Как заверить документы от ИП

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Можно ли работать без печати ИП — закон, образец письма

• на доверенности от имени организации (при обжаловании действий таможенного органа);
• на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов;
• на «бумажной» отчетности о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых и (или) используемых товарах и о совершенных таможенных операциях;
• на выписках из системы учета товаров, представляемых должностным лицам таможенных органов.

На данный момент в российских законах нет четких требований к печати индивидуального предпринимателя. В свое время существовал реестр, в котором регистрировались печати бизнесменов и юрлиц. Однако впоследствии ведение этого документа было признано нелегитимным. Тем не менее, изготовители до сих пор учитывают существовавшие ранее требования к печати.

Как заверить документы для налоговой по требованию

Мнение эксперта
Коротченков Юрий Николаевич, консультант по юридическим вопросам
Если вам нужна консультация, пишите мне!
Задать вопрос эксперту

Нужна ли печать для ИП в 2023 году: где ее можно изготовить, как быть без нее • На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной. Пишите и задавайте вопросы, я всем отвечу!

Как заверять копии документов | 2023

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.
Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа. Удостоверяем копию заверенной копии трудовой книжки.

Может ли ИП работать без печати в 2023 году

Имеет ли силу документ без печати организации — Бюро «Печати и штампы»

Дату, когда изготовлена копирующая бумага трудовой книжки, укажите во второй графе раздела «Сведения о работе». Запись «Работает по настоящее время» размещают в третье графе этого раздела. На приведенном ниже образце видно, что подпись и ее расшифровка, оттиск печати, а также должность лица, уполномоченного осуществить данную процедуру приведены под всеми записями. Как самостоятельно проверить благонадежность контрагента читайте в этой статье.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Как правильно прошить и опечатать документ

Нужна ли вам помощь юриста?

ИП без печати

• расширения клиентской базы за счет крупных организаций, государственных компаний;
• повышения статуса бизнесмена, доказательства его серьезных намерений;
• снижения риска подделки документации;
• возможности отказа от кассовой аппаратуры при ведении определенной деятельности на УСН либо другом спецрежиме, если это предусмотрено законодательством.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя.

Как заверить документ копия верна, образец, заверка или заверение?

Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;. К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании.

Выписки рационально оформлять на фирменном бланке предприятия. В качестве наименования указывают: «Выписка из…», далее приводят наименование оригинала, ставят актуальную дату и соответствующий номер приказа, на основании которого оформляют документ.

Заверка документа у нотариуса

• ФЗ №82 от 06.04.2015 — это основной закон, который отменил обязательность применения печати для большого количества субъектов хозяйствования. В частности, теперь даже АО и ООО могут вести свою деятельность не имея печати. Однако ИП могли обходиться без нее даже до принятия этого закона.
• ФЗ №129 от 08.08.2001 — закон, регламентирующий порядок государственной регистрации предпринимателей, и в нем не содержится никаких требований к обязательному наличию печати у индивидуальных предпринимателей.
• Письмо УФНС от 28.02.2006 №28-10/15239 является документом разъяснительного характера, где уточняется позиция налоговой службы о том, что печать не является обязательным атрибутом индивидуальных предпринимателей в принципе.

Сейчас печать позволяет решать множество вопросов в рамках ведения бизнеса без всяческих проблем. И поэтому обзавестись ей все же стоит, даже в случаях, когда она не предусмотрена действующим законодательством. Однако не все индивидуальные предприниматели задумываются о существующих минусах работы без печати ИП. К таким недостаткам можно отнести:

Свидетельствование верности копий документов

Для защиты от таких рисков они могут запросить от ИП письмо, подтверждающее отсутствие у него печати. Направляется такой запрос в свободной форме. И само письмо о наличии печати у ИП точно так же отправляется в ответ тоже в свободной форме. Поэтому составить его будет несложно. Образец письма может выглядеть следующим образом:
Именно такой порядок установлен в соответствующем пункте 3. печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2).

