Как выстроить бизнес процессы в маленькой компании

Последние несколько лет мы наблюдаем стремительное распространение бизнес-моделей нового поколения, например таких платформ как Uber – бросающих вызов традиционным методам ведения бизнеса и радикально меняющих целые сектора экономики. К сожалению, далеко не все организации оказались готовы к таким стремительным переменам, что приводит к стрессам и проблем у сотрудников с выполнением своей работы.

Многие компании сегодня пытаются переосмыслить свое ценностное предложение. Это нелегко, особенно для крупных организаций. И все же многие организации уже адаптируют свою бизнес-модель к цифровой эре, предлагая товары и услуги на базе новых технологий. Под технологиями я подразумеваю не только такие продвинутые вещи, как ИИ и блокчейн, но также интернет вещей и такие массовые продукты, как например веб-магазины «под ключ» для малого и среднего бизнеса.

Проиллюстрируем вышесказанное реальным примером из области электронной торговли. Представим компанию, которая продает футболки через интернет. В недавнем прошлом она смогла придать бизнесу новый импульс, начав продажу футболок из органического сырья. Неплохой ход, который сочетает дополнительную прибыль с заботой об окружающей среде. Но бизнес-модель при этом осталась прежней.

Как систематизировать бизнес-процессы для быстрого роста компании?

Они могли бы добавить новизны своей продукции с помощью несложных технологий. Например, позволить клиентам заказывать футболку с собственным дизайном за разумную цену и в разумные сроки. Компания буквально могла бы взлететь, причем больших изменений это бы не потребовало.

Для этого надо всего лишь добавить в процесс физической поставки шаг, на котором на футболку будет наноситься персональный принт, прежде чем упаковать и передать в службу доставки. Для приема заказов достаточно несложного веб-магазина, при этом львиную долю ценности будет составлять именно персональный принт. Потребуется всего лишь складской запас футболок, готовность дизайнеров сделать работу в день поступления заказа и организация доставки несколькими службами на выбор. При минимальных или небольших вложениях компания станет выгодно отличаться от конкурентов.

Конечно, я идеализирую и упрощаю ситуацию. Для давно существующей компании такие изменения могут оказаться весьма болезненными, особенно когда речь идет о смене привычек сотрудников.

Предположим, компания загорелась этой идеей. Ей придется решать дополнительные проблемы, в частности, обеспечивать должное качество в установленные сроки. Здесь мы имеем дело с повторяющимся бизнес процессом (заказов множество, хотя все они различны), который должен обеспечивать постоянный уровень качества и стоимость круглый год (включая праздники и другие периоды пиковой нагрузки) и быть масштабируемым (расширять штат дизайнеров, охватывать новые регионы и т.д.).

Возвращаясь к нашему примеру, есть новость хорошая и плохая. Плохая заключается в том, что в вашей компании уже и так много бизнес процессов, которые не мешало бы сделать стабильными и масштабируемыми и тем самым принести пользу бизнесу, не меняя бизнес-модель.

Как описывать и внедрять бизнес-процессы в компании?

Хорошая новость? Вы можете начать прямо сейчас! Все что требуется — это сочетание правильных навыков, привычек и простых техник. Удачи!

Что такое повторяющийся, стабильный и масштабируемый бизнес-процесс?

Начнем с определения бизнес-процесса. Бизнес-процессы (или рабочие процессы) представляют собой совокупность действий, (задач, встреч, согласований и т.п.), результатом выполнения которых является достижение какой-то бизнес-цели. Без процессов в бизнесе не обойтись. С ними сталкиваются все, они нас окружают повсюду – и в большой корпорации, в маленькой компании. К сожалению, большинство из них непрозрачны и не отличаются высокой формализованностью и зрелостью.

