Когда бизнес растет, и вести его в одиночку уже сложно, то рано или поздно предприниматель становится работодателем. И возникает необходимость, принимать на работу сотрудников. Но нужно помнить, что наемные работники — это дополнительные затраты и новые обязанности перед государством. Поэтому, прежде чем взять на работу сотрудника, взвесьте все «за» и «против».
706 открытий
Сразу оговорюсь, что далее речь пойдет о привлечении сотрудников-россиян.
Первое что нужно сделать – это приказом утвердить штатное расписание.
Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники. Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции.
Штатной расписание — это утвержденный предпринимателем внутренний документ, в котором фиксируется структуру, штатный состав и численность работников с указанием их окладов в зависимости от занимаемой должности. На самом деле, штатное расписание — обезличенный документ (если можно так сказать) . В нём вы отражаете сколько должностей предусмотрено в вашем ИП и с какими окладами. А какие сотрудники реально трудятся из штатного расписания не понятно.
Штатное расписание: основные вопросы и спорные моменты
Оформляя штатное расписание, ИП необходимо предусмотреть, как минимум, следующую информацию:
-наименование структурного подразделения;
-количество штатных единиц по этой должности;
-тарифная ставка (оклад).
Самого индивидуального предпринимателя приводить в штатном расписании не нужно, ведь он не является в данном случае работником с точки зрения трудового законодательства (ст. 15, ст. 16, ст. 20 ТК РФ).
Вы можете самостоятельно разработать форму штатного расписания, но чаще всего используется утвержденная форма Т-3. На специализированных сайтах можно скачать унифицированную форму в Excel, и при необходимости доработать.
Что бы штатное расписание вступило в силу его нужно утвердить:
-подписать руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Если таких нет, заверить должен сам предприниматель,
— издать приказ об утверждении штатного расписания, который подписывает предприниматель.
Если в компании ничего не поменялось, штатное расписание можно не переделывать. А если есть необходимо ввести новую должности, увеличить количество сотрудников, произошел рост зарплат и любые другие изменения — в штатное расписание необходимо внести изменения.
Если для вас все сложно и непонятно свяжитесь со мной.
Я проконсультирую вас бесплатно.
А могу взять на себя всю рутину и освободить ваше время, что бы вы могли заниматься развитием своего бизнеса.
Источник: vc.ru
Штатное расписание (форма Т-3)
Штатное расписание является локально-нормативным документом организации. В нем отражены сведения о количестве работников, делении по отделам и структурным подразделениям, наименовании должностей и заработной плате.
Это первичный документ, из которого берется наименование должностей для внесения в различные документы.
Для ведения штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3.
Обязательно ли иметь штатное расписание в компании?
В Трудовом Кодексе штатное расписание упоминается только в 57 статье как документ, из которого должна браться должность для трудового договора – в случае, если там указана именно должность, а не трудовая функция. В связи с этим возникают споры о том, является ли обязанностью работодателя иметь этот документ либо его можно составлять по желанию.
В настоящее время все эксперты сходятся в следующем:
- Если работодатель использует в работе наименования должностей, то штатное расписание он должен иметь в обязательном порядке;
- Если трудовая функция работника дает ему право на получение различных пенсионных льгот (досрочную пенсию), то она должна обозначаться определенной профессией или должностью, которая должна звучать точно так, как она обозначена в тарифно-квалификационном справочнике и, значит, штатное также необходимо;
- Если работодатель использует только обозначение трудовой функции, то такой документ, как штатное расписание, ему не обязательно иметь.
Выполнение последнего пункта на практике предоставляется довольно сложным, особенно если в организации трудится много людей.
Например, сотрудника, отвечающего за зарплату, проще называть бухгалтером, чем «работник, начисляющий заработную плату сотрудникам ООО «Ромашка». Вдобавок к этому в большей части документов, в том числе и обязательных, требуется именно должность, а не трудовая функция работника.
Таким образом, можно сделать вывод, что, хотя законодательство напрямую не указывает на обязанность иметь штатное расписание, это следует из требований кадрового делопроизводства.
Унифицированная форма Т-3 или свой разработанный бланк?
Использование унифицированной формы Т-3 с 2013 года не является обязательным. Работодатель может утвердить свой бланк либо внести изменения в унифицированную форму.
Многие организации вносят изменения в колонки, которые предназначены для внесения данных о заработной плате, поскольку в настоящий момент все больше организации уходят от окладов и устанавливают для сотрудников оплату труда в виде определенного процента, бонусов и т.д.
Основания для составления “штатки”
При первичном составлении штатного расписания решение о том, сколько в нем будет должностей и как они будут называться, принимает учредитель организации.
Причем в данной ситуации он может руководствоваться только своим желанием, поскольку внесение в штатное расписание определенной должности совершенно не обязывает руководителя заполнять эту вакансию и принимать сотрудника. То есть можно внести сколько угодно должностей, а принять на работу 2-3 человек.
