Как вести кассовый журнал ИП образец

Достаточно большое количество ИП всё чаще пользуются безналичным расчетом и уделяют меньше внимания осуществлению выплат наличными средствами, что приводит к необходимости ведения специального учёта.

Заполнение кассовой книги

Еще с весны 2014г., согласно указанию Банка РФ кассовый журнал необходимо вести исключительно тем предпринимателям, которые осуществляют расчет со своими сотрудниками наличными, то есть непосредственно через кассу и операциониста. Не все ИП выплачивают заработную плату, используя банковские карты, поэтому каждый такой ИП обязательно должен знать все, что касается ведения такого важного документа как кассовая книга. Главное – это грамотно и правильно вести кассовые книжки в 2021 г., обязательно зная все тонкости их заполнения.

2 Порядок ведения
3 Основные правила заполнения кассовой книги 2019
4 Исправление допущенных ошибок при заполнении

Что представляет собой кассовый журнал

Что такое кассовая книга — необходимый бухгалтерский документ, форма которого сделана в виде специализированного журнала. В нем фиксируется информация, связанная исключительно с движением наличных денег. Журнал имеет 50 или 100 страниц.

Как вести КУДиР для ИП на патенте. Образец и шаблон

Лист кассовой книги должен нумероваться отдельно, книга полностью прошивается и на оборотной стороне скрепляется подписью предпринимателя, которая удостоверяется печатью. Однако, согласно указанию ЦБРФ 3210-У, если не придерживаться указанных правил в 2021 году, это не станет расцениваться в качестве нарушения ведения кассовой книжки. Тем не менее, установленная форма документа должна вестись ИП. Не являются исключением и те, кто будет находиться в 2021 году на так называемой упрощенной системе. Кассовая книга утверждена Госкомстатом как форма КО- 4 . Иными словами это новая форма книги операциониста, которую надо вести в 2021 году.

Важным моментом в ведении бухгалтерского учёта ИП в 2021г. является правильное и грамотное оформление – то есть суть и форма. При проведении проверки государственные органы контроля, в первую очередь, будут проверять именно данный документ. Неправильное ведение или отсутствие книги грозит немалыми штрафами.

А вот за неведение или отсутствие кассовой книги, когда выплата зарплаты производится на банковские карты, ИП в 2021г. не несет никакой юридической ответственности. Однако, в том случае, если предприниматель ведет учетный кассовый журнал, он в обязательном порядке должен заполнять его в соответствии с установленным образцом и существующими требованиями действующего законодательства. От операциониста важно получать достоверную и своевременную информацию в определённых документах.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.

Порядок ведения

Вести кассовую книжку необходимо с начала каждого календарного года, где на титульном листе необходимо указать срок ее действия. В том случае, если одной книжки не хватает на определенный период (календарный год), нужно завести или скачать еще один образец. Можно в форме excel,, где продолжать записывать все приходы-расходы в хронологической последовательности.

Необходимо обратить особое внимание! На втором экземпляре книги также нужно написать дату начала и окончания ее ведения. Благодаря этому ни сам индивидуальный предприниматель, ни проверяющий не смогут запутаться в последовательности заполнения данных кассовых журналов.

Сейчас ИП покупают уже готовые отпечатанные кассовые книжки образца формы excel, которые не надо чертить на специальные столбцы – то есть готовый бланк. Кроме того, образец книг можно скачать бесплатно на нашем сайте и, в дальнейшем, вести основываясь на установленных правилах.

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2021 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

одна остается в книге;
вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги.

Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:

Основные правила заполнения кассовой книги 2021

Важным моментом считается не только правильное заполнение самой кассовой книги. Титульный лист у кассовой книги (бланк форма) должен иметь все необходимые, установленные на законодательном уровне, данные (пример правильного заполнения можно скачать):

название предприятия (организации);
ФИО ИП;
ОКПО;
период ведения книги;
если это подразделение, то надо указать его название.

