Каким образом можно создать бизнес процесс в business studio

Процессы управления техническим обслуживанием и ремонтами (ТОиР) оборудования исторически считаются одними из самых сложных на реальных производствах. Многообразие вариантов принятия решений о ремонте, наложенное на многообразие оборудования, приводит к тому, что многие предпочитают рассматривать эту область как «черный ящик». При этом активно развиваются еще более модные технологии, которые подразумевают усложнение и так сложной модели планово-предупредительных ремонтов оценками рисков отказа оборудования (так называемый RCM-подход). Компания «Простоев.НЕТ» разработала и успешно применяет в консалтинговой деятельности уникальную бизнес-модель, которая позволяет увидеть «наиболее черные» дыры в организации этой области. Business Studio оказался достаточно функциональным, но простым инструментом.

Уважаемые читатели, в рамках данной статьи мы постараемся поделиться с вами своим опытом разработки бизнес-процессов с использованием уникального программного продукта на российском рынке: сиcтемы бизнес-моделирования Business Studio. Так сложилось, что мы давно находимся в партнерских отношениях с разработчиком, и для нас данный продукт стал действительно «домашним», тем, которым мы пользуемся в повседневной работе, и тем продуктом, который мы советуем своим клиентам. Возможно, для разработчика наша область (ТОиР) не является столь привлекательной, так как желающих «порисовать ТОиР» пока еще очень мало, но для нас это как раз основная деятельность, и мы дорожим таким партнером и его решением. Это отечественная разработка, но мы никогда не испытывали ограничения ни в функционале, ни в надежности. Постараемся пояснить, что удалось реализовать с использованием Business Studio, какие преимущества имеет продукт.

Ни для кого не секрет, что процессный подход является достаточно известным понятием, но вот успешность применения этого подхода напрямую зависит от качества целевой модели, которую «выдумывает» эксперт, делающий эту модель.

В ходе реализации проектов оптимизации действующих бизнес-процессов в области ТОиР компания «Простоев.НЕТ» разработала устоявшуюся типовую модель управления ТОиР состоящую из 10 процессов верхнего уровня:

• А1. Ведение справочников и объектов ТОиР в информационной системе (ИС);
• А2. Регистрация эксплуатационных показателей;
• А3. Управление рисками на этапе эксплуатации;
• A4. Диагностика;
• А5. Планирование работ по ТОиР;
• А6. Управление работами по ТОиР;
• А7. Обеспечение промышленной безопасности при выполнении работ по ТОиР;
• А8. Выполнение работ по ТОиР;
• А9. Обеспечение работ по ТОиР запасными частями и инструментами;
• A10. Управление финансами, экономикой и бухгалтерским учетом в области ТОиР.

Указанные процессы являются, на наш взгляд, обязательным набором начального уровня, и, конечно, для конкретного предприятия количество блоков может быть увеличено или сокращено. Учитывая наш опыт реализации проектов, можно говорить, что в рамках среднего предприятия численностью порядка 1000 сотрудников этап разработки занимает от 4 месяцев до года, без учёта времени согласования.

Как уже было сказано выше, типовая модель в ходе проекта адаптируется под конкретного заказчика, в результате чего рождается так называемая целевая модель, на основе которой формируются регламенты процессов, проработанные положения об отделах и должностные инструкции. На всех этапах использование Business Studio позволяет сократить время разработки, увидеть уже на этапе проектирования бизнес-процессов ошибки и избыточность некоторых функций или ролей.

Изначально мы проектировали и хранили нашу модель в программе Microsoft Visio, в нотации EPC (Событийная цепочка процессов), что не позволяло быстро вносить существенные изменения, требующиеся в ходе проекта, большое количество времени уходило на перенос данных из одной системы в другую, невозможно было автоматически формировать регламентную документацию. Отсутствовали связи между смежными бизнес-процессами, отсутствовала возможность декомпозиции процессов с автоматической привязкой к родительскому процессу. Не было библиотеки типовых сущностей. Всё это приводило к большой потере времени на поиск взаимосвязей при редактировании.

Пройдя этот путь, мы осознали необходимость в использовании прикладного инструмента. Кроме модели процессов, мы планировали реализовать более продвинутое описание привязки к процессам наборов данных для ведения в целевых АСУ.

