Рассмотрим такую важную для собственника тему как хаос в бизнес-процессах , чрезмерное погружение в текучку и нескончаемый разбор полетов. Как освободить свое время для стратегических задач, избавиться от рутины, не дергать постоянно сотрудников и при этом понимать, что все идет по плану? Читайте в свежей статье Ирины Калошиной.
Одни из наших клиентов, компания ГолденТех, обратилась с такой проблемой, как хаос в задачах и продажах. Множество людей наняты, но чем они занимаются никто не знает. А задачи все равно не выполняются полностью. И приходится латать дырки, делать работу за сотрудников. И времени просто нет ни на что.
Если ситуацию детально расписывать, получается, что нужно заниматься заказами, что вроде ты закрыл один заказ или несколько, дальше следующая порция заказов. Но то нет договора нужного типа, то нет товара нужного размера, то не согласовали цены, сроки или поставки, то сотрудник заболел, то другой уволился, то третий не понял задачу и не то сделал. Обвинения. Гнев и усталость.
Сергей Полонский о том, как выйти из рутины в бизнесе
А дальше выгорание и депрессия. В общем — беда, и приходишь к мысли, что так больше жить не возможно. Знакомо?
А хочется отдохнуть, съездить в отпуск. Побыть с семьей в выходные, заняться домиком и родственниками, родными и близкими. Посмотреть мир. Узнать, что делают дети, чем они живут, что их беспокоит, чем им помочь. А для себя сходить в театр.
Погрузиться душой в близкие себе темы.
Еще одна из главных задач: заняться важными стратегическими проектами для будущего, как дальше развиваться, как дальше жить.
И мы пришли с этой компанией к такому выводу, что прежде чем уходить в Битрикс24 и накладывать процесс на него, мы формируем визуально, как это будет. Нельзя накладывать хаос на интерфейс Битрикс24 , сначала мы все приведем в порядок по процессам на доске Miro. Распишем главный бизнес-процесс в виде нескольких важных схем: главные этапы, правила и допущения, впишем всех сотрудников, работающих на этих этапах: управленцы, маркетологи, продавцы, производственники, бухгалтерия, создадим задачи, которые стоит перед каждой групп сотрудников, определим показатели, которые они должны выполнять, кто у кого что заказывает.
Как избавиться от рутины в бизнесе и начать заниматься стратегическими вещами?
Светлана Кузнецова Редакция «Текстерры»
Такая есть странная вещь: если вы делаете бизнес, в какой-то момент вас охватывает подозрение, что вы абсолютно один среди десятка, двух десятков или даже полсотни людей, которые ежедневно ходят на работу в ваш офис. Порой – кажется вам – даже элементарных вещей сотрудникам нельзя поручить, обязательно напортачат. Да что там, бывают и вовсе горестные моменты, после которых вы приходите к отчаянному выводу: феноменально, но даже пес в доме полезнее, он хоть тапочки носит!
7 способов избавиться от рутины в бизнесе // Как выйти из операционки
Ваши сотрудники, рутинно выполняющие свой узкий фронт работы, не могут увидеть всей картины. И это понятно: они всегда проходят одну десятую, одну сотую или тысячную вашего пути (даже если начинали с вами и сегодня гордо носят звание «старичков»).
Только вы на 100% знаете путь вашего бизнеса от начала до настоящей точки (вы лично набивали шишки, вся подноготная перед вами как на ладони). Только у вас в голове – полная картина принципиально важных для коммерческого успеха ценностей и ежеминутных приоритетов. Да, вы тут один супермен. Но при этом вы еще и человек, и вы устали. Что делать?
Как перешагнуть этот рубеж – из маленького бизнеса, где лидер по уши завяз в рутине, в нормальный, где лидер занимается стратегическими вещами?
Проблему не решить увольнениями, выговорами, лишением премий и бонусов. Любые методы устрашения – как монтировка под сиденьем или бита в багажнике – в итоге сыграют против вас. Хоть бультерьера приведите, обученного устрашать бессмысленных людей (едва унюхает халтурщика – сразу рычать) – не поможет.
