Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
О чем вы узнаете:
- Полный список документов при увольнении
- Расчетный лист
- Трудовая книжка или форма СТД-Р
- Медицинская книжка
- Справка о сумме заработной платы
- СЗВ-М
- СЗВ-СТАЖ
- Расчет по страховым взносам
- Документы по заявлению сотрудника
- Штраф за невыдачу документов
Итак, у вас увольнение сотрудника. Произойти это может по инициативе как самого работника, так и работодателя. Независимо от причин , работодатель выдает список документов. В статье мы расскажем о всей документации, которая должна быть предоставлена уволенному сотруднику и штрафных санкциях, которые могут быть применены в случае их невыдачи.
Полный список документов при увольнении
В случае ухода сотрудника, работодатель выдает определенные документы, а именно:
НДФЛ с компенсации при увольнении, нежелательные условия в договоре, взносы для ИП
- трудовую книжку или форму СТД-Р;
- медицинскую книжку (при ее наличии);
- расчетный лист;
- справка о сумме заработной платы;
- СЗВ-М;
- СЗВ-СТАЖ;
- расчет по страховым взносам;
- иные документы по заявлению сотрудника.
Далее мы подробно рассмотрим каждый документ.
Программа для магазинов Класс365 ускорит выписку документов и исключит возможные ошибки при заполнении. Позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании. Ознакомьтесь с полным функционалом программы Класс365 прямо сейчас >>
Расчетный лист
Расчетный лист содержит в себе сведения о всех выплатах сотруднику, а также размер и основание удержанных средств. В соответствии с законодательством он выдается ежемесячно, но в случае завершения трудовых отношений это необходимо сделать в день увольнения. Документ может быть выдан как в бумажном виде, так и отправлен по электронной почте.
Трудовая книжка или форма СТД-Р
Оформление записей в трудовой книжке необходимо сделать перед датой увольнения, а выдать документ — в последний рабочий день. В случае, если бывший сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку, потребуется получить от него согласие, чтобы отправить ее с помощью почты или хранить в офисе до обращения.
Если ранее сотрудник отказался от ведения классической трудовой книжки, пакет документов будет содержать в себе форму СТД-Р, которая также включает в себя данные о стаже и трудовой деятельности. Такой документ может быть выдан в электронном виде с согласия работника. В этом случае он будет подписан усиленной квалифицированной ЭЦП.
В работе вы можете использовать программу электронного документооборота Класс365. Она ускорит согласование и утверждение документов, заполнит их автоматически на основе базы данных. Воспользуйтесь плюсами программы Класс365 уже сегодня >>
Увольнение ИП
Медицинская книжка
Работодатель не делает никаких записей в этом документе, а выдать сотруднику обязан в день увольнения.
Справка о сумме заработной платы
Документ должен быть выдан в день увольнения. В нем содержатся следующие сведения:
- информация о работодателе и работнике;
- суммы выплат, в отношении которых были начислены страховые взносы за текущий и два предыдущих года;
- количество дней, которые были исключены при расчете пособия (больничный, декрет и отпуск по уходу за ребенком).
Эти сведения потребуются сотруднику при трудоустройстве на новое место работы.
СЗВ-М
Каждому уволенному работнику должна быть выдана выписка из формы СЗВ-М. Для каждого случая подготавливается индивидуальная выписка, т.к. форма СЗВ-М содержит в себе персональные данные. Сама выписка должна содержать в себе сведения за последний месяц.
СЗВ-СТАЖ
Данные о страховом стаже работника обязательно должны быть переданы в пенсионный фонд сразу после увольнения. Копия этого отчета должна быть выдана самому сотруднику вместе с остальными документами. Напоминаем, графа 14 подлежит заполнению только в случае, если увольнение произошло 31 декабря, а разделы 4 и 5 — только при увольнении в связи с выходом на пенсию.
