Документооборот организаций обязан быть систематизирован для упрощения не только ведения текущей документации, но и поиска бумаг за прошедшие года. Приказы на предприятиях играют основную законодательную роль. Именно они вводят в действия или отменяют принятые ранее решения руководителя.
Все финансовые операции совершаются только на основании изданного и подписанного руководителем приказа. Данный факт дает основания для особого учета этого вида документа. По установленным правилам, распоряжения директора регистрируются в книгах учета.
- 1 Журнал о регистрации приказов о приеме на работу
- 1.1 Обязательно ли ведение документа – законодательная база
- 1.2 Кто является ответственным за ведение журнала?
- 1.3 Какие требования к документу?
- 2.1 Как заполнять бумажную форму?
- 2.2 Как вести электронный журнал?
- 3.1 Похожее
Журнал о регистрации приказов о приеме на работу
Регистрация приказов — это практика, которая применяется во всех юридических объектах. В зависимости от размеров предприятия, разнообразия трудовой деятельности, количества работающих сотрудников, книги учета могут быть разграничены по областям распоряжений или совмещать в себе сразу несколько направлений. Заполнение журнала направлено на регистрацию изданного распоряжения и систематизацию приказов о приеме на работу. В крупных организациях принято заводить отдельные журналы для учета приказов о приеме сотрудников на работу. Для регистрации трудовых договоров заводится отдельный журнал.
Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.
Обязательно ли ведение документа – законодательная база
Регистрировать приказы о приеме на работу новых сотрудников можно по желанию самого нанимателя. Никаких законодательных норм, устанавливающих обязательность данного документа, нет. Обычно вопрос о ведении отдельной книги учета распоряжений о приеме на работу решается внутри конкретной организации. Наличие книги учета распоряжений о приеме сотрудников упрощает работу организации, а также позволяет быстро сориентироваться в поиске документов за прошедшие годы.
Кто является ответственным за ведение журнала?
Необходимость ведения журнала должна возлагаться на конкретного сотрудника предприятия, который будет отвечать за его своевременное и правильное заполнение. Обычно эта обязанность возлагается на сотрудника отдела кадров. Ведь именно эта служба занимается подготовкой приказов по приему сотрудников.
Ответственность за книгу учета прописывается в должностной инструкции работника отдела. А как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу? Этот вопрос будет рассмотрен подробно ниже.
Какие требования к документу?
Требования к оформлению книги законодательно не установлены. Но есть нормы, которые определены для ведения иных книг учета. Целесообразно применять данные нормы и для указанного бланка. В зависимости от желания руководства компании, бланк можно купить в готовом виде, либо сформировать самим, руководствуясь собственными нюансами ведения работы. Вне зависимости от количества граф и их содержания, обязательным является правильное оформление титульного листа и последней страницы документа.
Клиент. Регистрация приказов
Форма журнала
Форма документа сохраняется вне зависимости от способа ведения — в электронном виде или бумажном. Обычно используют следующие графы:
- Порядковый номер распоряжения.
- Дата издания приказа о приеме на работу.
- Номер изданного документа.
- Вид распоряжения – о приеме, переводе, увольнении.
- Ф.И.О. принятого работника.
- Его табельный номер.
- Основания для издания документа.
Разрабатывая форму бланка целесообразно оставить одну графу для примечаний. В ней можно указывать необходимые дополнительные данные.
Как заполнять бумажную форму?
Ведение книги в бумажном виде накладывает определенные обязательства по оформлению документа. На титульном листе проставляется юридическое название организации и наименование самого бланка. Внизу страницы обязательно пишется дата начала и конца ведения книги, которая нумеруется и шнуруется. Шнуровка закрепляется листом бумаги, сургучной печатью или голографической наклейкой. Эта предосторожность направлена на предотвращение удаления или замены страниц.
Как вести электронный журнал?
Многие предприятия уже перешли на ведение книги учета в электронном виде. Это очень удобно, а в большинстве случаев и систематизировано, что облегчает труд сотрудника, отвечающего за своевременность введения данных. Внесение новой информации можно осуществлять также вручную посредством программ Word или Excel. Но такая форма ведения распоряжений обязывает ответственного периодически распечатывать данные и оформлять их по всем правилам делопроизводства, для дальнейшего хранения в архиве.
Какой срок хранится журнал о регистрации приказов о приеме на работу на предприятии?
Все документы по личному кадровому составу, их перемещению, увольнению, уходу в отпуск, отправлению в командировки, хранятся 75 лет. Это же правило распространяется и на книги учета соответствующих распоряжений.
Похожее
Отказ в приеме на работу ТК РФ — причины отказа в приеме на работу Поиск работы — это всегда волнительное мероприятие. Найти достойную своему уровню знаний и образованию должность…
Приказ о приеме на работу Прием в коллектив, в том числе и по совместительству, необходимо оформлять в соответствии с нормами…
Приказ о приеме на работу Процедура трудоустройства состоит из нескольких этапов, идущих в определенной последовательности. Многие из них связаны с…
Военный билет при приеме на работу Для каждого мужчины военный билет является обязательным документом на протяжении практически всей жизни. Отсутствие такового…
Образец заполнения приказа о приеме на работу Если потенциальная штатная единица устраивается по любому трудовому договору, в том числе и срочному, то…
Вводный инструктаж при приеме на работу Самое серьезное внимание в трудовом кодексе РФ уделено требованиям по соблюдению безопасности. Указанные нормы закона…
Источник: legionfg.ru
Журнал регистрации приказов по основной деятельности — образец
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности на законодательном уровне официально не утвержден, поэтому каждая компания должна разработать собственную форму такого регистра. О содержании и порядке ведения журнала вы узнаете из нашей статьи.
