Кадровое делопроизводство, или КДП, является важнейшей задачей кадровика: отсутствие документов чревато серьезными последствиями для организации. Трудовая инспекция (ГИТ) проводит не только плановые, но и внеплановые проверки и может нагрянуть в любое время с требованием предъявить всю документацию, предписанную законом. Если перед вами поставлена задача привести КДП предприятия в порядок, но есть сомнения в собственной компетенции, следующий раздел — для вас.
Кадровое делопроизводство для чайников
Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:
- Локальные нормативные акты.
- Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.
К первой категории (для всех организаций) относятся:
- штатное расписание,
- положение об оплате труда,
- правила внутреннего трудового распорядка,
- график отпусков,
- положение о защите персональных данных работников.
Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:
Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНО
- график сменности,
- положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).
Вторая категория — более многочисленная — включает:
- документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
- документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
- личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.
Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.
- Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
- Какова текучесть кадров?
- Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.
Ведение кадрового делопроизводства
Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?
Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.
Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.
Образец регламента по кадровому делопроизводству
Кадровое делопроизводство в 2023 году
ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!).
Есть и другие изменения.
Источник: clubtk.ru
Кадровый учёт
Кадровый учёт – это деятельность, которая обеспечивает учёт и организацию работы с кадрами. Связана с документальным оформлением приёма на работу, перемещением и увольнением работников предприятия или индивидуального предпринимателя.
Для заказа онлайн заполнения документации кадрового учёта выберите в форме ниже вид документа (допускается множественный выбор) и количество. Проверьте правильность выбора (при необходимости можно вернуться к нужному шагу и внести корректировки) и перейдите к оформлению заказа.
Make a payment
Pay now :
$5
Payment could not be made
Заказ на онлайн заполнение
ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКАЗА
Документация
Выберите нужные Вам документы (допускается множественный выбор)
Приказ о приеме на работу
Количество документов ”Приказ о приеме на работу”
укажите нужное количество (200 руб./документ)
Приказ об увольнении
Количество документов ”Приказ об увольнении”
укажите нужное количество (200 руб./документ)
Расчет стажа по трудовой книжке
Количество документов ”Расчет стажа по трудовой книжке”
укажите нужное количество (200 руб./документ)
Приказ о предоставлении отпуска (Форма Т-6)
Количество документов ”Приказ о предоставлении отпуска (Форма Т-6)”
укажите нужное количество (200 руб./документ)
Приказ об отпуске без сохранения заработной платы
Количество документов ”Приказ об отпуске без сохранения заработной платы”
укажите нужное количество (200 руб./документ)
Приказ о кадровом переводе ( Форма Т-5)
Количество документов ”Приказ о кадровом переводе ( Форма Т-5)”
укажите нужное количество (200 руб./документ)
Вы должны сделать выбор прежде, чем продолжить
Заполнение документации
Проверьте исходные данные:
Кадровый учёт
Кадровое делопроизводство и учёт персонала начинается с оформления внутренних трудовых нормативных актов. При разработке кадровых документов стоит учитывать отраслевую деятельность предприятия или ИП, требования действующего трудового законодательства и других нормативно-правовых актов. Кадровый учёт регламентирует организацию труда и трудовые отношения персонала и работодателя и берётся за основу при оформлении первичной кадровой документации и внутренних нормативных трудовых актов.
Разработка и оформление кадровой документации
Кадровая документация составляется на основании трудового законодательства РФ. Полный перечень документов зависит от организации труда персонала и отраслевой деятельности именно вашего предприятия или ИП.
Также немаловажен практичный опыт в ведении кадрового делопроизводства. Грамотное ведение кадрового учёта требует знаний трудового законодательства, форм кадровой документации, отслеживания всех изменений трудового права.
Неправильно оформленные трудовые отношения или нормативно-правовые акты влекут за собой:
- ошибки при расчете с персоналом;
- частое возникновение трудовых споров;
- материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.
Перечень основных документов, входящих в кадровый учёт
Какие документы являются обязательными при ведении кадрового учёта на предприятии и ИП?
Трудовой договор заключается с каждым сотрудником компании или ИП в письменном виде. Документ оформляется в 2-х экземплярах в течение трёх дней со дня приёма на работу. В договоре прописываются место работы, занимаемая должность, обязанности обеих сторон, оплата труда, режим работы и отдыха, срок договора и основания для прекращения его действия и т.д. Изменения условий фиксируются в дополнениях к трудовому договору.