С уничтожением печатей лучше не спешить

1. Увольнение сотрудника . Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 определяет, что запись в трудовой об увольнении должна быть заверена печатью. Закон не содержит исключений для ИП. При этом взять на работу можно и при отсутствии печати, а при увольнении могут возникнуть трудности.
2. При использовании бланков строгой отчетности . Однако скоро данный документ окончательно станет недействительным, но на практике пока что продолжает использоваться.
3. При использовании приходных кассовых ордеров . Об этом говорит Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ вступил в силу 7 апреля 2015 года (за исключением некоторых положений в части таможенного регулирования). Что же изменится после этой даты в практической работе, то есть во взаимоотношениях с контрагентами и государственными органами? Проанализируем несколько примеров.

Мнение эксперта
Коротченков Юрий Николаевич, консультант по юридическим вопросам
Если вам нужна консультация, пишите мне!
Задать вопрос эксперту

Практические выводы • на доверенностях, в целях получения аккредитации участников электронного аукциона;. В свое время существовал реестр, в котором регистрировались печати бизнесменов и юрлиц. Пишите и задавайте вопросы, я всем отвечу!

Какие реквизиты добавятся к заверенной копии с введением нового ГОСТа

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.
При этом не имеет значения, где именно будут стоять цифровые обозначения. Какие реквизиты добавятся к заверенной копии с введением нового ГОСТа.

Заключение

Статьи по теме

Поэтому довольно часто у нас возникает вопрос: “Какие документы необходимо заверять, как заверять документы «копия верна», кто этим занимается?” Если заглянуть в нормативно-правовые акты, то ответы довольно просты. На практике компании изготавливают штамп Копия верна Верно с постоянной информацией.

Источник: juristes.ru

Образец, как правильно заверить документ «копия верна» в 2021 году

Если акт, полностью повторяющий сведения оригинала, заверен надлежащим образом, он имеет такую ​​же юридическую силу, что и оригинал (п. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих случаях:

• предоставлять контракты, счета-фактуры, документы, свидетельства о праве собственности и т д сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• предоставлять сотрудникам справки и выписки по их трудовой деятельности.

Сотрудники компании (в том числе бывшие сотрудники) имеют право оформить запрос на выдачу любых фотокопий документов, относящихся к их работе (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.д.). Работодатель обязан освободить их бесплатно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Федерации от 16.04.2003 г. № 225).

Заверенные дубликаты также требуются различными учреждениями:

• налоговые инспекции;
• Пенсионные фонды;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорный орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
• судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются нотариально. Конкретные ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на иностранные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового учета, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе сертифицировать их самостоятельно.

Эту процедуру может выполнять ограниченное количество людей:

• менеджер (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• руководитель или специалист по кадрам;
• другие уполномоченные должностные лица аппарата организации.

Без дополнительных актов заверять ксерокопии важных документов имеет право только руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Для остальных сотрудников потребуется дополнительная бумага для предоставления им таких полномочий, например, подпись в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит эту процедуру.

ВАЖНО! Фотокопия удостоверяется только тем, кто ее подготовил или сравнил с оригиналом. Вы не можете взять на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица имеют право заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов разрешено только при наличии разрешения этих организаций. Это не требуется, если карты необходимы для приема на работу граждан или связаны с регистрационной практикой действующих сотрудников компании.

Какими НПА руководствоваться

Нет единого законодательного акта, регулирующего процедуру копирования документов. В большинстве случаев они руководствуются национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным, если это утверждено во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

• Постановление Президиума Верховного Совета СССР от 25 декабря 2004 г. 9779-X от 08.04.83 (с изменениями от 08.12.2003), этот акт по-прежнему имеет силу закона;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальное законодательство» ;
• положения специальных законодательных актов (например, Налоговый кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных документов необходимо соблюдать установленный законодательством порядок заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает необходимые шаги:

1. Изготовление дубликата документа (обычно копировальной техникой).
2. После текста и слова «Подпись», напечатанной или написанной от руки, ставится знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
3. Затем укажите данные должностного лица, заверившего фотокопию: ФИО, должность, личная подпись, его стенограмма.
4. Дата указана.
5. Ксерокопия заверяется печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с официальной печатью, копии, кроме нотариальных, официальными печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды пломб, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерии, секретариата) или пломбы по предварительной записи.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил детали — мы должны указать местонахождение оригинала. Если фотокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется. Если он выдается сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в . организации в случае нет . в течение . одного года». Вы имеете право написать эти реквизиты от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, есть два способа:

1. Вы должны поставить отметку «Верно» и остальные детали на каждой из них.
2. Сшиваем листы, номер, в конце указываем их количество и заверяем.

