Как зарегистрировать книгу отзывов и предложений для ИП

В зимние праздники многие предпочитают не ограничиваться домашними и корпоративными застольями, а отправиться в какое-нибудь заведение общепита. В статье мы попытаемся разобраться, какие организации должны иметь книгу жалоб и предложений, как ее вести, в каких случаях ее нужно предоставить клиенту и что грозит за нарушение установленных правил.

Известный советский фильм навсегда укоренил в сознании общественности фразу «Дайте жалобную книгу!». В советские времена этот «механизм» довольно успешно работал, а в 90-е годы о нем, казалось, вообще забыли. В «нулевые» Роспотребнадзор реанимировал прежние правила, тем самым повысив ответственность предприятий сферы торговли и услуг.

Книга превращается.

Прежде всего необходимо отметить, что с течением времени трансформировалось само название: книга жалоб и предложений стала книгой отзывов и предложений. Это нашло отражение в нормативных документах советского периода и нашего времени.

Более того: по нормативным документам 70-х годов книга жалоб и предложений относилась к документам строгой отчетности. А как дело обстоит сейчас? Об этом читайте далее.

Старое и новое

Как таковое правовое регулирование статуса и порядка ведения книги отзывов и предложений носит противоречивый характер. Судебная практика по данному вопросу тоже достаточно скупа. Более того: одновременно действуют нормы советских законов и современное российское законодательство.

О книге отзывов находим упоминание в Правилах продажи отдельных видов товаров, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55. Они гласят, что продавец обязан иметь книгу отзывов и предложений. Ее необходимо предоставить покупателю по первому требованию. Каких-либо обязательных требований к форме книги и порядку ее ведения Правительство не установило.

Техническая документация на многоквартирный дом включает в себя, помимо прочего, книгу (журнал) учета заявлений, жалоб и предложений по вопросам качества содержания и ремонта общего имущества в многоквартирном доме и предоставления коммунальных услуг.

Между тем продолжает действовать Инструкция о Книге жалоб и предложений в предприятиях розничной торговли и общественного питания (далее – Инструкция). Она утверждена приказом Минторга РСФСР от 28 сентября 1973 г. № 346. Указано, что документ принят «в целях усиления контроля за работой торговых предприятий, повышения культуры обслуживания населения».

Помимо прочего, указанным документом утверждена форма книги, включая:

1) форму заглавного листа;

2) форму оборотной стороны заглавного листа;

3) форму бланка заявлений покупателей (клиентов);

4) форму оборотной стороны бланка заявления.

Книга должна быть пронумерована и прошнурована, а также заверена подписью руководителя (ответственного должностного лица) и печатью организации.

Также Инструкцией утверждена форма «Журнала учета книг жалоб и предложений». Сейчас необходимость в нем отпала. Дело в том, в советские времена книга выдавалась предприятию торговли или общепита строго под расписку вышестоящими органами.

На почетном месте

Инструкция гласит, что в книгу жалоб и предложений покупатели (посетители) записывают свои жалобы, предложения и замечания. Она должна находиться в торговом зале предприятия в специальном открытом футляре на видном и доступном для покупателей месте.

В универмаге или магазине, имеющем отделы, книга жалоб должна быть в каждом отделе или зале обслуживания. В магазине самообслуживания ее место – на каждом этаже в узле расчета. В павильоне, киоске, палатке, автолавке книга помещается просто на видном месте.

Книга отзывов и предложений граждан должна быть размещена на видном и доступном для посетителей месте в помещении каждого участкового пункта милиции (п. 58 приказа МВД России от 16 сентября 2002 г. № 900 «О мерах по совершенствованию деятельности участковых уполномоченных милиции»).

