Скажите, пожалуйста: я — ИП, с января месяца планирую взять наёмного работника. Приказ о приёме на работу физического лица будет. Возникают такие вопросы:
- Насколько верно, что ИП издаёт приказы? Например, у меня будут приказы по основной деятельности: о введении в действие ПВТР либо об утверждении и введении в действие расчётного листка. На одном форуме почитала, что ИП не может издавать приказы (якобы сам издаёт, сам исполняет), это должно быть решение. Подскажите, как всё-таки правильно сделать (приказ либо решение)?
- Ещё хотела уточнить, приходит ли на практике с проверками по трудовому законодательству Инспекция по труду к ИП, если есть наёмный работник?
Огромнейшее Вам спасибо!
Константин Алексеевич Молчанов
13 декабря 2015 в 22:18
Индивидуальный предприниматель, как и любой другой наниматель, обязан издавать приказы в отношении своих работников. По общему правилу, у него в отношении своих работников по трудовому законодательству все те же обязанности, как и у прочих нанимателей.
4 ошибки начинающих ИП: главные ошибки предпринимателей, за которые приходится дорого платить
Инспекция труда вправе проводить проверки соблюдения законодательства о труде, в том числе и ИП.
Источник: vitebsk.biz
Разрешения и документы
К розничной торговле много требований: санитарные нормы, стандарты пожарной безопасности, декларации и договоры. Какие правила нужно знать, чтобы не нарушить закон, рассказываем в статье.
Разрешение на работу от МЧС
Работать без разрешения МЧС запрещено. Это требование относится и к юридическим лицам, и к ИП. Заявление подаётся в территориальное подразделение вместе с обязательными документами в свободной форме. Образец можно найти на сайте региональных управлений МЧС.
Документы для подачи заявления согласно перечню МЧС:
- лист записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- для юридических лиц — копии учредительных документов;
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- документы о праве собственности или договор аренды помещения;
- акт о замерах сопротивления изоляции — его может подписать только компания с лицензией МЧС;
- акт приёмки автоматической противопожарной системы (АПС) и договор на её обслуживание — заключите такой договор с компанией, у которой есть лицензия МЧС;
- акт проверки противопожарного водопровода;
- план эвакуационных путей — составляется предпринимателем самостоятельно. На нём должен быть схематично изображен магазин и указаны пути к эвакуационным выходам и телефоны спасательных служб;
- приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность, должностная инструкция и документы о пройденном обучении пожарно-техническим мерам;
- техническая документация на объекты энергоснабжения, водоснабжения, установки систем предотвращения пожаров и противопожарной защиты.
Техническая документация — это документы, которые подтверждают безопасность систем электро-и водоснабжения и пожарной безопасности. К ним относятся:
- сертификаты и паспорта качества,
- инструкции к оборудованию,
- акты испытаний,
- журнал работ,
- чертежи и схемы АПС.
Эти документы вы можете получить от компании, которая установит вам систему пожарной безопасности. Для проверки систем водоснабжения и электричества нужно привлекать других специалистов, которые проверят их работу.
Пример эвакуационного плана
МЧС в лице Госпожнадзора принимает решение в течение 30 дней с момента подачи заявления и, если пакет документов собран верно, выдаёт заключение о соответствии требованиям пожарной безопасности.
Уголок потребителя
По закону «О защите прав потребителей» в торговом помещении магазина нужно разместить документы:
- лист записи,
- адреса и телефоны контролирующих органов в вашем регионе: прокуратура, Роспотребнадзор, Санэпидемстанция, налоговая служба,
- журнал проверок контролирующих органов,
- официальное издание текста закона «О защите прав потребителей» (распечатка из интернета не подойдет, купите закон в книжном магазине),
- правила продажи отдельных видов товаров,
- режим работы магазина,
- условия обслуживания категорий клиентов вне очереди (ветераны Wow, инвалиды),
- пожарное заключение о соответствии противопожарным нормам,
- заключение санэпидемстанции,
- декларации о соответствии, свидетельства о государственной регистрации на продаваемые товары.
Чаще всего их размещают на стенде, который называют уголком потребителя. Такого понятия в законе нет, поэтому, если площадь магазина не позволяет выделить место под стенд, можно хранить необходимые документы на кассе и показывать по просьбе покупателей.
Об отсутствии документов в уголке потребителя Роспотребнадзор может узнать из жалобы покупателя или в ходе проверки. Штраф по статье 14.5 КоАП РФ для ИП составит до 2 000 рублей, для юридических лиц — до 40 000 рублей.