Для чего используется журнал учета приказов по основной деятельности
Журнал регистрации приказов по основной деятельности заводится для систематизации информации и учета всех издаваемых в компании распоряжений, которые связаны с решением общехозяйственных вопросов. В этом заключается его основное отличие от журнала учета распоряжений по личному составу, в котором регистрируются приказы, касающиеся кадровой сферы.
Так, журнал приказов по основной деятельности, образец которого разрабатывается в отделе кадров, может включать информацию о распоряжениях:
- о назначении первого руководителя;
- учреждении обособленного подразделения;
- утверждении штатного расписания;
- проведении внутренней проверки или аттестации;
- сокращении численности штата;
- утверждении должностных инструкций;
- по иным общехозяйственным вопросам.
Обзавестись собственным образцом журнала регистрации приказов по основной деятельности необходимо сразу после учреждения компании. Это связано с тем, что уже в начале деятельности на предприятии издается ряд важных приказов, которые должны быть зарегистрированы должным образом.
В момент регистрации в журнал не только заносятся сведения о конкретном приказе, но и ему присваивается порядковый номер. Таким образом, благодаря журналу регистрации будет невозможно издать какой-то приказ задним числом, ведь в регистре предусмотрен хронологический порядок ввода информации.
Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности
 |
| Скачать форму журнала |
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может быть индивидуальным в каждой компании. Но, следуя общим правилам делопроизводства, необходимо соблюдать общепринятую структуру:
Все страницы в регистрационном журнале в обязательном порядке должны быть пронумерованы и сшиты. Это позволит избежать подлога путем замены и/или изъятия страниц.
При разработке образца журнала регистрации приказов по основной деятельности за основу можно взять унифицированную форму Т-53а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. А еще можно скачать образец этого журнала на нашем сайте.
Как заполнить бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности
Обычно журналы по регистрации распоряжений заводятся на 1 календарный год. В начале следующего года оформляется новый регистр, в котором нумерация приказов начинается заново. Журналы могут вестись как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае ответственное за ведение журнала лицо должно обладать электронной подписью.
Если журнал ведется в бумажном формате, то при необходимости внести исправление следует соблюдать требования, изложенные в п. 8 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, о заверке поправок подписью ответственного за ведение журнала лица с указанием его фамилии и должности, а также даты внесения исправления.
Источник: xn--h1apee0d.xn--p1ai
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Подобный журнал ведется в каждой организации для контроля за приказами, применяемыми при осуществлении своей деятельности. Проведем анализ правил ведения и использования данного журнала. Здесь же будет предложен для свободного скачивания стандартный пример такого документа. Возникшие вопросы можно решить получив бесплатную помощь экспертов по регистрационным журналам. Бесплатная консультация предоставляется после получения от вас заполненной формы Интернет заявки, размещенной на данной странице.
Правила ведения журнала регистрации приказов
Такая книга приказов заводится по указанию руководителя предприятия и включается в существующую номенклатуру дел организации. Для упрощения рассмотрения вопроса предлагаем изложить его на основе прикрепленного к настоящей странице образца журнала регистрации приказов по основной деятельности. Как и все учетные документы, такой журнал обязан соответствовать как требованиям законодательства, так и существующим обычаям делового производства.
Обозначим основные требования, предъявляемые к журналу:
1. Журнал должен содержать весь перечень необходимой для учета информации.
2. Такая книга регистрации приказов составляется в соответствии с требованиями существующего законодательства, а также внутренним распорядительным документам фирмы.
3. Сборник регистрации приказов должен быть: прошит, пронумерован, скреплен печатью организации или ее структурного подразделения, целостность документа должна быть заверена ответственным лицом.
4. Журнал обязан отражать действительное состояние дел, включая всю информацию о когда-либо изданных, отмененных и находящихся в исполнении приказов по основной деятельности организации.
Чего не должно быть в таком журнале
Учитывая то, что такой журнал носит в том числе контролирующий характер, то такая книга учета приказов по основной деятельности не должна содержать следующего: исправлений, подчисток, зачеркиваний, откорректированных записей, физического отсутствия страниц и разделов страниц, штриховки и иных корректировок информационного содержания документа. Журнал обязан заполняться сплошным текстом, без пробелов. Рекомендуется проводить сплошную нумерацию вносимых данных.
В случае, если необходимо внести корректировку уже имеющейся в журнале информации, то это следует делать максимально аккуратно. Предлагаем следующий алгоритм таких действий: аккуратно зачеркнуть одной линией не достоверную информацию, внести новую информацию, или сделать отсылку на место нахождения достоверной информации, сделать соответствующую удостоверительную надпись о недействительности прежнего текста и верности нового изложения содержания. Такие изменения могут дополнительно удостоверяться подписями должностных лиц, а также официальными печатями и штампами организации и ее структурных подразделений.
Источник: formadoc.ru