Как заверить копию трудовой книжки ИП

Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:

для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
при судебных разбирательствах;
при оформлении наследства, социальных выплат;
при создании ИП;
для ускорения процедуры усыновления ребенка.

Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.

Как правильно заверить копию — Елена Пономарева

Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки

В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:

часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.

Советуем прочитать: Как рассчитать пени

Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.

Какую отметку поставят, выполняя заверение копии документа

Согласно ГОСТу возможны два варианта отметок, которые получит книжка. Подходящий вариант выбирается зависимо от того, с какой целью нужна копия. Она может быть использована во внутренних или во внешних целях.

Если образец останется для внутреннего пользования в компании, достаточно чтобы нотариус поставил отметку, на которой написано, «Верно» или «Копия верна». На копии указывается, кто её заверял и дата заверения.
Если копия будет использоваться в другой компании, помимо уже описанной процедуры, нужно ещё добавить сведения о том, где хранится оригинал документа (название компании и её точный адрес). Эта надпись также должна быть заверена печать нотариуса.

Заверяется каждый листок копии по отдельности, а не вся кипа бумаг разом. В исключительных случаях (если листов очень много) их можно сшить и заверить все вместе, но такая практика не распространена и не надежная в плане юридической целесообразности. Нотариус поможет определиться, как действовать в каждом случае.

КАК ЗАВЕРЯТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ

В некоторых компаниях работают штатные нотариусы, но если ваше рабочее место не относится к таким, можно воспользоваться услугами внештатного специалиста.

Новый ГОСТ — новые правила

Несколько лет руководители пользуются ГОСТом Р 6.30–2003. В документе прописаны основные правила заверения копий трудовой книжки. Сейчас следует использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Здесь прописаны новые правила заверения организационно-распорядительных документов.

Данные правила рекомендуется использовать, но нет прямой обязанности. Как показывает судебная практика, именно этим стандартом нужно пользоваться при заверении документов. Во избежание споров с работниками и контролирующими органами, именно этот стандарт нужно использовать для заверения копий трудовой книжки для работников, для банков и других организаций.

Зачем требуется заверенная копия трудовой?

Копия трудовой книжки может потребоваться работнику для предоставления в различные инстанции или работодателю для предоставления в ФСС.

Если копия нужна сотруднику следует написать заявление на имя руководителя. Максимум через 3 рабочих дня начальник должен удовлетворить просьбу работнику и выдать ему копию трудовой книжки, заверенной по установленным правилам.

Наиболее частая просьба о выдаче копии – предоставление её в банк для подтверждения стажа при оформлении кредита. Но в заявлении работник может только озвучить просьбу о выдаче, а причину имеет право не указывать.

Советуем прочитать: Срок действия диагностической карты 2023

В чём заключаются новые правила?

Характерных отличий ныне действующего ГОСТа от предыдущего нет. Согласно новым правилам, ответственный сотрудник должен предпринять следующие действия:

сделать копию трудовой книжки с помощью множительной техники, копировать нужно каждую страницу, даже если много листов;

Если листов в трудовой книжке много, можно поступить следующим образом. На первом и последнем листе сделать штампом слово «копия», прошить все листы, пронумеровать их. Концы нитки необходимо вывести на оборот последнего листа, завязать их и опломбировать.

На листке с пломбой сделать запись «Верно. Всё прошито, пронумеровано и скреплено печатью _ листов».

Далее руководитель предприятия указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. Аналогичные действия предпринимает ответственный сотрудник отдела кадров. После каждой подписи ставится календарная дата. После вся надпись скрепляется «живой» печатью предприятия.

Печать должна быть хорошо читаемой, не размытой, с указанием всей основной информации о работодателе.

Вам также будет интересно:

Если страниц не много, то заверять необходимо каждую. Заверительная надпись должна содержать в себе в обязательном порядке:

слово «верно» или аналогичное;
должность ответственного сотрудника, который провёл процедуру заверения копии;
личная подпись ответственного сотрудника, её расшифровка;
календарная дата, когда документ был заверен.