Различают три уровня зрелости бизнес-процесса:

Существует только в головах участников.
Есть описание, но его актуальность под вопросом.
Встроен в способ выполнения работы. Выполнение работы во взаимодействии с информационными системами – гарантия соблюдения регламента и производительности

Бизнес-процессы встречаются в каждой сфере деятельности, бизнес-функции и отрасли. Несколько распространенных примеров:

управление цепочкой поставок: планирование производства и сбыта, интегрированное бизнес-планирование, планирование спроса, проектов, мощностей и производства
управление разработкой продукции: управление портфелем продуктов, вывод на рынок новой продукции
бюджетирование и отчетность: ежегодное бюджетирование, финансовое планирование, отчетность по прибылям и убыткам
стратегическое руководство и коммуникации: ежеквартальное стратегическое планирование, принятие руководящих решений, ежеквартальная приоритизация и т.п.
продажи и маркетинг: анализ рынка, кампании по продвижению продукции, взаимодействие с клиентами, контентная реклама и т.п.
корпоративное управление и социальная ответственность
управление рисками и качеством, управление непрерывностью бизнеса

Повторяемость

Повторяемость сводится к двум аспектам: время и события.

Есть множество процессов, которые должны запускаться регулярно, например ежедневно (отгрузки со склада), еженедельно (контроль показателей эффективности), ежемесячно (контроль бюджета).
Вторая категория процессов инициируется определенным событием – например, представьте себе проект, который должен идти по определенному пути.

Стабильность

Как следует из названия, процесс можно считать процессом только если он остается стабильным во времени. В противном случае речь идет просто о разовой работе, выполняемой по ситуации.

Владелец стабильного процесса – организация, а не индивидуум. Конечно, всегда есть кто-то, кому он поручен и кто за него отвечает, но если они вдруг исчезнут, процесс по-прежнему должен работать.

Масштабируемость

Под масштабируемостью мы понимаем легкость внедрения одного и того же процесса в разных подразделениях, задействующего новых сотрудников. Представьте себе успешный стартап, работающий в Великобритании, который на волне успеха собирается распространить свою бизнес-модель на десяток европейских стран. Уверены ли его владельцы, что налаженный способ работы удастся успешно воспроизвести в других странах? Если это делается легко, значит вы добились масштабируемости бизнес-процессов.

Зачем нужны повторяющиеся, стабильные и масштабируемые процессы?

Зачастую бизнес-процессы не формализованы и существуют в головах сотрудников. Это создает чрезмерную зависимость от небольшого числа индивидуумов, что является серьезной проблемой.

Выстроить хороший бизнес-процесс нелегко, поэтому как правило лучше сосредоточиться на нескольких ключевых процессах, чем доводить все процессы до среднего уровня.

Такой подход позволит вашей организации сократить затраты за счет повышения производительности, а также справиться с такими проблемами, как организация удаленной работы и текучка кадров. Что также немаловажно, вы будете уверены, что совершенные методы работы успешно внедрены и помогут компании расти.

Повторяющиеся, стабильные и масштабируемые процессы позволяют:

получать больше удовольствия от работы
быстрее справляться с личными и командными задачами
гарантировать клиентам единообразный подход и стабильные результаты
быть уверенными, что нужные люди и компетенции используются в нужное время и в нужном месте
быстрее реагировать
экономить или как минимум оптимально использовать ресурсы
удерживать лучших сотрудников вместо того, чтобы давить на них, пока они не уволятся

С чего начать создание повторяющегося и масштабируемого процесса?

Это зависит от того, в какой точке вы сейчас находитесь. Если в самом начале или интуитивно чувствуйте, что пора кардинально менять существующие бизнес-процессы, то рассмотрите следующие (непростые!) шаги:

1. Проведите анализ деятельности всей организации, чтобы систематизировать и ранжировать существующие бизнес-процессы.

2. Соберите кросс-функциональную команду, которая будет заниматься проектированием и документированием (в идеале – в цифровом виде) ваших бизнес-процессов, включая, как минимум:

3. Выполните сначала пилотное внедрение, затем распространите процесс на всю организацию.

4. Заполните опросник, приведенный ниже. Желательно набрать минимум 9 баллов из 12. Рассмотрите вопросы по одному, и если какой-то дает ноль баллов, соберите небольшую рабочую группу, чтобы выработать практические шаги для исправления ситуации.