По закону книга отзывов и предложений однозначно должна быть в наличии:

– у представителей розничной (в т. ч. мелкорозничной) торговли (п. 41 письма Роскомторга от 17 марта 1994 г. № 1-314/32-9 «О примерных правилах работы предприятия розничной торговли и Основных требованиях к работе мелкорозничной торговой сети»);

– в ресторанах, кафе, барах, столовых, закусочных и других местах общественного питания (п. 8 постановления Правительства РФ от 15 августа 1997 г. № 1036 «Об утверждении Правил оказания услуг общественного питания»);

– у предприятий бытового обслуживания (п. 3 постановления Правительства РФ от 15 августа 1997 г. № 1025 «Об утверждении Правил бытового обслуживания населения в Российской Федерации»);

– в автосервисах (п. 11 постановления Правительства РФ от 11 апреля 2001 г. № 290 «Об утверждении Правил оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств») и др.

«Я вам пишу. »

Инструкция гласит, что покупателю (посетителю), желающему внести запись, должны быть созданы для этого необходимые условия. А именно – предоставлена ручка или карандаш, стол, стул. При этом представителю торгового предприятия или заведения общепита запрещено требовать предъявления каких-либо личных документов или объяснения причин, которые вызвали необходимость написать жалобу, предложение, замечание.

Как должно быть

Далее в Инструкции описан механизм принятия мер по жалобе, который сейчас практически не работает. Тем не менее он таков (все архаичные нюансы опустим. – Прим. ред.):

1) работник, действия которого вызвали жалобу, немедленно сообщает об этом администрации магазина вместе с письменным объяснением по содержанию жалобы;

2) руководитель предприятия или его заместитель в двухдневный срок рассматривает внесенную в книгу жалоб и предложений запись и принимает необходимые меры к устранению отмеченных недостатков и нарушений в работе предприятия или осуществлению приемлемых предложений;

3) для сведения лица, написавшего жалобу, и контролирующих лиц администрация делает в книге жалоб и предложений на оборотной стороне заявления отметку о принятых мерах и в пятидневный срок в обязательном порядке направляет письменный ответ заявителю, указавшему свой адрес;

4) если для принятия мер по устранению отмеченных недостатков или осуществлению предложений требуется более пяти дней, руководитель предприятия или его заместитель устанавливает необходимый срок (но не более 15 дней), о чем делает в книге соответствующую отметку.

«Тайный покупатель» – это вид маркетингового исследования, который направлен на оценку процесса обслуживания клиентов с использованием специально подготовленных людей (тайных покупателей). Они осуществляют проверки от лица потенциальных/реальных клиентов и детально докладывают о результатах руководству (работодателю).

Если жалобы обоснованы, их количество и характер руководство учитывает при решении вопросов о материальном и моральном стимулировании работников.

А теперь вернемся к сегодняшним реалиям. Сегодня в проверках сферы торговли, услуг и общепита задействованы не только государственные структуры (Роспотребнадзор), но и механизм так называемого «тайного покупателя» (контроль за персоналом и пр.), к которому прибегает руководство самих проверяемых. Такой «покупатель» помимо прочего может потребовать книгу отзывов и предложений, сделать в ней запись, попросить отреагировать на свою жалобу и затем проследить ее судьбу. Впоследствии руководство предприятия наверняка сделает соответствующие выводы организационного и финансового характера по отношению к обслуживающему персоналу. В данном случае заинтересованность в клиентах и забота о них должны стоять на первом месте.

Требуют клиенты, требуют проверяющие.

Факт наличия книги отзывов и предложений интересует не только клиентов, на это смотрит также Роспотребнадзор при проведении проверок торговых точек, предприятий общепита и пр.

Конечно, само по себе наличие книги отзывов и предложений контролеров не особо интересует. Проверка всегда носит комплексный характер. Так, Роспотребнадзор проверяет наличие на информационном стенде (так называемом «уголке покупателя»):

– Правил продажи отдельных видов товаров в наглядной и доступной для покупателей форме (кстати, их тоже нужно предоставлять по первому требованию покупателя);

– вывески с указанием Ф.И.О. индивидуального предпринимателя или названия фирмы (фирменного наименования), места их нахождения (юридический адрес), режима работы и др.;

– единообразных и четко оформленных ценников с указанием наименования товара, цены за единицу, подписи материально ответственного лица или печати и даты оформления ценников.

Обратите внимание: сотрудники Роспотребнадзора не вправе изъять книгу отзывов и предложений для проверки, снятия копий и других целей. На это прямо указывает пункт 13 Инструкции.

