Книга покупок и книга продаж предназначены для накопления информации, необходимой для правильного исчисления НДС. Требование об отражении числовых значений из книги покупок и книги продаж в декларации для ИФНС введено в законодательство с 2015 года. В связи с этим правильное оформление указанных регистров крайне важно для любой компании.
Какой бланк книги покупок и продаж использовать в работе?
Общий порядок работы с регистрами, а также образцы книги покупок и книги продаж утверждаются законодательно. На данный момент в качестве бланков нужно использовать приложения 4, 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Кроме того, согласно указанному документу в случае необходимости корректировки записей следует применять формы добавочных страниц книги покупок и книги продаж.
В конце 2014 года появился новый образец дополнительных листов в соответствии с постановлением Правительства РФ от 30.07.2014 № 735 и письмом Минфина России от 18.09.2014 № 03-07-15/46850.
Книга продаж и книга покупок: какие документы регистрировать?
Для чего заводят книгу покупок?
Основная цель применения книги покупок — вычисление доступного к уменьшению размера НДС. Об этом прямо говорится в п. 1 правил ведения книги покупок. В связи с этим ее требуется оформлять всем, кто исчисляет и уплачивает НДС в бюджет, а соответственно, пользуется вычетом налога.
Существуют исключения из приведенного правила для отдельных категорий налогоплательщиков:
- не платящих НДС на основании положений НК РФ;
- занимающихся деятельностью, не подпадающей под обложение налогом в соответствии со ст. 149 НК РФ;
- осуществляющих облагаемую деятельность за пределами границ России.
Для чего нужна книга продаж?
В противоположность книге покупок книга продаж позволяет точно высчитать НДС для последующего перечисления в бюджет. Подобное указание есть в п. 3 правил ведения книги продаж, соответственно, обязательство иметь ее в наличии возникает у всех контрагентов, которые должны начислить и перевести налог в казну.
Для компаний требование о внесении данных в книгу продаж сохраняется даже в следующих случаях:
- фирмы формально не должны перечислять налог (книга продаж ведется в целях доказательства права не уплачивать НДС по пп. 3 и 6 ст. 145 НК РФ);
- организации и ИП не являются плательщиками, но выступают в качестве агента, исчисляющего и переводящего НДС в государственную казну.
Особенности оформления книги покупок и продаж
В п. 1 правил, закрепленных постановлением № 1137, для уплачивающих налог компаний предусмотрена возможность выбора, в каком формате они будут работать с книгой покупок и книгой продаж. Допускается использование как бумажной, так и цифровой версии налогового регистра.
Для бумажного варианта, который необходимо сдать до 20-го числа месяца, следующего после отчетного периода, предусмотрен ряд требований:
Как сделать книгу покупок в 1С и книгу продаж?
- ставится подпись руководителя или сотрудника, на которого возложена соответствующая обязанность;
- на всех страницах проставляются номера, книга шнуруется и на последнем листе скрепляется штампом.
Для небумажных версий книги покупок и книги продаж подобные требования отсутствуют, однако такой документ должен быть обязательно подтвержден электронной цифровой подписью перед отправкой в отделение ИФНС. Для регистра любого формата предусмотрен 4-летний срок хранения.
Информация из книги покупок и книги продаж в НДС-декларации
Для предотвращения возможных споров с налоговыми органами нужно приложить все усилия, чтобы обеспечить корректное ведение книги покупок и книги продаж в компании, а также правильное внесение данных в декларацию.
***
Для верного определения размера НДС книги покупок и продаж требуются в обязательном порядке. Необходимость их наличия закреплена законодательно. Процедура работы с ними утверждена постановлением № 1137.
Информация о суммах, которые на протяжении всех кварталов фиксируются в книгах покупок и продаж, служит для отчета о начислении и вычетах налога соответственно. Информация из описанных регистров обязательно заносится в декларацию по НДС.
Источник: raszp.ru
Как написать корпоративную книгу продаж? Профи-гайд с этапами и примерами
Почему для каждой серьезной компании написание корпоративной книги продаж рано или поздно становится важной необходимостью? Ответ прост: она структурирует все накопленные знания и практики, без которых происходит сумбур, муравейник без цели и конкретных задач для каждого. Поэтому задача каждого бизнеса, желающего развиваться, а не деградировать — написать свою книгу продаж или, как ее еще называют, корпоративную книгу сценариев продаж. Как это сделать? Ответы в нашем гайде.
