Как выдать бизнес карту сотруднику

Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.

Из этой статьи вы узнаете:

• Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
• Что такое корпоративная карта организации и как она работает
• Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
• Как пользоваться корпоративной картой
• Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
• Как пополнить корпоративную карту
• Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
• Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
• Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
• Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

• выдача наличных из кассы организации под отчет;
• чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
• корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Камеди Клаб «Кого уволить»

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Как работает корпоративная карта

Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ .

Что такое бизнес-карта и для чего она нужна?

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:

• закупка товара, расчеты с поставщиками;
• оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;

2. Командировочные и представительские расходы:

• оплата счета в ресторане;
• покупка билетов;
• оплата проживания в гостинице;
• аренда автомобиля;
• суточные сотрудникам;
• оплата услуг переводчика;

3. Хозяйственные и накладные расходы:

• покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
• покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
• оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
• прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;

4. Транспортные расходы:

• оплата бензина;
• расходы на обслуживание служебного транспорта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

• покупка товаров в личных целях;
• оплата заработной платы;
• оплата социальных платежей;
• погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию . Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;

2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

• истечения срока, на который выдавались деньги;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Что будет, если не подать отчет о расходах по карте

Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

Источник: dzen.ru

Корпоративные карты: 5 вопросов, которые волнуют малый бизнес

Корпоративные карты — удобный банковский инструмент для ведения бизнеса. Но не все знают, как правильно с ними работать. Можно ли выдать корпоративную карту лицу, работающему по договору ГПХ? Можно ли с такой карты снять валюту на территории России?

В этой статье ответим на самые обсуждаемые вопросы о корпоративных картах.

Вопрос 1. Можно ли снять денежные средства с корпоративной карты и оприходовать их в кассу без передачи подотчетному лицу?

Деньги в кассу сами не попадут. Работник снимет их с расчетного счета и внесет наличными в кассу. Значит, бухгалтер в учете сделает две отдельные операции:

Дт 71 Кт 51
Дт 50 Кт 71

Счет 71 называется «Подотчетные лица». То есть без участия подотчетного лица не обойтись.

Вопрос 2. Работник по ошибке оплатил с корпоративной карты коммунальные платежи третьего лица. Что делать бухгалтеру?

Если третье лицо известно и готово вернуть деньги компании, то их можно либо перевести на расчетный счет, либо внести наличными в кассу. Если третьего лица след простыл или оно отказывается вернуть деньги, то ущерб, нанесенный работодателю, возмещает работник (ст. 238 ТК РФ).

В любом случае с работника, который является владельцем корпоративной карты, нужно потребовать объяснительную.

Вопрос 3. Нужно ли работнику составлять авансовый отчет, если он платил с именной корпоративной карты?

Да, авансовый отчет составлять нужно. Что касается безналичных расчетов, то для них не установлены сроки, когда работник должен представить авансовый отчет бухгалтеру. Поэтому составлять этот документ можно раз в месяц, например 25-го числа. Такой порядок необходимо утвердить приказом или закрепить в учетной политике компании.

Вопрос 4. Можно ли выдать корпоративную карту лицу, работающему по гражданско-правовому договору?

В п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П говорится об «уполномоченных физических лицах», а не о работниках. Поэтому можно сделать вывод, что держателями карт могут быть не только работники, но и иные физические лица, если у них есть доверенность от компании или ИП. Исключение — компании, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов РФ. Эти компании могут получить карты только для своих штатных работников.

Вопрос 5. Можно ли с корпоративной карты снять валюту на территории России?

Ситуация: работник перед заграничной командировкой решил снять с корпоративной карты наличные в евро. Можно так делать или нельзя — законодательство не разъясняет. Попытаемся разобраться.

Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ разрешает компаниям проводить валютные операции через банковские счета. Но работник — не компания, хоть и действует от ее имени. В Положении № 266-П в числе разрешенных операций по корпоративной карте вообще не упоминается получение иностранной валюты на территории России.

Зато в п. 2.5 упомянуты «иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства». Поэтому можно сделать вывод, что снять с карты валюту можно в случае, если расплачиваться ею за пределами России. Валютному законодательству это не противоречит. Суммы считаются выданными под отчет работнику — держателю карты.

