Любая организация обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4), если получает или расходует наличные деньги. Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций. Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера (при его отсутствии — на руководителя).
Оформление кассовой книги
Кассовая книга может вестись одним из трех способов: от руки, на компьютере либо в электронном виде.
Кассовая книга заполняется от руки
Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.
Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.
Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):
- первая всегда остается в книге;
- вторая — отрывная.
Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:
Как заполнять журнал кассира
1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:
- по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;
- указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.
2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.
Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:
- или в конце смены;
- или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.
Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за» указывается та же дата.
3. В конце смены кассир:
- подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;
- ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.
4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.
5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:
- указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;
- возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.
При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.
Заполнение новой кассовой книги (книга учета наличных денег) полная версия
Кассовая книга заполняется на компьютере
В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.
Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации.
Кассовая книга ведется в электронном виде
В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.
Срок хранения кассовой книги
Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.
По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.
Административная ответственность
Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:
- на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
- на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.
- Лимит остатка наличных денег в кассе (лимит кассы)
- Лимит расчетов наличными
- Кассовый чек
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.
. кассира. Кассир представляет для проверки кассовую книгу (ф. 0504514) и документы по . учета по кассовой книге (ф. 0504514). В условиях автоматизированного ведения кассовой книги также проверяется . документов в кассе отражается в кассовой книге (ф. 0504514) на отдельных листах . документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них .
. кассира. Кассир представляет для проверки кассовую книгу (ф. 0504514) и документы по . учета по кассовой книге (ф. 0504514). В условиях автоматизированного ведения кассовой книги также проверяется . документов в кассе отражается в кассовой книге (ф. 0504514) на отдельных листах . документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них .
. подписываемых квалифицированными электронными подписями, кассовая книга формируется в виде электронного документа . проводились. Записи в электронную кассовую книгу вносятся в момент подписания кассиром . финансового года). Записи в кассовой книге, сформированной на бумажном носителе . внимание Кассовая книга, сформированная на бумажном носителе (копия электронной кассовой книги на бумажном . бухгалтерского учета). С листом кассовой книги (копией электронной кассовой книги на бумажном носителе), .
. следующие нормы, регламентирующие ведение кассовой книги. Записи в нее вносятся . подписываемых квалифицированными электронными подписями (ЭЦП), кассовая книга формируется в виде электронного документа . отчетного финансового года). Записи в кассовой книге, сформированной на бумажном носителе . – ЭЦП. Кассовая книга, сформированная на бумажном носителе (копия электронной кассовой книги на бумажном . бухгалтерского учета). С листом кассовой книги (копией электронной кассовой книги на бумажном носителе), .
. работы, неоказанные услуги. Отменили ведение кассовой книги в обособленных подразделениях Наличные денежные . из нее, учреждение учитывает в кассовой книге пп. 4.6 п. 4 . вести отдельную от головной организации кассовую книгу. Записи вносились в нее на . головную организацию копии листов своих кассовых книг в порядке и сроки, которые . , то оно вправе не вести кассовую книгу. Изменения в правилах приема-выдачи .
. обособленным подразделениям можно не вести кассовую книгу? Поступающие в кассу и . вести отдельную от головной организации кассовую книгу [1] . Записи в . подразделение передает копии листов кассовой книги в головной офис ежемесячно . то оно вправе не вести кассовую книгу. Полагаем, данное обстоятельство позволит . факты отсутствия у обособленного подразделения кассовой книги или несвоевременного внесения в . признается неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение .
. его оформления на бумажном носителе. Кассовая книга (код формы 0504514). В . РФ № 103н разрешено вести кассовую книгу в электронной форме. При этом . сказано, что записи в кассовую книгу (ф. 0504514), формируемую в . электронного документа (далее – электронная кассовая книга), осуществляются в момент подписания кассиром . лицом и кассиром.
Формирование электронной кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие . операции не проводились. Записи в кассовой книге (ф. 0504514), сформированной на .
. вести кассовую книгу В соответствии с действующим порядком обособленные подразделения ведут кассовую книгу 0310004 . передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом . лица, ему разрешается не вести кассовую книгу. Точечные коррективы в порядке приема . юридического лица, разрешается не вести кассовую книгу; введена обязанность кассира при приеме .
. документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением . .03.2015 № 52н записи в кассовую книгу вносятся по каждому фондовому приходному . денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных . , которые ведутся на отдельных листах кассовой книги с отметкой «Фондовый». Конкретный порядок .
