Большинство организаций или предприятий работают по безналичным расчетам, но это не означает, что ни в одной операции не используются наличные деньги. А если есть хотя бы небольшой процент операций с наличными, значит нужно вести кассовую книгу.
Поэтому данная статья актуальна для юридических лиц, бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП). С 2014 года ИП, имеющий книгу учета доходов и расходов, может не оформлять кассовые ордера. Соответственно вести кассовую книгу им тоже не надо. Хотя некоторые предпочитают продолжать это делать.
Не осознавая ее значимость, к ней относятся «спустя рукава». Чтобы избежать неприятных последствий и санкций налоговой инспекции, необходимо внимательно относиться к кассовым операциям и заполнять книгу. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по поводу кассовой книги: ее значение, как ее заполнить, можно ли вносить исправления и как это грамотно сделать.
Книга доходов для ПСН и УСН (д). Как вести Книгу доходов ИП?
Что это за книга и зачем ее вести
Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами. Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.
На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции.
Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.
Унифицированная форма книги утверждена Постановлением Госкомстата. Форма называется КО-4.
Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.
Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги.
Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.
Бланк кассовой книги в формате excel и word
Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.
Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.
В этой статье вы найдете образец заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1.
Правила заполнения бланка расходного кассового ордера на предприятии вы можете прочитать здесь.
Кто занимается ее ведением
Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.
В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.
Индивидуальный предприниматель имеет некоторые особенности. Если он работает один, он и является кассиром. Соответственно, подписи главбуха не будет.
Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.
Как заполняется этот журнал?
На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:
- полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
- фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
- период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
- если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
- ОКПО.
Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.
Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.
Если согнуть лист по линии отрыва, то можно одновременно заполнять обе части под копирку. То есть на вкладном листе пишут шариковой ручкой, а на отрывном копируется такая же запись.
По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.
Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:
- Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
- Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
- Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
- Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
- Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
- Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
- Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
- В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
- «Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
- Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
- В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.
Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.
Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.
Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:
Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею.
Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.
Исправления в кассовой книге
Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.
Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.
Внимание! Лист не вырывается. Кассир должен написать заявление о случившемся главбуху.
Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.
Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.
Источник: znaydelo.ru
Узнаем как вести правильно кассовую книгу. Кассовая книга: образец заполнения
В соответствии с отечественным законодательством, всем организациям предписано хранить свободные финансы в банке. При этом большую часть расчетов юрлица должны производить между собой в безналичной форме. Для наличного оборота нужна касса, сотрудник, который будет с ней работать, и книга, в которой будет вестись учет операций. Далее рассмотрим подробнее особенности заполнения документации.
Кассовая книга: зачем она нужна и как ее вести
Как показывает практика, в большинстве организаций оборот денежных средств осуществляется в безналичной форме. Однако это совершенно не означает, что в ходе деятельности этих компаний не используются наличные. Если существует хотя бы небольшой процент сделок, заключаемых с использованием банкнот, то на предприятии должна быть кассовая книга. Как правильно вести этот журнал?
Кто должен вносить информацию в него? Эти вопросы беспокоят многих предпринимателей. Необходимо отметить, что по закону с 2014 года предприятия, на которых есть журнал учета доходов и расходов, могут не оформлять ордера по операциям с наличными деньгами. Соответственно, кассовая книга, образец заполнения которой будет описан далее, ими может не вестись.
Тем не менее некоторые предприниматели продолжают ее использовать. Однако многие организации осуществляют ее составление неверно. Для того чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, санкций и прочих взысканий, следует со всей внимательностью отнестись к выполняемым операциям и знать, как вести правильно кассовую книгу.
Роли и задачи кассового журнала. Основные правила заполнения и оформления КМ-4. Главные требования к титульному листу книги кассира-операциониста. Правила замены журнала. Графы формы КМ-4, инструкция к их заполнению.
Образец внесения записи в журнал. Особенности при возврате товара, эквайринге.
