Карта бизнес процессов это перечень

Любой предприниматель занимаясь бизнесом осуществляет большое количество действий. Часть из них постоянно повторяется и является текущей деятельностью, часть повторяется крайне редко и является проектной деятельностью.

Эти действия в бизнесе принято называть процессами. То есть процесс — это действие. Но есть разный масштаб действий, поэтому помимо процессов, выделяют ещё подпроцессы и операции.

Каждый процесс состоит из некого количества подпроцессов. А каждый подпроцесс из нескольких операций. Например, процесс продажи можно разложить на следующие подпроцессы:

Процесс;Подпроцессы

Продаём;Составляем клиентскую базу ;Совершаем холодный обзвон потенциальных клиентов ;Составляем коммерческие предложения ;Рассылаем коммерческие предложения ;Проводим встречи ;Оформляем документы по сделке ;Поставляем товар ;Сопровождаем клиента

Конечно, во многом то, какие подпроцессы включает в себя процесс продаж, зависит от специфики продаж. А уже каждый подпроцесс включает в себя некое количество операций — элементарных действий:

Описание бизнес процессов. Карты первого уровня

Процесс;Подпроцессы;Операции

Продаём;Составляем клиентскую базу;Определяем критерии/маркеры потенциальных клиентов ;;Составляем список адресов сайтов потенциальных клиентов на основании рекламы в специализированных журналах ;;Анализируем сайты по заданным критериям, выбираем клиентов и вносим их в список на холодный обзвон

Получается связанная цепочка: процесс — подпроцессы — операции.

Часто навскидку тяжело определить масштаб действия и отнести его к одной из категорий. Поэтому здесь на выручку приходит такой индикатор как время.

Процессы как правило очень масштабные и длительные, они происходят постоянно. Например, любая организация занимается продажами постоянно. Если мы попытаемся определить время которое мы продавали в течение месяца, то получится, что практически все рабочее время.

Если мы посмотрим сколько времени мы затратили на составление клиентской базы, то его будет гораздо проще выделить и измеряться оно будет часами. То есть у подпроцессов будет другой масштаб по времени. А у операций и того меньше — минуты.

Поэтому при помощи времени, затрачиваемого на действие, мы достаточно легко можем отнести его к одной из категорий.

Кстати, вы уже обратили внимание, что название любого процесса мы обозначаем как глагол в настоящем времени — продаём, покупаем, производим… Подобная формулировка помогает нам ещё на старте избавится от «пустых процессов» — тех, за которыми нет никаких действий.

Например, развиваем компанию, мотивируем сотрудников и так далее. В психологии есть такое понятие генерализация или обобщение. Мы стремимся избегать обобщенных названий процессов, за которыми может скрываться что угодно или не скрываться ничего.

Все процессы можно собрать в карту процессов. Как правило, мы выделяем две карты процессов. Карта процессов начала деятельности бизнес-проекта или старт, где очень много единичных редко повторяемых процессов: регистрация юридического лица, поиск и оформление арендных отношений, ремонт офиса и другие. И карта процессов текущей деятельности, где все процессы постоянно повторяются и являются регулярными.

10 Карта процессов верхнего уровня

Форма у карты процессов следующая:

;Основные;Вспомогательные
Внешние;; Внутренние;;

Под внешними процессами мы понимаем все процессы с участием внешней среды. Например, в процессе продажи есть внешняя среда — это клиент. Он не является частью организации, поэтому процесс продажи мы относим к внешним процессам. То же самое будет с процессом закупок, потому что там есть поставщик.

Во внутренних процессах участие принимают только сотрудники организации или внутренняя среда. Например, если у нас на предприятии свой штат уборщиц, то клининг будет являться внутренним процессом.

Иногда есть процессы, которые одновременно являются внутренними и внешними. Например, процесс обучения может быть и внешним, и внутренним. Внешним — когда мы приглашаем в качестве преподавателя с стороннего специалиста. Внутренним — когда обучение наших сотрудников проводит наш специалист. Часто процесс наставничества — это внутренний процесс.

Какие процессы являются основными, а какие вспомогательными? Последнее время предприниматели очень по разному расставляют акценты в этом, формируя там самым свою бизнес-модель.

Изначально к основным процессам относили все значимые процессы на предприятии, остановка или неэффективность которых сильно сказывались на результате работы всего предприятия.

Например, в детском саду клининг будет одним из основных процессов. Так как в случае плохой уборки детский сад могут закрыть за несоответствие санитарным нормам. А в предприятии, занимающимся продажей канцтоваров, клининг будет являться вспомогательным процессом. Так как даже при отсутствии уборки в течение длительного времени организацию не закроют, она продолжит работать.