Простые вещи. Если часы у вас на стене из месяца в месяц отстают ровно на 10 минут, что делать? Подкрутить стрелки – не решение проблемы. Решение – отнести их к часовщику и устранить изъян в механизме.
В чем изъян? В том, что вы мыслите уже на два шага вперед, а некоторые ваши подчиненные мыслят так же, как мыслили, когда компания находилась на два шага позади ее сегодняшнего уровня. Они отстают от вас в общей сложности на четыре шага. Невероятный момент. Так не должно быть, верно?
Значит, для вас уже наступило время, когда нужно решить, что важнее: проверенные «старички», со многими из которых вы начинали строить компанию, или эффективность?
Ваш новый взгляд на этот вопрос должен быть таким: поиск лучших управленцев, цель этого поиска – каждый новый сотрудник, который приходит на определенное направление, должен в этом направлении быть профессиональнее вас. Это он должен давать вам советы, а не вы учить его, как работать.
Что важно при поиске лучших?
- Если вы обращаетесь за услугами к рекрутинговому агентству, не полагайтесь только на него.
- Отсеивайте кандидатов, которые не подходят вам сразу по двум пунктам, на этапе рассмотрения резюме.
- Не берите первого же кандидата, даже если он вам понравился. Пригласите на собеседование еще как минимум 10 кандидатов (еще лучше – 20, 30, 40). Сравнивайте.
- Ищите долго. Не думайте, что вы сразу найдете нужного вам человека.
- Проводите многоэтапные собеседования. В Google, например, с кандидатами по очереди собеседует каждый член комитета, состоящего из десятка представителей компании. В этот комитет входят топ-менеджеры и будущие коллеги по подразделению. Процедура длительная по времени, но эффективная. Решение принимается всеми членами комитета.
- Проводите групповые собеседования – сразу с несколькими кандидатами и с несколькими представителями вашей компании. Сталкивайте кандидатов лбами, устраиваете им конкурентные условия.
- Задавайте много, очень много вопросов.
Любовь к «старичкам»
Всегда остается щекотливый момент: что делать со «старичками», которые не доросли с компанией до ее нового уровня. Никто не согласен платить зарплату и бонусы тем, кто неэффективен. Что же, увольнять? Не всегда все так просто на практике: уже возникли человеческие отношения, привязанность, которая не может не влиять на ваше решение.
Вам просто по-человечески жаль расставаться с человеком. И не нужно спешить. Факт: очень важно соблюсти баланс, в компании обязательно должна быть доля «старичков». Они играют важную роль в поддержании лояльности, создают атмосферу вашей компании, они важны для корпоративной культуры.
Попробуйте перекинуть такого сотрудника на более узкий фронт работы, с которым – у вас есть уверенность – он будет хорошо справляться. При этом четко донесите до него ваши новые требования, дайте установку, объясните, что работать по-старому уже не получится. Не говорите: «Если что-то пойдет не так, мы посмотрим, что с тобой делать».
Он обязательно поймет все в выгодном для него ключе, а именно: что вы готовы давать шансы бесконечно. Говорите прямо: «Если ты не справишься, я буду вынужден тебя уволить». Он должен понимать, чего именно вы от него ждете.
А вы ждете переворота в мозгах. Ваши сотрудники должны научиться думать по-новому и решать проблемы другого уровня.
Вытравить из людей тягу быть «волнистыми попугайчиками»
Раньше было так. Практически каждый из вашего ближайшего профессионального окружения считал, что может прийти к вам со своей «неразрешимой» проблемой и «посоветоваться». Вы, конечно, были не против. Вы же лидер, в ваших интересах помочь ему решить проблему, так как это проблема вашего, а не его бизнеса. Вы жестоко ошибались.
