«…У нас в компании при переезде потерялся архив с отчетностью. Решила съездить в налоговую и взять дубликат декларации по прибыли за 2008 год — мы тогда еще отчитывались на бумаге. Инспектор, посмотрев в архиве, сказала, что у них нет декларации и вообще они не обязаны хранить отчетность больше одного налогового периода. И места у них не хватает, половина документов лежит в коридорах. Обязана ли инспекция выдавать дубликаты? Если в компанию придет проверка, как подтвердить налоговую базу по прибыли и могут ли нас оштрафовать за отсутствие отчетности. »
Из письма главного бухгалтера Маргариты Шестовой, г. Королев Московской обл.
Маргарита, причин для беспокойства нет. Чиновники и эксперты уверены, что документы можно восстановить, а оштрафовать вашу компанию не за что.
ФНС России: инспекция обязана хранить декларации
Екатерина Воробцева , советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса, считает, что получить копии документов от налоговой можно:
Налоговый вычет за покупку квартиры. Декларация 3-НДФЛ через личный кабинет. Инструкция 2023
Согласно статье 32 НК РФ, в обязанность налоговых инспекций действительно не входит выдача дубликатов деклараций. Однако если компания одновременно с заявлением представит справки, подтверждающие чрезвычайный характер утраты документов, например в связи с кражей или пожаром, то ей выдадут необходимые копии. Замечу также, что хранить документы компаний налоговая инспекция обязана.
Независимые эксперты: отсутствие отчетности не приведет к штрафу
Инесса Силюк , партнер ООО «Консорс», согласна с позицией налоговой службы и добавляет:
Владимир Крюков , юрист департамента налогового и правового консалтинга ЗАО «Объединенные консультанты ФДП», полагает, что инспекция обязана выдать необходимую информацию:
Наше мнение: есть несколько способов восстановить отчетность
Никакие штрафы за отсутствие отчетности кодекс не предусматривает. И копии сданной отчетности на выездных проверках инспекторы не смотрят. Тем не менее декларации безопаснее восстановить, так как они могут понадобиться вам для сверки или спора с инспекторами, если вдруг они скажут, что декларации вы не сдавали. Есть несколько вариантов.
Сначала стоит письменно запросить копии в налоговой. В течение месяца инспекция обязана подготовить официальный ответ. Если откажут, у компании будут доказательства того, что она предпринимала меры к восстановлению отчетов.
Также можно запросить у налоговой полный акт сверки расчетов с бюджетом. В нем будет информация о начислениях налога на прибыль, которые инспекторы делают на основании деклараций.
Третий вариант — заново составить копию декларации по прибыли и попросить инспекцию ее заверить (п. 1 ст. 32 НК РФ). Налоговая обязана поставить отметку на копии отчета (п. 4 ст.
80 НК РФ). Никаких ограничений по сроку и по количеству обращений за такой отметкой в кодексе нет
Заполняя 3-НДФЛ на получение вычета, иногда требуется указать в ней сведения из декларации за предыдущий год. Но что делать, если по каким-либо причинам ее нет на руках? И зачем вообще сохранять второй экземпляр уже отданной в налоговую декларации? Если вы получаете стандартный налоговый вычет: с медицинских услуг, образования, благотворительности и так далее, то за предыдущий год декларация не нужна, так как по таким вычетам нельзя перенести остатки на следующий год.
Заполнение декларации подоходный для ИП
А вот если вы получаете имущественный вычет с покупки комнаты, дома или квартиры, и делаете это не первый год, то предыдущая декларация нужна для заполнения новой, так как в ней указывается сумма остатка, с которой вы будете возвращать налог в последующие годы.
Чтобы разобраться, зачем нужны остатки из прошлой декларации, рассмотрим простой пример
ПРИМЕР. Квартира была куплена в 2013 году за 2 300 000 рублей. По закону вычет предоставляется только с 2 000 000 — 260 000 рублей. Заработная плата за 2013 год составила 387 792,19 рублей, а возврат в размере 13%, соответственно, 50 413 руб. (сумма возврата всегда округляется).
Таким образом, не весь вычет был получен в 2013 году, его остаток можно будет вернуть в 2014 и последующие годы. Размер остатка: 2 000 000 — 387 792,19 = 1 612 207,81 руб. Именно с этой суммы в дальнейшем будет возвращаться подоходный налог. Следовательно, не зная ее, невозможно корректно заполнить декларацию.
