Автоматизация — это заключительная стадия постановки управленческого учета. Чтобы система автоматизации повышала эффективность деятельности, была помощником в принятии управленческих решений и осуществляла необходимый контроль, нужно заранее подготовиться к ее внедрению: проанализировать текущее состояние учета, существующих бизнес-процессов и сформировать цели и задачи деятельности компании. После этого можно создать формы в таблицах Excel и некоторое время вести в них учет, чтобы при необходимости безболезненно внести корректировки в управленческую модель компании. Ранее я рассказывал об этапах внедрения управленческого учета. В этой статье рассмотрим, какие сервисы и программы позволяют эффективно вести и автоматизировать управленческий учет в компании, в чем их разница и как выбрать подходящую.
Excel для учета простых бизнес-процессов
- «Не смешивать данные»
Не стоит смешивать данные из разных отчетов или таблиц. Каждую таблицу лучше разместить на отдельном листе, что позволит сократить время на поиск необходимой информации. - «От крупного к мелкому»
На первых листах выводится сводная информация, а детализированные данные необходимо разместить на последующих листах. Такое представление существенно повысит наглядность данных и удобство работы с отчетом. - «Не вбивай — выбирай»
Механизм автозаполнения в Excel позволяет ускорить процесс заполнения таблиц, а также структурировать используемые классификаторы. - «Новые возможности»
Открыть новые возможности при анализе данных можно с помощью дополнительных функций Excel, финансовых и статистических функций обработки данных. Эти аналитические функции позволяют повысить качество анализа и своевременность реакции на изменение трендов. - «Корректировкам быть!»
Плохим тоном считается вносить изменения в исходные данные — для этих целей лучше использовать специализированные листы для корректировки. - «Проверить это»
При обновлении данных, добавлении новых значений, корректировки текущих вариантов необходимо предусмотреть специальные ячейки, которые будут маркером корректности составления таблиц. - «Защитить созданное»
После подготовки отчета желательно защитить листы от изменения, кроме листов корректировок.
Как вести учёт в бизнесе Шиномонтаж
После подготовки отчета желательно защитить листы от изменения, кроме листов корректировок.
По мере роста таблиц, поддерживать корректность учета в Excel становится сложнее, а часть задач управленческого учета нельзя решить без использования макросов и дополнительного программирования. Также на масштабируемость учета влияют низкая отказоустойчивость и минимальные возможности по интеграции с другими системами.
Онлайн-сервисы для управленческого учета
Избежать проблем при работе в Excel можно с помощью веб-сервисов для управленческого учета. Существует большое количество сервисов, которые позволяют без развертывания и постановки учета, получить необходимую информацию по финансовому состоянию компании в виде заранее настроенных дашбордов и отчетов. Такие сервисы автоматически синхронизируются с банками, что позволяет отслеживать состояние компании (или группы компаний) в реальном времени. Например, сервис «Управленка» синхронизируется с такими банками, как Сбербанк, ВТБ, Альфа-банк, Райффайзенбанк, Тинькофф, Точка, Юникредит Банк. Помимо этого сервис может загружать информацию из 1С Бухгалтерия по всем движениям по расчетному счету и кассе.
Как вести баланс в бизнесе: учет доходов и расходов бизнес.
Для контроля кассовых разрывов в сервисе есть платежный календарь. Данные в платежный календарь можно вносить как вручную, так и загружать из 1С Бухгалтерии:
- планируемые налоги к уплате (НДС, налог на прибыль, единый налог по УСН, НДФЛ и социальные взносы)
- счета покупателям
- прогноз по выплате заработной платы.
Рис.1 Сервис Управленка — Платежный календарь
Загруженные операции автоматически распределяются по настроенным правилам по аналитикам управленческого учета. Сервис помогает определить, какие проекты прибыльные, а какие нет. Помимо веб-интерфейса, доступ к данным можно получить с помощью специального чат-бота. Через него можно получить настроенные в системе отчеты, сводную информацию по счетам, а также вводить операции.