В кассовую книжку необходимо вносить записи всех операций (расхода/прихода), которые осуществлялись в период всего рабочего времени. Движение средств за 24 часа фиксируются на одной странице журнала. В конце рабочего дня обязательно подсчитываются финансы, что были получены и потрачены, а также выводится остаток финансов, которые переходят на следующий рабочий день. Записи, сделанные в кассовой документации необходимо подтверждать отчетом того лица, который непосредственно отвечает за прием и выдачу денег из кассы.

Кассовая книга, каждый её листок, состоит из 2 частей:

первая, где содержатся все данные о выполненных операциях с финансами предпринимателя;
вторая – отчет кассира-операциониста (ответственного лица) за приход/расход финансовых средств в кассе.

Чтобы заполнить бланк в книжке быстрее, следует согнуть листок по специальной линии разрыва и, используя копировальную бумагу, заполнять листы журнала одновременно. Вкладной листок здесь ведется исключительно шариковой ручкой, где на отрывной его части запись будет копироваться. После чего по специальной линии листок отрезается и подшивается, а первичный образец прикладывается к отчету операциониста (кассира). Кассовую книгу еще можно заполнять на компьютере в форме excel – готовый бланк.

Каким образом необходимо заполнять книгу в 2021 году:

вверху страницы надо ввести номера страниц и полную дату;
в колонке «Остаток в конце дня» записывается точная сумма, которая перешла с предыдущего, по данным операциониста;
в колонке «Номер документа» ввести номер ордера;
далее записываются все данные лица, от которого были непосредственно получены (выданы) средства из кассы. Если это юрлицо, то указывается его название, а если физическое лицо, то ФИО;
в колонку «Приход» и «Расход» от операциониста осуществляется запись относительно количества денег в рублях, что были внесены или расходованы за данный рабочий день;
вся информация о движениях средств, указанных в вышестоящих строках фиксируются в колонке «Перенос»;
вести учёт движения валюты за день необходимо в колонке «Итог за день»;
в колонке «Остаток в конце дня» фиксируется сумма, в которую включается остаток на начало дня + приход за день и – все выданные средства.

Обратите внимание! Общая сумма денег, которые непосредственно указаны в книжке, должна точно соответствовать остатку наличных денег, что имеются в кассе!

В строках формы, которые не заполняются, должен быть проставлен значок Z. В конце каждой заполненной страницы обязательно ставится подпись кассира-операциониста и бухгалтера. Если же на протяжении всего дня у ИП не было финансовых движений, то остаток в журнал записывается без изменений. Образец заполнения нового бланка кассовых журналов можно посмотреть или скачать бесплатно в форме excel.

Кто и когда заполняет форму КО-5?

Учет принятых и выданных денежных средств по стандартной форме КО-5 обычно практикуется организацией, обладающей сложной внутренней структурой с большим количеством подразделений (департаментов, отделов, подотделов, секторов), в каждом из которых имеется своя отдельная касса.

В книге КО-5 фиксируют денежную наличность, которую главный (старший) кассир предоставляет под отчет иным (младшим) кассирам.

Эта же отчетная форма отражает сведения о действительных фактах возврата главному (старшему) кассиру ранее предоставленных денежных средств.

Как правило, за каждым сотрудником организации, лично осуществляющим ведение вверенной ему кассы, закрепляется отдельная книга КО-5, предназначенная для учета движения наличных денег.

В КО-5 главный кассир хозяйствующего субъекта вносит соответствующие записи. В этом учетном регистре регулярно отражаются сведения о фактических процедурах предоставления и возврата денежных средств, совершаемых между главным кассиром организации и кассирами низового уровня, отвечающими за ведение кассы в отдельных структурных подразделениях этой организации.

Таким образом, форма КО-5 регулярно фиксирует следующие операции:

В самом начале каждого операционного дня старший (главный, ведущий) кассир предоставляет определенные суммы денежных средств младшим кассирам, отвечающим за ведение кассы в отдельных подразделениях. Эти деньги обычно выдаются для выполнения расходных транзакций. Получив данные средства, ответственный младший кассир удостоверяет этот факт собственной подписью, проставляемой в самой форме КО-5.
Когда операционный день в организации завершается, ответственный младший кассир, ранее получивший подотчетные средства, подводит итоги и возвращает главному кассиру неиспользованную сумму остатка наличности, а также другие наличные деньги, оприходованные по его кассе в течение этого операционного дня. Данный факт также фиксируется в книге КО-5 и заверяется личной подписью главного кассира, проставляемой непосредственно в этой же учетной форме.