Одно из направлений деятельности нашей компании – паспортизация оборудования и создание системы НСИ – требует соответствующего инструментария для проектирования. Таким образом, Visio и Excel перестали нас устраивать, и требовался перенос наработок модели в программу, не имеющую указанных недостатков. Для решения этой задачи была выбрана система Business Studio. Честно скажем, выбор был случайным, но успешным. Далее мы поделимся с вами общим подходом к переносу существующей модели бизнес-процессов в программу.

Этапы переноса модели в Business Studio

• Разработка контекстного процесса (рис. 1) и процессов верхнего уровня (рис. 2) в нотации моделирования IDEF0 (IDEF0 – методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации бизнес-процессов). Ранее модели были описаны в нотации EPC, между собой процессы взаимодействовали при помощи событий: конечное событие одного процесса являлось начальным (инициирующим) событием для другого, однако не было общей схемы, показывающей взаимодействие этих процессов как системы в целом. На данном этапе выбираются необходимые блоки верхнего уровня, указываются регламентирующие документы, входные данные и цели.
• Формирование диаграммы EPC в системе Business Studio (рис. 3). Есть возможность импорта из файлов MS Visio и ARIS. На данном этапе детально описывается бизнеспроцесс, к действиям при вязываются роли, их выполняющие, какие ограничения используются, что является входным и выходным документом.
• Формирование типовой организационной структуры управления ТОиР и ролей. Здесь описывается имеющаяся организационная структура предприятия, учитывая административные и функциональные связи.
• Формирование типовых справочников, необходимых для обеспечения деятельности в области ТОиР. Данный этап позволяет заранее, перед внедрением информационной системы, определить требуемый набор справочников и приступить к их созданию, сокращая сроки реализации проекта.

Наличие типовой модели и использование функционала Business Studio значительно упрощают реализацию проектов разработки моделей процессов ТОиР клиентов.

Основные этапы проекта оптимизации существующей модели бизнес-процессов

1. Моделирование процессов «как есть», то есть создание действующей модели бизнес-процессов в среде моделирования. Обычно для этого требуется этап аудита деятельности клиента.

В ходе аудита в Business Studio моделируется деятельность в области управления ТОиР:

• формируются текущие процессы,
• фиксируются используемые документы (бумажные, электронные),
• формируется текущая организационная структура.

Business Studio позволяет на основании справочников процессов, документов, должностей и других справочников и их связей между собой генерировать различные отчеты через «мастер отчетов», в котором описывается форма требуемого отчета и задается объект, через который отчет будет генерироваться.

При формировании отчета по аудиту используются автоматически сформированные диаграммы процессов, организационная структура, движение документов.

Далее отчет дополняется иной необходимой информацией, полученной в ходе аудита, которой нет в информационной системе.

2. Разработка или актуализация целей деятельности по управлению ТОиР.

После аудита и разработки модели «как есть» разрабатываются или актуализируются цели по управлению ТОиР. В Business Studio есть возможность разработки целей и показателей по сбалансированной системе, представления их в графическом виде, формирования отчета по целям и показателям.

3. Адаптации типовой модели управления ТОиР.

С учетом целей в области ТОиР, анализа существующих процессов и ресурсов клиента типовая модель управления ТОиР «Простоев.НЕТ» адаптируется в целевую модель процессов клиента, разрабатываются программы перехода от процессов «как есть» к целевым процессам. Business Studio содержит все указанные процессы.

4. Изменение организационной структуры управления ТОиР клиента под адаптированную модель.

Происходит анализ организационной структуры клиента, на основе процессов и функций целевой модели предлагается новая структура управления ТОиР. В Business Studio реализован иерархический справочник подразделений и должностей с возможностью представления в виде диаграммы.

5. Формирование регламентирующих документов.

Формируются положения об отделах, должностные инструкции, регламенты процессов и другие необходимые документы.

В Business Studio реализована опция пакетной выгрузки: автоматически выгружаются документы для выбранных объектов. Здесь стоит отметить, что выгрузка регламентирующих документов возможна на всех этапах, что может позволить провести постепенный переход на целевую модель, поэтапно в различных подразделениях либо с наращиванием количества ролей на одного сотрудника.

Продолжение читайте в следующей статье.

Журнал Prostoev.NET № 3(16) 2018
Докин А.Н., Ноздрин Д.А., ООО «Простоев.НЕТ»

Источник: prostoev.net

Моделирование бизнес процессов в Вusiness studio

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.