Другой онлайн-сервис «Финолог» тоже позволяет загружать операции из банков и кассовых сервисов (Тинькофф оплата, Яндекс касса, Робокасса). В сервисе поддерживается проектный и позаказный учет в операциях.
При подборе веб-сервиса необходимо обратить внимание на то, поддерживает ли он интеграцию со всеми вашими банками или 1С Бухгалтерией. Какие в нем ограничения по количеству компаний и расчетных счетов, есть ли необходимые вам отчеты, удобство работы с операциями и платежным календарем.
Программы на базе 1С
Программы, разработанные на базе 1С, сочетают в себе различную функциональность. Их можно разделить на 2 группы:
- Универсальные конфигурации, которые вместе с оперативным учетом позволяют вести управленческий учет.
- Конфигурации на базе 1С, разработанные специально для постановки управленческого учета в компании.
К первой категории можно отнести такие конфигурации, как 1С Управление нашей фирмой, 1С Управление торговлей и 1С Комплексная автоматизация. В этих программах можно вести финансовое планирование, бюджетирование и формировать управленческую отчетность в различных разрезах. Основное преимущество использования таких программ — весь учет ведется в одной программе, и это позволяет оперативно контролировать деятельность компании.
Каждая конфигурация разработана для определенного сегмента рынка:
| 1С Управление нашей фирмой | Для небольших фирм, ведущих торговую деятельность или занимающихся производством |
| 1С Управление торговлей | Для небольших и средних компаний, занимающихся оптовой и розничной торговлей |
| 1С Комплексная автоматизация | Комплексное решение для компаний среднего бизнеса в области продаж или производства |
В этих программах есть несколько блоков управленки, которые позволяют контролировать финансы компании и осуществлять анализ бизнеса. С помощью программ можно формировать бюджеты компании, управлять денежными потоками и рассчитывать финансовые показатели деятельности компании.
Также на базе 1С разрабатываются отдельные системы, которые используются для проектирования финансового учета. Эти программы подходят тем компаниям, у которых нет необходимости в системе оперативного учета или система оперативного учета не в состоянии поддерживать управленческий учет. С их помощью можно настроить уникальную модель управленческого учета.
Эти системы могут работать как вместе с системой бухучета, так и представлять собой отдельное решение, синхронизирующее с бухгалтерией в онлайн-режиме.
У отдельно стоящих систем есть ряд преимуществ:
- повышенная конфиденциальность данных
- основная конфигурация бухгалтерского или оперативного учета сохраняет возможность типового обновления
- сохраняется возможность работы на разных веб-хостингах
- доступно неограниченное число учетных систем на различных версиях 1С
Подобной системой является конфигурация «WA: Финансист» — модульная система, различные модули которой позволяют автоматизировать управление денежными средствами, договорной документооборот, бюджетирование и управленческий учет по международным стандартам. Модули системы интегрируются друг с другом, что позволяет сформировать комплекс функций для решения конкретных задач компании в сфере управленческого учета.
ПО для холдингов и крупных компаний
Крупные торговые, производственные компании и холдинги часто используют ERP-системы комплексной автоматизации. Они включают в себя различные модули, позволяющие автоматизировать управление всеми ресурсами предприятия. Основными лидерами на отечественном рынке считаются:
- 1С ERP
- SAP ERP
- Microsoft Dynamics AX
Самой известной зарубежной ERP-системой является SAP — продукт, включающий в себя интеграционную платформу и различные отраслевые решения. SAP обладает широкими возможностями интеграции с различными программами, например с 1С, что позволяет увеличить результативность работы и уменьшить трудозатраты на ведение учета.