Источник: kontur.ru

Как выдать бизнес карту сотруднику

Главные бухгалтеры, которые уже перевели своих подотчетников с налички на карточки, говорят, что корпоративные карты упрощают работу с подотчетными лицами. Главное — разобраться, как оформить карты и учесть операции по ним. Об этом подробнее, читайте здесь.

Корпоративные карты банк выпускает на работников компании, но привязывает карту к счету юридического лица — расчетному или отдельному счету покрытия банковских карт. По обычным зарплатным картам банк открывает счет на физлицо — работника фирмы.

Получать корпоративные карты в банке могут сами работники. Но удобнее, если они поручат это директору или бухгалтеру и заполнят доверенность. Тогда уполномоченный сотрудник компании получает карты в банке вместе со специальной ведомостью. В ведомости распишутся держатели карт. Потом документ Вы передадите в банк.

Алгоритм оформления корпоративных карт

1. Шаг 1.Примите решение: сколько карт надо выпустить, и для каких сотрудников.

1. Шаг 2.Заключите договор с банком на открытие счета покрытия карт.

1. Шаг 3.Соберите заявления и доверенности работников, подайте вместе с заявкой на выпуск карт. При подаче заявки на выпуск карт, сразу установите лимиты по картам — для снятия наличных и по расчетам картой. Это можно сделать через интернет-банк.

Например, Вы перевели на счет покрытия карт 10 тыс. руб. Эта сумма доступна для снятия на всех картах, привязанных к счету. Но в личном кабинете Вы указываете, что 3 тыс. руб. в день вправе потратить работник Иванов, а 7 тыс. руб. — Сидоров.

1. Шаг 4.Получите карты, раздайте сотрудникам по ведомости. Ведомость верните в банк.

Плюсы и минусы подотчетных карт и наличных расчетов

Расчет корпоративными картами

Преимущества:

1. Можно перевести деньги на карту в любое время через интернет-банк.
2. Не нужно заказывать наличку в банке для выдачи денег.
3. Если работник платит от имени компании по доверенности, то может оплатить картой больше 100 тыс. руб.
4. Если работник потерял карту, то ее можно заблокировать и сохранить деньги.
5. Можно следить онлайн за расходами работников при помощи SMS и проверить все покупки подотчетника по выписке банка.

Недостатки:

1. Не все магазины принимают карты.
2. Если снимать наличку, за снятые наличные с карты банк берет комиссию.
3. Банки выпускают именные карты. Если работник уволился, то придется заказывать новую карту на другого сотрудника.

Наличные расчеты

Преимущества:

1. Наличкой работник может расплатиться в любом месте.
2. При выдаче денег подотчетнику из наличной выручки не надо платить комиссию банку за снятие наличных со счета.
3. Наличку можно выдавать работнику в первый день приема на работу.

Недостатки:

1. Наличку можно выдать только в рабочее время в офисе компании.
2. Потребуется заказывать наличку в банке, если в кассе нет наличной выручки.
3. Расчеты наличными по договору поставки ограничены, не более 100 тыс. руб.
4. Если работник потеряет наличные, вернуть их не получится.
5. Неизвестно, какую сумму работник потратил, пока тот не отчитается. Работник может обмануть – купить на одну сумму, а приложить завышенный чек.

Условия обслуживания карт в 5 крупных банках

Если у Вас открыты счета в разных банках, то выясните, выпускает ли Ваш банк бизнес-карты и сравните условия обслуживания по картам, а затем уже решите, где их выгоднее оформить.

Условие

Банк

Сбербанк

Альфа-Банк

ВТБ

Газпромбанк

Россельхозбанк

Счет для операций с картами

Стоимость обслуживания карт

2500 руб. в год или 250 руб. в месяц

199-500 руб. в месяц в зависимости от карт

45-250 $ в год в зависимости от типа карты

3300-6600 руб. в зависимости от типа карты

Комиссия за снятые наличные

1,5-5% в зависимости от карты и тарифов

Лимиты для снятия наличных

170 тыс. руб. в сутки по одной карте и 5 млн. руб. в месяц по одному счету

150-450 тыс. руб. в сутки в зависимости от карты

200 тыс. руб. в сутки по карточному счету

100 тыс. руб. в сутки и 1 млн. руб. в месяц по одной карте

300 тыс. руб. в сутки в банкомате и 500 тыс. руб. в сутки в отделении банка

До 5 к одному счету

60 руб. в месяц за одну карту

Бесплатно или 79 руб. в месяц в зависимости от тарифа

60 руб. в месяц на один номер

Учет операций по картам

Как вести бухгалтерский учет операций по картам

Бухучет операций по корпоративной карте зависит от того, открыл ли банк для карты отдельный счет:

• если счет отдельный, отразите операции сначала на счете 55 субсчет «Корпоративные карты»;
• если же банк выпустил карту к расчетному счету, то отражайте все операции на счете 51.