Рекомендуется дополнительно сделать надпись, что работник «трудоустроен по сегодняшний день». Если копия нужна в банк, без этой надписи могут не принять справку в качестве подтверждения трудоустройства.

Новые правила гласят – в заверительной надписи должна содержаться информация о месте, в котором хранится оригинал трудовой книжки. Чтобы соответствовать стандарту, необходимо указать не только название работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Фото правильно оформленной заверительной надписи работодателем в трудовой книжке — образец 2022:

Советуем прочитать: Жалоба в министерство здравоохранения образец

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем - образец

Фото правильно оформленной заверительной надписи без номенклатуры дел в трудовой книжке — образец 2022:

Фото правильно оформленной заверительной надписи со штампом в трудовой книжке — образец 2022:

Заявителю рекомендуется проверить полномочия работника, который будет копию заверять. Можно самостоятельно провести сверку записей в трудовой книжке. При обнаружении недочётов или ошибок, нельзя самостоятельно вносить правки.

Следует сообщить о несоответствии ответственному работнику отдела кадров, корректировки будут внесены в установленном порядке.

Малым предприятиям разрешено хранить трудовые книжки в шкафу или сейфе. Если так есть на самом деле, то в заверительной надписи достаточно будет указать наименование работодателя.

Необязательно каждый раз делать заверительную надпись от руки. Если предприятие крупное, то можно сделать штамп. От руки прописывать только календарную дату заверения копии и реквизиты дела, в котором хранится подлинник.

Когда работодатель обязан выдать копию трудовой книжки?

если от работника поступило письменное заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки
и работодатель ведет его трудовую книжку в бумажном виде.

Напомним, трудовая книжка может находиться на руках у работника. В частности, когда он получил ее в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности 1 или не передавал работодателю при трудоустройстве на дистанционную работу 2 и по-прежнему не хочет отдавать ее для ведения. В этом случае работодатель не обязан изготавливать и заверять ее копию, даже когда работник принесет оригинал.

Какие изменения надо внести в должностную инструкцию и трудовой договор в связи с новыми обязанностями кадровых работников, связанных с переходом на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, читайте в статье «Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА» в № 6’ 2020

срок реагирования на просьбу работника (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления)
и требование о заверении копии трудовой надлежащим образом. Однако какой способ заверения является надлежащим, ТК РФ не уточняет.

Советуем ознакомиться:

Ответственность нотариуса
Свидетельство о разводе онлайн
Договор дарения квартиры
Каковы условия и порядок заключения брака
Проверить юр лицо
Обязанности кассира

Источник: xn—-7sbbfnbc5ajrhpegqv.xn--p1ai

Как правильно заверить копию трудовой книжки образец

Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Поэтому мы обсудим нюансы того, как правильно заверить копию трудовой книжки образец.

Работникам довольно часто приходится обращаться за копией трудовой книжки. Наиболее распространенные случаи, при которых она необходима это:

Принятие решения сотрудниками банка для выдачи кредита (подтверждает текущую занятость человека и его платежеспособность);
Назначение пенсии (предоставляет сведения о стаже работника);
Создание резюме и др.

Работник имеет право запросить данный документ у работодателя. Поскольку трудовая хранится в отделе кадров организации, и ее оригинал выдается только при увольнении, работодатель должен предоставить копию документа.

Трудовая книжка — основные моменты

Для начала рассмотрим, где и кем оформляются данные бумаги. Это зависит от места хранения трудовой книжки:

Гражданин трудоустроен и числится в штате организации. При таких обстоятельствах она находится либо в кадровом подразделении, либо непосредственно у руководителя организации. Ее могут заверить следующие лица:
Директор организации;
Начальник кадровой службы;
Бухгалтер, совмещенный с должностью кадровика;
Главный бухгалтер (если не имеется специального отдела или службы).

При обращении в отдел кадров необходимо подать письменное заявление. При получении запроса у специалиста отдела кадров имеется три рабочих дня для предоставления услуги.