Цели бизнес моделирования:

• За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.
• Нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены.
• Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Моделирование бизнес процессов и реинжиниринг в Business studio можно осуществить по принципу Деминга (PDCA: Plan , Do, Control, Act)

PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — планирование-действие-проверка-корректировка) циклически повторяющийся процесс принятия решения, используемый в управлении качеством. Также известен как Deming Cycle, Shewhart cycle, Deming Wheel или Plan-Do-Study-Act. Также известен как принцип Деминга-Шухарта, но Деминг предпочитал PDSA (Plan-Do-Study-Act) у Шухарта (Plan-Do-Сheck-Act).

Организационная структура. Схема, схематически отражающая состав и иерархию подразделений предприятия. Организационная структура устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации.

Стратегическая карта. Цели, поставленные собственником бизнеса, являются отправной точкой для разработки бизнес-стратегии организации. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха.

Стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию развития бизнеса в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном система показателей (Balanced ScoreCard, BSC ) является лучшим инструментом представления процесса реализации стратегии в понятной форме. Balanced ScoreCard (Сбалансированная система показателей) – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.

Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0, Процесс (Basic Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain). После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов.

а) Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня.

IDEF0 — методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность (поток работ).
Стандарт IDEF0 представляет организацию как набор модулей, здесь существует правило — наиболее важная функция находится в верхнем левом углу, кроме того есть правило стороны:
стрелка входа приходит всегда в левую кромку активности,
стрелка управления — в верхнюю кромку,
стрелка механизма — нижняя кромка,
стрелка выхода — правая кромка.
Данный стандарт был разработал в 1981 году департаментом Военно-воздушных сил США в рамках программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). Набор стандартов IDEF унаследовал своё название от этой программы (IDEF расшифровывается как ICAM Definition). В процессе практической реализации, участники программы ICAM столкнулись с необходимостью разработки новых методов анализа процессов взаимодействия в промышленных системах

б) Нотации процедура, BPMN 2.0, Процесс и EPC можно использовать для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

Для процесса можно определить: Владельца процесса, Исполнителей процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.

Нотация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Кроме того, спецификация BPMN определяет, как диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL. Спецификация BPMN 2.0 также является исполняемой и переносимой (то есть процесс, нарисованный в одном редакторе от одного производителя, может быть исполнен на движке бизнес-процессов совершенно другого производителя, при условии, если они поддерживают BPMN 2.0).

Модель «Расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями» — Extended Event Driven Process Chain (Eepc). Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. Это тип блок-схем, используемых для бизнес-моделирования. EPC может быть использована для настройки системы планирования ресурсов предприятия (ERP), и для улучшений бизнес-процессов. Подробнее про EPC можно почитать тут

Имитацию бизнес процесса «as is» можно произвести с помощью функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования средствами business studio.

• Имитационное моделирование – метод исследования, позволяющий проанализировать систему, не изменяя ее. Это возможно благодаря тому, что изучаемая система заменяется имитирующей. Эксперименты проводятся с имитирующей системой, при этом полученная в результате информация характеризует изучаемую систему. Говоря об анализе деятельности компании, метод позволяет сымитировать выполнение модели бизнес-процессов так, как оно происходило бы в действительности, и получить реальную оценку длительности каждого процесса.
• Функционально-стоимостной анализ – инструмент, предназначенный для оценки себестоимости продукта (услуги). Проведение функционально-стоимостного анализа позволяет получить оценку себестоимости через управление процессами, направленными на производство продукта или оказание услуги. В этом состоит отличие метода функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов от традиционных финансовых методов учета затрат, в рамках которых деятельность компании оценивается по функциональным операциям, а не по конкретным продуктам (услугам), предоставляемым заказчику. В основе функционально-стоимостного анализа лежит следующее положение: для производства продукта (услуги) необходимо выполнить ряд процессов, затратив при этом определенные ресурсы. Расходы на выполнение процесса рассчитываются путем переноса стоимости ресурсов на стоимость шагов процесса. Сумма расходов на выполнение всех процессов, с определенными поправками, и составляет себестоимость продукта (услуги). Если традиционные методы вычисляют затраты на некоторый вид деятельности лишь по категориям расходов, то функционально-стоимостной анализ показывает стоимость выполнения всех шагов процесса. Таким образом, методика функционально-стоимостного анализа позволяет наиболее точно определить затраты на производство продуктов (оказание услуг), а также предоставляет информацию для анализа бизнес-процессов и их улучшения.