Нормативная база
До вступления в силу новых рекомендаций по учету операций с наличными деньгами в законодательстве не было прямых указаний на то, что у всех предпринимателей должна быть кассовая книга. Образец заполнения также не был установлен.
В практике арбитражных судов имели место случаи, когда решение принималось в пользу предпринимателей, не учитывавших операции с наличными деньгами в журнале. С 2012 года был принят Порядок заполнения кассовой книги. Инструкция предписывает обязательное наличие журнала по операциям всем предпринимателям, вне зависимости от того, какая система налогообложения ими используется, если они совершают операции с наличными деньгами. За неверное составление документации и прочие нарушения учетной дисциплины, которые будут выявлены при проверке, на организацию может налагаться взыскание в виде штрафа.
Статья описывает то, зачем нужно сшивать кассовую книгу и книгу доходов. Какими способами ведутся книги, как происходит процесс сшивания.
Характеристика документа
Прежде чем рассказать, как вести правильно кассовую книгу, следует разъяснить, что она собой представляет. Из приведенной выше информации ясно, что это специальный журнал для записи всех операций с наличными деньгами. Кроме того, кассовая книга включена в перечень документации бухгалтерской отчетности. Постановлением Госкомстата утверждена форма учетного журнала.
Она именуется КО-4. Правильный порядок заполнения кассовой книги определен соответствующим Положением. Предписания были утверждены Центробанком в 2011 году. Знания о том, как вести правильно кассовую книгу, очень важны, поскольку контролирующие инспекции проверяют ее достаточно часто. На каждый год составляется новый документ.
Образец заполнения и ведения кассовой книги: основные положения
Документ состоит из 50 или 100 страниц. Что касается вопроса, когда нужно вести кассовую книгу, то в соответствии с законодательством установлено, что журнал составляется с начала года и по возрастающей. На титульном листе проставляется период действия документа. Если журнал закончился до окончания года, составляется новый.
Записи не прерываются и продолжаются с сохранением хронологической последовательности. На титульном листе нового журнала указывается дата начала и окончания его составления. В этом случае последовательность документов будет легко определить. Как правило, предприятие приобретает уже готовую, напечатанную в типографии кассовую книгу, с расчерченными столбцами и графами.
Можно составлять документ и в электронном виде (как вести правильно кассовую книгу в таком формате, будет рассказано ниже). Все страницы нумеруются сразу во всем журнале. Общее число листов проставляется в конце (на последней странице). Указанное количество удостоверяется подписями начальника и ответственного лица. Прошитую книгу опечатывают сургучной или мастичной печатью.
Ответственное лицо
На предприятии присутствует сотрудник, в ведении которого находится кассовая книга. Как правильно вести этот журнал, указано в соответствующих рекомендациях, которые служащий должен знать. Этот сотрудник осуществляет операции с наличностью и вносит информацию о них в документ. Заполненный лист удостоверяется подписью.
Это означает, что служащий принимает всю ответственность за выполненные операции и внесенные сведения на себя. По окончании рабочего дня сотрудник передает остаток наличных денег в бухгалтерию. Вместе с ним передается и вся документация – первичные приходно-расходные ордера. Заполненный лист книги также подписывается принимающим бухгалтером.
Если последнего нет на предприятии, подпись ставит руководитель. Эта процедура выполняется ежедневно. Чтобы осуществлять кассовые операции, ответственный сотрудник, уполномоченный начальником, должен под роспись быть ознакомлен со своими обязанностями, правами и ответственностью.
Если говорить о том, как вести кассовую книгу ИП, то сам процесс аналогичен тому, который осуществляется в организации. Однако у индивидуального предпринимателя не всегда предусмотрен штат сотрудников, а в частности, не обязательно есть ответственное лицо за совершение и учет операций с наличностью. Если ИП работает один, то он и осуществляет прием и расход средств. Соответственно, он вносит записи в журнал сам и подписывает заполненные страницы. Тем, кто не знает, как правильно вести кассовую книгу, советы бухгалтеру, представленные ниже, помогут сориентироваться в требованиях.