Основной продукт 1С для крупного бизнеса — 1С ERP охватывает все области деятельности компании:
- управление производством и оперативный учет
- работа с кадрами, расчет заработных платежей
- финансовый менеджмент, казначейство и бюджетирование
- поддержка налогового и бухучета
- учет по МСФО
- администрирование активов компании
1С ERP — универсальное и модульное решение, позволяющее автоматизировать все процессы в компании с помощью сочетания необходимых модулей. При этом неиспользуемые модули могут быть подключены в дальнейшем по мере роста компании.
Автоматизация всех процессов в конфигурации позволяет снизить транзакционные издержки, повысить доступность данных и скорость их получения, улучшить контроль над деятельностью компании и всех ее подразделений.
Рис.2 1С ERP — Монитор бюджетного процесса
В системе есть специализированные формы контроля процессов, например, монитор бюджетного процесса. Использование этого инструмента позволяет контролировать формирование и утверждение бюджетов.
Ключевое достоинство рабочего места — визуализация отклонений от поставленных задач управления, отставание от сроков бюджетной кампании. Это облегчает представление больших объемов данных и принятие управленческих решений по повышению эффективности.
Как выбрать программу для управленческого учета
Подобрать решение на базе 1С Предприятие 8 можно для управленческого учета на предприятии разного объема и сложности. С помощью 1С можно построить систему оперативного учета, управленческой отчетности и финансового контроля в компаниях любого масштаба. С помощью автоматизированных систем повышается эффективность работы компании, увеличивается контроль над каждым этапом автоматизированных процессов. Руководство получает инструмент, с помощью которого можно адаптировать текущую деятельность к изменениям внешней среды.
Общие рекомендации могут быть следующие:
| EXCEL Если компания только начинает вести управленческий учет и необходимо «примерить» управленческие формы к текущей деятельности компании. При малых объемах использование Excel не менее оправдано ввиду его универсальности и небольшой стоимости, чем внедрение 1С. | ||
| Онлайн-сервисы управленческого учета Позволяют сразу получить отчеты и графики по текущему состоянию финансов в организации за счет интеграции с банками и 1С Бухгалтерия. | 1С Управление торговлей Программа для оперативного и управленческого учета в компаниях в сфере торговли с блоком управленческого учета и казначейства. | 1С ERP ERP-система для автоматизации всех бизнес-процессов крупных компаний. |
| 1С Управление нашей фирмой Единое решение для организации учета в небольших торговых и производственных компаниях. | 1С Комплексная автоматизация Конфигурация для автоматизации торгового, бухгалтерского, производственного и управленческого учета. Программа помогает эффективно управлять всеми сферами деятельности предприятий. | |
| Специализированные системы для управленческого учета на базе 1С (Бит.Финанс, WA:Финансист) С их помощью можно получить информацию по всем финансовым показателям из различных конфигураций, обладают модульной структурой и легко адаптируется к любому виду деятельности. | ||
| 1C Управление холдингом Специализированное решение 1С для автоматизации управленческого учета крупных холдинговых структур. | ||
Подбирать систему стоит с учетом целей и задач компании, анализа управленческого учета внутри компании и существующих бизнес-процессов.
Об авторе
Юрий Мартынов
Эксперт-практик в области управленческого учета, финансового управления и автоматизации бизнес-процессов. Руководитель проектов 1С-WISEADVICE
Профиль в Facebook
Опыт в сфере 15 лет:
- консультант по методологии управленческого учета, аутсорсинга управления финансовой службой
- руководитель проектов автоматизации финансового и управленческого учета
- автор статей на тему учета и автоматизации
Источник: finacademy.net
15 ЛУЧШИХ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В 2023 ГОДУ
Бухгалтерское программное обеспечение является необходимым компонентом любого успешного бизнеса. В зависимости от программы он может помочь вам профессионально выставлять счета, отслеживать входящие и исходящие платежи, находить просроченную дебиторскую задолженность и отслеживать ее, оптимизировать управление налогами и составлять отчеты, которые анализируют финансовое состояние вашей компании и делают прогнозы. для будущего. Мы исследовали некоторые из самых популярных платформ на рынке сегодня, чтобы помочь вам выбрать лучшее бесплатное бухгалтерское программное обеспечение для вашего малого бизнеса в 2023 году.