Этапы выполнения имитации:

• задание временных параметров конечных (недекомпозированных) процессов
• задание параметров ресурсов, необходимых для выполнения этих процессов
  Ресурсы подразделяются на временные и материальные. Стоимость временного ресурса переносится на стоимость процесса пропорционально тому времени, которое ресурс затрачивает на выполнение процесса, стоимость материального ресурса – пропорционально количеству повторений процесса.
• назначение ресурсов на процессы
• проведение имитации выполнения процессов

Например, у нас получилось имитация бизнес процесса «Тестирование» с функционально-стоимостным анализом

Демо-версия Business Studio предоставляет возможность познакомиться с возможностями продукта, смоделировав свои бизнес-процессы или посмотрев пример описания модели деятельности компании «Интехпроект». Демо-версия не имеет ограничений по сроку использования, а ее возможностей достаточно, чтобы описать и регламентировать деятельность небольшой компании или отдельного подразделения. (В демо-версии нельзя получить текстовый отчет по результатам имитации.

Применение Business Studio переводит процесс создания системы управления компании из разряда эксклюзивного и непредсказуемого творчества в будничное проектирование по логичным законам бизнеса, позволяет получить конкретные результаты в обоснованные сроки и за определенную цену. Кроме того, система не является инструментом разового применения – с ее помощью поддерживается дальнейшее существование и развитие бизнеса в целом.

Именно поэтому со времени своего появления в 2004 году система бизнес-моделирования Business Studio получила широкое распространение среди компаний России и других стран. Группа компаний «Современные технологии управления» не только постоянно совершенствует систему, но и содействует появлению молодых специалистов в области управления. Более 30 высших учебных заведений стали партнерами и используют Business Studio в своих учебных программах.

Источник: businessarchitecture.ru

Построение системы процессов в среде Business Studio

В статье обсуждаются вопросы построения системы организации и ее использования в среде моделирования процессов. Представлен пример системы процессов торговой компании, созданной в среде моделирования Business Studio.

Предполагается, что подход автора статьи вызовет интересную и полезную в практическом отношении дискуссию специалистов по .

Методика построения системы процессов компании

В данном разделе представлен авторский взгляд на построение в компании системы (архитектуры) процессов.

Подход к построению системы процессов организации можно сравнить с собиранием пазла. Для того, что собрать картинку из большого количества разрозненных элементов нужно:

• Визуально представить себе готовую картинку в целом (обычно она приводится на коробке к пазлу);
• Терпеливо отбирать и складывать нужные элементы между собой.

Очевидно, что в случае потери общей картинки задача сборки элементов пазла существенно усложняется.

Переводя эту аналогию на язык можно сказать, что:

• Общая картинка пазла — это системное понимание процессов бизнеса на верхнем уровне, и;
• Отдельные детальные элементы — это деятельность на среднем и нижнем уровне, выполняемая структурными подразделениями организации.

Один из возможных алгоритмов построения системы процессов организации представлен на рис 1.

Рис. 1. Алгоритм построения системы процессов организации

На первом шаге осуществляется разработка модели процессов организации на верхнем уровне. Цель создания модели — понимание того, как устроен бизнес организации. Рекомендуется создавать эту модель, используя принципы определения и построения схем цепочек создания ценности (ЦСЦ). Формируемая модель является структурной.

Ее назначение — системно показать процессы компании на верхнем уровне и основные, наиболее важные связи между ними. Для создания структурной модели можно использовать любую, понятную и удобную нотацию ( IDEF0 ). Главное, чтобы эта нотация соответствовала поставленной задаче. Для создания структурной модели можно использовать MS Visio, как наиболее доступный инструмент. На крайний случай, можно нарисовать модель на бумаге.

На шаге 2 осуществляется анализ деятельности структурных подразделений, выявление и структурирование процессов, которые в них выполняются. В случае, если позволяют человеческие ресурсы, шаги 1 и 2 можно выполнять одновременно. Заметим, что информация о процессах подразделений представляется в табличной форме (в MS Excel).

После получения видения процессов организации в целом (структурная модель процессов на верхнем уровне) и информации по процессам структурных подразделений на шаге 3 формируется первая версия системы процессов организации. Она представляет собой таблицу в MS Excel, включающую несколько столбцов:

• Номер процесса;
• Наименование процесса;
• Ответственный за выполнение процесса руководитель;
• Участники;
• Входы;
• Инициирующие события;
• Выходы;
• Завершающие события.