12 вопросов, которые подскажут, как сделать ваши бизнес-процессы более повторяющимися стабильными и масштабируемыми

Каждый ответ «да» оценивается в 1 балл. Обычно легче оценить какой-то конкретный бизнес-процесс, чем верхний уровень. И лучше иметь несколько ключевых процессов с оценкой 12 баллов, чем все процессы на уровне трех баллов.

Способен ли каждый участник бизнес-процесса объяснить его суть – зачем он нужен, что и как в нем делается?
Будет ли процесс и дальше давать требуемый результат, если исчезнут те, кто им руководят?
Измеряете ли вы показатели эффективности процесса, такие как продолжительность, трудозатраты и т.п.?
Описан ли процесс (например, в виде таблицы SIPOC, матрицы RACI или диаграммы с дорожками) и если да, то насколько ли это описание актуально?
Есть ли четкое понимание, какие части процесса жестко регламентированы, а где подразделениям и отдельным исполнителям дается определенная свобода?
Предусмотрены ли в процессе четкие механизмы принятия решения на должной уровне без чрезмерной эскалации?
Какие будут последствия (положительные или отрицательные), если процесс не будет выполняться или не будет следовать регламенту?
Все ли участники бизнес-процесса в курсе что происходило / происходит в ходе процессе?
Проводится ли регулярная оценка процесса на предмет возможности оптимизации и соответствия актуальным требованиям бизнеса?
Продолжится ли процесс, если заменить его участника другим сотрудником такой же компетенции?
Автоматизированы ли шаги процесса, добавляющие незначительную ценность?
Знаете ли вы, от кого вам влетит, если вы перестанете выполнять свою работу в рамках процесса?

Меньше 3 баллов – поздравляю, вы в начале пути, у вас огромный потенциал роста. Ваша цель на ближайшие 6 месяцев – набрать минимум 6 баллов.
От 3 до 6 баллов – фундамент заложен. Постарайтесь набирать как минимум по одному баллу в квартал, и в течение следующих 12 месяцев вас ждет впечатляющий прогресс.
От 6 до 9 баллов – так держать, не останавливайтесь на достигнутом, впереди еще много дел. Но будьте осторожны – не растеряйте уже набранные баллы, пытаясь заработать новые.
Больше 9 баллов – добиваться 12-балльного до совершенства или переключиться на другие процессах, которые вы еще не оценивали?

Архивы

Май 2023 (2)
Апрель 2023 (2)
Март 2023 (4)
Февраль 2023 (4)
Январь 2023 (4)
Декабрь 2022 (3)
Ноябрь 2022 (2)
Октябрь 2022 (3)
Сентябрь 2022 (3)
Август 2022 (5)
Июль 2022 (4)
Июнь 2022 (3)
Май 2022 (4)
Апрель 2022 (3)
Март 2022 (4)
Январь 2022 (3)
Декабрь 2021 (5)
Ноябрь 2021 (4)
Октябрь 2021 (4)
Сентябрь 2021 (5)
Август 2021 (3)
Июль 2021 (5)
Июнь 2021 (2)
Май 2021 (3)
Апрель 2021 (5)
Декабрь 2020 (1)
Август 2020 (1)
Июль 2020 (5)
Июнь 2020 (6)
Апрель 2020 (1)
Март 2020 (1)
Февраль 2020 (2)
Январь 2020 (3)
Декабрь 2019 (5)
Ноябрь 2019 (4)
Октябрь 2019 (1)
Сентябрь 2019 (1)
Июль 2019 (3)
Июнь 2019 (2)
Март 2019 (1)
Январь 2019 (7)
Декабрь 2018 (5)
Ноябрь 2018 (5)
Октябрь 2018 (2)
Сентябрь 2018 (1)
Август 2018 (6)

Источник: bpms.ru

Бизнес-процессы. Небольшие компании — реальные проблемы

Руководители маленьких компаний зачастую совершают ошибки, а все потому, что не уделяют достаточного внимания бизнес-процессам. Все их внимание в первую очередь сосредоточенно на росте прибыли и увеличении продаж. И, только на второе место ставятся задачи по описанию и структурированию рабочих процессов, ошибочно полагая, что это важнее для крупных организаций.