Как наказывают

Практика проверок и судебных споров показывает, что отсутствие книги отзывов и предложений подпадает под статью 14.15 «Нарушение правил продажи отдельных видов товаров» Кодекса об административных правонарушениях. По ней коммерсанту или иному должностному лицу грозит административный штраф от 1000 до 3000 рублей. Для фирм штраф серьезнее: от 10 000 до 30 000 рублей.

Имейте в виду: есть возможность избежать штрафа. Дело в том, что в 2010 году статья дополнена таким наказанием, как предупреждение. Отделаться предупреждением выйдет только в том случае, если ранее вы не нарушали правил торговли и соответственно не привлекались к административной ответственности.

И самое главное: ответственность за отсутствие или непредоставление книги отзывов и предложений несет работодатель, а не конкретный работник (продавец, менеджер по продажам и т. п.).

Если фирма продает в розницу алкогольную и спиртосодержащую продукцию, административная ответственность наступает по части 3 статьи 14.16 Кодекса за нарушение иных правил розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции. В этом случае предупреждение вообще не предусмотрено, а штрафы на порядок выше: на должностных лиц – от 3000 до 4000 рублей, на юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей. Если нарушений много и они существенны, алкогольная и спиртосодержащая продукция может быть конфискована.

Таким образом, Роспотребнадзор может привлечь к ответственности:

1) за отсутствие книги отзывов и предложений;

2) за отказ предоставить по первому требованию покупателя книгу отзывов и предложений (например, постановление ФАС Уральского округа от 10 декабря 2009 г. № Ф09-9973/09-С1 по делу № А47-2237/2009);

3) за отсутствие информации о книге жалоб и предложений (например, постановление ФАС Уральского округа от 29 сентября 2008 г. № Ф09-6890/08-С1 по делу № А07-3758/08);

4) если книга отзывов и предложений не пронумерована, не прошнурована и нет подписи руководителя (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 октября 2008 г. по делу № А42-3318/2008).

Чтобы доказать факт отсутствия книги отзывов и предложений, проверяющим из Роспотребнадзора обычно достаточно составить протокол и представить в суд копию книги или выписки из нее. Разумеется, доводы типа «книгу мы случайно потеряли» ни проверяющие, ни суд во внимание не примут. Даже если вы (вдруг) отыщете ее или представите ее копию уже в суде, никакой роли это не сыграет.

По местному закону

Во многом законодательное регулирование сферы торговли, общепита и оказания услуг осуществляется региональными законами и даже нормативными актами местных властей. Это касается не только правил ведения деятельности, но и привлечения к административной ответственности. Так, Кодекс об административных правонарушениях субъекта РФ может предусматривать конкретный состав нарушения, в том числе связанный с наличием и ведением книги отзывов и предложений.

К примеру, в Москве правила оформления, ведения и обновления книги отзывов и предложений приведены в распоряжении Департамента потребительского рынка и услуг от 30 мая 2003 г. № 31 «Об утверждении Методических указаний по организации и осуществлению розничной торговли в городе Москве».

На начальных листах книги отзывов и предложений должны быть предусмотрены:

– текст инструкции по ведению книги (либо компиляция соответствующих правил);

– контактные данные (адрес, телефон) юридического лица или индивидуального предпринимателя;

– контактные данные (адрес, телефон) Управления Роспотребнадзора по региону;

– контактные данные иных официальных структур, осуществляющих контроль и надзор за сферой торговли, услуг и общепита (например, в Москве это Департамент потребительского рынка и услуг).

В документе особо отмечено: Методические указания разработаны во исполнение Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» в целях обеспечения открытости и доступности нормативной базы, устанавливающей обязательные требования, выполнение которых проверяют контролирующие структуры. Речь идет прежде всего о Роспотребнадзоре, а также о региональных и местных надзорных структурах в сфере потребительского рынка и услуг.

Московские нормы о книге отзывов и предложений относят ее к документам строгой отчетности. Это значит, что ее нельзя списать до полного заполнения. По заполнении хранить ее нужно в течение одного года.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя и печатью организации (индивидуального предпринимателя). Соответственно если вы ИП и нет печати, то достаточно подписи.

