КЭП для ИП для чего нужна

Для обмена документами между компаниями или с госорганами понадобится только цифровой канал связи доверенного оператора ЭДО. Но чтобы документы были валидны, а сделки — законны, необходима электронная подпись (ЭП).

В этой статье:

Как работает электронная подпись
Виды электронных подписей в ЭДО
Квалифицированная электронная подпись — КЭП
Неквалифицированная электронная подпись — НЭП
Простая электронная подпись — ПЭП
Какую ЭЦП выбрать для ЭДО
Кому не обойтись без электронной подписи
Как получить электронную подпись
Как работать с электронной подписью
Подписи сотрудника и руководителя
КЭП от Диадока
Вопрос-ответ

Электронный документооборот (ЭДО) — способ организации обмена документами как внутри компании, так и во взаимодействии с контрагентами и органами государственной власти.

Как работает КЭП — квалифицированная электронная подпись

Поможем выпустить КЭП для ЭДО

Начните обмениваться электронными документами уже через несколько дней

ЭДО сокращает бумажный документооборот, а значит:

расходы на канцтовары, печать, отправку бумаг станут меньше;
для хранения данных не понадобится физический архив — нужное сохранится на серверах оператора. Доступ будет открыт круглосуточно, а поиск станет удобным благодаря фильтрам;
минимизирован риск порчи или потери договоров, актов, счетов-фактур и других документов;
отправить и получить документы можно за считанные секунды;
участники ЭДО могут видеть все этапы движения документа — от подачи до подписания всеми ответственными.

Также с электронным документооборотом вы сможете сохранять конфиденциальность данных, снизить количество ошибок, упростить взаимодействие с Федеральной налоговой службой и даже повысить лояльность партнеров.

Еще одно преимущество — оптимизация рабочих процессов. Свободные от бумажной волокиты сотрудники смогут направить силы на актуальные задачи.

Как работает электронная подпись

Документ, обладающий юридической силой, подтверждает факты или события. А значит, может служить в качестве доказательства в госорганах, включая суды. Для того чтобы юридическую силу получил электронный документ, применяется технология электронной подписи.

ЭП не только визирует документ и делает возможной проверку авторства подписи, но и гарантирует, что после подписания в итоговую версию документа не вносились изменения. Электронный документооборот ведется через систему оператора ЭДО — например, СКБ Контур. Он подтверждает достоверность подписи и грамотное, соответствующее требованиям законодательства оформление каждого документа, для которого ФНС утвержден формат.

Как получить КЭП в налоговой

При этом некоторые виды ЭП будут придавать электронным документам юридическую силу только при соблюдении конкретных условий. Они перечислены в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Виды электронных подписей в ЭДО

Федеральный закон № 63 определяет нюансы использования электронных подписей. В статье 5 этого нормативно-правового акта четко обозначены виды ЭП:

простая электронная подпись,
усиленная электронная подпись: неквалифицированная и квалифицированная.

Только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, без оговорок считается равнозначным собственноручно завизированному бумажному варианту. У остальных ЭП есть нюансы.

Переходите на юридически значимый ЭДО с Диадоком

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Квалифицированная электронная подпись — самая защищенная из ЭП. Она представляет собой записанный на электронный носитель (токен) шифр и не только подтверждает, что документ был отправлен конкретным человеком, но и гарантирует, что после подписания не вносилось никаких изменений.

Безопасность достигается за счет того, что:

технология КЭП контролируется ФСБ — ведомство сертифицирует программное обеспечение и определяет строгую структуру сертификата;
подпись может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ);
ЭП работает только в связке со СКЗИ — средством криптографической защиты информации.

Квалифицированная электронная подпись позволяет адресату проверить, кто и когда подписал документ. Вдобавок ее файл включает в себя информацию о содержимом документа, следовательно, фальсификации невозможны. СКЗИ проверяет, совпадают ли данные в документе с данными в файле подписи. Если они идентичны, значит, изменения после визирования не вносились.