Онлайн-бухгалтерия для ИП — программы для ведения учета
В настоящее время существует множество сервисов для ведения бухучета. Поэтому выбрать наиболее подходящий из них проблематично. На сайтах красочно описывается функционал и принципы использования, что затрудняет выбор.
Обязан ли ИП вести онлайн-бухгалтерию
В соответствии с ФЗ РФ № 402 ведение бухгалтерского учета ИП не требуется. Но помимо него существует налоговый учет. Он заключается в сборе и систематизации материалов о деятельности ИП для определения базы налогообложения и размера перечислений в бюджет по налогам. Бизнесмены должны периодически сдавать в налоговую отчеты по финансовой деятельности, по численности сотрудников и прочее. Отчитываться перед государством о своей деятельности должны все ИП, поэтому обязательств по ведению налогового учета не избежать.
Дополнительная информация! Вести учет операций можно самостоятельно. Но даже при незначительном обороте перед началом предпринимательской деятельности рекомендуется изучить основы бухучета. При большом бизнес-обороте необходимо нанять бухгалтера либо прибегнуть к услугам аутсорсинговой компании.
Преимущества и недостатки
Перед началом поисков наиболее удобного и выгодного сервиса с онлайн-бухгалтерией следует ознакомиться с достоинствами и недостатками такой методики ведения бухучета. Первое, что пугает бизнесменов, это то, что сведения о деятельности предпринимателя аккумулируются в облачных сервисах. К ним получают доступ лица, не имеющие отношения к бизнесу. Опасения не имеют смысла, так как зачастую штатные сотрудники могут навредить бизнесу больше, чем специалисты, работающие удаленно.
Бухгалтер на удаленке работает одновременно с несколькими предпринимателями, иногда их число определяется десятками. Поэтому вероятность того, что аутсорсер захочет навредить делу какого-либо предпринимателя, которого он не знает и не видел, минимальна. Если же неприязненные отношения либо конфликты возникнут со штатным бухгалтером, то финансовые потери намного вероятней. Главбух имеет доступ ко всей информации, касающейся производственной и финансовой деятельности. При удобном случае она может быть использована против руководителя.
Обратите внимание! Хранение сведений о предпринимательской деятельности в облачных сервисах более безопасно, чем концентрация информации на одном или нескольких жестких дисках. В современных условиях их изъятие не является редкостью. Получить данные, находящиеся в облачных сервисах, затруднительно даже суду.
Кроме того, базы данных хорошо защищаются от несанкционированного проникновения, вирусов. Им не страшны перебои с электроснабжением и пожары, в отличие от офиса.
Онлайн бухгалтерия для ИП имеет важный плюс. Пользователи информации не обязаны находиться в определенном месте для получения доступа к базе. Сведения хранятся в облачных сервисах, доступ к которым можно получить в любом месте, где есть выход в Интернет. После ввода логина и пароля пользователь получит необходимые сведения.
Выделяется также ряд других достоинств использования онлайн-бухгалтерии для ИП:
- Предпринимателю не придется тратиться на обеспечение информационной безопасности, что существенно уменьшит расходы. Удаленные сотрудники устранят сбои, обновят программу, обеспечат использование шаблонов, соответствующих требованиям законодательства.
- Экономия денежных средств на обустройстве рабочего места для бухгалтера и выплате заработка ему. Это поможет увеличить доход от бизнеса.
- Отсутствует необходимость оформления отпуска, больничного листа для бухгалтера, отсутствуют конфликтные ситуации.