. , подписываемых квалифицированными электронными подписями (ЭЦП), кассовая книга формируется в виде электронного документа . не проводились. Записи в электронную кассовую книгу вносятся в момент подписания кассиром .
Источник: www.audit-it.ru
Кассовая книга
Кассовая книга – это документ, который применяется для учета всех операций по получению и выдаче наличных денежных средств из кассы предприятия.
Ведение кассовой книги
Ведет кассовую книгу кассир, контроль над правильным заполнением данного документа осуществляет главный бухгалтер. Листы кассовой книги нумеруются, прошиваются и на последнем листе указывается общее количество страниц, ставится печать и подписи руководителя организации либо индивидуального предпринимателя и главного бухгалтера.
Ведение кассовой книги осуществляется либо от руки, либо электронным способом.
При ведении ручным способом записи в книге осуществляются через копирку в двух экземплярах, пронумерованных одинаковыми номерами: первые экземпляры остаются в кассовой книге, а вторые отрезаются по линии отреза и служат отчетом кассира перед бухгалтерией. Помарки и любые исправления не допускаются. В случае внесения исправлений необходимо заверить их подписями кассира и главного бухгалтера.
При ведении кассовой книги в электронном виде листы отрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц формы. Обе страницы – верхняя и нижняя заполняются одинаково, верхняя является листом кассовой книги, нижняя – отчетом кассира.
Кассовая книга ведется ежедневно. Кассир указывает остаток денежных средств в кассе на начало дня. Записи в кассовую книгу вносятся по мере совершения операций, по каждому ПКО и РКО. В конце дня кассир обязан вывести итоговую сумму прихода и расхода за день, остаток денег на конец дня, разрезать по линии отреза вторые экземпляры, прикрепить к ним первичные документы (приходные и расходные документы, доверенности и т.п.) и сдать в бухгалтерию на проверку. Записи в кассовой книге заверяются на первом экземпляре подписью бухгалтера.
Заполнение кассовой книги
Кассовая книга имеет унифицированную форму № КО-4.
На титульном листе кассовой книги указывается ФИО индивидуального предпринимателя либо наименование организации и ее ОКПО, в случае необходимости также заполняется структурное подразделение организации. Затем проставляется год либо месяцы и год, на которые заводится книга.
Перейдем к заполнению бланка листов кассовой книги.
Вверху проставляем дату: день, месяц и год заполнения листа.
В строке «остаток на начало дня» указывается цифрами остаток денежных средств в кассе в рублях и копейках на начало дня, который переносится из строки «остаток на конец дня» предыдущего листа либо последнего листа книги за прошлый календарный год (если это первый лист нового календарного года).
1-5 столбцы таблицы заполняются данными из ПКО и РКО.
В строке 1 «номер документа» проставляется № ПКО либо РКО.
В графе 2 «от кого получено или кому выдано» указывается ФИО лица, которое сдало деньги в кассу либо которому были выданы денежные средства из кассы.
Поле 3 «номер корреспондирующего счета, субсчета» заполняется только юридическими лицами, для ИП (индивидуальных предпринимателей) это необязательно.
В ячейках 4 и 5 указываются цифрами в рублях и копейках суммы прихода и расхода.
В строке «перенос» указывается цифрами в рублях и копейках отдельно сумма всего прихода и расхода предыдущих строк.
Если остаются пустые незаполненные строки, их следует прочеркнуть буквой Z.
В строке «итого за день» указывается цифрами в рублях и копейках отдельно итоговая сумма прихода и расхода за день.
В поле «остаток на конец дня» пишется цифрами в рублях и копейках остаток денежных средств в кассе на конец дня, который исчисляется по следующей формуле: остаток на начало дня + итоговая сумма прихода за день – итоговая сумма расхода за день. Если в сумме остатка на конец дня в кассе есть деньги на выплату зарплаты либо иных выплат социального характера и стипендий, они указываются ниже в том числе.
Ниже идут подписи кассира и бухгалтера, а также указанное прописью количество ПКО и РКО.
Источник: working-papers.ru
Кассовая книга (форма КО-4)
Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации.
Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее). Он ежедневно вносит в неё записи на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров. Но если приходно / расходные операции не совершались в какие-то дни, то и книгу заполнять не нужно за эти даты.
Одна книга рассчитана на один календарный год. Но если в течение года одного экземпляра кассовой книги оказалось мало, то заводится ещё один – и записи дальше продолжаются в хронологической последовательности.