Что такое “Корпоративная книга продаж” и в чем ее польза
Прежде, чем перейти к подробной инструкции по созданию книги продаж своими руками, поговорим о том, что это такое и чем она может быть полезна.
Книга продаж – это мануал, гайд, практическое пособие, руководство – любой термин из перечисленных верный.
- Позволяет сэкономить время руководителя отдела продаж на обучении новых сотрудников. Руководитель тратит минимум своего драгоценного времени на объяснение основ.
- Позволяет понять насколько новый сотрудник быстро учится, способен ли он к обучению вообще и не ошиблись ли вы, приняв положительное решение после собеседования.
- Описывает правила игры внутри компании и с клиентами.
- Воспитывает самостоятельность в новичках и заряжает менеджеров всеми необходимыми знаниями, аргументами, ответами на вопросы, которые потребуются в работе с клиентами. После прохождения обучения по книге продаж и сдачи экзамена сотрудник уже готов к работе и может давать результат.
- Регламентирует все продающие бизнес-процессы компании.
Создание книги продаж – это довольно трудоемкий, материалоемкий и длительный процесс. Создание всего каких-то 100 страниц книги могут занять не менее месяца ежедневной работы с девяти часов утра до семи-восьми часов вечера, если заниматься этим в одиночку.
Отсюда советы:
Если у вас небольшая компания , в штате 1-2 менеджера по продажам, нет руководителя отдела продаж (РОПа) – наймите для разработки книги продаж консультанта или профессиональную компанию. Так будет быстрее и качественнее.
Если же в штате есть РОП , от 3 и более менеджеров по продажам, внедрена CRM-система, есть сотрудники (типа офис-менеджера), которым можно поручить рутинную работу – смело приступайте к созданию книги продаж своими силами.
Во-первых, эта работа объединит весь отдел продаж, будет возможность получить массу полезной информации и практического опыта менеджеров.
Во-вторых, у вас будет создана реально уникальная корпоративная база знаний, которая будет обучать новичков продавать независимо от желания и/или наличия РОПа и «звездных» менеджеров.
С чего начать написание книги продаж
Например, названия, которые вполне подойдут: «Книга уверенных продаж», «PDF-guide по большим продажам в нашей Компании», «Как продавать БОЛЬШЕ, БЫСТРЕЕ, ДОРОЖЕ и ЧАЩЕ. Практическое руководство для сильного менеджера».
Также при выборе названия можно отталкиваться от стратегии продаж компании. Например, вы придумали вариант названия книги. Теперь спросите себя и своих сотрудников: «Отвечает ли это название стратегии вашей компании?», «О чем бы подумал менеджер-новичок, прочитав это название?».
Если в ответах звучит именно то, что вам нужно – название подходящее.
Чтобы вам было легко и просто – описываю те разделы, которые обязательно должны присутствовать. Это совсем не значит, что больше уже нечего добавить. Все меняется. Сейчас актуален переход на удаленный формат. Особенности работы удаленно вполне себе могут быть включены в итоговый вариант.
Книга продаж – это постоянно актуализируемая база знаний, которая может дополнятся новыми материалами и/или разделами по мере необходимости или изменений.
У базовой книги продаж 4 основных раздела:
- компания;
- продукт;
- отдел продаж;
- технология продаж.
Совет: для компаний с системами продаж выше одноуровневой (у продающих сотрудников разные роли – хантеры, клозеры, фермеры) лучше использовать все 4 раздела. Для компаний с одноуровневой системой разделы «отдел продаж» и «технология продаж» можно объединить в один раздел «продажи».
Каждый раздел нагляднее разделить на подразделы. Но включать в книгу продаж имеет смысл только если они будут нести полезную информацию, необходимую в работе менеджера по продажам. Просто так или для объема добавлять подразделы не стоит.
Это увеличит общий объем обучающей информации и будет мешать новичкам концентрироваться на важном.
Разделы и подразделы корпоративной книги продаж
Естественно, книга продаж не является статичной конструкцией, для разных компаний варианты ее написания могут разниться. И все же существуют определенные разделы и входящие в них подразделы, которых стоит придерживаться. Это как с маркетинг-кит: вроде бы и всегда разные, но основа обычно одна и та же.