Титульный лист
На этой странице должна присутствовать следующая информация:
- Для юрлица – полное название организации, для ИП – Ф. И. О. предпринимателя, наименование подразделения (если это филиал).
- Время действия журнала. Это может быть год либо определенная дата, если документов будет несколько.
- ОКПО.
Внутренняя часть документа
Говоря о том, как правильно оформить кассовую книгу, следует отметить, что записи, как расходные, так и приходные, вносятся на одну страницу. В конце дня сводится остаток и подбивается итог. По проведенным операциям составляется отчет. Каждый лист книги состоит из двух частей с линией отрыва. Первая половина – страница журнала, в которую вносят сведения об операциях.
На второй части составляется отчет кассира. Можно согнуть лист вдоль линии отрыва и вести записи под копирку. После внесения информации лист разрезается. Первая часть страницы должна быть подшитой. К отчету прилагают документы, которые подтверждают проведение операций (эти бумаги именуют «первичкой»).
К примеру, это может быть выписка из распоряжения, приходно-кассовый ордер, заявление на выдачу аванса, доверенность и так далее.
Внесение информации в графы
Вверху страницы должна быть указана дата внесения информации. Заполнение листа начинается с графы, где указывается остаток на начало смены. Здесь проставляется сумма, которая переносится с конца предыдущей страницы. Далее вписывается порядковый номер для кассового ордера. Его указывают в графе «Номер документа».
В следующую строку вписывается тот, кому выдан или от кого получена эта бумага. Если это физлицо, то вносятся Ф. И. О., если юрлицо – наименование организации. В следующей графе указывают номер корреспондирующего счета или субсчета. Вписывают сведения, которые указывают на способ поступления либо расходования наличных средств. Например, р/с – сч.
51, зарплата – сч. 70, заказчики и покупатели – сч. 62. Здесь необходимо отметить, что данные строки не заполняются индивидуальными предпринимателями. Далее идут графы «Расход» и «Приход». В них проставляются суммы в рублях цифрами.
Копейки указывают после запятой. К примеру, сумма средств, которые выданы, выглядит следующим образом: 129,05 р. Каждая операция фиксируется сразу же после совершения. Записи делаются только на основании первичных документов. В графе «Перенос» содержится информация о сумме операций по предыдущим строкам. В конце необходимо подсчитать общий результат.
Он вносится в графу «Итог за день». Результат подсчитывается отдельно по выданным деньгам и полученным средствам. Далее записывается «Остаток». Необходимо сложить всю наличность, которая поступила и осталась с предыдущего дня. Из этой суммы отнимаются выданные средства. Записанная в книге цифра должна совпасть с фактическим состоянием наличности в кассе.
Те строки, которые остались свободными, следует перечеркнуть. Это необходимо для того, чтобы никто не заполнил пустые графы. Делается это буквой Z. В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера. Кроме этого, указывается число составленных за день приходно-расходных ордеров. Если за день не было произведено ни одной операции с наличностью, страница оставляется пустой.
При этом остаток, имеющийся на конец дня, переносится на следующий без корректировок.
Электронный вариант
Повсеместное внедрение компьютерных технологий не обошло стороной и кассовую книгу. Электронный вариант составления журнала значительно облегчает работу сотрудников. Для ведения книги используется специальная программа. Она отображает журнал на экране компьютера. Графы заполняются так же, как было описано выше.
Каждый день ответственный сотрудник вносит необходимую информацию, а в конце смены распечатывает лист. В бумажном варианте должно быть две части: непосредственно сам отчет и вкладная половина. Кассир подписывает страницу. Если у сотрудника есть электронная подпись, то допускается ею пользоваться, как и обычной. Каждая такая страница нумеруется.