Если вы используете камеры видеонаблюдения, в магазине должна быть предупреждающая табличка. Например, с изображением видеокамеры и указанием «В магазине ведётся видеонаблюдение». Разместите её на видном месте, чтобы у проверяющих не возникло вопросов.
Документы на помещение
Если вы увидели, что в помещении была перепланировка, запросите у собственника выписку из ЕГРН, план помещения и заключение соответствующего органа о согласовании перепланировки.
Если помещение вас устраивает не полностью и вы хотите сделать перепланировку, получите разрешение госоргана. Заявителем может быть только собственник помещения — поэтому, если вы арендуете помещение, все возможные изменения, а также время подачи заявления, согласуйте с собственником.
Чтобы получить согласование перепланировки, соберите пакет документов:
- проект перепланировки,
- документы о праве собственности,
- поэтажный план здания: его подача не обязательна, но иногда жилищная инспекция требует его дополнительного предоставления,
- заключение о техническом состоянии. Такое заключение может дать только компания со свидетельством СРО.
Проверить, состоит ли компания в реестре СРО, можно на сайте Национального объединения изыскателей и проектировщиков (НОПРИЗ). В графе поиска достаточно ввести ИНН фирмы, чтобы узнать, есть ли у неё свидетельство СРО.
Скриншот страницы сайта НОПРИЗ с формой для поиска организации по ИНН
Если помещение находится на первом этаже многоквартирного жилого дома, дополнительно соберите:
- согласование проекта перепланировки в жилищной инспекции;
- разрешение в Центре гигиены и эпидемиологии: для этого в ведомство нужно предоставить проект перепланировки с техническим заключением;
- технический паспорт на помещение;
- решение общего собрания собственников.
Для его получения нужно обратиться в управляющую компанию дома или в ТСЖ, которое инициирует общее собрание собственников жилых помещений.
Собрание может быть проведено в очной форме (когда собственники собираются для принятия решения) или в заочной (когда собственники указывают свой выбор на опросном листе). Для согласования перепланировки нужно, чтобы согласны были более 50% владельцев.
Если вы планируете менять фасад магазина, например, добавить входную группу, получите заключение комитета архитектуры вашего города.
Готовый комплект документов нужно подать:
- в жилищную инспекцию вашего региона — если магазин находится в многоквартирном жилом доме,
- в бюро технической инвентаризации (БТИ) — если магазин находится в отдельном здании.
Журналы в магазине
По закону «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» вам нужно разработать программу производственного контроля. За её отсутствие суд может приостановить деятельность магазина на срок до 90 суток.
Образцы программы для каждого вида бизнеса есть в письме Роспотребнадзора № 01/4801-9-32. Обязательно укажите в программе:
- список правил, которые магазины должны применять, по ГОСТ Р 51304-2009,
- список ответственных лиц, которые осуществляют контрольные мероприятия,
- должности, для которых обязателен медосмотр,
- перечень журналов, которые вы ведёте,
- меры по обеспечению безопасных условий труда (подробный перечень есть в инструкции для работников).
Программу производственного контроля можете подготовить самостоятельно, использовав образцы из письма Роспотребнадзора, а можете обратиться в компанию, которая составит её для вас.
Помимо программы на розничной точке должны храниться специальные журналы — они предусмотрены. Готовые наборы журналов можно купить в магазине. В них предусмотрены все нужные поля: дата, название проводимой работы, подпись сотрудника. Вы и ваши ответственные работники должны регулярно вести журналы:
- проведения генеральных уборок,
- учёта дезинфекции, дезинсекции и дератизации,
- регистрации договоров о материальной ответственности,
- проверок контролирующих органов,
- учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них,
- проведения ежедневной термометрии до начала и после рабочего дня,
- учёта дезинфицирующих средств,
- обработки рук или перчаток кожными антисептиками,
- кассира-операциониста,
- учёта вводного инструктажа по охране труда,
- учёта инструктажей на рабочем месте,
- учёта вводных и повторных инструктажей по пожарной безопасности.
Если контролирующие органы (Роспотребнадзор, Госпожнадзор, трудовая инспекция) обнаружит, что в магазине есть не все необходимые документы, ИП и ООО могут получить штраф по ст. 6.3 КоАП РФ до 1 000 000 рублей или приостановление деятельности до 90 суток.