Как заполнить журнал прихода и расхода наличности?

Заполнение КО-5 осуществляется главным кассиром хозяйствующего субъекта по унифицированной форме, утвержденной постановлением официального статистического ведомства РФ под номером 88 от 18.08.1998.

Образец предусматривает внесение нужных сведений в соответствующие графы таблицы.

Сама учетная книга состоит из титульной части, заполнение которой производится по установленному шаблону, и листов, содержащих таблицы с необходимыми данными и реквизитами.

Титульная часть КО-5 предусматривает указание следующих реквизитов:

Наименование хозяйствующего субъекта, заполняющего данную форму (название организации, ФИО ИП).
Если у хозяйствующего субъекта имеются структурные подразделения, следует указать именно то подразделение, для которого составляется данная книга. Если отсутствуют структурные подразделения – просто рисуется прочерк.
ОКПО-код хозяйствующего субъекта по сведениям Росстата.
Временной период, на протяжении которого предусматривается заполнение данной книги (например, 2021 год).
ФИО главного (ведущего, старшего) кассира, лично отвечающего за ведение этой формы и осуществляющего, соответственно, её регулярное заполнение.

Табличная форма КО-5 регулярно заполняется в соответствующих графах (столбцах) такими сведениями:

Дата, обозначающая тот день, когда главный кассир хозяйствующего субъекта и младший кассир соответствующего подразделения осуществляли передачу друг другу определенных сумм денежной наличности (выдача/возврат).
Сальдо кассовой наличности, имеющейся на начало конкретного операционного дня.
Денежная сумма, непосредственно предоставленная младшему кассиру (обозначается цифрами/прописью).
Подпись младшего кассира, удостоверяющая факт получения наличности от главного лица.
Поступившая сумма наличными, оприходованная конкретным младшим кассиром и подтвержденная ордерами ПКО.
Денежная наличность (сумма), переданная младшим кассиром главному по итогам этого операционного дня. Сюда включается остаток неиспользованных денежных средств, принятых младшим кассиром в начале операционного дня, а также сумма, поступившая в его кассу и оприходованная ордерами ПКО на протяжении этого же дня.
Сумма наличности, оплаченная денежными документами, переданными главному кассиру младшим.
Следует вывести общую денежную сумму, которую младший кассир передал главному по итогам очередного операционного дня.
Подпись главного кассира, удостоверяющая факт получения наличности от младшего.
Сальдо кассовой наличности, имеющейся к завершению конкретного операционного дня.

и образец заполнения

Скачать книгу учета принятых и выданных денежных средств КО-5 – бланк.
Образец заполнения формы КО-5 – .

Другие формы кассовых документов:

КО-4 — кассовая книга;
КМ-6 — справка-отчет кассира-операциониста.

Ведение журнала учёта

Оформлением приказа руководителя назначается ответственный. Приказ подлежит обязательному согласованию с назначаемым ответственным лицом с подписью последнего.

Заполнение кассовой книги — материально ответственное дело. Поэтому нелишним будет напомнить, что кассовая книга по форме КО-5 обязательно прошивается, нумеруется, скрепляется печатью. Не забудьте о подписи руководителя и главного бухгалтера.

Новая книга заводится ежегодно.

Нумерация книги непорядковая. Обратим внимание, что чётные страницы — для учёта прихода в центральную кассу, нечётные страницы — для учёта расхода. В крупных организациях с большим штатом кассиров обороты по кассовой книге частые. Поэтому оформлена книга достаточно удобно для внесения данных или для поиска нужной записи.

Инструкция по заполнению

Что касается порядка заполнения книги, то он достаточно прост и не вызывает у работников особых трудностей. На лицевой стороне документа проставляется наименование организации, за какой год ведется этот регистр бухгалтерского учета, фамилия и инициалы кассира.