КЭП сразу, без уточнения внутренним дополнительным соглашением, придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи. Поэтому такая подпись — основной вид ЭП, используемый для электронного документооборота, в том числе для:

сдачи отчетности в контролирующие органы;
участия в электронных торгах;
регистрации онлайн-кассы;
обмена договорами, соглашениями, счетами и иными документами с контрагентами и сотрудниками.

В ряде случаев КЭП и вовсе единственный возможный выбор. Речь о формализованных документах — счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (УПД), их корректировках. Электронный документооборот с государственными информационными системами и органами — Росреестром, ФСС, ПФР и другими — тоже возможен только с КЭП.

Оставьте заявку на подключение к Диадоку и выпуск КЭП

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Эта электронная подпись тоже обладает серьезной защитой: как и в случае с КЭП, при ее создании используются криптографические алгоритмы. Такая технология позволяет проверить личность подписанта и отсутствие изменений. Однако ФСБ не контролирует технологию и не определяет структуру сертификата НЭП, а получить такую подпись можно в любом удостоверяющем центре, даже если у него нет аккредитации Минцифры.

Главные пользователи неквалифицированной электронной подписи — предприниматели и юридические лица со значительным объемом внутреннего или внешнего электронного документооборота. С помощью НЭП они могут:

подавать письменную аргументацию в арбитражный суд;
получать аккредитацию и участвовать в процедурах на электронных торговых площадках;
вести корпоративный ЭДО — подписывать договоры, платежные поручения, приказы;
обмениваться электронными данными с партнерами, контрагентами. Для этого понадобится лишь соглашение о взаимном признании НЭП равнозначной собственноручной.

При создании подписи пользователь получает два ключа — открытый и закрытый. С помощью последнего и генерируются ЭП, поэтому его нужно держать в тайне. Хранится он либо на специальном носителе, либо в компьютере пользователя.

Простая электронная подпись — ПЭП

Такая подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Это те самые СМС-коды от банка, созданные электронными системами пароли или связка «логин-пароль» в личных кабинетах. ПЭП:

создается без помощи криптошифрования и содержится в самом документе, поэтому степень защиты невысокая;
не требует установки дополнительного программного обеспечения;
не может использоваться для подписания документов, связанных с гостайной;
не подойдет для взаимодействия с ФНС и другими государственными структурами.

Получите КЭП и обменивайтесь юридически значимыми документами в Диадоке

Если простая электронная подпись нужна для ведения ЭДО с контрагентами, стороны должны договориться о признании ее равной собственноручной подписи. В противном случае юридическая значимость ПЭП признана не будет.

Также участники ЭДО должны заключить соглашение, в котором нужно прописать:

правила проверки подписи;
обязанность подписанта соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа (например, никому не сообщать код из СМС).

Чаще всего ПЭП применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, на портале госуслуг, внутри корпоративного электронного документооборота.

Какую ЭЦП выбрать для ЭДО

В работе организации могут применяться разные виды электронных цифровых подписей (ЭЦП). Это зависит от задач, если государством или федеральными органами госвласти не установлены требования к тем или иным документам.

Квалифицированная электронная подпись — наиболее совершенная, защищенная и универсальная. Ее можно использовать везде, поскольку документы, подписанные такой ЭП, признаются полностью равнозначными бумажным договорам, соглашениям, контрактам и т.д. Исключение возможно только одно — если в конкретном случае само законодательство допускает только бумажный формат документа.

Юридическую силу имеют и документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП. Но необходимо, чтобы это было оговорено в законодательстве или в отдельном соглашении между двумя сторонами — участниками электронного документооборота. В ином случае электронная подпись будет невалидная. Простые и неквалифицированные ЭП также не принимаются при сдаче отчетности в налоговую.

Кому не обойтись без электронной подписи

Если раньше электронная подпись была востребована лишь у нескольких категорий налогоплательщиков, то сегодня ее применение значительно шире. Так, ЭП необходима компаниям для сдачи определенной отчетности в:

Федеральную налоговую службу, если в организации работает более 100 человек;
Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования, если в компании трудится более 25 человек.