ВАЖНО Обычно заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные акты. В банках этот период часто даже короче, от нескольких дней до двух недель.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Для удостоверения документации допускается два типа отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. В первом случае необходимо создать специальный штамп с аббревиатурой «Corretto» или «Copia èorrect». Но учтите, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия правильная». Есть возможность создавать штампы двух типов: «Копия» и «Правда». Первый укажет на дубликат документа.

Второй — для его безопасности.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:

• штамп ставится в конце текста под всеми подписями;
• ставят на свободное место, обычно в правом нижнем углу;
• запрещается накладывать текст;
• его можно использовать по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы это разрешают).

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не запрещает размещать на копируемых материалах рукописные надписи со словами «Верно». Этот метод используется довольно часто. Хотя штампы используются не всегда — в большинстве случаев они изготавливаются в крупных компаниях, которым приходится каждый день заверять большой объем документации, удобнее делать это с помощью штампа.

Сегодня: мнение Минфина

Режим самоизоляции вернул этот вопрос на повестку дня путем обмена сканированными изображениями, имеющими юридическое значение. Два месяца назад в министерстве финансов спросили, как торговать первичными средствами, если все сидят дома. Чиновники задумались и выпустили письмо Минфина РФ от 22.04.2020 г. 03-01-10 / 32570. Пункт 13 данного письма посвящен использованию сканированных копий.

Если убрать преамбулу и оставить только суть, Минфин сочтет принятие сканированных копий к бухгалтерскому учету не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Какие бывают исключительные случаи, в письме не раскрывается. А письма Минфина вымышленные, юридической силы не имеют. Но я думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажорными обстоятельствами, — это просто исключительный случай.

Как заверить электронный документ

Заверение цифрового документа требуется в зависимости от получателя и законодательства. Существуют различные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом от 25.07.2012 г. 63-ФЗ (простые, неквалифицированные продвинутые, опытные продвинутые), которые нужны в разных ситуациях. Их производят специализированные компании. Как правило, копирование и печать цифровых документов включает в себя несколько элементов:

• слова о подписании документа электронной подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилия, имя и отчество держателя сертификата;
• срок действия сертификата.

Иногда к штампу добавляют логотип компании или брендинг.

• https://ppt.ru/art/dokumenty/kopiya-verna-ili-kak-pravilno-zaveryat-dokumenty
• https://vc.ru/legal/130541-skany-pervichnyh-dokumentov-priravnyali-k-originalam

Источник: www.dvenashka.ru

Применение ГОСТа Р 7.0.97-2016 для заверения копий документов в сфере закупок

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. НК РФ).

Внимание

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

• Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
• Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/[email protected], в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Зачем нужны копии и как их получить

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Правило 1. Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

1. Трудовой книжки;

2. Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2018

Правило 2. Трехдневная отсрочка

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

Правило 3. Заверяем копии в соответствии с новым стандартом

С 1 июля 2022 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

• Надпись «Верно».
• Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
• Дата заверения.
• Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

На смену ГОСТу Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применять ли его для оформления организационно-распорядительных документов, компания решает самостоятельно.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Заявление слесаря-сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа Р 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:

Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/[email protected]; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526).

При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Можно ли заверить документ надписью от руки

В законодательных актах запрета на использование надписи от руки на копиях нет. Это самый распространенный способ удостоверения. Штампы и оттиски используются при большом объеме документации для удобства.

Образец

Надпись от руки выглядит следующим образом.

подлинник находится в ______________ (краткое наименование организации)

_________ ______________ ______________

(должность) (расшифровка подписи) (фамилия и инициалы лица, заверившего документ)

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

Совет

Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…

■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.

ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:

• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

Следующий этап – обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог – введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

■ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее – ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:

Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

■ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) – путем внесения поправки в стандарт.

Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.

Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.

Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.

Источник: o-platil.ru