Гражданин работает, но не числится в штате организации (например, работает по гражданско-правовому договору), или вовсе не трудоустроен. Тогда трудовая должна находиться на руках. В таких условиях она заверяется у нотариуса. Для этого достаточно обращения в устной форме, предоставив самостоятельно сделанную копию документа, оригинал и паспорт. Оформление копии происходит так же, как в отделе кадров или самим руководителем.

Как правильно заверить копию трудовой книжки образец заполнения

А теперь поговорим об обязательных моментах при выдаче ксерокопии трудовой.

Сначала уточняем, какие страницы в документе необходимы. Затем копируем и следим за тем, чтобы распечатанная информация была отчетливо видна.

Копия трудовой книжки будет правильно заверенной и иметь юридическую силу в том случае, если:

На скопированных страницах проставлена пометка «Копия верна» и оттиск печати.
Эти реквизиты дополнены «живой» подписью директора по персоналу/начальника отдела кадров или директором/гендиректором организации (не оттиск штампа печати и не копия с другого документа!).
На последней странице указаны ФИО должностного лица, подготовившего и заверившего кадровый документ, актуальная дата. Там же проставлена маркировка «Работает по настоящее время в должности…».
Важный момент: печать организации должна захватывать сведения о работе и подпись руководителя!

Еще один образец заполнения трудовой книжки

При необходимости предоставить весь документ, для удобства допускается следующее:

Сшить все ксерокопии страниц.
Нитки вывести на последнюю страницу, приклеить к внутренней стороне.
Указать количество листов распечатанного документа.
Поставить ФИО и должность ответственного лица.
Написать дату заверения.
Проставить «мокрую» печать.

Срок действия копии составляет 1 месяц.

Источник: clubapp.ru

Заверение трудовой книжки

В соответствие со ст. 62 ТК РФ работник вправе получить копии и выписки любых документов, связанных с трудовой деятельностью, в том числе трудовой книжки. Правила оформления и заверения копии трудовой книжки должны соответствовать ТК РФ и стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как запросить и получить копию трудовой книжки

Для получения заверенной копии трудовой книжки работник должен обратиться с письменным заявлением к работодателю. Цель получения копии указывать в заявлении не обязательно. Срок оформления и выдачи заверенной копии не может превышать 3 рабочих дней, а платить за этот работник не должен.

Трудовая книжка находится на ответственном хранении у работодателя только в период действия трудового договора. Делать копию и заверять ее в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 будет специалист предприятия, на которого возложены такие обязанности (как правило, этим занимается кадровая служба или делопроизводство).

Получить копию трудовой книжки можно на руки, о чем ставится подпись в личном деле. По просьбе работника копию могут направить по почте (например, если сотрудник находится в длительной командировке). Также копию документа может получить представитель, если ему выдана доверенность.

Если заверенная копия трудовой книжки нужна в период нетрудоспособности или после увольнения, нужно обращаться в нотариальную контору. Чтобы нотариус удостоверил тождество, нужно представить оригинал трудовой книжки. Услуги по удостоверению платные, а тариф определяется прейскурантом нотариуса.

Консультация юриста в чате или по телефону: 8 (800) 101-46-29

Как правильно сделать копию трудовой

В электронном виде копия выдается, если такое требование указано в заявлении работника, а у предприятия есть техническая возможность удостоверения документов ЭЦП. Если предприятие не имеет цифровой подписи, в ответе на заявлении нужно указать на невозможность заверения электронной копии документа.

При снятии копии с трудовой книжки и подготовки ее к заверению нужно учитывать следующие правила:

при создании копии на двух и более страницах, второй и последующие листы нумеруют;
номера страниц проставляются посередине верхнего поля копии на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;
допускается создание копий на лицевой и оборотной сторонах листа (ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должны быть равны).

После снятия копий все листы должны быть прошиты в порядке нумерации. Сложенные листы сшиваются по левому краю, а края ниток заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист копии.