Также только электронная подпись позволит участвовать в торгах на федеральных и коммерческих торговых площадках, зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и заключить договор с оператором фискальных данных, проводить закупки по 44-ФЗ.

Поможем быстро получить КЭП и отправить ваш первый электронный документ

Как получить электронную подпись

Для работы с КЭП пользователю нужно получить квалифицированный сертификат и два ключа — открытый и закрытый. Первый ключ и сертификат нужны для того, чтобы получатель мог проверить подпись, второй же генерирует подпись. Закрытый ключ известен только владельцу и должен сохраняться в тайне.

Для получения подписи понадобится:

подготовить пакет документов — удостоверение личности, уставные документы организации;
подать заявление в аккредитованный удостоверяющий центр;
оплатить оформление сертификата;
дождаться обработки заявки и пройти проверку личности перед выпуском подписи.

Создать подпись можно несколькими способами. Проще всего получить в УЦ не только сертификат, но и уже готовую к дальнейшему применению пару ключей, записанных на USB-токен.

Как работать с электронной подписью

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭП, нужны:

финальная версия документа. Внести правки после подписания будет нельзя;
действующий сертификат;
необходимое программное обеспечение, а также оператор ЭДО.

ЭП в зависимости от прикрепления бывает двух видов — отсоединенная и присоединенная. В первом случае она будет сформирована в отдельном файле, во втором — объединена с подписанным документом.

В любом случае важно соблюдение правил информационной безопасности: закрытый ключ должен быть известен только владельцу, а на токене и компьютере должны стоять надежный пароль и антивирусная программа.

Важно: срок действия сертификата ЭП — один год, однако даже по истечении этого периода завизированные документы не потеряют юридической силы. Каждая печать сопровождается штампом времени, подтверждающим действие сертификата в момент визирования.

Подписи сотрудника и руководителя

Сотрудники и руководители компаний используют разные типы электронных подписей. Руководители получают сертификат электронной подписи в ФНС или у ее доверенных лиц. Такую КЭП можно использовать только самостоятельно на одном компьютере, передавать подпись третьим лицам, например сотрудникам, запрещено.

С 1 сентября 2023 года работники компаний должны использовать сертификат электронной подписи физлица в паре с машиночитаемой доверенностью (МЧД). КЭП физлица не содержит данных об организации, в которой работает человек, поэтому для подтверждения полномочий необходима МЧД.

Подробно о машиночитаемых доверенностях мы рассказали в статье. О том, как выпустить сертификат физлица и электронную доверенность, — подготовили инструкцию. Все свежие новости о МЧД читайте в нашем телеграм-канале.

КЭП от Диадока

В системе электронного документооборота Контур.Диадок для ЭДО используется только квалифицированная электронная подпись. КЭП подойдет для самых разноплановых задач — будь то сдача отчетности в налоговую, получение финансовых услуг или взаимодействие с госорганами.

Диадок помог упростить бизнес-процессы свыше 1,5 млн компаний. С помощью КЭП они:

не тратят время и ресурсы на дополнительное соглашение с внешним контрагентом;
могут завизировать файл любого формата;
получают доступ ко всем опциям и ресурсам электронного документооборота.

Для оформления сертификата электронной подписи оставьте заявку. После оплаты счета, предоставления и проверки необходимых документов вы получите готовый токен и необходимое для работы программное обеспечение.

Специалисты Диадока помогут получить КЭП, подобрать интеграционное решение и подключиться к ЭДО

Вопрос-ответ

Кому нужна электронная подпись?

Электронная подпись нужна юридическому и физическому лицу, ИП, самозанятому для работы с электронными документами. Это цифровой аналог собственноручной подписи, ее используют в разных областях: подписание документов с контрагентами, подача отчетности, регистрация онлайн-кассы, участие в торгах, работа на госпорталах, кадровый документооборот.