Но при этом необходимо учесть такой нюанс – в некоторых случаях требуется предоставить сведения о численности работников организации, которая указана в штатном расписании (например, для того чтобы компания могла находиться на упрощенной системе налогообложения, численность не должна превышать 100 человек).
Работодатель имеет право по своему усмотрению вносить в штатное расписание новые должности и исключать старые. Исключение составляют бюджетные организации.
Когда штатное расписание уже составлено и действует, изменения в него вносят на основании приказов, в которых прописано, какую должность необходимо включить (исключить) в штатное расписание и количество штатных единиц.
Штатная расстановка
Еще в кадровом делопроизводстве можно встретить такой документ, как штатная расстановка. Это документ, составленный на основании штатного расписания, только помимо должностей здесь еще указано и ФИО работника, который занимает ту или иную должность, либо указывается, что должность вакантна. Еще поясняется – как трудится работник: временно, постоянно, по совместительству и т.д.
Также в штатной расстановке отсутствует информация о заработной плате.
То есть штатная расстановка – это документ, который отражает данные о занятых и вакантных должностях и работниках, их занимающих на текущий момент.
Инструкция по заполнению формы Т-3
Наименование организации
Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Также в нем сделано уточнение, что если в учредительных документах есть сокращенное название компании, то оно может быть указано ниже полного наименования (или рядом в скобках).
Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.
Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.
Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.
Гриф “УТВЕРЖДЕНО”
Около грифа утверждения есть место для простановки реквизитов приказа, которым утверждается штатное расписание и количество штатных единиц в документе. На практике помимо этих сведений здесь ставится подпись руководителя, которая заверяется печатью организации
Наименование структурного подразделения и его код (1-2 колонка)
Данные проставляются при их наличии.
Наименование должности (3 колонка)
Сюда вносится полное наименование должности. Как правило, наименование должности определяет руководитель, за исключением случаев, когда в организации имеются должности, для которых предусмотрены вредные условия труда и досрочный выход на пенсию.
Количество штатных единиц (4 колонка)
Здесь указывается, какое количество штатных единиц приходится на каждую должность. Оно также определяется на усмотрение работодателя.
Тарифная ставка, оклад (5 колонка)
Данная колонка предполагает проставление конкретных цифр, причем оклад указывается за одну штатную единицу. Например, в штатном расписании 2 единицы бухгалтера, каждый из которых имеет оклад по 20 000 рублей. В этой колонке нужно указывать, не 40 000 (2*20 000), а только 20 000 рублей.
Такая же цифра будет стоять, даже если штатная единица будет составлять всего 0,5 или 0,25. В случае, когда у работника нет оклада, здесь можно указать либо систему оплаты труда (сдельная, повременная), либо сослаться на конкретный документ, где определена система оплаты для этой должности (положение об оплате труда, коллективный договор).
Надбавки (6-8 колонки)
Здесь также предполагается проставление конкретной суммы. Но в большинстве случаев надбавки к зарплате выражаются в процентном соотношении, поэтому в названии этих колонок можно указать вид надбавки, а напротив каждой должности проставить процент.
Таким образом можно указать все надбавки, увеличив при этом количество столбцов. Либо, наоборот, объединить все столбцы и сделать ссылку на локально-нормативный документ.
Всего в месяц (9 колонка)
Она предназначена для отражения информации фонда оплаты труда по каждой должности. В идеале здесь должна стоять сумма зарплаты по каждой должности, умноженная на количество штатных единиц.
Если такой расчет невозможен, то проставляется сумма только тех колонок, для которых это возможно, либо она оставляется пустой.
Примечание (10 колонка)
Здесь можно проставить любую информацию, относящуюся к той или иной должности, либо оставить ее пустой. Пример записей в данной колонке: «Минимально возможная оплата труда 10 000 рублей», «Оплата 120 руб./час»
В конце таблицы есть итоговая строка, в которой проставляются итоги по колонкам с 4 по 9. На практике достоверную информацию можно внести только в 4 столбец, где отражается количество штатных единиц. А колонки для заработной платы будут содержать только приблизительную информацию либо не будут заполнены совсем.
Далее идут две подписи: кадровика и главного бухгалтера. Данные должностные лица делят между собой ответственность за информацию, содержащуюся в штатном расписании, – кадровик отвечает за достоверность наименования должностей и их количества, а главный бухгалтер за информацию об оплате труда.
Образец заполнения штатного расписания
Срок и место хранения штатного расписания
Оригинал штатного расписания может храниться либо в отделе кадров, либо в бухгалтерии, в зависимости от корпоративной политики предприятия.
После того, как издается новая редакция штатного расписания, старое отправляется на хранение.