Для маленькой компании разработка бизнес-процесса проста в своем исполнении. Правильно описанные процессы и верно подобранные способы автоматизации, смогут помочь в росте и развитии организации.

Хотите контролировать всю работу организации? Сконструируйте все бизнес-процессы с самого начала развития бизнеса.

Что подразумевает собой бизнес-процесс?

Это взаимосвязь различных задач (цепочек действий), помогающих в создании услуг или определенного товара для клиентов. Например, оплата счетов, утверждение отпуска, контроль расхода материалов, реализация заказа в интернет-магазине и т.п.

Рабочие процессы состоят из трех этапов:

Они, в свою очередь, подразделяются на под-процессы.

Создание бизнес-процесса довольно не простая вещь и больше подходит для крупных организаций, предполагает следующее:

Сбор необходимой информации;
описание уже имеющихся бизнес-процессов;
анализ полученных данных. Описание того, чего хотелось бы получить. Определение всех сложностей;
создание плана. Пропись всех взаимосвязей. Назначение ролей и ответственных сотрудников;
формирование процесса в системе (CRM, BPM);
обучение рабочего персонала.

Веб компания WM предлагает своим клиентам создание сайта на системе управления 1С-Битрикс с интеграцией сайта с CRM Битрикс24.

Как происходят бизнес-процессы в небольшой организации?

Для маленькой и еще молодой компании существует упрощенный вариант организаций бизнес-процессов, главными из которых являются:

Обработка заказов;
общение с клиентами;
взаимодействия с поставщиками.

Чтобы понять, какие наиболее важными будут бизнес-процессы, необходимо проанализировать часто повторяющиеся проблемы.

Вы получаете постоянные жалобы от поставщиков о просрочках по оплате. Проблему надо искать в следующем — либо бухгалтер не проводит во время счета, либо документы, подлежащие к оплате, ожидают очередь на подпись директора.
Клиенты постоянно жалуются на отсутствие достаточного количества товара в магазине или на складе. Необходимо решить проблемы с процессами закупок.
Потеря клиентов. Проблема кроется в недостаточной коммуникации с покупателями.

Что делать? Пошаговая инструкция

Определить и сформировать как можно быстрее основу бизнес-процесса.
Определить проблему.
Провести исследования по каждому проблемному пункту, и найти места, в которых образуются сложности и задержки.
Описать идеальный процесс работы:
Кто будет участвовать, и кто на каком этапе за что будет отвечать;
какая информация на каждом этапе будет передаваться от одного сотрудника к другому;
сроки завершения процесса.
Представить блок-схему или сразу выполнить программу в BPM/CRM.
Выбрать ответственных за каждый процесс, дать разъяснения по работе.

Веб студия «WM» готова взять на себя организацию бизнес-процессов вашей компании.

Одни из важных услуг, которые предлагает наша организация, это:

Интеграция 1С с корпоративным порталом;
интеграция магазина с 1С УТ (УНФ);
поддержка сайта;
продвижение сайта.

Читайте также: Фанк бизнес что это

Бизнес-процесс «Взаимодействие с потребителем» на реальном примере

Выделим основные этапы, имея в виду, что каждый случай имеет свои особенности и более конкретные шаги.

Каким образом в вашей организации обрабатываются заявки клиентов?

Распределяются ваши клиенты по группам (размер сделки, их местонахождение, тематика)?
Знает менеджер вашей компании, как вести клиента от первого обращения до оплаты? Какие четкие шаги нужно выполнять?
Систематизирован ли процесс повторных продаж, и насколько?
С какой систематичностью от вас уходят клиенты? Не успеваете оформить документацию, своевременно напомнить, дать ответ на письмо или позвонить?

Чем подробнее вы составите структуру и описание бизнес-процесса взаимодействия с потребителем, тем больше шансов на успех у вас появится, и тем лояльнее будет клиент. Следовательно, вероятность повторных продаж, прибыль и шанс на дальнейший рост вашей компании увеличатся.

