Порядок работы с первичными документами бухгалтерского учёта регулируется ст. 9 402-ФЗ РФ. Их формируют и хранят в учётной системе электронного документооборота (ЭДО) или в бумажном виде. Они фиксируют каждый факт хозяйственной жизни и не имеют обязательного формата.
Формат
Небюджетные организации используют любые удобные формы первичных документов. Их определяет руководитель и бухгалтер. Обязательными остаётся только документация:
- по учёту денежных расчётов с населением;
- о передаче товаров при торговых операциях;
- счёт-фактуры об отгрузке товаров и передаче имущественных прав;
- корректировочной счёт-фактуры.
Компании пересылают файлы друг другу в любой форме, по взаимной договорённости. В бумажных документах меняют размер строк и граф на своё усмотрение. Для востребованных документов налоговый орган утвердил и рекомендует применять акт приёмки-сдачи работ и товарной накладной ТОРГ-12. Электронные документы хранятся и пересылаются в онлайн-формате который поддерживает используемая система ЭДО — xlsx, pdf, doc и другие.
Как собрать первичную документацию? Обязанности бухгалтера. Лайфхаки бизнеса. Бизнес и налоги.
Если для какого-то факта хозяйственной жизни не предусмотрен типовой бланк, компания разрабатывает его самостоятельно, учитывая наличие обязательных реквизитов. В документе указывают:
- наименование;
- дату составления;
- название организации, от имени которой составлен документ;
Зачем вести первичные учётные документы
Ведение «первички» необходимо для отчётности в ФНС. Данные из документов заносятся в регистры бухгалтерского учёта и хранятся в течение пяти лет. Они подтверждают фактические расходы организации и гарантируют правильность ведения налоговой базы. Фиксируют условия и оплаты по сделкам, подтверждают получение товаров или услуг.
Налоговая служба запрашивает первичные документы во время проверки организации или её партнёров. Также хранимую информацию используют при судебных разбирательствах. Законодательство разрешает создавать и хранить первичные учётные документы в электронном виде. Электронные документы, составленные и оформленные по всем правилам, считаются равноценными бумажным и принимаются сотрудниками ФНС.
Для своевременного и удобного оформления первичных документов бухгалтерского учёта рекомендуем использовать сервис Астрал.ЭДО или 1С-ЭДО. Любой онлайн-сервис для организации электронного документооборота позволяет вести взаимодействие со всеми контрагентами и контролирующими органами, соблюдая налоговое законодательство.
Плюсы вести «первичку» в электронном виде
- сэкономить пространство рабочего места и затраты на канцелярию;
- передавать данные в одно мгновение, сводя к нулю расстояние между контрагентами;
- оперативно выполнять те или иные действия нескольким сотрудникам, благодаря централизованному поступлению информации в единую базу хранения документов;
- удобный поиск необходимой информации;
- сокращать количество ошибок, связанных с обработкой документов;
- автоматически формировать архив;
- отслеживать действия исполнителей/пользователей.
Как начать вести первичные электронные документы
Необходимо внести положение о возможности составления первичных документов в электронном виде в учётную политику организации, например: «Акционерное Общество “Ларец чудес” вправе принимать от поставщиков и выставлять покупателям счёт-фактуры и первичные документы в электронном виде на основании Федерального закона РФ N 402-ФЗ от 06.12.2011».
Занятие № 6. Первичные документы
Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н требует обмен электронными счёт-фактурами только через оператора ЭДО. Иные юридически значимые документы можно отправлять контрагентам напрямую.
Чем подписать
Надлежит приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) и прописать её использование в учётной политике компании. Получить её можно только в удостоверяющих центрах аккредитованных ФСБ РФ. Именно КЭП придаёт электронным документам юридическую силу. А также:
- подтверждает авторство;
- обеспечивает высокую степень защиты документа;
- гарантирует его целостность и неизменность после подписания.
В зависимости от выбранного тарифа, КЭП позволяет принимать участие в электронных торгах, вести обмен электронных документов внутри компании или с коммерческими и государственными организациями. Для её использования необходима дополнительная установка средств криптографической защиты информации.
При использовании другого вида подписи необходимо заключить дополнительные соглашения с контрагентами.
В УЦ ГК «Астрал» можно получить подпись в течение часа или продлить сертификат КЭП удалённо.
Ответственность за нарушения правил оформления
Отсутствие первичных бухгалтерских документов учёта регулирует ст. 120 НК РФ. Если они не оформлены, компания выплачивает штраф:
- 10000 руб. — при отсутствии документов при проверке;
- 30000 руб. — при нарушениях более одного налогового периода;
- 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб — если нарушение привело к занижению налоговой базы.
ФНС не принимает расходы в целях налогообложения прибыли, если документ, подтверждающий затраты организации составлен с нарушениями или не оформлен. Документально подтверждённые затраты считаются необоснованными. С компании взыщут сумму заниженного налога и пени, опираясь на ст. 252 НК РФ. Также предъявляется неуплата или неполная уплата налога по ст.
122 НК РФ. Штраф составит:
- 20% — от неуплаченной суммы налога;
- 40% — от неуплаченной суммы, если ведомство докажет, что уклонение от уплаты умышленное.
Налоговая не может оштрафовать организацию за одно и то же нарушение по ст. 120 НК РФ и ст. 122 НК РФ.
Изъятие электронных первичных документов
Изъять документы могут не только ФНС, но и ФАС России, Федеральное казначейство, таможенные органы, Счётная палата РФ и др. На основании ч. 8 ст. 9 402-ФЗ РФ, электронные документы конфискуют по аналогии с бумажными, до или после заведения уголовного дела. Сначала составляется протокол, постановление и акт об изъятии оригиналов.
Далее с документов снимаются копии, которые остаются у организации, подлежащей проверке. Если данное действие нельзя сделать сразу, то копии снимают в течение пяти дней после изъятия.
С разрешения и в присутствии сотрудников контролирующих органов должностное лицо вправе дооформить изымаемые документы. Та «первичка», которая не имеет отношения к проверке — изъятию не подлежит.
Источник: astral.ru