Расчет по страховым взносам
Расчет по страховым взносам должен оформляться с начала текущего квартала до даты увольнения. В третьем разделе расчета должны быть указаны данные о всех выплатах и начисленных страховых взносах за этот период. Обращаем ваше внимание, что сотруднику выдается копия документа с его персональными данными.
Документы по заявлению сотрудника
Помимо обязательных документов сотрудник имеет право запросить такие документы, как:
- справка 2-НДФЛ, где будут указаны данные о полученных доходах в период с начала года до даты увольнения;
- справка о среднем заработке. Она может понадобиться, если сотрудник принял решение обратиться на трудовую биржу. Содержит в себе сведения за последние 3 месяца;
- копия формы СПВ-2. Эта форма содержит в себе информацию о застрахованном стаже и используется для назначения пенсии. Необходима при выходе сотрудника на пенсию по возрасту, инвалидности и ряду иных причин;
- копия кадровых приказов. Каждый сотрудник имеет право запросить копии всех кадровых приказов, например, приказа о приеме или увольнении.
Для составления первичных документов можно использовать программу Класс365. В нее уже загружены все актуальные формы документов (КП, договора, счета, складские документы), а также вы можете добавить свои. Узнайте полный список преимуществ и пользуйтесь программой Класс365 прямо сейчас >>
Нередко экс-сотрудники теряют документы, но решают, что их попросту не выдали. Чтобы избежать необоснованных обвинений, рекомендуем завести журнал учета документации и отдавать оригиналы документов только под роспись.
Штраф за невыдачу документов
В случае если работодатель не выдал сотруднику вышеперечисленные документы при увольнении, в отношении него могут быть применены следующие штрафные санкции:
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
- Счета на оплату
- Счета-фактуры
- Накладные
- Путевые листы
- Доверенности
- Акты выполненных работ
- Акты приемки, инвентаризации
- Коммерческие предложения
- Кассовые ордеры
Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
Источник: class365.ru
Для работодателей сократят список документов, выдаваемых работникам при увольнении
Больше не потребуется выдавать уволенным работникам справки о среднем заработке для службы занятости. Эти сведения они получат в рамках межведомственного взаимодействия.
Новый перечень документов, которые выдают при увольнении
Минтруд России опубликовал на едином портале проектов нормативно-правовых актов проект ведомственного постановления об обновленном порядке исчисления среднего заработка работника по последнему месту работы для случаев определения, предусмотренных законом РФ «О занятости населения». Теперь для получения пособия по безработице больше не надо брать справки о среднем заработке при увольнении с последнего места. Суммы заработка специалисты службы занятости запросят напрямую в Пенсионном фонде. В связи с этим у работодателей станет меньше обязанностей, а пакет обязательных документов для расчета с уволенным работником станет меньше. Но из этого правила предусмотрены два исключения.
Каким работникам потребуется справка о среднем заработке при увольнении
Некоторым категориям увольняемых работников работодателям придется и дальше выдавать справку о среднем заработке для службы занятости населения. Речь идет:
- о работниках, которые более 3 месяцев получали доход, не облагаемый страховыми взносами;
- работницах, которые находились в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (в декрете).
Перечень доходов, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 422 НК РФ.
Этим категориям граждан справки о среднем заработке, как и раньше, нужны для оформления пособия по безработице. Работодатель обязан выдать ее в последний рабочий день вместе с остальными документами, если сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком или увольняется работник, который получал пособие по безработице более трех месяцев. Это связано с тем, что по таким гражданам в ПФР отсутствует информация.
Постановление Минтруда от 12.08.2003 № 62, которым сейчас регулируется порядок исчисления среднего заработка для пособий по безработице и выдача справок работникам, утратит силу после официально опубликования нового постановления.
Об авторе статьи
Дидух Юлия
бухгалтер, юрист
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Источник: gosuchetnik.ru
Какие документы работодатель должен выдавать уволенному работнику в 2023 году
Какие документы работодатель должен выдавать уволенному работнику в 2023 году
С начала 2023 года для работодателей изменен перечень и формы документов, предоставляемых сотрудникам при увольнении. Рассказываем, какие документы и в какие сроки компании должны предоставлять своим работникам при увольнении в 2023 году.