Примерное описание данного бизнес-процесса

Берем любой контакт клиента (лид) — электронная почта, телефон, письмо от него, заказ с сайта, визитная карточка с выставки и т.п.

Передаем его свободному менеджеру компании, либо выбираем по определенному критерию: месторасположение, тема сделки, сумма сделки.

Связываемся с клиентом и уточняем информацию.

Подготавливаем коммерческое предложение и отправляем заказчику. Назначаем встречу. Предоставляем уточняющую информацию по средствам буклета, презентации и т.п.

Спустя некоторое время напоминаем о себе телефонным звонком или письмом.

Подготавливаем и высылаем пакет документов. Предварительно согласовываем их с юр. отделом и бухгалтерией.

Выставляем счет.

Закрываем сделку.

Второстепенные бизнес-процессы

Их важность заключается в помощи оперативного роста организации, без утраты правильного учета управления и финансирования.

Битрикс24 выявил 6 таких бизнес-процессов, «тормозящих» компанию. Именно эти процессы при сборе документов отнимают много времени у сотрудников, которые ожидают утверждения или подписи:

Учет исходящих документов.
Учет входящих документов.
Счет на оплату.
Заявление на командировку.
Заявление на отпуск.
Выдача наличных.

Бизнес-процесс не статичен. Естественное, что подвергается изменениям — это периодическая настройка процесса, смена количества его этапов и участников.

Выделив некоторое время на рассмотрение и описание процесса, вы сможете его автоматизировать без лишних проблем. Но, и результат не заставит себя ждать — вы освободите себя от сотни мелких вопросов.

Давайте обсудим Ваш проект!

Если вы готовы обсудить задачи по теме —
Бизнес-процессы. Небольшие компании — реальные проблемы , пожалуйста, свяжитесь с нами

Для создания Бизнес-процессы. Небольшие компании — реальные проблемы рекомендуем:

Битрикс 24: Стандартный
Битрикс 24: Профессиональный

Источник: mactersait.ru

«Нет бизнес-процессов —
нет бизнеса»

Как корабль соберешь, так он и поплывет. Если вы создаете компанию, но вам жалко потратить пару дней, чтобы прописать бизнес-план и систему процессов, хорошего не ждите. Еще хуже, если производство уже кипит, а как продавать все это добро — неизвестно. И совсем плохо, когда вы стараетесь навести порядок в компании, а менеджеры саботируют попытки, потому что воруют.

Эксперт в финансах и операционном управлении Андрей Дробот рассказал, почему в компании возникает хаос и неразбериха и как с помощью процессного управления решать конфликты между отделами.

Как управлять процессами

Процессы в компании можно разделить на бизнес-процессы, операционные и вспомогательные.

Представим семейную пекарню.

Выпекание пирожков — это операционный процесс.

Их хранение, упаковка и отправка покупателю — это работа склада и логистика, их можно отнести к вспомогательным процессам.

Но это все еще не бизнес, а только подготовка к нему. Бизнес-процесс — это не производство, не хранение, не перевозка пирожков, а заключение контракта с оптовым покупателем или продажа пирожков в точке продаж.

По-простому: чтобы пекарня была бизнесом, пирожки нужно не просто испечь, а продать.

Управление любым процессом — операционным, вспомогательным или бизнес-процессом — выглядит так:

аналитика, описание → планирование → контроль отклонений → аналитика .

Количество процессов в разных компаниях может быть разным. Но чем их меньше, тем лучше.

Главное, чтобы не страдала основная бизнес-цель — прибыль.

Некоторые основатели стартапов хватаются за множество источников дохода, стремятся к десяткам бизнес-процессов.

Возникает хаос в планировании и управлении, результат страдает. Стартапам рекомендуется сконцентрироваться на одной группе клиентов и на одном бизнес-процессе, иметь один — два вспомогательных и максимально сократить количество операционных процессов.