То есть раньше мы, определяя процесс как основной или вспомогательный, оценивали его по значимости в общем результате деятельности организации или по возможным последствиям его ненадлежащего исполнения. Сейчас выделяя основные процессы мы часто определяем ключевые компетенции нашей организации. Сравните по упрощённой карте процессов две строительные организации:

Источник: bbusiness.biz

Как правильно составить карту бизнес процессов

Первое — это кратко и точно сформулировать название описываемого процесса, которое должно быть понятным и отражать общую суть последовательности действий, составляющих бизнес-процесс. Например, вместо «Подача заявки на изготовление изделия в производство и контроль ее исполнения», достаточно назвать процесс «Контроль производства изделия».Второе — это правильно разбить весь описываемый процесс на более мелкие («атомарные») задачи или функции-подпроцессы и определиться с последовательностью их выполнения. При подобном разбиении описываемый процесс будет являться процессом верхнего уровня. Степень детализации процесса верхнего уровня может быть различной, но должна быть адекватной для понимания той аудиторией, которая будет пользоваться вашим описанием.

Описать бизнес-процесс можно несколькими способами. Наиболее популярный из них — графический, с помощью диаграмм, выполненных в различных нотациях (нотация — набор символов для обозначения чего-либо).
Самые распространенные виды нотаций для описания бизнес-процессов — это IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) и др.
В качестве примера остановимся на диаграмме, выполненной в нотации BPMN (Business Process Modelling Notation) с помощью CASE-средства PowerDesigner (Рис.1). Главными элементами на диаграмме являются:
1. «Процесс» (функция) — скругленный по углам прямоугольник;
2. «Переход» — стрелка, соединяющая процессы;
3. «Решение» — ромб, содержащий вопрос, на который можно ответить только «Да» или «Нет»;
4. Условия — текстовые выражения, при которых осуществляется переход от одной функции к другой. Условия всегда заключаются в квадратные скобки. Иногда полезно разбить вашу диаграмму на «Дорожки» — вертикальные или горизонтальные секции, обозначающие подразделения предприятия или сотрудников, ответственных за выполнение определенной функции.

В таком случае значок этой функции должен находиться в пределах своей секции. Кроме перечисленных элементов, диаграмма может содержать также перечень данных, которые являются входными или выходными для процесса, а также ссылки на правила или регламент, согласно которым выполняется та или иная функция. Пример описания бизнес-процесса «Контроль производства изделия» показан на рис.1. Нетрудно заметить, что эта диаграмма очень похожа на блок-схему алгоритма решения задачи.

Графическое описание процесса также может быть дополнено текстовым описанием его функций-подпроцессов в виде таблицы, содержащей следующие столбцы: название процесса, подразделение (владелец процесса), описание процесса, результат выполнения процесса. Пример подобного описания приведен на рис.2. Если предполагается дальнейшая оптимизация описываемого бизнес-процесса, то в таблицу можно добавить еще столбец с описанием трудностей или недостатков выполняемых на данный момент функций-подпроцессов.

Совет 2: Как описывать процессы

Бизнес процессы компании #8212; как правильно составить список процессов

Первым шагом, в управлении бизнес процессами. является создание карты основных процессов. Это платформа, на основании которой, вы будете в дальнейшем производить описание и управление процессами. Карта нужна для того, чтобы понимать – как и на основании чего, компания делает деньги.

Но если карта основных процессов является платформой, то бизнес процессы компании в виде списка – строительный материал. Составить список бизнес процессов не сложно. Но как только вы садитесь за компьютер и делаете первые наброски, возникает множество вопросов.

Основным камнем преткновения, как правило, является определение границ бизнес процессов. Т.е. как только вы хотите обозначить где заканчивается один процесс и начинается другой, появляются сомнения.

«А у всех по другому…», «Ну так не принято…». «А почему так?», «А у нас за это другой отвечает…» #8212; примерно такие вопросы будут возникать и у вас и у вашей команды при подготовке списка процессов.

Скажу сразу – не надо думать о том что «принято». Это ваша компания и вам решать где начинается один процесс и заканчивается другой. Если в других компаниях за работу с персоналом отвечает менеджер по HR (или кто либо иной) это не обязательно должно быть так же в вашей компании. Вы уникальны. Так создавайте свою, уникальную структуру бизнеса.