В одной организации должна быть только одна кассовая книга, даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных налоговых режимах.
Единственное исключение: только обособленные подразделения (филиалы) юрлица ведут свою собственную кассовую книгу, но при этом копии листов книги и первичных кассовых ордеров передаются в головной офис в установленные организацией сроки.
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Как вести кассовую книгу
Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Рассмотрим подробнее.
Кассовая книга на бумажном носителе (2 варианта её ведения)
1) Покупается уже готовая, распечатанная в типографии книга и ведётся вручную. Перед её заполнением нужно все листы прошить, пронумеровать, на последнем листе указать общее количество страниц, затем скрепить сургучной или мастичной печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
В конце рабочего дня после оформления кассовой книги, т.н. вкладной лист остаётся в книге, а отрывной лист, т.н. отчёт кассира, отрывается и передаётся в бухгалтерию для проверки и подписания вместе со всеми оформленными за день первичными документами: РКО, ПКО, ведомости и т.п.
2) Книга оформляется с применением технических средств (компьютер и программное обеспечение), затем распечатывается и только потом подписывается собственноручной подписью. Порядок следующий:
- Электронный шаблон кассовой книги (Word или Excel – без разницы) имеет 2 листа: верхний (с надписью «Образец 3, 5, 7, 9 и т. д.) является вкладным листом, а нижний (с надписью «Образец 4, 6, 8, 10 и т. д.) – отчёт кассира. Оба листа заполняются совершенно одинаково.
- В течение дня в кассовую книгу кассир (или лицо, его заменяющее) вносит записи на основе каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров.
- В конце рабочего дня в книге выводится итоговая сумма прихода / расхода за день и остаток наличных денег в кассе на конец дня.
- Затем распечатываются вышеуказанные 2 листа с одинаковым заполнением: вкладной лист и отчёт кассира.
- Вкладные листы кассир оставляет и хранит у себя в отдельной папке, а в конце года они сшиваются (с указанием на последней странице книги общего количества страниц), скрепляются печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
- Листы «отчёт кассира» для сверки и подписания передаются в бухгалтерию вместе со всеми сформированными за день первичными документами: РКО, ПКО, заявление на получение аванса, ведомости на оплату, заявление на выдачу в подотчет и т.п. и.
Листы нумеруются в порядке возрастания с начала года. При этом в последнем вкладном листе каждого месяца и календарного года необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.
Кассовая книга в электронном виде
Оформляется с применением технических средств (компьютер, ПО) с учетом обеспечения её защиты от несанкционированного доступа, искажений, потерь информации и подписывается электронными подписями в соответствии с установленными требованиями.
При использовании электронной подписи распечатывать книгу не нужно.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ КАССОВОЙ КНИГИ
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана кассовая книга (обычно ставится один год), например: КАССОВАЯ КНИГА на 2018 г.).
Строка «Касса за». Указывается дата, за которую формируется лист кассовой книги. Также указывается порядковый номер листа.
Графа «Остаток на начало дня». Отражается сумма остатка наличных на конец предыдущего дня. Попросту говоря, сколько денег в кассе перед началом работы.
Столбец «Номер документа». Указываются порядковые номера всех оформленных за день ПКО и РКО.
Столбец «От кого получено или кому выдано». ФИО физлиц или наименование организаций, ИП выписываются из соответствующего ПКО или РКО.
Столбец «Номер корреспондирующего счета, субсчета». Вписываются номера счётов из соответствующего ПКО или РКО. ИП это не заполняют.
Столбец «Приход». Указываются поступившие в кассу денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого приходного кассового ордера.
Столбец «Расход». Указываются выданные из кассы денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого расходного кассового ордера.
Графа «Перенос». Отражается общая сумма прихода и расхода всех предыдущих строк в таблице.
Строка «Итого за день». Вписывается общая за весь день сумма полученных и выданных денег.
Строка «Остаток на конец дня». Указывается остаток денег в кассе. Вычисляем по формуле: Остаток на начало дня + сумма прихода – сумма расхода. Сумма по вычислениям и фактический остаток должны совпадать.
Далее кассир ставит свою подпись с расшифровкой. Проверяющий книгу бухгалтер тоже ставит свою подпись с расшифровкой, а также указывает количество оформленных за день приходных и расходных кассовых ордеров.
Примечание: при заполнении кассовой книги ручкой все строки таблицы, оставшиеся незаполненными, перечёркиваются буквой «Z».
Источник: ip-spravka.ru