Главным недостатком удаленного бухобслуживания является то, что на бизнесмена ложится обязанность по самостоятельному ведению дела. Необходимо отслеживать изменения в законодательстве, разбираться в налогообложении, проводках. Однако, всегда можно прибегнуть к консультационным услугам.
Сервисы для ведения онлайн-бухгалтерии
В интернете можно найти множество сервисов, предлагающих услуги аутсорсинга. Для выбора одного из них рекомендуется ознакомиться с самыми востребованными.
«Мое дело»
Может применяться при ведении бухгалтерии онлайн для ИП на УСН, ОСНО, ЕНВД и ПСН. Минимальная стоимость бухгалтерского сопровождения составляет 833 руб.* за месяц. Пользователи могут лично вести бухгалтерию в онлайн-режиме либо воспользоваться услугами специалистов на удаленке. Сервис предлагает пользователям услуги удаленного бухгалтера, специалиста по налогообложению, юриста, кадровика, бизнес-консультации.
Помимо основного сервиса ИП предлагается воспользоваться одним из пакетов на выбор:
- розничная торговля;
- оптовая торговля;
- онлайн-магазины.
«Кнопка»
Предлагает свои услуги ИП, работающим на ОСНО, ЕСХН, УСНО, ЕНВД. Стоимость минимального набора услуг составляет 10 000 руб.* за месяц пользования (без тестового периода). Специалисты аутсорсинговой компании готовы взять на себя бухгалтерское сопровождение бизнеса, помогут в решении юридических вопросов, учете работающего персонала, предоставят бизнес-консультации, помогут в работе с банками.
«Контур.Эльба»
С тестовым периодом 30 дней может применяться ИП на УСНО и ЕНВД. Минимальный набор услуг обойдется в 633 руб.* за месяц. Сервис будет удобен для бизнесменов с небольшим оборотом, желающих самостоятельно вести бухучет, не вдаваясь в специальную терминологию.
«Контур.Бухгалтерия»
Подходит для ИП на ЕНВД, ОСНО, УСНО. Период тестового использования составляет 14 дней. Далее придется платить 1 000 руб.* за месяц. Рекомендуется к применению для предпринимателей с численностью персонала до 100 человек. Работа с интерфейсом не вызовет затруднений благодаря простоте устройства и наличию подсказок.
Пользователи могут применять онлайн-калькулятор для расчета выплат персоналу (декретные, больничные, отпускные), налогов НДС и УСН.
«БухСофт»
Используется предпринимателями, работающими на ЕНВД, ОСНО, УСНО. Наименьший набор опций будет стоить 1 528 руб.* за месяц. Тестовый период отсутствует. Помимо ведения бухучета после уплаты тарифа за год пользователь сможет воспользоваться сервисом для отправки отчетности в госструктуры (Росстат, налоговую, Соцстрах, ПФР).
С партнерами по бизнесу можно наладить электронный документооборот. При возникновении сложностей либо технических вопросов есть основание обратиться в специальную службу «БухСпас».
«Небо»
Рекомендуется к применению для ИП на ЕНВД, УСН, ОСНО. Период бесплатного использования в тестовом режиме составляет 14 дней. Далее плата составит 650 руб.* за месяц. Сервис поможет самостоятельно заниматься бухучетом и вовремя сдавать отчетность. Софт соответствует параметрам 1С.
«Фингуру»
Может использоваться предпринимателями на ОСНО, УСН, ПСН, ЕНВД. Без тестирования набор минимального софта будет стоить 6 000 руб.* за месяц. Удаленные специалисты берут на себя обязательства по проведению регистрации начинающего ИП и ликвидации (при необходимости), ведению бухучета, расчету заработной платы, уплате взносов в ПФР.
Также пользователю будут предоставлены консультации профессионалов. Им можно задать все интересующие вопросы, к примеру: сдают ли ИП бухгалтерский баланс? Взаимодействие с ИП происходит посредством живого общения с использованием мобильных телефонов, соцсетей и так далее.