Вы не титан, вы не можете решать все проблемы в одиночку. Когда менеджер приходит с проблемой к вам, он избавляется от нее сам. Он не просто поделился ею с вами – он теперь со спокойной душой будет ждать от вас фидбека: вы за него подумаете над ситуацией, примете решение и преподнесете ему. Он должен будет просто все сделать по созданному вами алгоритму.
Сам он не думает – он просто, как волнистый попугайчик, повторяет на практике те действия, которые вы перед ним разложили по полочкам. При этом сам он будет считать, что просто посоветовался с вами (хотя на деле – спихнул проблему на вас).
Что это, если не превращение работы в рутину и стереотип? Что это, если не изъятие из процесса креативного потенциала, умения думать и принимать нестандартные решения?
В следующий раз, когда к вам подойдет очередной решивший «посоветоваться», посадите его перед собой и максимально четко объясните, что с этой минуты все изменится. Объясните человеку, что эта проблема – его, и ничья больше. Он отвечает за этот фронт работы и обязан сам решать все – для этого вы и наняли его. Только если задача представляется совершенно неразрешимой, можно подойти к вам. Но не просто так, а с вариантом решения (лучше – с тремя-четырьмя вариантами).
Так вы обозначите его зону ответственности. И это принципиально важный момент. Четкая зона ответственности должна быть у каждого, а не только у вас.
Долой из офиса кресло. Ваш офис – везде и всюду
Что происходит с человеком, если каждый в его окружении считает нормальным перевесить на него свои проблемы? Этот бедный страдалец, радетель всех и каждого, забывает о том, что такое радость жизни, он не ощущает прелестей отпуска, в который вырвался на три дня за последние два года (в отпуске он дергано хватается за мобильник и спрашивает: все у вас нормально, справляетесь? а ему, естественно, отвечают: ой, как без вас трудно, дорогой Виктор Сергеич); он не может оценить вкус утреннего свежемолотого кофе (даже вкусовые рецепторы, а не только мозг, отвыкли ощущать приятное, они реагируют лишь на горечь неразрешимых проблем в бизнесе).
Все, хватит. Пора получать удовольствие от жизни. Вы для чего создавали все это? Чтобы быть вечным рабом своего бизнеса?
Перестройте мозги. Поймите: нужно чувствовать вкус к жизни и ее радость, чтобы быть эффективным. Это ваши сотрудники работают всего восемь часов в сутки. А вы работаете постоянно – где угодно и когда угодно. Вам нужно кресло в офисе, когда вы на 99% погружены в рутину, и только на 1% – в стратегию, в судьбоносные решения, двигающие бизнес вперед.
Когда вы на 99% будете погружены в генерацию идей роста, и только на 1% – в рутину, вы увидите настоящие результаты.
Знаете, что в итоге должно получиться? Вы не должны отвечать ни за что. Только так вы сможете отвечать за все.
Вам также может быть интересно:
- А вы настоящий предприниматель или только притворяетесь?
- Почему бизнесу нужна глобальная цель
- Сотрудники компании: офисный планктон или команда мечты?
Источник: texterra.ru
Простейший способ ухода от рутины
В этой статье я поделюсь очень простым, «на троечку», способом ухода от рутины для владельца или руководителя любой компании, отработанным на практике. Чтобы, наконец, можно было пойти в тренажерный зал, слетать с любимым человеком в ОАЭ или поиграть в любимую компьютерную игру. Или чем вы там давно хотели заняться без страха потери бизнеса?
А бывает «босс» — один человек «в компании» и грамотно передать на кого-либо другого процесс сложно, потому что:
- Не знаю как правильно это делается
- Боюсь, что «накосячат» и не сделают так же качественно как я
- Боюсь, что уведут бизнес — вопрос безопасности
- Просто нет денег на новых людей
Примеры выше не единственные. Да, что говорить, у нас самих и компаниях, с которыми работаем, похожая ситуация. Поэтому ниже делюсь способом, который позволил уйти от рутины на собственном опыте, на практике.
