краткосрочной экономии, рано или поздно их придется менять.
Смарт-терминалы
Это кассы нового поколения, которые помогут вам сэкономить до 15% как в краткосрочной, так и в долгосрочной инициативе. При этом существуют смарт-кассы, которые дороже автономок буквально на 2000-3000 рублей.
Смарт-терминал имеет сенсорный дисплей и встроенный принтер для печати чеков. Также к смарт-кассе можно подключить дополнительное оборудование (весы, сканер штрихкода, терминал для приема безналичной оплаты) или приобрести модель, в которую уже встроено то, что вам нужно (например, встроенный сканер штрихкода есть в МТС Кассе). В базу смарт-кассы можно внести неограниченное количество товаров.
Некоторые смарт-кассы могут работать в автономном режиме от 10 до 24 часов без подзарядки. Это идеальный вариант для выездной торговли и курьеров.
Добавить товар в номенклатуру в смарт-кассе просто. Нужно просто отсканировать штрихкод вносимого товара: касса быстро найдет его в справочнике (более 700 000 товаров) и внесет данные о нем в номенклатуру.
В смарт-кассах можно корректировать базу товаров в течение дня, не перезагружая кассу, и это займет всего несколько минут. А вот если у вас «автономка», то вам придется останавливать работу кассы и в результате потратить больше времени.
Продвинутые смарт-кассы не разрешают продавать товар, который закончился на складе или отсутствует в базе. Так вы будете уверены, что никто из кассиров не продает что-то «из-под полы».
Вы можете автоматически рассчитать скидку на весь чек или на отдельный товар в чеке. В некоторых моделях смарт-касс есть функции «Отложенный чек» и «Проведение возвратов». Кроме этого, вы можете принимать оплату наличными и банковскими картами одновременно. Пример: покупателю не хватает какой-то суммы на карте, дабы оплатить товар.
С онлайн-кассой он может оплатить часть покупки налом, а часть картой. Автономки так не умеют!
Фискальные регистраторы
Служат для печати чеков. Не работают без подключения к управляющему устройству (компьютеру, планшету, телефону и т.д.), поэтому считаются самым дорогим решением. При этом за счет высокой производительности фискальные регистраторы хорошо зарекомендовали себя в торговых сетях, магазинах с большой проходимостью.
Как избежать лишних трат при покупке кассы?
Чтобы быстро подключить онлайн-кассу, обратите внимание на комплексные предложения от разработчиков. На пике спроса на них появляются выгодные акции, которые позволят сэкономить не одну тысячу рублей — как при покупке, так и при дальнейшем пользовании новым устройством.
Так, компания МТС предлагает решить все вопросы по установке новой кассы по «принципу одного окна». Суть решения в том, что каждый, кто купит «МТС Кассу» до 31 августа 2018 года, получит в комплекте:
- бесплатное кассовое ПО, плата за которое не взимается по истечении акции;
- бесплатный годовой доступ к оператору фискальных данных;
- абсолютно бесплатную настройку кассы и ее регистрацию в ФНС;
- инструктаж сотрудников по работе с новой кассой — также бесплатно в рамках акции.
Пакет «Легкий старт» предоставляется при покупке любой модели кассы в салонах МТС и на сайте kassa.mts.ru. Стоимость «МТС Кассы» без фискального накопителя — 10900 рублей, с фискальным накопителем на 15 месяцев — 17900 рублей.
Как увеличить прибыль с помощью новой техники?
Установив продвинутую кассу от передового разработчика, вы не только выполняете требования 54-ФЗ, но и получаете возможность оптимизировать бизнес-процессы и в результате увеличить прибыль. Также к смарт-кассе можно подключить товароучетную систему, чтобы автоматизировать многие торговые операции, контролировать остатки товара, поддерживать программы лояльности и управлять бизнесом из любой точки мира.
Например, при использовании «МТС Кассы» с товароучетной программой вам доступен широкий функционал для полной автоматизации торговли:
- легко выявить неликвид и автоматически вывести статистику по продажам товаров. Это отражает реальный спрос и позволяет четко регулировать процессы закупки и реализации товаров без излишков и недостач;
- упростить инвентаризацию (ревизии) — кассы сами ведут приход и расход товаров в реальном времени, и для проведения инвентаризации вам достаточно выгрузить остатки. Продвинутые системы позволяют группировать остатки по разным критериям и проводить сверку частями, в часы, когда нет покупателей, не закрывая магазин;
- автоматизировать заказ товаров у поставщиков — автоматическое формирование накладных к заказу поставщику с учетом скорости продаж и поступления товара. Также исключается человеческий фактор ошибок и неверных расчетов. Система заказывает только то, что нужно, в нужном объеме;
- не останавливать работу при отключении интернета/электричества и не терять прибыль. Онлайн-касса может работать в режиме оффлайн, успешно сохраняя информацию о продажах до устранения неполадок, а соответственно — и ваши деньги. Некоторые кассы могут работать от аккумулятора до 24 часов (в зависимости от модели);
- контролировать работу магазина. Онлайн-касса позволяет владельцу через его личный кабинет из любой точки мира отслеживать время начала и окончания смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность каждого продавца;
- своевременно изменять цены на товары. Товароучетный сервис продвинутой онлайн-кассы может контролировать повышение или понижение цены у поставщиков, чтобы вы могли установить оптимальные цены в своем магазине;
- работать с программами лояльности. Бонусные системы привлекают клиентов, позволяют вам автоматически рассчитывать скидки для постоянных покупателей;
- защитить бизнес от штрафов. Товароучетная система помогает легко заполнить все необходимые отчеты, в том числе для ЕГАИС, и избежать штрафов.
Источник: www.beboss.ru