По сумме возврата за прошлые годы также нельзя узнать остатки, так как они округляются (как видно в примере), а остаток нужно переносить из года в год с точностью до копеек.
Как же узнать остатки, если декларация за прошлый год не сохранилась?
- Сходить в налоговую — обратиться в операционный зал налоговой по месту прописки лично с паспортом и попросить предоставить информацию из декларации 3-НДФЛ. Как правило, они либо называют суммы, либо предоставляют копию самой декларации.
- Запросить второй экземпляр 3-НДФЛ в той организации или у того специалиста, где заполняли ее в прошлом году.
- Взять справку 2-НДФЛ за прошлый период — этот способ приемлем в том случае, если вы получали вычет 1 или 2 раза и других сведений, кроме как покупки квартиры в декларации не отражали. В этом случае можно вручную рассчитать остатки.
Если вы ежегодно заполняете декларации 3-НДФЛ в ТЭРРА-Консалтинг, можете не переживать за сохранность второго экземпляра, наши специалисты всегда хранят их в бумажном или электронном виде, всегда могут посмотреть остатки и без лишних походов в налоговую заполнить вам новую декларацию на возврат 13%.
Государство заинтересовано в получении своей части дохода с каждого делового предприятия, которое ведется на его территории. С этой целью законодательными и исполнительными органами издано много норм, которые регулируют учет в предпринимательской деятельности. Структурно учет можно разделить на бухгалтерский и налоговый. Соответственно, каждому виду учета соответствуют свои формы отчетности.
Для бухгалтерского учета это периодическая бухгалтерская отчетность, преимущественно годовая. Для налогового — налоговая отчетность в форме декларирования. Если государство в лице налоговых и статистических органов является адресатом одной, единой, годовой бухгалтерской отчетности, то отчетность налоговая сдается в виде множества разнообразных деклараций, и с гораздо большей периодичностью. Исключение, надо заметить, но декларантом по ней могут выступать далеко не все субъекты хозяйственной деятельности и не во всех случаях. О том, что такое налоговая декларация, куда и в какие сроки она предоставляется и в какой форме это можно сделать, будет рассказано в настоящей статье.
Что такое налоговая декларация
Формально налоговая декларация (от французского declaration — заявление) является не отчетностью, а заявлением (статья 80 НК РФ). Налогоплательщик — декларант заявляет Российской Федерации сведения необходимые определения правильности уплаты налогов:
Среди таких сведений информация:
- об объектах налогообложения,
- о полученных доходах и произведенных расходах,
- об источниках доходов,
- о налоговой базе,
- налоговых льготах,
- об исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога.
Информация в декларации предоставляется за отчетный период — год, квартал, месяц. Стоит учитывать, что налоговые декларации подаются не только по месту нахождения налогоплательщика. Помимо подачи налоговой отчетности по месту регистрации, законодательством предусмотрено декларирование также:
- по месту нахождения обособленного подразделения,
- по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика
- по месту постановки на учет или имущества, которое является объектом налогообложения
Способы предоставления в ИФНС налоговых деклараций установлены Налоговым кодексом РФ. Таких способов всего три:
- лично в территориальный налоговый орган,
- по почте,
- с использованием телекоммуникационных каналов связи (сети Интернет).
Следует учесть, что возможность выбора способов, которыми будет предоставлена декларация в налоговые органы, для многих налогоплательщиков ограничена законодательством. Не имеют права выбора и обязаны предоставлять налоговые декларации только посредством телекоммуникационных сетей следующие категории налогоплательщиков:
- юридические лица и предприниматели, чья среднесписочная численности работников превышает сто человек (расчет производится по последнему отчетному году),
- юридические лица, численность работников которых на момент создания (реорганизации) составляет более ста человек,
- в случае если обязанность использовать телекоммуникационные каналы связи предусмотрена для налогоплательщика применительно к конкретному налогу.
Как восстановить бухгалтерские документы и нужно ли это?
Июнь 29th, 2012 
admin
Бухгалтерские документы должны храниться какое-то время. Их нельзя выбрасывать, сжигать и прочее до истечения срока хранения. Как восстановить бухгалтерские документы при их утрате? Когда нужно создавать комиссию по восстановлению?
Сроки хранения первичной документации оговорены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010. На этом мы не будем останавливаться подробно. А вот о том, как восстановить бухгалтерские первичные документы, поговорим в этой статье.
Если документы потеряны по вине работника, руководитель берет с него объяснительную записку и накладывает дисциплинарное взыскание, оформленное приказом.