Согласно Перечню типовых управленческих документов штатное расписание необходимо хранить постоянно.
Источник: nalog-spravka.ru
Особенности штатного расписания для ИП
Некоторых предпринимателей интересует, как составить штатное расписание для ИП. Оно не является обязательным даже для крупных предприятий, и его мало кто составляет. Однако если необходимо регулировать все моменты и знать о каждом нюансе, то о документе лучше всего позаботиться. У ИП чаще всего небольшой штат, и трудной в регулировки работы не требуется.
Расписание лишит руководителя проблем, которые могут возникнуть, например, при сокращении штата. Руководитель, заполнивший такой бланк, может не бояться многих неприятностей.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Нюансы
Все нюансы, связанные со штатным расписанием, описаны в статье 57 Трудового кодекса. В ней указано, что документ не является обязательным, особенно когда в трудовом договоре описаны все условия (должность, обязанности, заработная плата, надбавки). Если указано не все, нужно составлять расписание, чтобы зафиксировать данные. Особых требований к индивидуальным предпринимателям нет.
Важно! Трудовые органы могут потребовать оформления штатного расписания, когда в трудовом договоре нет каких-либо пунктов. Если индивидуальный предприниматель его не составляет, это нарушение российского законодательства. Может быть выписан приличный штраф.
Обычно штатное расписание ИП необходимо составлять в следующих случаях.
- В штате компании более трех работников, которые трудятся официально.
- У каждого сотрудника есть обязанности и должность.
- Есть структура внутри предприятия.
Необходимые данные можно занести и в трудовой договор, который будет действителен, даже если отсутствует штатное расписание. В одном из документов должны быть прописаны все главные аспекты – должность, обязанности, заработная плата и надбавки. Все это контролируется и регулируется.
Отсутствие штатного расписание может привести к трудностям. Например, руководитель при необходимости не сможет сократить штат. Он способен это сделать, только нарушив закон, так как документально процедуру подтвердить невозможно.
Информация
Документ должен быть составлен правильно. ИП необходимо внимательно отнестись ко всем нюансам, чтобы не возникло проблем в будущем. В документе даже маленькой компании должны содержаться следующие сведения:
- название организации;
- количество сотрудников, которые занимают определенную должность;
- заработная плата каждого сотрудника;
- надбавки, которые могут быть на той или иной должности.
Сам частный предприниматель не указывается в документе, так как он не является наемный работником. Это условие прописано в Трудовом кодексе, с которым следует ознакомиться каждому руководителю.
Информацию необходимо перепроверить, так как ошибки недопустимы. В противном случае документ могут признать недействительным, что в дальнейшем приведет к проблемам. Они могут возникнуть, если предприниматель решит сократить штат. В итоге возникнут конфликты, решить которые будет непросто. Если сложно составить документ самостоятельно, следует привлечь экономистов или бухгалтеров.
Утверждение
Мало написать штатное расписание – его необходимо утвердить, иначе оно не будет действительным. Новое штатное расписание вступает в силу, когда для него издается приказ. Это у предпринимателей вызывает трудности, особенно когда у них недостаточно опыта. Если в расписании что-то меняется или издается новый документ, необходимо заново издавать приказ. Пока он не издан, в компании действуют старые бумаги.
Причины изменения документа могут быть следующими:
- в компании появилась новая или убирается прежняя должность;
- повышается заработная плата сотрудников;
- происходит сокращение штата.
Изменения влекут за собой составление нового расписания и издание приказа. Если изменений нет, расписание составляется на один календарный год или даже на более долгий срок. В российском законодательстве условий по этому поводу нет, поэтому решение принимают сами предприниматели. Кроме того, нет требований к тому, что должно содержаться в самом расписании.
Имеется образец заполнения, но руководитель может вносить в него коррективы. Нежелательно сильно отступать от этой формы, чтобы расписание было кратким и емким.
Сотрудники не имеют доступа к расписанию. Также они не вправе требовать его у руководителя, так как документ содержится в тайне. Ознакомиться с ним могут только предприниматель и бухгалтер. Расписания, которые уже не имеют своей силы, хранятся в архиве предприятия. По запросу их может получить руководитель и другие лица, которые получили на это разрешение.
Если правильно составлять документы, издавать приказы и вовремя все обновлять, то проблем с проверочными инспекциями у индивидуального предпринимателя не возникнет. В бумагах нет ничего сложного, если отнестись ко всему внимательно или нанять человека, который имеет профильное образование и будет заниматься заполнением всех документов. При этом в приказе и расписании должна быть подпись директора, иначе они не имеют юридической силы. Просто составление расписания не делает его действительным – должны быть соблюдены и другие нюансы. Если остались вопросы по поводу того, как составить штатное расписание, то следует изучить примеры, которых много на просторах интернета.
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Источник: kadrovest.ru