Что такое квалифицированная электронная подпись?

КЭП — квалифицированная электронная подпись. Она заменяет собственноручную, дает документам юридическую силу без заключения дополнительных соглашений и обладает высоким уровнем защиты. КЭП используют в документообороте с контрагентами, госструктурами, в электронных торгах, для подачи отчетности.

Что такое неквалифицированная электронная подпись?

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — подпись, которая позволяет подписывать документы и выполнять другие действия при наличии соглашения между сторонами. Если соглашения нет, такой обмен не обладает юридической силой.

Какая электронная подпись используется в организации?

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, неквалифицированную и квалифицированную. В организациях могут использовать один из видов или сразу несколько в зависимости от потребностей. Для ЭДО чаще всего выбирают квалифицированную подпись, так как она приравнена к собственноручной и дает документам юридическую силу без заключения дополнительных соглашений.

Что можно подписывать электронной подписью?

Квалифицированной электронной подписью (КЭП) можно подписывать практически все виды документов, которыми обмениваются контрагенты друг с другом, а также работодатель и сотрудники. Исключения составляют документы, которые по закону могут быть оформлены только на бумаге, среди них акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Источник: www.diadoc.ru

КЭП: квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись, сокращённо – КЭП, представляет собой неотъемлемый реквизит электронного документа. Подписью подтверждается подлинность сведений в документе, их принадлежность определенному лицу. Виды квалифицированной электронной подписи, процедура её получения и правила использования урегулированы ФЗ № 63. Пользоваться рассматриваемой электронной подписью могут граждане, индивидуальные предприниматели и компании. Благодаря КЭП заметным образом упрощается документооборот и процесс обращения за многими услугами.

Для чего требуется КЭП

Определённым категориям компаний и предпринимателям квалифицированная электронная подпись требуется для сдачи отчётности в различные фонды, налоговую службу. Так, обязанность по сдаче документации в электронном формате установлена для:

предприятий с численностью работников свыше сотни человек;
плательщиков НДС;
компаний, где работает свыше 25 человек, если говорить об отчётности в Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования.

Кроме того, без квалифицированной электронной подписи не может обойтись ни один предприниматель, работающий с онлайн-кассой. Без КЭП налоговая не зарегистрирует ККТ, а компания-оператор фискальных данных не заключит договор на обслуживание.

Также квалифицированная электронная подпись потребуется таким субъектам, как:

акционерные общества в целях предоставления сведений для Единого реестра;
компании, производящие и продающие алкоголь ввиду того, что на декларациях ставится КЭП;
государственные и муниципальные организациям для участия в закупках;
лицам для участия в электронных торгах;
лицам для электронного документооборота, обмена официальными письмами.

Электронная подпись даёт возможность получить доступ к информационным государственным системам и пользоваться услугами удаленно.

Что даёт квалифицированная электронная подпись

Программное обеспечение, за счёт которого работает КЭП, сертифицируется ФСБ. Сертификат, который содержит проверочный ключ и данные его держателя, выдаётся исключительно в удостоверяющем центре, получившем аккредитацию в Минкомсвязи. Действительна такая подпись вплоть до ее отмены по решению органа правосудия.

Как пройти процедуру по оформлению КЭП

Здесь представлен алгоритм по получению квалифицированной электронной подписи:

Обратиться в удостоверяющий центр.
Получить сведения и документы, обязательные для оформления подписи.
Оплатить выставленный счёт.
Предоставить оригиналы запрашиваемых документов.
Получить USB-накопитель с установленным ключом, сертификатом и программой для формирования подписи. Последняя не всегда требуется.

Следует помнить, что при обращении от заявителя потребуются паспорт и СНИЛС. Компаниям дополнительно придётся предоставить ИНН, учредительные документы и выписку из ЕГРЮЛ. Поданная заявка рассматривается 1-3 рабочих дня.