Ниже 5 простых шагов. Сразу просьба — двигаться к следующему шагу, только после того как сделали текущий, тогда это будет иметь смысл:
1. Берем лист бумаги А4, засекаем 10 минут и начинаем на листе подряд в хаотичном порядке выписывать все ВИДЫ действий, которые есть именно в вашей компании, повторяются изо дня в день.
- оплатить Яндекс Директ
- сделать договор
- отправить коммерческое предложение
- провести встречу с клиентом в офисе
- перевести деньги с расчетного счета на карту
- запланировать дальнейшие действия в компании, стратегию
- обучить новых сотрудников
Весь фокус состоит в том, что когда мы занимаемся, например, «мебельным бизнесом», то мозг как бы упрощает все процессы и сливает их все в один общий кисель, над которым красуется название компании.
Этот простой шаг позволяет понять, что в этом киселе есть отдельные «ягоды» — отдельные действия, которые в сумме формируют общую систему. И новые «ягоды» попадают туда постепенно в процессе развития. Здесь, кстати, возникает типичная ошибка начинающих предпринимателей, сужу по своему личному опыту — они сидят на «игле быстрых результатов». Из-за этого постоянно добавляют новые услуги и процессы в свою компанию.
Занимаетесь Яндекс Директом и одностраничными сайтами? Клиент обратился: «А можете сделать и маркетинг кит?» — «А почему бы и нет — это ведь дополнительные деньги!» И вот в этот момент происходит главная ошибка молодой компании — создание маркетинг кита — это увеличение объема «киселя» — плюс 20 дополнительных видов действий. Вроде бы они все небольшие, занимают совсем немного времени — но все эти мелкие детальки — это «камешки», которые накапливаются делают бизнес очень тяжелым — вот главная причина возникновения рутины в компании.
В общем, как раз из-за такой логики «беремся за все, за что платят деньги» развалилась предыдущая компания, которую мы запускали в Ростове-на-Дону с партнером с января по август 2015 года, в пик у нас работало 17 человек в офисе и около 100 человек в социальных сетях, как фрилансеры. Когда мы обратились к профессионалу, чтобы он создал для нас структуру — получилась структура крупного холдинга, который уже лет 10 существует на рынке и в которой должно быть около 150 должностей. Не повторяйте наших ошибок.
2. Продолжим. Следующий шаг — просто обвести кружком все виды действий, в которых вы так или иначе участвуете — полностью или периодически.
Возможна такая ситуация, что кружками обводятся все действия — значит либо вы 1 человек в компании, либо выписали не все действия.
3. Поставить «!» рядом с теми действиями, которые вы действительно хотите делать сами, они нравятся ИЛИ нельзя по любой причине передавать их на других людей.
Что получилось. Например: всего 44 действия, 30 из них в кружках и 10 восклицательных знаков.
30 кружков минус 10 «!» = 20 видов действий нужно делегировать — это причины рутины.
4. Ниже нужно выписать способы «уничтожения» рутины, а именно:
- конкретные должности, которые должны делать эти действия
- шаблоны, закрывающие эти действия
- автоматические сервисы
5. Допустим, получилось 5 способов уйти от рутинных действий. Если все они будут внедрены — станет гораздо легче дышать. Теперь осталось самое главное — просто проставить приоритет внедрения — что сделать первым, что вторым и далее. Первым для внедрения выбираем то решение, которое закроет самые рутинные функции и задачи и пишем как и когда это нужно сделать самым простым способом.
Это самая простая модель для ухода от рутины, которую уже неоднократно удалось применить на практике и получить реально гораздо больше свободного времени.
Другой вопрос — как сделать так, чтобы новые сотрудники все делали четко и можно было не боятся за качество — это уже вопрос добавления в работу обучения, видео роликов, регламентов, скриптов, других шаблонов.
Есть много вариантов развития событий и разветвлений. Об этом расскажу в дальнейших постах, если этот окажется полезным. Пишите вопросы, комментарии, мнение.
- Управление проектами
- Развитие стартапа
- Управление персоналом
- Бизнес-модели
Источник: habr.com