Ваш продукт достаточно просто скопировать. Вашу структуру бизнеса скопировать сложно. Это ваше конкурентное преимущество. Если вы считаете что должен существовать отдельный процесс «Придание хорошего настроения сотрудникам» и отвечает за него штатный специалист по юмору (технический директор, экономист или кто либо еще), то так тому и быть.

Еще раз. Создавайте свою модель бизнес процессов! К черту нормы! Делайте так, как удобно вам!

Бизнес процессы компани и подготовка полного списка

Следующий шаг. Возьмите любой отдел компании и начните составлять список его функций. Проще говоря, запишите, что делает этот отдел. К примеру, отдел печатной рекламы делает:

• Подготовка макетов
• Согласование макетов
• Предпечатная подготовка
• Подготовка ТЗ на изготовление печатной рекламы
• Поиск типографий
• Заключение договоров с типографиями
• Документальное оформление заказов
• Контроль исполнения заказов

Вы должны составить список всех дел (функций) которые происходят в отделе.

Далее необходимо проверить себя – не упустили ли вы что то. Для этого необходимо взять список сотрудников отдела и сделать аналогичный список функций, но уже для каждого сотрудника. Таким образом вы меняете границы и масштаб вашего исследования ( да и мышления), и подходите к вопросу одновременно дедуктивно и индуктивно. Это позволяет охватить картину деятельности отдела целиком, при этом не упуская из виду детали.

Заметка. Не полагаетесь только на свои знания о деятельности отделов и сотрудников. Привлекайте руководителей и конкретных сотрудников к данному процессу. Спрашивайте у них, что они делаю в своей работе. Сначала объясните цель своего вопроса а затем спрашивайте.

Вы должны точно знать, какой перечень дел выполняет каждый отдел и каждый сотрудник отдела. Это кстати пригодится в дальнейшем, для определения зон ответственности и влияния.

Убедительно обращаю ваше внимание. Не поручайте сделать это задание письменно. Беседуйте с сотрудниками. Если вы просто попросите их написать что они делают – вы скорее всего получите очень краткий и расплывчатый список. Беседуйте, узнавайте и составляйте список самостоятельно, сохраняя иерархию управления.

Т.е. пусть руководители составляют списки дел своих подчиненных. А вы уже составляйте списки дел руководителей и отделов.

Как только закончите составлять эти списки, переходите к следящему шагу – сравните их. Сравните список функций отдела и список дел сотрудников. Не находите несоответствий? Скажу честно, если вы их не найдете, я очень удивлюсь. Как правило, сравнение функций и дел выявляет достаточное количество разногласий.

Вы наверняка найдете дела, цель которых не понятна. И функции не подкрепленные конкретными делами, конкретных сотрудников.

К примеру. У одного из сотрудников отдела печатной рекламы есть такое дело – выбор цветопробы. Т.е. перед тем как печатать весь тираж, выводится несколько вариантов печати, с разными настройками цвета. Задача сотрудника выбрать наиболее подходящий вариант. Но к какой функции отдела относится это дело?

Контроль исполнения? Нет. Предпечатная подготовка? То же нет. Получается что одну из функций упустили из вида.

Назовем ее «Согласование изготовления тиража».

Еще пример. Есть функция «Контроль исполнения заказов». А собственно в чем она заключается? Что конкретно делается для того чтобы контролировать заказ? При разговоре с сотрудниками, выясняется, что весь контроль заключается просто в звонке исполнителю за день до сдачи заказа. Вот и все. Целая функция, заключается в пятиминутном действии. Странно, не так ли?

Кстати нигде не было указано, что происходит в том случае, если исполнитель не выполняет заказ в срок. А это одна из важнейших функций.

Идем дальше. Теперь необходимо привести списки в соответствие с друг другом. Функции отделов должны быть подкреплены задачами сотрудников и наоборот. В результате у вас должна быть достоверная и полная картина деятельности всего отдела в целом и каждого его сотрудника. Особое внимание уделите деятельности управленцев.

Их дела, зачастую, остаются загадочными и расплывчатыми. Но функция управления, как и все остальные, имеет в своем основании конкретный список дел.

Закончили? Переходите к следующему отделу. До тех пор пока у вас не будет согласованного списка функций всех отделов со списком дел всех сотрудников.

Теперь можно переходить к составлению списка всех процессов компании. Методология будет представлена в следующем посте. Продолжение

Похожее

Описание бизнес процессов

Понятие «бизнес» и «хаос» #8212; несочетаемые и недопустимо их совместное существование. Бизнес – это тщательно спланированный процесс, который руководится методом контроля и управления. Управление бизнес-процессом – это некое искусство, владея которым, вас ждут большие коммерческие взлеты.