Хранение товаров
На все товары, которые есть в вашем магазине или на складе, должны быть документы. Их нужно хранить, чтобы предоставить в случае проверки. В соответствии с Перечнем архивных документов хранить товарные накладные нужно 5 лет, срок отсчитывается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз: например, отразили в налоговой отчётности.
К каждой поставке товара поставщик должен приложить:
- Товарную или товарно-транспортную накладную с полным наименованием изделий и указанием веса, количества, стоимости;
- Декларацию или сертификат соответствия изделия — зависит от специфики товаров в вашем магазине.
«Честный ЗНАК» — документы для работы
«Честный ЗНАК» — это система для учёта маркированной продукции. Работать в ней обязаны изготовители, импортёры и продавцы маркированных товаров.
Для системы «Честный ЗНАК» получите электронную цифровую подпись и зарегистрируйтесь в системе. Вместо товарных накладных заполнять нужно будет универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе товарную накладную и счёт-фактуру.
Кроме маркировки в системе «Честный ЗНАК» существуют:
1. Производственная маркировка
Её наносит изготовитель в виде этикетки, вкладышей, ярлыков, или бирок. На этикетках должна быть указана определённая информация, в зависимости от особенностей товара, например, наименование изделия и страны-производителя, дата изготовления, символы по уходу за изделием.
2. Товарная маркировка
Её наносит поставщик или продавец товара. Она содержит информацию о продавце и размещается на ценниках.
Разрешения для таможни
Проще всего работать с поставщиками из России или стран-членов Евразийского экономического союза: Беларуси, Казахстана, Армении, Киргизии. Чтобы получать товары из других стран, придётся проходить процедуру растаможивания и зарегистрироваться в таможенном органе в качестве участника ВЭД.
Происходит это на том же посту таможни, где вы получаете товар. Чтобы зарегистрироваться, в момент таможенного оформления товаров предоставьте документы.
- 2 экземпляра заявления о регистрации;
- копия устава;
- нотариально заверенные копии свидетельств ОГРН, ИНН;
- копия решения или протокола об учреждении ООО;
- копия учредительного договора (если ООО создавалось несколькими лицами);
- копия справки из Госкомстата;
- бухгалтерский отчёт за последний год;
- банковские справки об открытии счетов;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- копии приказов о назначении главного бухгалтера и руководителя компании;
- копии паспортов руководителя и главного бухгалтера, заверенные руководителем ООО
- 2 экземпляра заявления о регистрации;
- нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации ИП;
- заверенная ИП копия справки из Госкомстата;
- справки из банка об открытии рублёвых и валютных счетов, срок давности – не более 1 месяца;
- нотариально заверенная копия свидетельства ИНН;
- копия паспорта;
- выписка из ЕГРИП, срок давности – не более 1 месяца
После этого вы становитесь зарегистрированным в качестве участника ВЭД — больше процедуру проходить не понадобится.
Процесс таможенного оформления товаров занимает время, поэтому придётся заключить договор об услугах склада временного хранения.
Соберите документы для растаможивания:
- Документы, подтверждающие право собственности на товар: договор, паспорт сделки, инвойс.
- Договор страхования груза.
- Транспортная документация — накладные в зависимости от типа перевозки: соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении (СМГС), авианакладная, ТТН, коносамент. При автоперевозке дополнительно понадобится свидетельство о регистрации транспортного средства.
- Документы на товар — акты загрузки, упаковочные листы, сертификаты соответствия, декларации о соответствии, свидетельства о регистрации, документы об оплате товара.
- Код продукции по ТН ВЭД и документация, подтверждающая его.
- Документы, подтверждающие внесение таможенных платежей.
- Документы, подтверждающие таможенную стоимость товара, заявленную декларантом (экспортная декларация, прайс-лист).
- Документы о соблюдении правил валютного контроля.
Помимо регистрации и заключения договора:
- заплатите налоги, сборы и таможенные пошлины — ставки зависят от общей стоимости товаров,
- сообщите таможне о грузе в течение 1 часа с момента его поступления на границу,
- обеспечьте доступ к грузу для досмотра,
- предоставьте заполненную декларацию.
Для декларирования груз размещается на складе временного хранения, а вы подаёте таможенную декларацию в центр электронного декларирования (ЦЭД). Товар проверяется на соответствие всем документам. В итоге таможенный орган выносит решение — о выпуске или запрете товара к ввозу в Россию. Решение таможня принимает в течение 4 часов с момента регистрации таможенной декларации.