Трудовая книжка – это основной кадровый документ, который подтверждает трудовой стаж работника. Её обязан вести каждый работодатель. Впервые трудовая книжка выдается сотруднику на первом рабочем месте и оформляется работодателем. Также к обязательным кадровым документам относятся:
- книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей.
При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику в последний рабочий день под роспись в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Штатное расписание – это перечень структурных подразделений, наименования и количество должностей и профессий с указанием квалификаций (разрядов и т.д.) работников. Данный нормативно-правовой акт выполняет сразу несколько функций:
- позволяет установить численность структурных подразделений компании;
- закрепляет количество штатных единиц по каждой профессии или должности;
- отслеживает систему оплаты труда работников всех подразделений;
- устанавливает и закрепляет размеры надбавок к зарплате;
- позволяет отслеживать вакансии и осуществлять подбор персонала на них.
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, в котором указаны должностные обязанности кадров исходя из особенностей деятельности предприятия или ИП. Включает в себя трудовые и управленческие обязанности, права и меры ответственности и квалификационные требования к работнику на занимаемой им должности.
Кадровый учёт не требует обязательного оформления данной инструкции. Но, прописав полномочия должностного лица в документе, работодатель указывает степень ответственности и ограничивает полномочия сотрудника, чем перестраховывает себя в случае возникновения трудовых и других споров.
В Правилах внутреннего трудового распорядка задокументированы порядок приёма и увольнения работников предприятия или ИП, права и обязанности сторон трудовых отношений, режим работы и время отдыха, меры взыскания и поощрения и пр. Нового сотрудника с Правилами нужно ознакомить под роспись.
График отпусков составляется кадровиком и заверяется подписью генерального директора компании или индивидуального предпринимателя. Документ подготавливают не позже, чем за две недели до начала календарного года. С графиком нужно ознакомить всех работников. При делении отпуска на две части нужно помнить, что одна из частей не должна быть меньше 14 календарных дней.
Положение о персональных данных относится к перечню обязательных документов компании или ИП, входящих в кадровый учёт. Включает в себя следующую информацию:
- состав персональных данных,
- порядок их обработки и передачи третьим лицам,
- права и обязанности сотрудников при обработке и др.
Всех сотрудников компании или ИП нужно ознакомить с Положением под роспись.
Согласие на обработку персональных данных нужно получить от сотрудника в письменном виде. В противном случае нельзя обрабатывать персональные данные работника.
В Положении об оплате труда прописываются системы оплаты труда, действующие на предприятии или у ИП, а также бонусы, премиальные, сверхурочные, командировочные и пр. дополнительные выплаты с условиями их начисления.
Табель учёта рабочего времени – основной кадровый документ. Используется для учёта рабочего времени каждого сотрудника. На основании Табеля заполняются расчётные листы и начисляется заработная плата.
Источник: xn—-8sbcchdgbae1aga3bx0d6ao2b.xn--p1ai
Упрощенный кадровый учет для ИП
Вопрос про кадровый учет для ИП. ФЗ 348 об упрощенном кадровом учете распространяется на микро предприятия и ИП. Для микропредприятий численность установлена до 15 человек. Значит ли это,что для ИП, у которого 16 человек — упрощенный кадровый учет не подходит и нужно принимать все локальные акты?
Уточнение от клиента
В ФЗ 348 в ст.309.1 во 2-м абзаце есть такая формулировка
» В случае, если работодатель перестал быть субъектом малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и в сведения о нем в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения. «
Что это за реестр? Нужно ли в нем регистрироваться для ведения упрощенного кадрового учета?
01 июня 2017, 03:35
31 мая 2017, 16:07 , Елена, г. Москва
Ответы юристов
Руслан Шахбанов
Юрист, г. Санкт-Петербург
Общаться в чате
Предельная численность работников для микрофинансовых организаций установлена в 15 человек, в данном случае вы не являетесь микрофинансовой организацией так как работников у вас больше. Соответственно вы должны принимать все локальные нормативные акты, без каких либо исключений.
То есть данные льготы установлены законом только для микрофинансовых организаций, а не для субъектов малого предпринимательства в целом.
Статья 309.1. Общие положения
(введена Федеральным законом от 03.07.2016 N 348-ФЗ)
У работодателей — субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям (далее — работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой.