Описание бизнес процесса

И так, бизнес-процессы – это союз взаимосвязанных последовательных действий, которые разрабатываются для удовлетворения потребностей, которые являются движущей силою любого предприятия. Для создания модели бизнес-процесса на каждом предприятии должна быть группа профессионалов, которые компетентны в этом вопросе. Задача этой «боевой» группы заключается в том, чтобы эффективно и правильно организовать процесс, который начинается со спроса клиента и заканчивается его удовлетворением. Нужно помнить, что от эффективности бизнес-процессом, напрямик зависит конкуренция предприятия и его финансовое положение.

Существует три основных правила описания бизнес-процессов:

1. Описывать только существующие процессы в их реальности, таким способом и алгоритмом, которым вы сейчас выполняете те задачи, которые стоят у вашей компании.
2. Не пытайтесь описывать ваш бизнес-процесс довольно абстрактно или же очень детально, ваша задача найти золотую середину, чтобы суть процесса была понятна.
3. Придерживайтесь выбранного уровня детализации, все ваши процессы должны быть детализированы при одинаковой степени.

Переходим к пошаговой инструкции описания бизнес-процесса предприятия:

1. Сначала определитесь с четкой и краткой формулировкой названия процесса. Это может быть «Обслуживание посетителя в кафе». В данном случае нам понятно касательно чего создан наш бизнес-план.
2. Второй шаг описания бизнес-процесса заключается в определении точки «входа» и точки «выхода» в процесс. Таким образом, получается формулировка обслуживание посетителя в кафе от встречи до выставления счета.
3. Следующий этап представляет собой определение цели процесса. В нашем примере, это может быть получение максимальной удовлетворенности клиента и максимально высокая прибыльность от каждого клиента.
4. Очень важно к каждому этапу процесса назначить менеджера процесса, который бы исполнял управленческие функции и руководил.
5. Обязательно определите «выход» из процесса, он может иметь как материальную, так и нематериальную форму. Материальный результат – это прибыль компании или кафе в нашем случае, а нематериальный – это максимально удовлетворенный клиент с широкой улыбкой на устах. Это два альтернативных «выхода», которые вы можете применить у себя в компании.
6. Если существует «выход» с процесса, очевидно должен быть и «вход» #8212; это все те необходимые блага и материальные ценности, которые нужны, чтобы определенный процесс заработал.

Наиболее удобная и распространённая форма изложения процесса является форма блок-схем. Она идет сверху-вниз и описывает алгоритм последовательных действий. В результате получается все абсолютно логично и понятно схема и алгоритм работы человека, который попадает в конкретный бизнес-процесс.

Описание бизнес процесса пример: приход посетителя → встреча и его расположение → заказ → реализация заказа → сервировка стола → обслуживание посетителя → финансовое вознаграждение → проводы посетителя → удовлетворенный посетитель.

Эффективно спланированный бизнес#8212; процесс #8212; это залог финансовой стабильности и конкурентоспособности любого предприятия на большом рынке. С помощью данного бизнес-процесса ваше предприятие будет прозрачным при своей деятельности и эффективным в работе.

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением

Источник: kak-delatpravilno.ru

Карты бизнес — процессов предприятия. Ключевые показатели эффективности процессов

Одной из моделей формального описания объекта автоматизации является построение карты бизнес процессов [3, 8].

Бизнес – процесс — совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.

1) Входами к процессу обычно являются выходы других процессов.

2) Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности [9].

Карта процесса — графическое представление процесса, использующее символы, стрелки и краткие формулировки, чтобы показывать последовательность и взаимосвязь задач в виде целостной картины.

Описание бизнес – процесса целесообразно осуществлять с помощью таблицы.

Таблица. Описание карты бизнес процессов.

Среднее время выполнения указывается для расчета эффективности автоматизации и указывается в одних единицах измерения для каждого шага, например в минутах.

Сложность можно оценить с использованием интервальных оценок или по нечеткой шкале, например: легкая, средней сложности, тяжелая.

Для некоторых шагов бизнес-процесса могут быть определены процедуры оценки выполнения исполнителем шага. Такие процедуры называются оценочными, для этих процедур определяются критерии оценки выполнения шага. Для контрольных процедур формируется таблица, включающая следующие столбцы: наименование контрольной процедуры, используемая информация, сроки проведения контрольных процедур, номер операции процесса, описание контрольных процедур и исполнитель.

Элементы карты бизнес-процесса представлены на рисунке 7.1.

