Как заверяет документы ИП

Как правило, для того чтобы научиться правильно сшивать документы, может потребоваться не один сеанс. Например, вам нужно будет сшивать документы для сдачи отчетности в ПФР, документы для налоговой инспекции (например, книгу доходов и расходов*) и т.д.

Марки должны быть проставлены как на аккредитационной наклейке, так и на листе. Оттиск печати как на наклейке документа, так и на листе, а также заполненные клеем узел и нить служат для обозначения неприкосновенности документа.

Ссылка: Как изменится моя пенсия в Крыму после достижения 80-летнего возраста?

Как заверить документ спрепленный степлером

Чисто внешнее отличие — первый сшивается сам по себе (как правило, каждый документ сшивается отдельно), второй может быть сшит в дело (каждое дело может состоять из любого количества документов), каждый может иметь картонную кожу.

Сначала необходимо создать отверстия (перфорацию). Для большинства документов достаточно трех. Отверстия (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго перпендикулярно.

КАК ЗАВЕРЯТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ

Если документ должен быть прошит нитками и документ состоит из нескольких листов, можно работать с перфоратором, а можно пробить отверстия иглой, т.е. сразу «прошить» их. Для особо важных документов лучше пробивать пять отверстий; некоторые утверждают, что сшивание документа нитью через три отверстия недостаточно надежно, поэтому остаются альтернативные возможности Сшивание через пять отверстий — это предел защиты документов, который может обеспечить сшивание.

Отверстия должны быть расположены с левой стороны — в принципе, это не проблема, так как у всех есть опыт «пробивания» листов и размещения их в файлах. Фактически, расположение отверстий для сшивания документа идентично.

Как происходит заверение документов с 2021 года

Изменился лишь сам процесс и формат. С помощью скопированного документа руководителю работодателя необходимо

• Отметьте документ как «Верный» и
• утвержденная подпись и расшифровка, —
• дата подписания — — дата утверждения, и
• Где хранится оригинал документа — если копия отправлена в другую организацию, следует указать название организации, где хранится документ, дату создания документа и его реквизиты.

Важно: Конечные точки являются новыми, поскольку они не использовались ранее.

Эти требования распространяются на все копии документа, без исключений, выполняемых для внешних приложений.

Общие требования к заверению документов в соответствии с новыми государственными стандартами подробно описаны здесь.

Если копия требуется для внутреннего использования в производственной среде, она должна быть подписана криптографической расшифровкой сотрудника, выдавшего сертификат, и заверена как ‘True’ с указанием даты сертификата.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Поэтому важно, чтобы все сотрудники и лица, сталкивающиеся с большим объемом документов на рабочем месте, знали, как правильно скреплять документы. Ведь это занятие очень утомительное и требует аккуратности и внимания.

Правильное оформление документов позволяет избежать многих организационных проблем и облегчить документооборот. Если переплести их в соответствии с правилами, важные документы не потеряются и не окажутся бесполезными.

Как правильно сшить документы

Пять отверстий в основном используются для сшивания бухгалтерских документов, поскольку они в конечном итоге намного толще обычных документов. Это, вероятно, самый высокий уровень защиты, который может быть достигнут при сшивании. Отверстия должны находиться на расстоянии 5 см друг от друга с левой стороны.

Как только вы узнаете, как сшивать документы с тремя отверстиями, вам не составит труда сшивать документы с четырьмя отверстиями. Процедура практически идентична предыдущему варианту, за исключением того, что расстояние между соседними отверстиями составляет примерно 1,5 см.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

В нашей компании эта статья полезна для юридических отделов, бухгалтеров, кадровых служб и архивариусов. Он также полезен в офисах для сотрудников. Мы хотели бы продублировать его на нашем ксероксе и разделить на эти разделы для единообразия документа.

Добрый вечер, подскажите пожалуйста, как правильно ввести порядок файлов: первый номер внизу конверта и по возрастанию (от 250 (сверху) до 1 (снизу)) или наоборот — первый номер документа — это первый лист, последний — 250. Как инициировать продолжение, т.е. перенумерацию, если объем высок? Я могу ответить на вашу электронную почту! Спасибо.

Прочие требования согласно новому нормативу

• Чтобы ограничить доступ к информации, на ней ставится гриф «коммерческая тайна» или «конфиденциально».
• Токен цифровой подписи, указывающий на ее существование — номер мастер-сертификата, имя владельца сертификата и срок его действия. Здесь вы узнаете, как получить ЭЦП для человека.

Кроме того, ГОСТ дает рекомендации по новым процессам оформления документов — правила нумерации, предпочтительное использование шрифтов и способы форматирования страниц.

Также освещены варианты использования титульного листа для создания страниц с обеих сторон, не затрагивая печатный текст.

Структура и детализация документа.