Московская «методичка» по книге отзывов практически от и до переписана с приказа Минторга РСФСР 1973 года. Единственное отличие: предприятие торговли должно рассмотреть жалобу не за два дня, а за две недели.

Орган управления юридического лица или индивидуальный предприниматель обязаны не реже одного раза в квартал проверять правильность ведения книг отзывов и предложений на всех торговых объектах (здесь не лишним будет напомнить о механизме «тайного покупателя»). Результаты проверок, предложения по порядку ведения книги и устранению выявленных недостатков должны быть отражены в журнале учета мероприятий по контролю.

Нужно ли регистрировать книгу?

Вопрос об обязательности регистрации книги в органах местного самоуправления (управе и т. п.) в специальном журнале (иногда специальной формы) вызывает споры. Дело в том, что ранее – торговый зал. Лучшее место – специальный стенд (уголок потребителя);

Электронная книга жалоб и предложений

Нужна ли книга жалоб и предложений — Бесплатная юридическая консультация (Помощь юриста)

Образец того, как должна выглядеть книга жалоб и предложений

1. Предоставление гражданам возможности обозначить собственную позицию и выразить мнение о качестве услуг и работе предприятия, его сотрудников. При этом на оставленную запись гражданин может получить ответ от администрации организации даже в случае, если им не оставлены контактные данные.
2. Книгу в первую очередь изучают проверяющие органы. Именно благодаря ей определяют наиболее частые причины недовольства потребителей и решают, на что именно обратить более пристальное внимание.
3. Благодаря наличию данной документации потребитель может обозначить свои претензии, а предприятие, в случае обоснованности и законности требований, удовлетворить их.

• дата составления заявления, можно написать и точное время;
• контактные данные, если потребитель рассчитывает получить от руководства письменный ответ;
• данные сотрудника, ставшего поводом для отзыва;
• описание ситуации;
• если необходимо принятие определенных мер, стоит указать приемлемые сроки, не противоречащие Законодательству;
• подпись заявителя и ее расшифровка.

Читать еще —> Прямая себестоимость реализованной продукции как найти в %

Книга отзывов и предложений: инструмент для связи с клиентом

1. Воздержаться от грубых выражений, оскорблений или ненормативной лексики. Почерк должен быть разборчивым и четким.
2. Составить лаконичный и короткий текст, не перегруженный лишней информацией. При этом стоит указать все даты и важные подробности. Например, при жалобе на просроченную продукцию важно указать, когда она была обнаружена, какого числа, а то, что покупатель чуть не приобрел ее для ребенка, можно опустить.
3. Писать можно только на одной стороне листа – на второй будет написан ответ компании.

Книга отзывов и предложений: оформление и заполнение

Некоторые граждане представляют ее себе в виде затертой тетради в клеточку или линеечку. Но это совсем не так. Поскольку это официальный документ, то выглядеть он должен подобающим образом. Конечно, для КОиП не предусмотрено законом строгой формы. Даже если она и будет похожа на тетрадь, то внешний вид ее должен отвечать ряду требований.

На ней обязательно должна присутствовать печать организации и подпись руководителя. Странички должны быть пронумерованы и прошиты. Это делается для того, чтоб их нельзя было вырвать. Но если чудо не произошло, то следует составить жалобу об отказе предъявить КОиП, снова-таки в двух экземплярах.

Один из них вы оставите на предприятии, а другой заберете себе, предварительно попросив расписаться на нем представителя фирмы/ магазина/предприятия. Если подпись откажутся поставить, можете просто воспользоваться почтовыми услугами и отправить жалобу заказным письмом с уведомлением.