На внутренних листах журнал разделяется на две части – приходную и расходную:

В приходной таблице (по четным страницам) указывается информация о том, в каком объеме были получены денежные средства рядовым кассиром. Каждая операция отражается по дням, соответственно, все из них имеют собственную дату. Во второй графе отражается сумма наличности, которая в качестве остатка имеется в кассе подразделения. Затем прописывается сумма денежных средств, переданная работнику для совершения кассовых операций, и закрепляется его собственноручной подписью. Кроме того, в этой части отражаются данные по приходным операциям, которые были осуществлены кассиром структурного подразделения в течение всего дня.
В расходной таблице (по нечетным страницам) показываются данные, которые связаны с расходованием денежных средств на проведение каких-либо операций. Самые главные графы в ней – сколько наличных средств и оплаченных документов сдано рядовым кассиром старшему с указанием итоговой суммы по этим двум графам. Данные цифры проверяются и подписываются главным кассиром. В последней графе проставляется остаток имеющейся наличности, который будет на руках сотрудника по окончании рабочего дня. Он рассчитывается как остаток средств на начало плюс сумма полученных средств и минус сумма возвращенных денег и платежных документов. Показатель остатка средств на конец дня в точности переносится в приходную часть на начало следующего рабочего дня.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк книги и образец ее заполнения

Необходимо отметить, что данный регистр бухгалтерского учета составляется отдельно на каждый год, а остатки из предыдущего года переносятся в следующий.

Источник: platinumwall.ru

Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы

На любой кассе ведется (в соответствии с требованиями закона или пожеланиями учредителя бизнеса) Кассовая книга либо ее аналог. Какие сведения фиксируются в ней? Как они соотносятся со сведениями, которые отражаются в фискальных документах, фиксируемых на онлайн-кассе?

Что представляет собой Кассовая книга

Кассовая книга (далее — КК) — это сводный документ, в котором фиксируются:

На основании данных по приходным кассовым ордерам (ПКО) — суммы, которые поступили на кассу предприятия.

На основании данных по расходным кассовым ордерам (РКО) — суммы, которые были израсходованы из кассы предприятия.

В свою очередь, ПКО и РКО могут формироваться на основании различных оправдательных документов. Например — фискальных, то есть, тех, которые создаются с использованием контрольно-кассовой техники (прежде всего, речь идет о приходных и расходных чеках, отчетах). Если хозяйствующий субъект не обязан применять контрольно-кассовую технику, то вместо фискальных документов могут использоваться товарные чеки и бланки строгой отчетности в качестве первичных при подготовке ордеров.

Под кассой предприятия в данном случае понимается не только специально оборудование место кассира или бухгалтера, но и, в принципе, любое место, где осуществляется прием или выдача денежных средств предприятием. Под «кассой» здесь более правомерно понимать скорее не объект, а процесс. Приходные или расходные операции могут производиться на любой точке предприятия и, в принципе, даже за его пределами, как на стационарном объекте, так и в передвижном (и даже непосредственно в движении — когда расчеты осуществляются «на ходу» в машине или «на лету» в самолете).

КК применяется как в случае с документированием операций, при которых применяется ККТ, так и в случае с кассовыми операциями, не подлежащими фискализации (например, это может быть выдача денежных средств работнику предприятия под отчет и принятие неизрасходованного остатка). Таким образом, относительно КК фискальные документы — лишь частная разновидность первичных документов.

Кому её нужно вести в обязательном порядке и кто может работать без неё

Кассовая книга — это инструмент, прежде всего, бухгалтерского учета, и потому обязательно применяется юридическими лицами. ИП не обязаны ее применять, но, вместе с тем, должны использовать альтернативные сводные документы для отражения прихода и расхода выручки. В общем случае — Книгу учета доходов и расходов (КУДИР). При этом, сведения в ней собираются также на основании различных первичных документов — в частности, фискальных.

Одна из практических сторон применения КК — это обеспечение соблюдения лимита кассы на предприятии. По итогам каждой кассовой операции — приходной или расходной, на кассе образуется остаток денежных средств. Его величина не должна превышать определенного законом максимального показателя — лимита. А если превышает, то излишек должен быть передан на размещение в банк, с которым хозяйствующий субъект заключает договор об обслуживании денежно-кредитных операций.