Бизнес — ради денег

Любая компания существует ради бизнес-процесса — продажи товара или услуги. Например, стартап, который делает игрушки. Они уже наладили производство игрушек в Китае, но продаж еще не было. У нас с ними состоялся такой разговор:

— У вас есть директор по продажам? Как вы продаете товары клиентам?
— Мы звоним 2-3 раза в неделю в разные магазины. А сколько нужно?
— Это должен сказать директор по продажам, но не меньше 10-15 звонков в день.
— Ок, мы готовы платить 1,5 тысячи долларов тому, кто будет продавать наши игрушки в Европу.
— Директор по продажам в Европе попросит от 5 тысяч долларов, в Киеве — от 3 тысяч.
— Мы подумаем, но нам такое не подходит.

Этот стартап сделал большое дело — придумал и выпустил продукт. Но упустил ключевую мысль: если нет бизнес-процесса, нет и бизнеса.

Если нет людей, которые работают над бизнес-процессом, нет результата. Нет результата — нет прибыли.

Правильный процесс = ценность для владельца

Казалось бы, чем больше денежного потока в компании, тем эффективнее она работает.

Денежный поток должны формировать исключительно бизнес-процессы компании.

Если эти потоки состоят, например, из субсидий, банковских займов, то ценность владельцев бизнеса не создается. Компания может иметь позитивный денежный поток, но при этом быть неэффективной для инвестора.

Управление процессами повышает эффективность компании и ее акционерную ценность (shareholder equity). Также позволяет:

тратить меньше на управление

тратить меньше ресурсов на производство

не допускать необязательных трат

нанимать ровно столько людей, сколько нужно

производить столько товаров, сколько можно продать

Все это помогает компании быть эффективнее в операционном смысле — терять меньше, зарабатывать больше.

Почему возникают конфликты

На старте собственники редко пишут бизнес-план. Составлять документ на 50 страниц, который станет опорой для бизнеса, им кажется занятием долгим, нудным или дорогим. Но, если этот этап не пройти, дальше будет только сложнее.

Когда бизнес-план есть, гендиректор создает операционный план с организационной структурой и процессами компании. Но на этом этапе тоже часто случаются сбои.

Если процессы и функции подразделений четко не описаны, в коллективе начинаются конфликты.

Люди не до конца понимают свою ответственность и план, не видят целей и не понимают, как один процесс сочетается с другим, у них нет четких процедур, правил.

Мне часто встречались компании, в которых у сотрудников есть должности, но нет полномочий. Начальник департамента не мог дать задание или у него не было бюджета даже для того, чтобы купить карандаши в свой отдел.

Все это приводит к неразберихе, а неразбериха создает напряжение, трения и обиды между сотрудниками, отделами.

Чтобы конфликтов в команде не было, нужно:

формализовать структуру компании и ее функции
написать операционный план действий на год вперед
назначить менеджеров, которые будут в точности выполнять этот план.

Важно не только возложить на других ответственность, но и определить их полномочия.

Как спланировать и организовать правильные процессы

Многие компании начинают работать хаотично. Но приходит момент, когда собственник решает все структурировать. Для этого ему понадобится немало времени и сил, а главное — желания перестроить систему.

Нужно понять, как все должно работать и как на самом деле работает сейчас. Анализ включает в себя изучение:

трудозатрат;
временных затрат;
полного цикла процессов;
результата.

Изучаются даже самые мелкие элементы процесса. Например, в пекарне нужно четко понять, сколько людей необходимо для выпекания одного пирожка, сколько времени это занимает, какие этапы включает, сколько пирожков получается.

Затем все эти процессы свести — оценить, как они связаны между собой и где критические точки влияния друг на друга. Когда все детали описаны, нужно составить несколько диаграмм — как было и как должно быть.

Затем описать эти диаграммы. Пропуская несколько этапов операционного планирования, можно сказать, что в качестве результата сотрудникам должны быть выдана должностная инструкция по выполнению задач в процессе.

Собственники и топ-менеджеры компании должны изучить общую карту процессов, должностные инструкции, утвердить формальные документы. Когда все утверждено, собственники и гендиректор собирают начальников отделов и объясняют новый вид процессов. Это важный этап.

Начальники должны понимать, как эти процессы выполняются, потому что им нужно объяснить все своим сотрудникам. Они раздают инструкции, несколько дней по ним работают, проверяют качество выполнения и в итоге внедряют процесс.