Если документы утрачены вследствие чрезвычайных происшествий, вы должны:
1. Получить документ, подтверждающий событие (например, акт о пожаре).
2. Создать комиссию для инвентаризации документов и составления перечня утерянных документов.
При восстановлении банковских документов, их нужно запросить в банке, а товарные накладные, счет-фактуры, накладные и прочие – у контрагентов.
Если утеряны данные с электронных носителей, их можно заново распечатать.
Когда электронных данных нет, сначала восстанавливают банковские документы, чтобы увидеть суммы, оплаченные или полученные по безналу. Затем – запрашивают дубликаты у контрагентов. Остальные регистры восстанавливают на основании полученных документов.
Какие документы нужно восстановить?
Восстанавливаются лишь те документы, срок хранения у которых еще не истек. В п. 1 ст. 17 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что все документы следует хранить не менее пяти лет. Более конкретные сроки указаны в вышеназванном перечне.
Так, балансы и отчет о прибылях и убытках, книги учета хранятся всегда. Возникает вопрос: зачем, если к ответственности можно привлечь предприятие или ИП лишь в течение 3 лет согласно пункта 1 ст. 113 НК РФ.
Эти документы нужны самому предприятию. Поскольку часто в балансе висят остатки, происхождение которых никто толком объяснить не может: это дебиторская задолженность, либо остатки основных средств. А их без подтверждающих документов невозможно списать. И висят они годами.
При пропаже документа восстанавливаются только те документы, у которых срок хранения не истек.
Если документы утрачены вследствие чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж), необходимо взять подтверждающие документы от уполномоченных органов: справку или акт о пожаре, аварии коммунальных сетей и прочие.
Эти документы могут понадобиться при проверке налоговой или фондом. Тогда причина утраты документов будет являться уважительной и вам удастся избежать штрафа или получить отсрочку проверки.
Чтобы определить утраченные документы создается комиссия. Она проводит инвентаризацию и определяет, какие документы нужно восстановить (если они неизвестны).
Комиссия создается приказом руководителя. По завершению ее работы, она составляет акт, где указывается состав комиссии, утерянные документы и причина потери.
Если утерянные документы известны, комиссию создавать не нужно.
Если документы сохранились в электронном виде, можно их просто распечатать.
Затем приступаем к восстановлению бухгалтерских документов.
1.Сначала пишем в банк запрос с просьбой предоставить все утраченные документы за такой-то период. Запрос пишется на имя руководителя банка и указывается причина восстановления. Почему начинаем с банка? Там отражаются все операции по безналу и можно увидеть всех контрагентов, с кем работает предприятия и суммы оплат.
2.Если утрачен кассовый чек, нужно обратиться к продавцу. Часто кассы могут выдать дубликат чека. Если его нет, то попросите продавца сделать вам копию чека на копировальном аппарате.
3.Контрагенты могут дать вам дубликаты документов: договора, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и прочие. Сделайте сверку с контрагентом, составьте акт по ней. Будет ясно, какого документа не хватает.
4.Можно написать письменный запрос на имя директора с просьбой выслать копии договоров и дубликатов недостающих документов.
Если вы хотите восстановить декларации, балансы или расчеты, можно написать запрос на имя руководителя в налоговую или фонды с указанием причины. Законодательство не обзывает делать копии документов для этих органов. Но если они сочтут это необходимым, вашу просьбу удовлетворят.
P.S.
Утерянные документы, в основном, нужны для налоговой проверки или проверки фондами. Если эти документы непосредственно вам не нужны и если вас никто не трогает – не теряйте время на восстановление.
Бесплатная книга
Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».
- Лимит остатка кассы в 2012году подтверждать в банке не нужно!
- Сроки хранения первичных документов на УСНО у ИП.
Опубликовано в рубрике Бухгалтерский учет, Отчетность 
Метки: бухгалтерский учет, отчетность
Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.
9 комментариев к записи “Как восстановить бухгалтерские документы и нужно ли это?”
К таким документам нужно относиться с большим вниманием и осторожностью! Потом столоько нервотрепки пока их восстановишь…в общем не дай Бог!
Когда ещё работала в противоградовой секретаршей, потеряла какую-то накладную Начальник чуть не помер от ужаса
Как руководитель предприятия имею непосредственное отношение к бухгалтерии. Безусловно, для меня важно то, о чем Вы написали. Спасибо за советы!
Источник: prednalog.ru