Индивидуальные предприниматели в части лимита также имеют преференции — они попросту не обязаны его соблюдать. Но устанавливать вполне могут: для этого на частном предприятии издается отдельный локальный норматив. К слову, аналогичные по назначению нормативы должны приниматься и теми хозяйствующими субъектами, которые обязаны устанавливать и соблюдать лимит.

Кассовая книга не применяется в целях документирования финансовых операций в рамках эквайринга — приема (перечисления) денежных средств с использованием банковских карт (и альтернативных им электронных средств платежа), несмотря на то, что на онлайн-кассах осуществляется фискализация таких операций. Эквайринговая выручка выводится на расчетный счет предприятия. В кассе она не остается и не влияет на лимит.

Субъекты, которые обязаны вести Кассовую книгу (либо пожелали ее вести), должны делать это в соответствии с определенными правилами.

Правила ведения Кассовой книги

Форма Кассовой книги утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 ( ССЫЛКА ). Предприятие может использовать и ту форму, которая разработана своими силами. Но предложенная Госкомстатом — довольно удобна и общераспространена. Как правило, нет смысла от нее отказываться.

Скачать бланк Кассовой книги в формате Excel можно ЗДЕСЬ.

Вести Кассовую книгу можно на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предполагает применение электронной подписи. Общий порядок ведения Кассовой книги закреплен в приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н ( ССЫЛКА ).

Весьма желательно включать ссылку на данный нормативный акт в должностную инструкцию бухгалтера или кассира, которые в силу своих должностных обязанностей будут работать с Кассовой книгой.

Ключевые правила работы с Кассовой книгой следующие:

КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).

По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.

В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.

При этом, возможно составление нескольких типов ордеров в зависимости от разновидности конкретной операции. Например, приходные кассовые операции, проводимые на онлайн-кассах, классифицируются на несколько типов — в частности, операции, соответствующие:

обычной (полной) оплате за товар;
частичной оплате за товар (в то время как оставшаяся его часть оформляется в кредит);
предоплате (которая может быть представлена покупкой подарочной карты).

По каждой группе операций, таким образом, составляется отдельный приходный кассовый ордер.

ИП (его работник на кассе), не использующий ПКО или РКО, «напрямую» заполняет Книгу учета доходов и расходов — с указанием даты, в которой производились расчеты, в соответствии с фискальными документами (либо заменяющими их товарными чеками либо БСО).

В предусмотренных законом случаях при формировании РКО и ПКО используются реквизиты различных вспомогательных документов — удостоверяющих правомерность составления ордера.

Например — документа, удостоверяющего личность физического лица, получающего денежные средства по РКО (сотрудника, который едет в командировку, покупателя, который возвращает товар).

Нужно иметь в виду, что по умолчанию правомочия по работе с Кассовой книгой и ордерами имеют только руководитель фирмы (либо сам ИП, если он ввел в оборот соответствующие кассовые документы) и главный бухгалтер организации (в некоторых случаях лица, которые подотчетны ему).

Для того, чтобы делегировать полномочия по работе с Кассовой книгой — важнейшим документом бухгалтерского учета, руководитель фирмы должен издавать отдельные локальные нормативы. Нужно уделять достаточное внимание детализации порядка применения КК, прав и обязанностей сотрудников, ответственных за ее ведение — в должностных инструкциях таких сотрудников.

Резюме

Кассовая книга — документ, который применяется независимо от того, используются ли на предприятии онлайн-кассы или нет.

В КК фиксируются все приходные (на основании данных по приходным кассовым ордерам) и расходные (по расходным кассовым ордерам) операции с наличными денежными средствами. Эквайринговые операции — не фиксируются (несмотря на то, что проходят фискализацию на онлайн-кассе, если она применяется на предприятии), поскольку проводятся через расчетный счет, а не через кассу.

При этом, сведения по фискальным документам — чекам, отчетам, используются в качестве первичных при заполнении РКО и ПКО, на основании которых, в свою очередь, заполняется КК.