Все операции сотрудника по карте Вы увидите из банковской выписки, которую можно заказать через интернет-банк. По выписке видно, расплачивался ли подотчетник напрямую с продавцом или снимал деньги с карты. А по наименованию операции можно понять, с кем подотчетник рассчитался картой. Если работник снимал наличные, а потом вернул неизрасходованные суммы, эта операция также видна из выписки. В наименовании операции банк обычно пишет: «Взнос наличных через АТМ».

Образец выписки банка по операциям бизнес-карты

Как вести налоговый учет операций по картам

Расходы в книге учета отразите после того, как руководитель утвердит авансовый отчет, а Вы проведете операции в бухучете (оприходовали материалы или отразили расходы на проезд, жилье в командировке и т. п.). Если подотчетный работник купил товары для перепродажи, то расходы учтите только тогда, когда продадите продукцию (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК).

Пример: Банк выпустил бизнес-карты к отдельному счету покрытия карт. В магазине работник расплатился картой за бумагу для принтера на 3000 руб. Кроме того, он снял в банкомате с карты 4200 руб. наличными, чтобы купить картридж за 4150 руб. Оставшиеся от покупки 50 руб. работник вернул в кассу.

• Бухгалтер сделает проводки:

• В книге учета ком пания запишет расходы— 7150 руб. (подп. 5 и 17 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 1 ст. 346.17 НК).

Как оформить авансовые отчеты при операциях с картами

Подотчетник, который расплатился корпоративной картой, оформляет авансовый отчет. Если Вы ведете учет в программе, удобнее составлять отчет по типовой форме № АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55).

В авансовом отчете укажите:

• На титульном листе посчитайте и запишите, какую сумму подотчетник оплатил картой или снял через банкомат. Проверьте документы, запишите израсходованную сумму и вычислите остаток подотчетных.
• В оставшихся строках заполните бухгалтерские записи, которые перенесете в регистры бухучета.

Образец заполнения авансового отчета (условия взяты из примера выше).

Какие документы приложить к отчету

На обратной стороне авансового отчета работник должен записать, сколько и на что потратил деньги. Эти суммы должны соответствовать документам, которые работник прикладывает к отчету:

• если расчет был произведен корпоративной картой за приобретенные товары, материалы, работы или услуги, то работник прикрепляет к авансовому отчету чек из POS-терминала — слип (письмо Минфина от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253);
• если были сняты наличные через банкомат, то работник приложит к документам квитанцию банковского терминала.

Для подтверждения того, что именно работник купил, требуйте с работника кроме чека или квитанции из терминала, еще и документы на расходы. Это те же бумаги, что и при наличных подотчетах:

• при покупке товаров или материалов — накладные, товарные и кассовые чеки;
• при оплате работ или услуг — заказ-наряды, акты, онлайн-чеки, квитанции и т. д.

Что делать, если работник потратился на личные нужды

Если сотрудник потратил подотчетные деньги на личные цели — обед в кафе, покупки для дома и т. п., задолженность по подотчету не закрывайте. Оставьте сумму «висеть» на счете 71.

Удержать потраченные деньги из зарплаты работника можно двумя способами:

1. По приказу руководителя. Издайте приказ об удержании в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных. Письменно ознакомьте работника с приказом. Работник должен написать, что он согласен с суммой и основанием удержания. Удержать с одной зарплаты можно не более 20 % от суммы на руки (ст. 138 ТКРФ).
2. Позаявлению сотрудника. Попросите работника написать заявление с просьбой удержать долги. Тогда можно вычесть из его зарплаты сразу всю сумму (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ Последнее изменение Вторник, 29 марта 2022

Источник: smolenskcci.ru