Заметим, что схемы ЦСЦ являются промежуточным, рабочим материалом, необходимым для понимания бизнеса в целом и создания основы, «скелета» системы процессов. Но результат работы (система процессов) представляется в табличной форме.

На шаге 4 выполняется согласование границ процессов по входам/выходам и инициирующим/завершающим событиям. Это довольно длительный и затратный с точки зрения вовлечения человеческих ресурсов этап, но он позволяет сделать систему более адекватной. Как правило, при согласовании входов/выходов структура процессов несколько изменяется. Обратим внимание, что для процессов 1 и 2 уровня нужно согласовывать только границы ответственности руководителей на уровне решаемых задач, достигаемых целей «Стыковка» на уровне реальных рабочих документов выполняется на 3 и 4 уровнях.

По итогам выполнения этого шага формируется вторая версия системы процессов организации. Уточняются должности руководителей, ответственных за выполнение процессов, и состав участников на уровне подразделений и должностей сотрудников.

На шаге 5 осуществляется согласование системы процессов. Результатом является третья, согласованная версия системы процессов. Она является рабочей и используется на следующих этапах проекта внедрения процессного подхода.

Обычно для разработки адекватной бизнесу системы процессов требуется не менее 3–4 итераций. Для компании среднего размера (численность 1000–1500 человек, 100–150 сотрудников руководящего состава) такая работа занимает около 2 месяцев.

Важно, чтобы работу по формированию системы процессов организации выполняли квалифицированные или внешние консультанты. Возможен вариант организации совместной команды. Нежелательно поручать такую важную задачу, как построение системы процессов организации, малоопытным и недостаточно компетентным сотрудникам.

Использование отраслевых решений и материалов других компаний

На практике при построении системы процессов могут использоваться:

1. Информация по структуре процессов других компаний, работающих в той же отрасли;
2. Опыт экспертов по выделению и описанию процессов в аналогичных компаниях;
3. Отраслевые референтные модели разного типа, подходящие для контекста решаемой задачи (например, отраслевая модель APQC).

Если в команде проекта есть эксперты, владеющие указанной выше информацией, то построение системы процессов организации можно выполнять, не разрабатывая схемы цепочек создания ценности ( не формируя структурную графическую модель верхнего уровня). Дело в том, что у таких экспертов уже есть видение того, как работает бизнес, и понимание, как можно структурировать процессы для компаний данной отрасли.

В этом случае берется материал, наработанный в другой компании. Далее он корректируется и уточняется с использованием информации о процессах структурных подразделений рассматриваемой организации.

Необходимость графической модели процессов на верхнем уровне

Отдельно стоит обсудить, насколько полезны графические модели процессов для построения системы процессов. Например, с точки зрения автора, ошибкой является попытка построения многоуровневой системы процессов организации в одной модели IDEF0 (или другой нотации). Если соблюдать формальные правила, то в такой модели может получиться 7–8 уровней декомпозиции. Но реальную ценность для последующего описания и регламентации имеет всего 1–2 нижних уровня, где выполнятся конкретные операции процессов и осуществляется реальный документооборот! Именно на этих уровнях процессы могут быть описаны в формате Work Flow (поток работ), и при помощи этих описаний сформированы регламенты работы сотрудников («регламент процесса», «инструкция по выполнению процесса» ).

Можно сказать, что структурная модель верхнего уровня нужна:

1. для понимания деятельности организации и создания адекватной системы процессов (в первую очередь, для корректного перехода к процессам уровня Work Flow — «регламентируемым» или «автоматически исполняемым» в BPMS процессам);
2. Руководителям, которым такая модель нужна для анализа и совершенствования архитектуры бизнеса.

Заметим, что руководители компаний, которые умеют и хотят работать со структурной графической моделью процессов верхнего уровня, на практике встречаются исключительно редко.

Пример построения системы процессов торговой компании

В одной из торговых компаний был инициирован проект построения системы . Поскольку в отдел организационного развития (название изменено) входили квалифицированные и опытные , было решено не разрабатывать цепочки создания ценности, а воспользоваться существующими наработками (специалистов компании и автора статьи). На Рис. 2, например, представлена схема ЦСЦ для торговой компании в максимально агрегированном виде.