Ее и ордера обязаны вести все юридические лица. ИП применяют ПКО, РКО и Кассовую книгу по желанию.

На основании данных по Кассовой книге устанавливается факт соблюдения лимита кассы. ИП вправе его не соблюдать.

Посмотрите другую статью про порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации и лимит остатка наличных денег в кассе предприятия.

Сколько времени занимает регистрация онлайн-кассы в Налоговой службе и как она выполняется узнаете из статьи.

Видео — как вести Кассовую книгу:

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?

Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом — наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника. Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации. Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.

А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.

Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН

Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.

Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.

В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).

Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

Кассовая книга для онлайн-кассы

В кассовой книге ведется учет всех полученных и потраченных сумм: выручка, выдача наличных, сдача наличности в банк.

ИП ведут кассовую книгу по желанию и могут от нее отказаться. А вот для компаний кассовая книга обязательна, даже если стоит онлайн-касса.

Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах

Согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 кассовую книгу ведут по форме КО-4. Но компания может утвердить свою форму согласно учетной политике.

Как выглядит кассовая книга

Кассовая книга может быть в 3 форматах:

бумажный;
электронный с распечаткой файла;
только электронный на ПК.

Кассовая книга на бумажных бланках должна быть прошита и пронумерована. Ее ведет кассир на протяжении всего рабочего дня. Он заполняет ее, получив от бухгалтерии приходный и расходный ордера. Они разрешают кассиру получать и выдавать денежные средства.

Как прошивать кассовую книгу и ее образец

В электронном варианте кассовая книга также заполняется кассиром или ответственным лицом, назначенным руководством. Для нее применяется электронная подпись, оформленная на должностное лицо согласно закону от 06.04.11 № 63-ФЗ.

Кассовая книга заполняется только 1 раз в день, когда в компании проводятся денежные средства. Например, если через кассу выдавалась зарплата 1 и 15 мая, то в книге будут записаны соответствующие даты.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи. 2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов! 3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Если вы не ведете запись, то налоговая может оштрафовать вас. Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

для организаций — штраф 40–50 тыс. руб.;
для ИП и глав компаний — 4–5 тыс. руб.

Пошаговое ведение кассовой книги

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу

Да, но только в оформленную на бумажных бланках. Для внесения исправлений зачеркните неверную запись и укажите правильное значение. Подчищать записи в книге нельзя. Согласно Указаниям № 3210—У все исправления заверяются у кассира или главного бухгалтера.

В книгу, оформленную и подписанную в электронном формате, исправления вносить нельзя.

Как исправить ошибку в кассовой книге

Сколько кассовых книг нужно вести

Если вы ИП и по желанию ведете кассовую книгу, то вам хватит одной.

У организаций число кассовых книг зависит от количества филиалов, согласно Указанию № 3210—У. Если их нет, то ведите 1 книгу, даже при совмещении налоговых режимов.

Порядок учёта кассовых данных

На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста

Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:

Журнал, который подлежит замене на новый
Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
Паспорт вашей ККМ.
Карточка учёта.
Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.

Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.

Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.

Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.

Что это такое, для чего он нужен на предприятии

Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.
Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:

Реквизиты компании или ИП.
Коды ОКПО и ОКУД.
Данные ККМ.
Дата начала ведения.
Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.

Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.

Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом

В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:

Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.

Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).

Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.

Требования при ведении журнала кассира-операциониста

Прошивка. Возможны два варианта — либо прошивать листы, либо — весь журнал.

Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).

Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.

Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.

Требования к кассиру, который заполняет журнал

Писать чернилами тёмного цвета.
Придерживаться хронологического порядка.
Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.

Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.

Титульный лист

Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.

Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.

Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

Первая запись — проверочная сумма. Берётся она из нулевого чека, начинающего Z-отчёт и акт начала использования ККМ.
Контрольная сумма — 1, 11 рублей — вписывается в столбец номер шесть.
Остаток в конце смены также составит 1,11 рублей.
В конце последующей рабочей смены аппарата кассиру нужно будет сократить сумму поступлений как раз на размер контрольной суммы.
Столбцы в кассовом журнале:
Дата смены.
Порядковый номер отдела или секции (не нужно вписывать, если нет разделения на секции).
Фамилия заполняющего кассира с инициалами. Если журнал заполняется одним кассиром постоянно, можно вписывать только вначале страницы. В остальных строчках уже используется знак «-/-».
Порядковый номер отчёта фискальной памяти ККМ. Брать его следует также из отчёта Z.
Показания контрольного счётчика. Это значение обозначает количество совершённых продаж. Эту графу следует заполнять в случаях, когда кассовый аппарат отправляется в ремонт. Первые данные будут внесены сотрудником фирмы, которая осуществляет ремонт. В последующем кассир просто дублирует информацию. Чаще всего графа будет пустовать.
Информация о нарастающем итоге, который выводится на начало смены.
Подпись кассира.
Подпись старшего смены, либо администратора.
Информация накопительного счётчика на конец дня (отчёт-Z).
Выручка за текущий день. Здесь требуется учитывать как наличные средства, так и суммы безналичного расчёта. Но вычитать при этом суммы возвратов, в случаях, когда они есть. Эту сумму можно рассчитать собственноручно, либо воспользоваться отчётом.
Наличка, которая сдана в кассу фирмы. Чтобы определить цифру, нужно из суммы вырученных средств вычесть эквайринговый приход и возвратные суммы.
Количество совершённых платежей совершённых с использованием документации.
Сумма безналичной оплаты.
Наличные средства, внесённые в кассу фирмы.
Сумма возвратных средств по заявлениям покупателей
Подписи кассира (столбец номер 16), администратора (17), руководителя (18).

Особенности заполнения кассового журнала

В случае возврата наличных

Основное, что нужно помнить — средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя.А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.

Поэтому, когда приходит клиент с желанием оформить возврат, нужно обязательно смотреть на истекший срок.Когда всё происходит в рамках одного кассового дня, то деньги за возврат кассир выдаёт из кассы ККМ. При этом оформляется акт по форме КМ-3.

В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.

Важные моменты:

Клиент имеет полное право на возвращение товара, в случае если ему он не подошёл по одному из параметров (ассортимент, размер, цвет).
Регламентирующий возвратные операции закон — «О защите прав потребителей».
Существует перечень товаров, которые возврату уже подлежать не могут.
Если клиент хочет вернуть денежные средства за товар, то ему следует написать заявление на имя руководителя фирмы. Далее у фирмы есть 14 дней, чтобы это заявление было рассмотрено, а деньги возвращены.

Новые документы, обязательные к заполнению

Федеральный закон №54-ФЗ ввел в обиход два совершенно новых кассовых документа. Первый из них называется чеком коррекции и необходим в случае обнаружения по итогу смены превышения учтенной выручки. Кроме того, данный документ должен быть оформлен в случае отключения электроэнергии, когда расчет с покупателями осуществляется наличными деньгами.

Следует помнить, что неиспользование ККТ является административно наказуемым преступлением. В то время как данный документ позволит избежать штрафа. Но злоупотреблять данной возможностью не стоит, по каждому подобному чеку налоговый инспектор может требовать документальных объяснений.

Вторым документом является чек с признаком «возврат прихода». Подобный чек оформляется в случае возврата клиенту денежных средств за приобретенную продукцию или полученную услугу. Документ оформляется вне зависимости от того, в какой форме денежные средства поступили от потребителя: наличными или в электронном виде.

Кроме того, повсеместное внедрение онлай-касс обосновало появление и других фискальных документов. В первую очередь, это отчеты открытия и закрытия смены, между операциями одной смены по закону не должно проходить более 24 часов. В случае если отчет об открытии смены не сформирован, касса не будет печатать кассовые чеки. То же самое происходит, если смена превысила сутки.

Появился отчет, сообщающий о закрытии фискального накопителя, то есть устройства, установленного в онлай-кассе и хранящего в зашифрованном виде все кассовые документы. В случае необходимости достать накопитель из кассы, например при заполнении его памяти, необходимо быть уверенным в том, что все документы по операциям были переданы в налоговую службу.

Эквайринг

Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.

Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.

Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой.

Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.