Еще в 2020 году началась трансформация профессии ассистента и помощника. Об этом первой заговорила я, когда еще на рынке было все непонятно.
Еще в 2020 году началась трансформация профессии ассистента и помощника. Об этом первой заговорила я, когда еще на рынке было все непонятно. Я провела вебинар на эту тему , написала авторскую статью и пересмотрела свои программы. Это позволило мне получить сотни новых учеников, потому что мои прогнозы стали сбываться.
Сейчас время тоже непростое. Но… Работы у тех, кто действительно хочет работать, становится больше — надо завоевывать новые рынки, развивать новые направления. И в малом и среднем бизнесе во многих нишах ожидается подъем.
Помощник — это последний человек, кого в компаниях будут сокращать.
Шефы привыкли к комфорту и тандемной работе с помощником. Грамотный помощник освобождает время руководителя для стратегических задач.
Но вполне возможно, что функционал помощников в современных реалиях будет пересматриваться, как было и в пандемию. Те, кто не стал этому противиться, выросли в деньгах, карьере и своих результатах. Таких историй среди моих учеников масса. Мы вместе с ними проходили путь от неизвестности до невероятного карьерного скачка. А кризисные времена для этого наилучший катализатор!
Бизнес-ассистент. Кто он? Почему эта профессия в тренде? Интервью с Анной Сосновой.
У меня уже сложилось видение, какие помощники останутся востребованными с февраля 2022 года.
Давайте поговорим и о качествах, и о навыках таких помощников и ассистентов руководителя.
Итак, востребованным будет помощник, который…
1. Полезен бизнесу!
В личные сообщения мне писала девушка-помощник, которая искала себе курсы повышения квалификации. Ее привлек курс Бизнес-ассистента. И это правильный выбор. Почему? Потому что для тех, кто занимался только личными поручениями (покупки, организация хобби шефа, семейные вопросы) пришло самое время переходить в БИЗНЕС.
Сейчас решение личных вопросов с помощью ассистента для многих станет роскошью. И если помощник умеет выполнять только такие поручения, а в бизнесовых задачах не может себя проявить — есть угроза сокращения.
Бизнесовые же задачи никуда не денутся. Бизнесы сейчас меняют стратегии, планы, пересматривают свои направления деятельности. И если Вы в этом можете помочь — шеф такого помощника никогда не отпустит. Поэтому прокачивайте свое бизнес-мышление.
2. Готов учиться
Это качество сейчас крайне востребовано.
Потому что учиться новому придется. Появляются новые программы и нужно искать замены привычным.
Более того, сейчас очень ценятся и навыки, и самообучаемость как качество помощника.
Давайте на примерах. В разгар пандемии мне написала одна замечательная девушка-ассистент из немецкой компании. Компания сокращала расходы и возложила функцию ведения своих соцсетей не на агентство (как раньше), а на помощника. Помощник был абсолютным новичком. И с нуля вгрызался в изучение нового для себя функционала: учился, изучал основы, пробовал.
Что в итоге? Сейчас ее компетенция по ведению соцсетей настолько прокачана, что любое агентство позавидует. И это хорошо продается. Ведь в случае, если помощнику будет нужен доп.заработок, он спокойно может взять новый проект для ведения его соцсетей. Понимаете, о чем я?
3. Видит возможности для экономии денег компании
Экономность ассистента — это тренд.
Если Вы видите, что денежные средства компании используются нерационально — предлагайте свою инициативу по сокращению расходов. Это могут быть курьерские отправки, заказ воды, канцтовары и др. И эта экономия сейчас очень и очень кстати!
Это действительно талант — уметь искать варианты для сокращения расходов!
4. Проявляет инициативу
Сейчас абсолютно не время сидеть в прострации и ждать, что шеф сам нас как помощников направит. Надо проявлять инициативу, помогать компании в сложные времена.
Потому что это и в интересах помощника тоже, притом с нескольких ракурсов:
— помощник сможет проявиться. А проявленный ассистент = заметный. Его труд приносит пользу компании. Такой человек в компании останется всегда
— получение опыта. Этот опыт будет оценен по достоинству и руководителем, и на рынке труда в целом. Не забывайте, что компании покупают у нас решение своих задач. А решение задач = опыт.
Какая инициатива от помощника может быть сейчас?
— сокращение расходов компании
— пересмотр функционала сотрудников и их перераспределение
— сбор актуальной информации для шефа (в том числе, о рынке в целом и о конкурентах)
— пересмотр бизнес-процессов и их улучшение
— контроль команд и исполнения задач и др.
5. Реализует себя как управленца
Все, что я перечислила выше, — управленческие навыки.
И именно это сейчас очень ценится — когда помощник умеет грамотно управлять ресурсами, деньгами, сотрудниками, процессами, информацией.
Тогда он не просто исполнитель. Но уже мини-руководитель.
Ведь он думает, КАК и ЧТО МОЖНО УЛУЧШИТЬ.
6. Приносит варианты решения задач
Сейчас руководители как никогда ждут от помощника помощи. Им некогда направлять своего ассистента. Они хотят видеть подмогу.
Поэтому если у шефа/компании возникла проблема, нужно предлагать конкретные варианты решений.
Пример. Зум больше не работает в России. Что делает грамотный помощник?
Проводит сравнительный анализ всех программ-аналогов и их изучает. Для того, чтобы шеф увидел преимущества и недостатки, принял свое решение. И теперь мы могли бы для рабочих созвонов пользоваться другим сервисом.
Просто подойти к руководителю и сказать о проблеме — сейчас не прокатит. Мы должны быть результатоориентированными. И фокус должен быть не на проблеме, а на ее решении.
Это только 6 моих наблюдений по поводу того, какой же помощник будет востребованным. И это абсолютная и объективная правда.