Рисунок 7.1. Элементы карты бизнес — процесса

Ключевые показатели эффективности процессов.

Для контрольных процедур можно выделить ключевые показатели эффективности (КПЭ). Каждый показатель описывается некоторыми информационными характеристиками. Целесообразно составить таблицу КПЭ, включающую следующие столбцы: наименование КПЭ, единица измерения, источник расчетных данных, формула расчета (в случае необходимости), периодичность расчета, идеальный показатель, целевой показатель, текущий (средний) показатель. Пример КПЭ следующий:

1) наименование КПЭ: относительная ошибка при оформлении документов;

2) единица измерения: %;

3) источник расчетных данных: статистика документов, предоставленных на контроль;

4) формула расчета: ;

5) периодичность расчета: раз в квартал

6) идеальный показатель – 0

7) целевой показатель – 2%

8) текущий (средний) показатель: – 15%.

Кроме этого в описании предметной области используются диаграммы описания документооборота. На данной диаграмме отображается прохождение документа по участниками процесса и операциям [3]. Пример диаграммы представлен на рисунке 7.2.

Рисунок 7.2. Пример диаграммы прохождения документа

Для удобства восприятия размер блока прямо пропорционален времени прохождения у конкретного участника в конкретной операции.

Концептуальное проектирование АСОИУ. Разработка и выбор вариантов концепции системы.

Концептуальное проектирование АСОИУ.

Стадия Разработка концепции АСОИУ включает следующие этапы:

1) Изучение объекта.

2) Проведение необходимых научно-исследовательских работ.

3) Разработка вариантов концепции АСОИУ и выбор варианта концепции АСОИУ, удовлетворявшего требованиям пользователя.

4) Оформление отчета о выполненной работе.

Согласно [2] на этапах «Изучение объекта» и «Проведение необходимых научно-исследовательских работ» организация-разработчик проводит детальное изучение объекта автоматизации и необходимые научно-исследовательские работы (НИР), связанные с поиском путей и оценкой возможности реализации требований пользователя, оформляют и утверждают отчеты о НИР.

На этапе 3. «Разработка вариантов концепции АСОИУ и выбор варианта концепции АСОИУ, удовлетворяющего требованиям пользователя» в общем случае проводят разработку альтернативных вариантов концепции создаваемой АСОИУ и планов их реализации; оценку необходимых ресурсов на их реализацию и обеспечение функционирования; оценку преимуществ и недостатков каждого варианта; сопоставление требований пользователя и характеристик предлагаемой системы и выбор оптимального варианта; определение порядка оценки качества и условий приемки системы; оценку эффектов, получаемых от системы.

На этапе 4 “Оформление отчета о выполненной работе” подготавливают и оформляют отчет, содержащий описание выполненных работ на стадии, описание и обоснование предлагаемого варианта концепции системы.

Разработка и выбор вариантов концепции системы.

Согласно РД 50-34.698-90 [10] на стадии разработки концепции разрабатывают отчет по ГОСТ 7.32 [11]. Отчет о НИР—научно-технический документ, который содержит систематизированные данные о научно-исследовательской работе, описывающий процесс или результаты научно-технического исследования или состояние научно-технической проблемы. При выполнении НИР, кроме заключительного отчета о работе в целом, могут быть составлены промежуточные отчеты по отдельным этапам НИР. Отчет о НИР подлежит обязательному нормоконтролю в организации-исполнителе, в соответствии с ГОСТ 2.111 [12].

В основной части отчета приводят:

1) описание результатов изучения объекта автоматизации;

2) описание и оценку преимуществ и недостатков разработанных альтернативных вариантов концепции создания АС;

3) сопоставительный анализ требований пользователя к АСОИУ и вариантов концепции АСОИУ на предмет удовлетворения требованиям пользователя;

4) обоснование выбора оптимального варианта концепции и описание предлагаемой АС;

5) ожидаемые результаты и эффективность реализации выбранного варианта концепции АС;

6) ориентировочный план реализации выбранного варианта концепции АС;

7) необходимые затраты ресурсов на разработку, ввод в действие и обеспечение функционирования;

8) требования, гарантирующие качество АС;

9) условия приемки системы.

Для формализации процедуры сопоставительного анализа требований пользователя к АСОИУ и вариантов концепции АСОИУ на предмет удовлетворения требованиям пользователя необходимо задать критерии по которым будет осуществляться сравнение. Каждый критерий должен иметь наименование, единицу измерения и в случае необходимости формулу расчета.

Источник: allrefrs.ru