По завершении года формируется книга из распечатанных листов. На последней ее странице указывается общее количество вкладышей. Оно заверяется подписями и печатью предприятия. Электронную книгу допускается составлять раз в квартал, а не в год. Отчеты и прилагаемая документация отправляются в финансовый отдел.
Приход и расход
Поступление наличности оформляется кассовым приходным ордером. Квитанция – его отрывная часть – должна быть подшита к банковской выписке. Операции по выбытию средств оформляются, соответственно, одним или несколькими расходными ордерами. При сдаче наличности в банк сотруднику выдают квитанцию и ордер. Первая подшивается к кассе, а второй – к выписке.
Исправления в журнале
В случае если в книге была допущена описка, не оказывающая существенного влияния на отчетность, ее можно исправить. Вырывать листы из журнала категорически запрещается. Не допускается также использование штриха, маркера, подтирание лезвием, ластиком и прочие аналогичные манипуляции.
Если описка не влечет изменения в остатках какого-либо периода, то ее исправление осуществляется следующим образом: перечеркивается аккуратно неверная запись, рядом ставится правильная. Корректировка должна быть обязательно заверена подписями. Расписаться должен сам кассир и бухгалтер. Если исправлений на странице несколько, то каждое из них должно быть заверено.
Если допущена серьезная ошибка, то кассиром составляется заявление на имя главного бухгалтера. Руководителем предприятия собирается комиссия, которая будет нести ответственность за исправления. По допущенной ошибке составляется бухгалтерская справка. В ней описывается характер неточности и метод ее исправления.
Проверка отчетной дисциплины
Правильность ведения кассового журнала вправе проконтролировать банковская организация, обслуживающая счет предприятия. О том, что будет проводиться проверка, руководитель извещается уведомлением.
В банк для оценки необходимо будет предоставить вкладные листы, полностью оформленные, отчеты кассира вместе с прилагаемой документацией и авансовые бумаги, если деньги выдавались под отчет. В случае если проверка будет затрагивать текущий год, журнал сшивать нет необходимости (это делается в конце года).
По завершении контрольных мероприятий книга будет возвращена на предприятие. При этом уполномоченный орган выдаст акт о выполненной проверке отчетной дисциплины. Если в документе будут содержаться замечания, их необходимо устранить в установленный контролирующим органом срок. Также правильность заполнения кассовой книги может проверять налоговая инспекция.
За нарушения, выявленные в ходе контрольных мероприятий, могут быть применены санкции. При этом следует сказать, что инспектор может наложить штраф на предприятие в случае, если ошибки были выявлены в течение двух месяцев с их допущения.
Источник: autogear.ru
Заполнение кассовой книги форма КО-4 – бланк, образец, правила и требования к оформлению вручную
Основной целью ведения кассовой книги является фиксирование реализовываемых потоков денежных средств предприятия (приход, расход).
То есть данная форма служит, прежде всего, для учета операций по кассе предприятия.
Данные записи помогают отслеживать передвижение наличных средств в организации.
Возникшие неясности в ходе осуществления проверки контролирующими органами с помощью представления кассовой книги сможет прояснить ситуацию и увидеть подлинную картину операционного учета наличных денег.
Помимо этого, накануне составления годовой отчетности необходимо осуществлять инвентаризацию денежных средств, документов, бланков строгой отчетности.
Инвентаризация также направлена на проверку полноты, правильности и точности отображения в кассовом учете операций за проверяемый период и соблюдения норм действующего законодательства, направленных на регулирование кассовой дисциплины.
Управленческий учет предприятия не может обойтись без кассовой книги, здесь максимально детально отображаются доходы и расходы фирмы, способные повлиять на принятие решения в части использования прибыли компании.
Предназначение унифицированной формы КО-4
Форма КО-4, называемая кассовой книгой, является инструментом для ведения учета следующих операций на кассе предприятия:
- поступление наличных денежных средств;
- выдача наличности.