Что изменилось в вопросах увольнения
Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.
В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.
Трудовая книжка
Трудовая книжка, в том числе, и электронная по форме СТД-Р, подлежит обязательной выдаче работнику в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока прекращения трудового договора считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496). В таких ситуациях выдать трудовую книжку работодатель должен в ближайший рабочий день. К примеру, если последний рабочий день работника приходится на воскресенье, то трудовую книжку ему можно выдать в понедельник.
За пропуск законного срока выдачи трудовой книжки работодатель несет перед работником материальную ответственность. Так, работодатель обязан возместить уволенному работнику не полученный им заработок в результате невозможности трудоустроиться по новому месту работы из-за задержки работодателем выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
Поэтому, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника, его отказ от ее получения и т.д.), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году
При увольнении работника работодатель обязан выдать:
- трудовую книжка/электронную трудовую книжку по форме СТД-Р;
- выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (в ней указывают персональные данные уволенного и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения);
- выписку из третьего раздела РСВ;
- выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1;
- расчетный листок.
По письменному заявлению работника работодатель должен выдать:
- документы, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, копии приказов о переводах на другую работу, копии приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате и о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, сведения о периоде работы у данного работодателя).
- справку о доходах (приложение к расчету по форме 6-НДФЛ, аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ), в которой указаны сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.
Сведения о трудовом стаже и страховых взносах
До 2023 года работодатели выдавали уволенным работникам выписки из отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, а также из третьего раздела Расчета по страховым взносам (РСВ) «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Данные сведения необходимы для правильного формирования страхового стажа уволенного сотрудника и начисления ему пенсионных баллов.
Объединение внебюджетных фондов и введение новой персонифицированной отчетности не повлияло на обязанность работодателей по выдаче уволенным работникам сведений о трудовом стаже и страховых взносах. Эта обязанность по-прежнему закреплена в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». Однако представлять указанные сведения уволенным работникам теперь необходимо по новым формам.
Что касается информации о трудовом стаже, то ее работодатели теперь представляют уволенным работникам путем выдачи им выписки из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1. Сведения представляют по форме, утв. постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п. Данную выписку также нужно выдавать уволенному сотруднику в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения с ним договора гражданско-правового характера.
Документы, связанные с работой
Эту группу документов работодатели не обязаны представлять сотрудникам при их увольнении, но должны их представить по письменному заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ). К документам, связанным с работой, относятся по сути любые запрошенные уволенным работником документы, содержащие персональную информацию о самом работнике (ст. 85 ТК РФ). К их числу относят:
- копии приказа о приеме на работу;
- копии приказов о переводах на другую работу;
- копии приказа об увольнении с работы;
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
- сведения о периоде работы у данного работодателя.
Копии указанных документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Выдать их работодатель обязан в течение 3 дней с момента получения соответствующего заявления от работника (ст. 62 ТК РФ).
В то же самое время ТК РФ не обязывает работодателя предоставить работнику по его письменному заявлению копии коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому работодатель не обязан выдавать уволенным работникам копии штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании и положения об отпусках (см., например, определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 02.03.2023 № 88-3895/2023 и определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.09.2021 № 88-13027/2021).
Документы, связанные с зарплатой
При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):
- о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Штрафы за непредставление документов при увольнении работника
Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:
- от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;
- от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;
- от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
Кроме того, если работодатель своевременно не выдаст уволенному сотруднику его трудовую книжку или электронную трудовую книжку, он обязан будет возместить работнику не полученный им заработок по причине незаконного лишения его возможности трудоустроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ). Данную компенсацию с работодателя взыщут в размере среднего заработка уволенного работника за весь период, в течение которого работодатель удерживал у себя трудовую книжку.
Источник: b2b34.ru