Организационно-распорядительная документация, издаваемая в организации, подлежит обязательной регистрации. Журнал регистрации приказов в организации является документом, в котором проводится фиксация изданных руководством приказов.
Виды приказов
Вся организационно-распорядительная документация в организации может быть разделена на две больших группы:
- приказы и распоряжения по основной деятельности;
- приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют трудовые процессы в организации: вводят в действие и отменяют нормативные локальные акты, назначают ответственных лиц, утверждают планы подготовки, графики отпусков и т.п. Эти приказы относятся к документации постоянного срока хранения.
Приказы по личному составу регулируют трудовую деятельность определенного работника: прием и увольнение, перевод на другую должность, уход в отпуск и т.п. Приказы по личному составу в зависимости от вида имеют различные сроки хранения: от 5 лет для приказов по дисциплинарным взысканиям, до 75 лет для приказов о приеме, увольнении и т.п.
Вебинар 3 курса «Научим ИП вести учет без бухгалтера за 2 недели»
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу должны регистрироваться в отдельных журналах. Также в организации, как правило, заводятся отдельные журналы для регистрации приказов о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Нумерация приказов
В организации могут быть утверждены особые индексы для регистрации приказов и распоряжений. Эти индексы, как правило, вносятся в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются заново каждый год приказом по предприятию.
Ежегодно нумерация должна начинаться заново, с №1.
Оформление и ведение журнала
Журналы могут вести как в бумажном, так и в электронном виде. При этом регистрация будет осуществляться специальной программой, которая и будет проставлять индекс. Некоторые программы позволяют прикрепить к карточке приказа и его скан-версию.
Если журнал бумажный, то должен быть прошнурован. Листы журнала нумеруются по порядку, и к последнему листу журнала прикрепляется лист с заверительной надписью следующего содержания: «Всего прошнуровано и пронумеровано ___ листов».
Ответственным лицом за ведение журнала назначается руководитель отдела документационного обеспечения управления (приказы по основной деятельности), руководитель отдела кадров (приказы по личному составу) или иные лица на усмотрение руководства организации. Назначение
На титульном листе журнала указываются:
- его название;
- название организации;
- крайние даты, как правило, в виде надписей «Начат» и «Окончен»;
- ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.
Форма журнала
Утвержденной законом формы журнала регистрации приказов не существует. Организация сама разрабатывает эту форму. Вы можете воспользоваться образцом журнала регистрации приказов, приведенным ниже.
Я — «Новичок ИП»
В журнале для регистрации приказов должны иметься следующие обязательные графы:
Опционально в журнал могут быть добавлены и другие графы, например, «Исполнитель», «Рассылка» (то есть список лиц, которых касается данные приказ и до которых он доведен) и т.п.
Хранение
Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности должен быть не меньше срока хранения самих приказов.
При составлении внутренней описи в процессе оформления дела с приказами в архив (более подробно об этом можно прочитать в отдельной статье на нашем сайте) следует иметь в виду, что записи в журнале должны в обязательном порядке подтверждаться фактическим наличием приказа в его физическом, бумажном виде.
В случае если запись имеется, а сам документ отсутствует, об этом также делается отметка в графе «Примечание».
Источник: zakonius.ru
Журнал приказов
Для осохранности документов, их поиска, учета и контроля необходима их регистрация.
Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация.
При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию, например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добавляется буква «к», для приказов о командировании работников — «км», о предоставлении отпусков — «о», о поощрении — «п», о дисциплинарных взысканиях — «в» и т. д.
Принятая в организации система индексации приказов отражается в регистрационных книгах (журналах), формы которых устанавливаются самой организацией.
Источник: blanker.ru
Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу
Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.
Понятие и назначение
Журнал предназначен для регистрации всех приказов, которые издаются в организации и касаются различных действий в отношении сотрудников.
Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.
По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:
- Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
- прием сотрудников на работу;
- их перевод на другую должность;
- увольнение;
- получение отпуска по уходу за ребенком;
- направление в длительную командировку;
- премирование за высокие показатели работы;
- аттестация или повышение квалификации и т. д.
- Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:
- предоставление ежегодного отпуска;
- вынесение дисциплинарного взыскания;
- оформление командировки (краткосрочной);
- праздничные дни.
В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.
На больших предприятиях, где ежедневно оформляется множество таких документов, они могут быть поделены на более детальные группы.
Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.
Установленная форма и образец
Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.
Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т. п.).
Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.
Последнюю графу лучше предусмотреть в документе для того, чтобы в будущем в случае необходимости можно было вносить в нее дополнительные сведения.