Статья 4. Категории субъектов малого и среднего предпринимательства
1. К субъектам малого и среднего предпринимательства относятся зарегистрированные в соответствии с законодательством Российской Федерации и соответствующие условиям, установленным частью 1.1 настоящей статьи, хозяйственные общества, хозяйственные партнерства, производственные кооперативы, потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства и индивидуальные предприниматели.
1.1. В целях отнесения хозяйственных обществ, хозяйственных партнерств, производственных кооперативов, потребительских кооперативов, крестьянских (фермерских) хозяйств и индивидуальных предпринимателей к субъектам малого и среднего предпринимательства должны выполняться следующие условия:
2) среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год хозяйственных обществ, хозяйственных партнерств, соответствующих одному из требований, указанных в пункте 1 настоящей части, производственных кооперативов, потребительских кооперативов, крестьянских (фермерских) хозяйств, индивидуальных предпринимателей не должна превышать следующие предельные значения среднесписочной численности работников для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства:
б) до ста человек для малых предприятий; среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек;
31 мая 2017, 16:28
Руслан Шахбанов
Юрист, г. Санкт-Петербург
Общаться в чате
микрофинансовых
Шахбанов Руслан
То есть микропредприятий
31 мая 2017, 18:11
Руслан Шахбанов
Юрист, г. Санкт-Петербург
Общаться в чате
Что это за реестр? Нужно ли в нем регистрироваться для ведения упрощенного кадрового учета?
Елена
Ведением данного реестра занимается налоговая инспекция, при регистрации ИП сведения о нем в реестр вносится автоматически, далее уже исходя из представленной вами отчетности и среднесписочной численности работников налоговая либо исключает вас из реестра, либо оставляет в нем.
5. Внесение сведений о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства и исключение таких сведений из указанного реестра осуществляются уполномоченным органом в следующем порядке:
1) указанные в пунктах 1 — 5, 7 и 8 части 3 настоящей статьи сведения о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях, отвечающих условиям отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства, установленным статьей 4 настоящего Федерального закона (за исключением сведений о вновь созданных юридических лицах и вновь зарегистрированных индивидуальных предпринимателях, отвечающих условиям отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства, установленным частью 3 статьи 4 настоящего Федерального закона), вносятся в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства ежегодно 10 августа текущего календарного года на основе указанных в части 4 настоящей статьи сведений, имеющихся у уполномоченного органа по состоянию на 1 июля текущего календарного года;
2) указанные в пунктах 1 — 5, 7 и 8 части 3 настоящей статьи сведения о вновь созданных юридических лицах и вновь зарегистрированных индивидуальных предпринимателях, отвечающих условиям отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства, установленным частью 3 статьи 4 настоящего Федерального закона, вносятся в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства 10-го числа месяца, следующего за месяцем внесения соответственно в единый государственный реестр юридических лиц, единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о создании юридического лица, государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (за исключением сведений о таких юридических лицах, индивидуальных предпринимателях, деятельность которых прекращена в установленном порядке в месяце внесения соответственно в единый государственный реестр юридических лиц, единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о создании юридического лица, государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя). Внесение в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства сведений о таких юридических лицах и индивидуальных предпринимателях осуществляется без учета условий, установленных пунктами 2 и 3 части 1.1 статьи 4 настоящего Федерального закона;
5) содержащиеся в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства сведения о юридических лицах, об индивидуальных предпринимателях исключаются из указанного реестра 10 августа текущего календарного года в случае, если такие юридические лица, индивидуальные предприниматели не представили в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год и (или) налоговую отчетность, позволяющую определить величину дохода, полученного от осуществления предпринимательской деятельности за предшествующий календарный год, либо такие юридические лица, индивидуальные предприниматели перестали отвечать условиям, установленным статьей 4 настоящего Федерального закона;
Сведения как правило размещаются в сети интернет, находитесь ли вы в реестре или нет можете уточнить на сайте налогового органа отправив запрос rmsp.nalog.ru/
9. Сведения, содержащиеся в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства, 10-го числа каждого месяца размещаются в сети «Интернет» на официальном сайте уполномоченного органа и являются общедоступными в течение пяти календарных лет, следующих за годом размещения таких сведений в сети «Интернет» на официальном сайте уполномоченного органа.
Источник: pravoved.ru