Задумайтесь, будет ли шеф убирать из компании помощника, который..
— думает и предлагает варианты решения задач
— предлагает способы экономии денег компании
— приносит бизнесовые результаты, может подхватить и выполнить задачи по бизнесу
— умеет работать с сотрудниками, командой
— пересматривает процессы и думает, что и как можно улучшить в компании?
Такого сотрудника грамотный руководитель никогда не отправит на рынок труда.
Ключевые слова:
- ассистент руководителя
- помощник руководителя
- поиск секретаря
- поиск ассистента
- бизнес обучение
Источник: hr-portal.ru
Какими качествами должен обладать идеальный ассистент (помощник) руководителя
В данной статье, мы рассмотрим основные обязанности ассистента руководителя, из чего можно будет прийти к составлению требований к кандидатам на данную должность. Так же выявим разницу между менеджером и ассистентом, после чего у нас будет полное представление о том какой должен быть сотрудник, что однозначно облегчит подбор!
Ассистент – незаменимый сотрудник в управлении компанией. У них много функций, много полномочий, они являются, так сказать, вторым лицом в компании. Практически невозможно сформировать все обязанности своей должности. Выбрать личного помощника для конкретного руководителя очень сложно, потому что это «миссия невыполнима».
Идеальный помощник будет варьироваться от работодателя к работодателю, но одно остается неизменным. Это то, собственно, что для вас необходим беспроигрышный, верный и серьезный ассистент, который может взять на себя все организационные и информационные задачи, не тратить время босса и искусно улаживать нормальные и неординарные трудности.
АР должен обладать определенными навыками, качествами, способностями, уникальным темпераментом и, пожалуй, самое главное – уникальной личностью, чтобы очень максимально отвечать высочайшему уровню собственного начальника.
Какие обязанности и требования включают в должность ассистента руководителя?
Оказание административной и организационной поддержки руководителю отдела; конкретное участие в переговорах, деловых встречах, приемах,конференциях и проектах; работа с деловой документацией (в том числе на английском языке); письменный и устный перевод; организация и обеспечение поездок и личного пользования руководителя отдела; ведение записей, документов и корреспонденции; сбор и подготовка аналитических, информационных и справочных материалов для руководителя отдела; линейный менеджер и доведение до сведения руководителя.
Помощники могут полностью участвовать в работе или могут быть наняты только для организации личных дел руководителя. Некоторых не волнует наличие университетского диплома, других в первую очередь волнует знание языка, третьих – вид кофе и внешний вид помощника. Однако, несмотря на то, что объем и специфика работы в разных компаниях могут отличаться, основные требования всегда одинаковы.
Перечислим требования: законченное высшее образование, навык работы на подобной должности не менее двух лет (желательно с высшим руководством), владение необходимым языком (часто требуется уровень носителя языка), готовность к командировкам и длительной работе, возраст (не указан в описании вакансии. Но является самым важным требованием), личностные качества (в первую очередь это трудолюбие, аналитический склад ума, хорошие коммуникативные навыки, высокая практическая способность и отличная компетентность).
От личных помощников ожидают преданности и лояльности. В первую очередь собственному руководителю, а затем и компании в целом.
Какие выделяют преимущества и недостатки?
Самое большое преимущество работы в качестве помощника руководителя заключается в том, что вы можете получить ценный опыт управления и бесконечно развивать свои качества и таланты. Рядом с умными и успешными менеджерами вы сможете изучить логику и принципы постановки и решения стратегических и тактических бизнес-задач, принятия оптимальных решений, ведения деловых переговоров, разрешения конфликтов, ежедневного общения с людьми разных социальных, экономических и возрастных групп. В будущем полученные знания и навыки пригодятся для карьерного роста и предпринимательства.
К недостаткам относятся:
Помощники работают дольше, чем менеджеры, что заставляет их быть занятыми 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Некоторые менеджеры очень негативно относятся к просьбам ассистентов о переводе, и ассистенты могут стать «заложниками» своей профессии. Ассистенты держатся как можно ближе к своим менеджерам и их семьям.
В силу специфики профессии личного помощника, конкретный объем работы зависит от индивидуальных потребностей работодателя, и невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности и полный набор функций. Директору может понадобиться человек, который освободит его от «канцелярских обязанностей», в то время как помощник может быть занят личными поручениями. Некоторые директора предпочитают иметь двух помощников для разных видов деятельности, а в крупных фирмах у помощника может быть свой штат со специальными обязанностями в отделе.
Многие сотрудники рассматривают должность личного помощника как отправную точку в своей карьере. В будущем исполнительный помощник, хорошо знакомый с организацией компании, ее деятельностью, опытом сотрудников и внешними связями, может стать исполнительным директором высшего звена, вице-президентом, генеральным директором или руководителем отдела. Нередко опытные исполнительные помощники уходят в бизнес, потому что они могут использовать свои знания и опыт для успешного развития собственного дела.
В современных условиях растущей конкуренции процветание компании зависит от принятия правильных решений в нужное время. Для этого вам нужен опытный помощник.
Почему стоит воспользоваться услугами кадрового агентства?
Наш многолетний опыт в подборе корпоративных административных помощников позволяет нам найти подходящего специалиста и заполнить вакансию административного помощника в кратчайшие сроки. Наша обширная и уникальная база данных соискателей, понимание должностных инструкций ассистентов и четкость функций позволяют нам быстро и точно отбирать высококлассных специалистов.
Мы занимаемся подбором ассистентов уже много лет и нашли множество талантливых ассистентов, работающих над самыми разными проектами. В следующих разделах вы найдете актуальные рекомендации и примеры из практики. Если вы хотите подать заявку на участие в процессе отбора помощников руководителя проекта, пожалуйста, свяжитесь с нами.
Источник: hrtime.ru