Рис. 2. ЦСЦ торговой компании

Данная схема не полностью соответствовала реальности рассматриваемой компании. Ее использовали только в качестве основы для дальнейшего обсуждения структуры процессов на верхнем уровне. Кроме схемы, была использована система процессов другой торговой компании. Также был учтен опыт работы в других компаниях аналогичного профиля.

В результате обсуждения появилась первая версия системы процессов компании. Ее фрагмент представлен на Рис. 3.

Рис. 3. Первая версия системы процессов торговой компании

На рисунке видно, что уровень «подпроцессов» и «операций» не заполнен. Определены только «группы процессов» и «процессы».

После получения первой версии системы, провели серию совещаний с руководителями подразделений, в ходе которых уточнялась структура процессов и определялись подпроцессы. В некоторых случаях, удалось сразу дойти до уровня операций.

В результате анализа процессов структурных подразделений компании, была разработана вторая версия системы процессов. Затем были уточнены ответственные и участники процессов.

В результате ряда обсуждений, корректировок и согласований была получена четвертая версия системы , часть которой показана на Рис. 4.

Рис. 4. Четвертая версия системы процессов торговой компании

Было принято решения описывать на отдельных листах MS Excel процессы:

1. Центрального офиса (индекс — ЦО);
2. Распределительного центра (индекс — РЦ);
3. Типового универсама (индекс — УН).

Засчет такого решения удалось сократить количество процессных групп на каждом листе MS Excel и уйти от создания в системе . Например, если бы деятельность типового универсама описали в общей системе процессов, то возникла бы процессная группа под названием «Процесс универсама». Фактически, это означало бы, что появлялся лишний, практически ненужный уровень декомпозиции. Кроме того, такое представление системы процессов удобно для согласования — можно согласовывать документ по частям. Заметим, что некоторые специалисты предпочитают создавать систему процессов на одном листе.

Создание системы процессов в Business Studio

После того, как система процессов была создана и согласована в виде файла MS Excel, было принято решение перенести ее в среду моделирования Business Studio. Данные были предварительно обработаны и загружены в Business Studio. Это легко можно сделать путем пакетного импорта из файла MS Excel. Результат (дерево процессов) представлен на Рис. 5.

Рис. 5. Система процессов торговой компании в Business Studio

Были созданы три папки: «Процессы ЦО», «Процессы РЦ» и «Процессы УН». Внутри этих папок процессы имеют структуру. Четвертый уровень — это уровень операций, выполняемых конкретными сотрудниками подразделений.

На Рис. 6. показан пример описания одного из операционных процессов в нотации «Процедура» Business Studio.

Заметим, что в данном проекте стыковка процессов по входам/выходам в файле MS Excel не осуществлялась. Это решено было делать при последовательном описании и согласовании схем процессов 3 или 4 уровня в Business Studio.

Рис. 6. Описание процессов в нотации «Процедура»

Для того, чтобы можно было моделировать процессы, используя существующие названия подразделений и должностей, в среде Business Studio была описана схема организационной структуры компании. Поскольку она была довольно сложной, пришлось создавать модель на нескольких уровнях (см. Рис. 7 и 8).

Рис. 7. Описание организационной структуры компании в Business Studio

Рис. 8. Описание организационной структуры подразделения компании в Business Studio

После описания ряда пилотных процессов, был разработан отчет, выводящий информацию о процессах в нужном компании виде — «Инструкции по выполнению процесса». Данный документ предназначался для регламентации деятельности конкретных сотрудников компании на операционном уровне.

Еще раз обратим внимание на систему процессов в среде моделирования Business Studio, представленную на Рис. 5. Важно, что описание процессов в такой системе можно начинать с третьего или, лучше, с четвертого уровня — там, где есть реальный документооборот. Это означает, что процессы первого и второго уровня вообще можно не описывать! В этом случае исключаются значительные затраты времени на моделирование и согласование «неисполняемых» (в BPMS) и «нерегламентируемых» (слишком общие для этой цели) «процессов» 1 и 2 уровня.

Возможно, такой подход вызовет критику со стороны некоторых системных аналитиков. Но, с точки зрения автора статьи, создание «системных» графических моделей верхнего уровня, непонятных и ненужных руководителям и сотрудникам организации, не является лучшей альтернативой с практической точки зрения.

Сентябрь 2010 г.

Источник: www.businessstudio.ru