Как делать копии многостраничных документов :

• Начало на стр. 2.
• вверху страницы, в центре страницы, а не в углах.
• При создании двусторонних копий одного листа бумаги пробелы для текста должны совпадать.
• Кроме того, размер и тип шрифта, интервалы между строками, интервалы между абзацами и интервалы между строками, а также
• Кроме того, можно выделить основные моменты — отдельные фрагменты, имя получателя, заголовок текста и подпись.

Руководство как прошивать и заверять документы

Уважаемый читатель! Если вам нужна консультация специалиста по вопросам открытия и ведения бизнеса (предпринимательское право) и электронной кассы, советуем вам немедленно обратиться к профессиональному юристу.

Нумерация документов также является важным элементом сертификата, так как количество страниц должно быть указано в надписи сертификата на последней странице документа. Документы обычно маркируются арабским номером в правом верхнем углу документа. Чтобы прочитать руководство по расчету производительности и видам расчета, нажмите здесь.

Советуем ознакомиться:

1. Что такое банкротство
2. Срок перечисления материнского капитала продавцу квартиры 2023
3. Получение водительского удостоверения после сдачи экзаменов
4. Продал машину дороже чем купил

Источник: babaevskoe35.ru

Как правильно заверить документ «копия верна» в 2023 году

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

• налоговые инспекции;
• Пенсионный фонд;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
• судебные инстанции.

Какими правовыми актами следует руководствоваться

Единого законодательного акта, регламентирующего порядок воспроизведения документов, не существует. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным в случае утверждения во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании необходимо руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР № № 9779-Х от 08.04.83 (с изменениями от 12.08.2003), акт действует как закон;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт»;
• положения специальных законодательных актов (например, Налогового кодекса Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации).

Кто имеет право заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.

Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:

• менеджер (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист по кадрам;
• иные уполномоченные должностные лица в штате организации.

Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.

Важно! Фотокопия заверяется только теми, кто подготовил и сравнил ее с оригиналом. Вы не можете брать на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица вправе заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов допускается только при наличии разрешения этих организаций. Не требуется, если карточки необходимы для трудоустройства граждан или касаются личной практики действующих сотрудников компании.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

• руководитель (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист кадровой службы;
• иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

ВАЖНО!Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
• положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

Процедура сертификации организации

При выполнении дубликатов важных документов необходимо руководствоваться установленным законодательством порядком заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает обязательные шаги:

1. Изготовление дубликата документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись», как печатной, так и собственноручной, проставляется знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
3. Затем указать данные должностного лица, заверившего фотокопию: Ф.И.О., должность, личную подпись, его расшифровку.
4. Проставить дату.

Ксерокопия заверяется печатью организации или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с гербовой печатью, копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды печатей, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — надо указывать местонахождение оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется. Если он выдан сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в … организации в … № … в течение … одного года». Вы имеете право написать этот реквизит от руки или в виде почтовой марки.

Если в дубликате несколько страниц, есть два пути:

1. На каждом из них следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты.
2. Листы сшить, пронумеровать, в конце указать номер и заверить его.

Важно! Как правило, заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя этот срок в законодательстве не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные документы. В банках этот срок зачастую еще короче, от нескольких дней до двух недель.

Можно ли заверять вручную

Законодательством не запрещается проставление рукописных знаков с формулировкой «Верно» на копируемых материалах. Этот метод используется достаточно часто. Хотя штампы используются не всегда – чаще всего их изготавливают в крупных компаниях, которым необходимо ежедневно заверять большой объем документации, удобнее это делать штампом.

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
4. Указывается дата.
5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

ВАЖНО!Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

Когда понадобится

Организации может потребоваться копирование в следующих случаях:

• для предоставления документов (ксерокопий учредительных документов, лицензий, договоров, накладных, первичных бухгалтерских документов и т. д.) сторонним коммерческим организациям и государственным органам (налоговой инспекции, Пенсионному фонду, Роспотребнадзору и т. д.);
• во внутреннем документообороте между отделами, сотрудниками;
• для предоставления доказательств в суд;
• при ответе на запросы заявителей-граждан, работников.

Во внутреннем документообороте допускается использование реквизитов, утвержденных в локальных нормативных актах. При заверении копий, направляемых в сторонние организации, а особенно в суд или госорганы, следует руководствоваться действующим законодательством и судебной практикой.

Судебная практика исходит из позиции, что надлежащим образом заверенная копия — это ксерокопия, заверенная нотариально или организацией, ИП с использованием печати.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа.

Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

• штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
• ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
• запрещено перекрывать им текст;
• применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2022 год.

27 июля 2021 года

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

• слова о подписании документа цифровой подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
• период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

• https://ppt.ru/art/dokumenty/kopiya-verna-ili-kak-pravilno-zaveryat-dokumenty
• https://www.buhgalteria.ru/article/kak-zaverit-kopii-dokumentov-dolzhnym-obrazom-ili-nadlezhashche
• https://online-buhuchet.ru/kak-pravilno-zaveryat-kopii-dokumentov-v-2022-godu/
• https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/kak-zaverit-dokumenty-i-ikh-kopii

Источник: topzapravka.ru