5 основных правил ведения книги отзывов и предложений на предприятии

• Сразу после покупки документ необходимо прошить. Для этого с помощью шила проделывается несколько дырок возле корешка, через которые продевается нитка. Концы нитки связываются на последней странице внутри книги, а на узелок приклеивается кусочек бумаги, на котором отмечается количество страниц документа, дата прошнуровки и ФИО, должность лица, прошнуровавшего книгу. На бумагу также необходимо поставить печать организации (при ее наличии) или подпись руководителя. Данные реквизиты проставляются таким образом, чтобы они захватывали и бумагу, наклеенную поверх узелка, и саму книгу.
• Листы документа обязательно нужно пронумеровать в правом верхнем или нижнем углу (за исключением титульных страниц). Номера страниц следует проставлять только с одной стороны листа, которая предназначена для написания отзыва или предложения, но не ответа на них.
• Затем необходимо заполнить первую страницу книги. На ней отмечается наименование организации, орган, зарегистрировавший документ, дата начала ведения книги и подпись руководителя.
• На второй странице книги жалоб размещается информация о контролирующих органах, их месте нахождения и контактах. Как правило, наименование контролирующих органов уже внесено в печатную версию книги. Вам лишь необходимо отметить их адреса и телефоны.

Важно отметить, что в законодательстве не предусмотрено требование об обязательной регистрации книги отзывов и предложений. Это значит, что ответственность за отсутствие регистрации не последует. Однако осуществление данного юридического акта лежит в ваших интересах.

Рассмотрение жалоб потребителя — как оформляется и ведется книга жалоб и предложений

• стиль написания должен быть официально-деловым;
• недопустимость эмоций (оскорбления или угрозы в тексте не должны присутствовать, в претензии пишутся лишь факты нарушений прав покупателя);
• правовые моменты (наличие в тексте ссылок на законодательные нормы и правовые акты значительно увеличивает шанс решения вопроса в пользу потребителя);
• полнота текста (жалоба не должна быть слишком обширной или короткой, по объему она должна составлять только то количество слов, которое полностью раскрывает суть проблемы, опуская лишние сведения, не относящиеся к делу);

1. регистрация нарушений в нише предприятий, предоставляющих услуги населению;
2. фиксация положительных отзывов потребителей услуг;
3. контроль над злоупотреблением служебными полномочиями;
4. внесение предложений по улучшению качества обслуживания, производительности труда и условий работы.

Как заполнить книгу жалоб и предложений: образец

Если вы недовольны качеством обслуживания или товара в магазине или на предприятии, оказывающем услуги, то запись в книге жалоб и предложений будет сигналом для проверяющих органов о том, что руководство предприятия пренебрегает защитой прав потребителей. В этом случае с руководством будет проведена разъяснительная работа, которая включает в себя не только беседы, но и штрафные санкции.

Еще одна причина оставить запись в книге жалоб и предложений – понравившееся вам отношение кого-то из сотрудников. Напишите благодарность этому сотруднику и, возможно, ваше мнение станет решающим в его карьере. В этом случае велика вероятность, что он сможет привить правильное отношение к клиентам и своим подчиненным.

Нужна ли книга жалоб ИП

При оставлении замечания или предложения, потребитель должен следовать правилу лаконичности. Пример жалобы в книгу – «Продавец ФИО в ___ часов ____ минут не обслужил меня, будучи совершенно свободным. Он разговаривал по сотовому телефону и на мою просьбу ответил словами, что ему некогда». Не следует расписывать действия пошагово, но стоит максимально подробно изложить суть претензии. Закон устанавливает правило, что потребитель должен быть обеспечен ручкой, столом и стулом.

1. Она служит средством коммуникации между потребителем и поставщиком услуги или товара. При помощи книги жалоб ИП узнает подробности о работе отдельного сотрудника или слышит мнение покупателей относительно работы фирмы в целом.
2. Книга жалоб ИП – первый документ, требуемый инспекционным контролем при проведении надзорных мероприятий по проверке качества товара или услуг. С помощью документа удается установить, что вызывает недовольство со стороны потребителей и приступить к проверке этих замечании. Отсутствие книги жалоб дает право проверяющим органам наложить штраф.
3. Используя книгу, потребитель может сразу зафиксировать факт низкого качества товара или обслуживания, оставить предложения по улучшению работы или поблагодарить предпринимателя. Дополнительно он обладает правом получить письменный ответ в книге жалоб без указания своих данных, что для многих является решающим фактором.

Источник: firstjurist.ru