Электронный документооборот (ЭДО) удобнее и быстрее бумажного. Переход на ЭДО — естественный и закономерный процесс. Он начался в крупных компаниях, а сегодня затрагивает все учреждения и организации и даже физические лица. О преимуществах электронного документооборота для индивидуальных предпринимателей читайте далее.
Зачем ЭДО индивидуальному предпринимателю
Деятельность ИП сопровождается документооборотом, пусть и относительно небольшим по объёму. Договоры, отчётность в контролирующие органы, приёмосдаточные акты и накладные — эти и другие документы оформляет каждый индивидуальный предприниматель. Он может делать это по старинке на бумаге, но электронные документы удобнее и выгоднее:
- типовой электронный документ, например, договор с очередным клиентом создают по шаблону — это экономит время и практически исключает ошибки за счёт автозаполнения стандартных полей;
- пересылка электронных документов контрагентам происходит мгновенно — согласование и подписание договоров занимает минимум времени;
- при работе с электронными документами в разы уменьшаются расходы на канцелярские товары и принтеры;
- автоматизируется и упрощается бухгалтерский и иной учёт, при необходимости можно быстро найти нужный электронный документ для сверки или уточнения информации;
- сдавать отчётность в ФНС, ПФР, Росстат и другие органы можно онлайн, экономя время на поездки в соответствующие офисы.
Очевидно, что электронный документооборот экономит для индивидуального предпринимателя и время, и деньги.
Как индивидуальному предпринимателю перейти на электронный документооборот
Чтобы отказаться от бумажного делопроизводства и перейти на работу с электронными документами, необходимо соблюдать требования, установленные для юридически значимого электронного документооборота.
Для перевода ИП на электронный документооборот необходимо:
- получить в налоговой инспекции сертификат квалифицированной электронной подписи (ЭЦП): в соответствии с действующими законами, электронные документы, подписанные с её помощью, юридически приравниваются к бумажным, подписанным собственноручно;
- выбрать оператора электронного документооборота и присоединиться к его сервису: весь юридически значимый документооборот необходимо вести через оператора ЭДО, который гарантирует его законность и конфиденциальность;
- договориться с контрагентами о переходе на ЭДО.
При незначительном количестве документов их можно отправлять вручную через веб-интерфейс оператора ЭДО. Если документов много, для работы с ними целесообразно приобрести специализированное программное обеспечение — систему электронного документооборота (СЭД).
Она позволяет вести делопроизводство в едином информационном пространстве, быстро находить нужный документ, автоматизировать стандартные и повторяющиеся операции с документами, в частности, сортировать их, а после обработки перемещать в архив. Кроме того, СЭД можно интегрировать с бухгалтерскими, складскими и другими программами.
Электронный документооборот: что это и как работает 👀
Сегодня на ЭДО переходят всё больше организаций и физических лиц. Многие из них уже полностью отказались от использования бумажных документов. Чтобы у индивидуального предпринимателя не возникла ситуация, когда от выгодного заказа придётся отказаться только потому, что его ИП не использует электронный документооборот, внедрять его необходимо уже сегодня.
Источник: atlas-soft.ru
Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов
В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.
Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.
Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.
Важные новости для бизнеса — в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Что изменится
К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:
- многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
- начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
- получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.
Зачем готовиться к переходу на ЭДО уже сейчас
Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.
Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО Docrobot Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги.
При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали. Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества. Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.
Александр Пятинский, к.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложения Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам.
Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью. Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.
Как подготовиться к переходу на ЭДО
Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.
Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:
- уведомление об изменении условий работы;
- заявление о переводе на другую должность;
- заявление об отпуске;
- заявление об увольнении и другие.
Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО Docrobot Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.
Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:
- транспортная накладная;
- заказ-наряд;
- сопроводительная ведомость;
- путевой лист.
Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:
- счёт-фактура;
- книги покупок и продаж;
- универсальный передаточный документ (УПД).
Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО Docrobot Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.
Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.
Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.
Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС , а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.
Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС .
Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО Docrobot В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.
Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.
Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.
Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.
Выберите оператора ЭДО. На сайте ФНС опубликован список компаний-операторов , организующих электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке.
Если вы хотите организовать ЭДО самостоятельно, без помощи оператора, Дело банк поможет быстро наладить процесс. Чтобы вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, попробуйте облачную бухгалтерию . Бесплатная услуга «1С: ДиректБанк» позволяет управлять расчётными счетами прямо из «1С» . Если вам надо работать с отчётностью в интернет-банке, есть сервис «Отчётность» .
Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.
Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.
Александр Пятинский, к.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложения А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.
Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.
Чек-лист: как подготовиться к переходу на ЭДО
- Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
- Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
- Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
- Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
- Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
- Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой .
- Обучите сотрудников работе с КЭП.
- Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС .
- Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
- Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.
Источник: delo.ru
Электронный документооборот
Что нужно для работы в сервисе «Электронный документооборот»?
Для работы в сервисе «Электронный документооборот» необходимо:
Операционная система Windows 7, начиная с SP1/8/8.1/10, Server 2008 R2, Server 2012, Server 2012 R2, Server 2016.
Один из интернет-браузеров: Mozilla Firefox, Google Chrome, Яндекс.Браузер, Opera, Microsoft Edge версии 79.0.309.71 и выше.
Одна из криптографических программ – КриптоПро CSP или ViPNet CSP. Информация о данных программах расположена на официальном сайте компании-партнера.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подключить электронную подпись можно бесплатно в интернет-банке «ВТБ Бизнес».
Плагин AstralToolBox для осуществления криптографических операций. Он доступен для скачивания в личном кабинете после покупки сервиса.
Нужна ли для подключения к ЭДО электронная подпись?
Да, нужна. Электронные документы в ЭДО нужно подписывать, чтобы они были юридически значимыми. Получить квалифицированную электронную подпись для бизнеса можно бесплатно, открыв расчетный счет в ВТБ.
С чего начать переход на ЭДО с контрагентами?
Для перехода на ЭДО необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:
Способ перехода на электронный документооборот с контрагентами — прямой обмен или через операторов ЭДО;
Вид документов для цифровой передачи;
Порядок использования УКЭП;
Список уполномоченных работников;
Регламент предоставления отчётов в ФНС.
Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?
В соответствии с законодательством, электронный документ, подписанный электронной подписью, обладает такой же юридической значимостью, как и бумажный, который подписан от руки. При этом все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве.
Как долго нужно хранить подписанные электронные документы?
Хранить электронные документы необходимо тот же период времени, как и бумажные.
На каких операторов ЭДО распространяется роуминг?
СКБ Контур (Диадок), Такском (Файлер, 1С-Такском), Тензор (СБИС, 1С-ЭДО), КОРУС Консалтинг СНГ (СФЕРА), ООО «Эвотор ОФД», ИнфоТеКС Интернет Траст (VipNet ЭДО Документ), КРИПТЭКС (Signatura), НИИАС (РЖД), СИСЛИНК (DOCLINK), СТЭК НТЦ (СТЭК-ТРАСТ), ТаксНет (Транскрипт), ЭТП ГПБ (Система ЭДО ЭТП ГПБ, 1С-ЭДО), ООО «Финтендер-крипто», ООО Русь-Телеком, ООО «Оператор-Црпт», ООО «БИФИТ ЭДО», LERADATA, E-com, ЭДО.Поток (OFD.ru, ООО «ПС СТ»), DiState, Электронный экспресс, Эдисофт, ЕЭТП, УЦ Союз.
Источник: www.vtb.ru