Для передачи информации предпринимателю потребуется сфотографировать документацию и переслать ее удаленному бухгалтеру. На ее основе проводятся все необходимые операции.
«1С бухгалтерия Scloud»
Позволяет работать в программе «1С» в онлайн-режиме. Доступ к базе можно получить из любого места. Плата за 1 месяц использования составит 700 руб.* За такую плату пользователь получает профессиональные консультации, возможность загрузки имеющихся баз данных на сайт, бухгалтерское сопровождение с использованием браузера и специальной программы для клиентов.
Важно! Среди бесплатных сервисов для ведения онлайн-бухгалтерии популярностью пользуется сервис из Белоруссии «Делай дело» и английская программа «Quickbook». Но рассчитывать на широкий функционал при отсутствии оплаты не стоит. Отчетность в налоговую придется формировать самостоятельно. Сервис может помочь только в создании нулевого отчета.
Часто отсутствует возможность наладить взаимодействие финансового и складского учета.
Критерии выбора сервиса
При выборе компании для ведения бухгалтерского учета ИП рекомендуется обратить внимание на следующие параметры:
- Ведение бухгалтерского и налогового учета при использовании различных систем налогообложения. Такой сервис пригодится, если ИП решит сменить используемую систему налогообложения.
- Периодичность запуска бэкапа (сохранения резервных дубликатов сформированной документации). Также стоит поинтересоваться о месте хранения информации.
- Круглосуточная связь со службой техподдержки.
- Расположение дата-центров. Если ИП участвует в госконтрактах либо имеет дело с большим объемом персональных данных, то центры должны располагаться на территории РФ. Некоторые ИП предпочитают, чтобы они размещались за границей.
- Наличие компенсационных выплат за сбои в обслуживании, утрату данных, отсутствие доступа.
- Степень защиты информации (используемые противовирусные программы, шифровка данных, допуски для работников).
- Подключение дополнительных услуг при необходимости.
Также при выборе бухгалтерской программы для ИП рекомендуется ознакомиться с отзывами в интернете и от коллег по бизнесу.
Как вести бухгалтерскую отчетность для ИП самостоятельно
При выборе самостоятельного ведения бухучета рекомендуется воспользоваться услугами онлайн-бухгалтерии. На зарплату бухгалтера тратиться не придется, а учетом будет заниматься специалист.
Прежде всего, перед началом использования онлайн-бухгалтерии для самостоятельного учета финансовой деятельности необходимо зарегистрировать личный кабинет в одном из выбранных сервисов. Затем рекомендуется следовать пошаговой инструкции:
- Систематизировать хранение бумажной и электронной документации. Она не должна храниться в беспорядке. Документы лучше разложить по папкам в соответствии с характером бумаг и файлов.
- Ознакомиться с настройками и активировать те из них, которые потребуются для ведения бизнеса.
- Применять все доступные опции. Для этого следует отслеживать новости компании. Если доступны обновления, то стоит определить, как они повлияют на работу сервиса.
- Проводить периодические сверки с налоговой. Через 7 дней после уплаты налога рекомендуется убедиться в отсутствии задолженности с использованием онлайн-бухгалтерии либо через официальный веб-ресурс Налог.ру.
- Интересоваться новостями, изменениями в законодательстве. Для этого можно воспользоваться интернетом, посещать соответствующие форумы и прочее. Хорошим источником информации будет электронный журнал «Бухгалтерия для ИП».
- Сформировать календарь отчетности и следовать ему. Даты уплаты налогов и сдачи отчетов часто не совпадают, поэтому удобнее будет сделать соответствующие заметки в календаре.
На рынке сегодня предлагается широкий спектр услуг по бухгалтерскому сопровождению. Индивидуальные предприниматели могут выбрать наиболее подходящий по стоимости и функционалу сервис для ведения бухучета.
*Цены актуальны на октябрь 2019 года.
Источник: ontask.ru