Это выглядит легко в одном абзаце, а на самом деле, топ-менеджеры ломают копья в процессе анализа процессов и утверждения процессов, полномочий, планов и т. д.

Если процесс незначительный («выпекание пирожка на кухне»), достаточно просто написать инструкцию для сотрудника, которого этот процесс касается. Это займет несколько часов. Если процесс масштабный («работа над контрактом на поставку программного обеспечения»), то его перезапуск может занять несколько месяцев.

Начальник должен понимать, как работают процессы в его отделе. Ясно, что не каждый гендиректор завода может, условно, просверлить отверстие фрезой. Но он должен уметь описать процесс анализа, планирования и контроля, потому что знает принципы этих этапов.

Саботаж

Конфликты и саботаж возникают там, где управление не формализовано. Компания что-то продает, но продукция постоянно меняется, а сама компания находится на «ручном» управлении — решения принимаются и отменяются по звонку.

Если процессы не описаны, всегда возникают неформализованные денежные потоки. На них легко делать откаты, создавать схемы и манипулировать деньгами. Если менеджеры не хотят ничего менять, отговаривают гендиректора, убеждают, что все и так хорошо, — в 99% случаев они скрывают схемы.

Причем, речь не всегда идет о миллионных схемах. 15-20 «левых» долларов с закупок канцелярии для кого-то небольшие, но все-таки легкие деньги.

Саботаж может возникнуть еще и потому, что менеджерам лень вести дополнительную документацию. В новой системе нужно планировать и анализировать отклонения. Лишняя рутина — особенно, если толком не объяснили ее значимость — никому не нужна.

Собственник может сдаться. Но, если он действительно хочет что-то изменить, стоит помнить: если нет формализованных бизнес-процессов, то нет и нужных результатов.

Как собственнику справиться с саботажем? Понять, насколько его компания прозрачна. Нужно попросить гендиректора прояснить ситуацию в компании отчетами.

Если очевидно, что гендиректор не организовал операционную деятельность правильно и не умеет ее контролировать, его меняют на более эффективного. Эта схема работает и на более низких уровнях — если результатами топ-менеджера одной из функций не довольны, его меняют.

Второй вариант — избежать увольнения, отправить на тренинги или просто сказать, «не юлите, мы знаем о вашем воровстве» и дать время на перестройку. Но зачастую самый эффективный выход — уволить старых неэффективных и некомпетентных управленцев и нанять новых, образованных и компетентных.

Проектный офис

На время реструктуризации в компании появляется дополнительный «проектный» офис. Это команда, которая прописывает процедуры, выстраивает процессы, помогает их анализировать и внедрять.

Такой офис может существовать от двух до шести месяцев. Если он задерживается на годы — новости неутешительные: настоящих изменений не происходит, компания не может остановить разрушение акционерной ценности.

После того как реструктуризация закончилась, проектный офис можно переформатировать в отдел бизнес-аналитики (Business intelligence) или объединить с отделом стратегии.

Инструменты автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов — это миф, ее не существует, потому что в продажах всегда вовлечены люди (больше или меньше).

Но можно автоматизировать некоторые элементы бизнес-процесса — для этого ставят, к примеру, кассы самообслуживания, ларьки, автоматы.

Также можно автоматизировать вспомогательные и операционные процессы. Для этого пользуются программами SAP, Oracle, Sales Force, Microsoft Dynamics, Terrasoft, 1C Бухгалтерия и 1С Предприятие, Excel, PowerPoint, Visme и другие.

Задача генерального директора — сделать так, чтобы бизнес работал как часы, процессы были прописаны, а сотрудники четко знали свои задачи. Только так можно добиться, чтобы компания выполняла свою главную задачу — приносила доход.

Бизнес-процессы

«Построение отдела клиентского сервиса»

Марина Березюк-Волошина
Head of Digital-CRM в ГК Нова пошта

Узнать больше
Бизнес-процессы

Олег Зубченок
15 лет опыта в развитии бизнеса, операционной деятельности и продажах

Источник: l-a-b-a.com