Некоторое время назад в нашем блоге была статья о том, как показать цифры в БДР с помощью сводных таблиц, диаграмм и Power Query. Тогда был подготовлен Dashboard в Excel и оформлен в деловом стиле: минимум цветов, все четко и понятно. На самом деле с оформлением можно было «поиграть» и сделать более интересные решения по цветам и акцентам. А можно «перегрузить» отчет и в погоне за красотой сделать его нечитаемым. Короче, сегодня будем говорить о том, как можно оформить бюджеты.
Файл с бюджетом тоже приложен. Как всегда, его можно скачать, разобраться как он устроен и использовать в работе. В файле несколько листов:
- Лист «данные»: бюджет, отформатированный в виде smart-таблицы Excel.
При добавлении новых данных: а) переместите границы smart-таблицы, б) задайте нумерацию столбцов в верхней строке и в) заполните столбец «показатель» с помощью выпадающего списка. - Вспомогательные листы. «1» — результат преобразования данных бюджета с помощью Power Query, и «2» — лист, где хранятся сводные таблицы.
- Сами отчеты находятся на листах «БДР» и «бдр1»-«бдр5». Они оформлены в разных стилях, но цифры показывают из одного бюджета (на листе с данными).
Отчет сделан универсальным на случай, если в вашем Excel нет надстройки Power Pivot. Поэтому чтобы цифры в графиках обновились при изменении данных, нужно нажать кнопку в меню Данные → Обновить х два раза подряд: первый раз для выполнения запроса Power Query, второй – для формирования сводных таблиц.
Как вести учет ДОХОДОВ и РАСХОДОВ в EXCEL? Как вести учет в EXCEL
Итак, как оформить Dashboard для бюджета.
Вариант 1. БДР в «классическом» стиле
Классический способ оформления отчета – с помощью белого, черного и серого цветов. Именно такое цветовое решение рекомендует компания McKinsey для создания презентаций. А белый фон, по мнению различных экспертов по визуализации, лучше всего подходит для восприятия информации.
Так что, если ваши диаграммы серого цвета, без дополнительных элементов оформления и украшений — вы в тренде. Чем проще диаграммы, тем легче их понять. Такое представление помогает сосредоточиться и создает максимальный фокус на смысловом наполнении.
В своем бюджете мы немного отступили от «радикально»-классического варианта и добавили один цветовой акцент – на динамику изменения чистой прибыли. Все-таки большинство компаний (хотя и не все) при анализе БДР в первую очередь обращают внимание на прибыль.
А вот что об акцентах с помощью цвета пишет Стивен Фью: «Когда какой-либо цвет появляется как контраст с нормой, наши глаза обращают на это внимание, а мозг пытается придать смысл различиям». Теперь посмотрите на картинку ниже. Ну как, работает прием или нет?
Вариант 2. БДР по мотивам The Economist
Следующий пример цветовых решений для отчета – по мотивам журнала The Economist. Если вы видели этот журнал, то точно узнаете цвета на картинке ниже. Синий фон появился в диаграммах журнала в 2001 году (в последнее время фон также чаще светлый и белый ).
Те, кто читал работы Эдварда Тафти наверняка подумают: «Да это же «чернила»!». То есть фоны, линии, затенения и другие эффекты, отвлекающие от основной информации. А мне кажется, что это решение придает оригинальности и узнаваемости журналу. Если вы сильно против такого оформления, просто признайтесь: вы не любите The Economist ))
Источник: finalytics.pro
Рекомендации по созданию форм бюджетов в Excel
Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.
Контроль бюджета
Существенная составляющая системы контроля — контроль казначейского исполнения бюджета, то есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в БДДС. Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер.
Руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, он определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета. Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.
План движения денежных средств на месяц
- План остатков денежных средств на начало месяца.
- План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
- План операционных расходов, который состоит из двух частей:
- план оплат поставщикам за товар;
- план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
- План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
- План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.
В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.
Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб.
Код
Статья
Контрагент
Задолженность на 1-е число
Начисления/
Продажи/
Поставки
Бюджет
Задолженность на 31-е число
001
Остаток на начало периода
65 000
На расчетном счете
Поступления от продаж
Расходы от операционной деятельности
Оплата поставщикам
450 000
650 000
800 000
300 000
Операционные затраты
55 200
315 500
317 700
53 000
Выплата зарплаты
50 000
125 000
125 000
50 000
Затраты на персонал
2200
5000
7200
3000
73 000
73 000
3000
Налоги в бюджет
112 500
112 500
Налог на прибыль
Налог на имущество
Налоги с зарплаты
Итого поток от операционной деятельности
Поток от финансовой деятельности
Оплата процентов по кредитам
Поток от инвестиционной деятельности
Доход от продажи ОС
Чистый поток от деятельности
002
Остаток на конец периода
17 300
Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.
В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц. При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.
Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс. руб. (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.
Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств, которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.
Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.
План поступления выручки по неделям
План поступления выручки от розничного и оптового направления формируется по разным принципам. Поступления от оптовых клиентов легко спрогнозировать через отсрочку платежа. Для этого воспользуемся штатным отчетом «Валовая прибыль», который находится в блоке «Продажи» закладки «Отчеты» на панели инструментов Excel (рис. 1).
Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:
- Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка».
- На закладке «Общие»:
- задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
- в блоке «Параметры» нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
- в блоке «Показатели» оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).
- На закладке «Группировки» удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).
- На закладке «Отборы» устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).
- На закладке «Дополнительные поля» выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» — «Вместо группировки» (рис. 5).
- Нажимаем на кнопку «Сформировать» и получаем отчет, который представлен в табл. 2.
Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек
Покупатель
По дням
Стоимость продажи, руб.
Источник: www.klerk.ru