Если вы всё сделали правильно, специалист таможенной службы поставит на декларации штамп «Выпуск разрешён». После этого груз перестаёт быть иностранным товаром и становится товаром ЕАЭС.
Покупая товары из-за рубежа, предприниматели часто совершают ошибки — из-за них можно столкнуться не только с необходимостью исправления документов и задержкой груза, но и с административной ответственностью:
- неправильно определён код товара в ТН ВЭД,
- указана заниженная стоимость товара,
- неверно заполнена таможенная декларация,
- приложены не все документы,
- указано неправильное условие Инкотермс,
- не соблюдены требования валютного контроля,
- Упаковка не задекларирована отдельно. Такое требование есть для упаковки, которая:
- неверно отражена информация в декларации: могут быть ошибки в указании реального количества груза. Необязательно это контрабанда: может, закралась опечатка, или всё дело в специфике товара. Например, когда партия одежды переправляется по воде, ткань впитывает влагу, и вес груза увеличивается. Ввоз товара весом меньше заявленного в декларации нарушением не считается.
Чтобы избежать ошибок и бюрократических сложностей, можно обратиться к таможенному брокеру — об услугах таких специалистов поговорим в следующих шагах.
Договоры на обслуживание
У вас должны быть подписаны и находиться в магазине договоры:
- Вывоза твёрдых бытовых отходов. Он заключается с региональным оператором по вывозу мусора. Акты об оказанных услугах тоже нужно хранить, как подтверждение вывоза мусора.
- Утилизации ртутьсодержащих приборов. Его необходимо заключать, если в вашем магазине используются люминесцетные, энергосберегающие и другие ртутные лампы.
- Поставки воды, электроэнергии в помещение магазина.
- Дератизации, дезинсекции и дезинфекционных работ в помещении магазина.
Даже если вы не замечали в вашем магазине насекомых и грызунов, вы обязаны заключить такие договоры. Проводить работы по дератизации и дезинсекции вправе только компания с лицензией. Роспотребнадзор рекомендует проводить такие работы раз в месяц.
- Обслуживания системы вентиляции и кондиционирования.
- Установки и обслуживания системы сигнализации о пожаре.
- Проведения медицинских осмотров.
- Утилизации продовольственных товаров — если такие есть в вашем ассортименте.
Периодичность осмотров работников магазина — один раз в год.
За отсутствие необходимых договоров ИП и юрлиц могут наказать приостановлением деятельности до 90 суток.
До начала работы подайте уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор. В уведомлении укажите дату начала деятельности. Оно подаётся по форме на сайте Роспотребнадзора одним из способов:
- в управление РПН по месту расположения магазина,
- через Госуслуги,
- в МФЦ.
Главное
- Получите заключение МЧС в лице Госпожнадзора.
- Подготовьте документы из уголка потребителя и необходимые журналы в магазине.
- Соберите документы, подтверждающие законность перепланировки.
- Зарегистрируйтесь в системе «Честный ЗНАК».
- Подпишите все обязательные договоры со снабжающими компаниями.
- Подайте уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор.
Источник: www.sberbank.ru
Обязательные документы кадровой службы
Ведение кадровых документов — обязанность организаций и ИП с наёмными работниками. Перечень кадровой документации достаточно большой — в него входят бумаги, касающиеся общеорганизационных вопросов по штату сотрудников, расчётам и выплатам заработной платы, защите персональных данных. Проверкой кадровых документов занимаются такие контролирующие органы, как Федеральная налоговая служба, Социальный фонд России, Роскомнадзор, Государственная инспекция труда и прочие.
Рассказываем, какие кадровые документы обязательны для ведения в организациях и у индивидуальных предпринимателей.
Список обязательных кадровых документов
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Трудовые договоры
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- дата начала работы;
- условия труда;
- режим работы и отдыха;
- оплата;
- характер работы;
- гарантии и компенсации.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Трудовые книжки
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Если вы решили перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, то в этом вам поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить своих сотрудников электронными подписями, а также всеми необходимыми инструментами для работы с электронными кадровыми документами.
Правила внутреннего трудового распорядка
Данные правила устанавливают режим работы и время отдыха, а также меры поощрения и взыскания, фиксируют права и обязанности сторон, регулируют порядок приёма и увольнения сотрудников. Новый сотрудник должен ознакомиться с этим документом под роспись.