Что даёт сертификат КЭП

Благодаря рассматриваемому виду ЭЦП гражданин или коммерсант может справиться со следующими задачами:

подавать налоговые декларации и отчёты налоговикам;
участвовать в торгах и аукционах
работать с контрагентами: подписывать договоры, счёт-фактуры, накладные, финансовые акты и иные важные документы;
взаимодействовать с госорганами, внебюджетными фондами, информационными системами: Фондом соцстраха, Пенсионным фондом РФ, ЕГАИС, ФСГС РФ, ФГИС ЦС, Таможенным союзом ЕАЭС и остальными;
вести расчётные и банковские операции: управлять счетами, оформлять отчёты и выписки, направлять заявки на кредиты.

Что входит в набор КЭП:

Непосредственно ключ КЭП, который заключается наборе специальных символов. Формируется для каждого заявителя индивидуально, он уникален. С помощью ключа создаётся, собственно, сама подпись.
Проверочный сертификат для ключа электронной подписи. Выпускается как на бумажном, так и электронном носителе.

Как правильно пользоваться подписью

КЭП следует применять лишь в тех областях, которые значатся в сертификате. При работе с ключом владельцу надлежит обеспечить полную безопасность данных, запретить доступ к нему посторонних лиц. Как только возникают подозрения в том, что кто-то завладел подписью, нужно незамедлительно сообщить об этом в удостоверяющий центр и всем контрагентам. В случаях утери или стечения срока действия ключа КЭП использовать нельзя.

«Одна для ипотеки, другая — для работы»: какие электронные подписи нужны человеку

Электронная подпись давно перестала быть чем-то необычным для человека. Ее всё чаще используют, чтобы быстро заключить сделку, подать заявление в госорган и даже купить квартиру. Хватит ли одной подписи на всё, какую и для чего использовать — разбираемся вместе с экспертами Удостоверяющего центра Контура.

«Спасибо, КЭП», или Какие подписи бывают

Существует три вида электронных подписей.

ПЭП — простая электронная подпись. С ней хоть раз в жизни сталкивался каждый человек: это привычный всем логин-пароль или код в СМС.

НЭП и КЭП — это неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи. В отличие от простой, их создают с помощью криптографии, а выглядят они как файлы с зашифрованными символами.

Заверните все: когда и какую подпись можно использовать

Закон не запрещает использовать одновременно несколько подписей. Где их применять, зависит от цели.

«Госуслуги» и онлайн-покупки

Код из СМС, который приходит при покупке на маркетплейсах, и есть простая электронная подпись. Ее же используют на «Госуслугах», когда подают заявление в детский сад, школу, вуз или пенсионный фонд. Правда, на этом сайте в качестве подписи выступают логин и пароль пользователя.

Об использовании ПЭП, как правило, стороны договариваются сразу в первоначальных соглашениях.

Рабочие документы и 3-НДФЛ

Для оформления налогового вычета и подписи заявлений об оплачиваемом отпуске подойдет неквалифицированная электронная подпись. Ее же можно использовать для рабочих задач и самозанятому.

Получить неквалифицированную электронную подпись человек может там, где планирует ее использовать. Например, в Удостоверяющем центре с помощью работодателя или в личном кабинете ФНС.

Покупка квартиры и заявление в суд

Для таких операций требуется самая надежная электронная подпись — квалифицированная. С ней же можно оформиться как ИП, открыть бизнес, участвовать в торгах.

Сертификат КЭП можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Чтобы работать с ним, пользователю нужно установить программы и подготовить компьютер.

Если трудно разобраться

Сфер применения электронной подписи с каждым годом становится всё больше. Разобраться с требованиями конкретного портала бывает трудно даже опытному пользователю. На этот случай в Удостоверяющем центре Контура работает команда экспертов, которая помогает пользователям решить возникающие вопросы. Проконсультироваться с ними можно по телефону или с помощью заявки на сайте.

ООО «Сертум-Про», ОГРН 1116673008539, юридический адрес: 620036, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715. kontur.ru

Источник: www.e1.ru