Ниже я дам список разделов, которые отлично подойдут при создании корпоративной книги:
Раздел «Компания»:
- история создания компании;
- цели и миссия;
- стратегия и/или планы;
- структура компании;
- ценности компании;
- достижения и/или награды, которых компания была удостоена за весь период работы;
- 10 ключевых фактов, выделяющих компанию на рынке;
- категории клиентов,с которыми работает компания. Отдельно стоит упомянуть про имиджевых клиентов, а также приложить скрины отзывов, кейсов, благодарностей клиентов;
- программы лояльности для постоянных клиентов;
- условия предоставления скидок;
- описание периодически действующих акций;
- перечень поставщиков и причины их выбора;
- краткая информация о ближайших конкурентах.
Этот раздел должен содержать яркую информацию, которая легко запомнится продающему сотруднику, будет вызывать у него патриотические чувства и пригодится в качестве аргументов в конкурентной борьбе.
Причем, этот раздел будет продавать компанию новому сотруднику, показывая, что он находится в правильном месте. Когда сотрудник гордится местом, где работает, продажи выше.
Совет: не скромничайте. Как сказал Ричард Брэнсон в своей книге «К черту все! Берись и делай!»:
«Нельзя жалеть сил и средств на рекламу самого себя и своего дела. Даже самой природе не чужда реклама. Если вы хотите что-то продать, надо, чтобы вас заметили».
Конечно, не стоит это делать слишком пафосно. Приводите факты в виде цифр – это самое лучшее доказательство ваших успехов.
Раздел «Продукт»:
- ассортимент продаваемой продукции;
- классификация продукции;
- перечень ключевых/маржинальных продуктов и почему на них делается ставка;
- гарантии качества.
Для производственных компаний можно включить:
- краткие схемы процесса производства продукта;
- составы разных видов продукта;
- классификация упаковки и ее особенности.
В разработку этого раздела просто необходимо вовлечь технологов (для производственных компаний), закупщиков, представителей поставщиков, т.е. всех тех, кто владеет необходимой информацией о продукте, его преимуществах, в том числе и конкурентных, а также ценности продукта для клиента.
Для сбора информации удобно использовать диктофон. Полученную запись затем нужно транскрибировать (перевести в печатную форму), выделить важные фрагменты, которыми уже и наполнять подразделы.
Польза еще и в том, что специалисты, отлично знающие свой продукт и свое дело, снабжают уже готовыми продающими фразами, что существенно ускоряет процесс разработки книги продаж.
Эти же специалисты могут предоставить необходимые материалы в виде фотографий продукта, схем производства, технологий, режимов, нормативов, т.е. всего того, что должен знать о продукте менеджер по продажам.
Совет: постарайтесь написать этот раздел книги корпоративных продаж в формате «просто о сложном».
Для этого используйте схемы, таблицы, графику, визуализируйте информацию цветом. Только ни в коем случае не описывайте все одними лишь словами. Делите информацию на блоки, выделяйте наиболее важную.
Сокращайте, оставляйте только необходимый в работе минимум. Помните, что современные сотрудники – это люди с клиповым мышлением. Учитывайте это в разработке обучающего материала. Сотрудничество с дизайнером существенно облегчает эту задачу, но не всегда решает ее на 100%.
Раздел «Отдел продаж»:
- структура отдела продаж;
- описание идеального конечного результата каждой должности;
- ключевые задачи сотрудников отдела (отдельно для РОПа, хантера, фермера, клозера и других);
- рабочее время и его распределение в течение дня;
- из чего складывается доход сотрудника отдела;
- какие виды нематериальной мотивации применяются в компании;
- внешний вид сотрудника;
- описание рабочего места;
- где можно пообедать, как отдохнуть в перерыве.
Задача этого раздела — рассказать сотруднику-новичку все о внутренней «кухне» отдела, в котором ему предстоит работать, задачах, стоящих перед ним и требованиях к выполнению этих задач.
По сути, этот раздел — часть корпоративного стандарта или регламента, поскольку содержит выдержки из должностных инструкций, положений об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора.
Главное отличие от перечисленных документов в том, что это не расплывчато сформулированные обязанности или положения, а реальные задачи, графики, KPI и т.п.
Нужно перевести сухие, общие и малопонятные пункты должностной инструкции и других документов на «язык сотрудника».
Вот, к примеру, задачи менеджера по продажам компании с одноуровневой моделью продаж:
- вести переговоры с потенциальными и постоянными клиентами о поставке продукции компании;
- обрабатывать входящие заявки клиентов;
- рассылать прайсы и коммерческие предложения;
- собирать информацию о потенциальных клиентах;
- согласовывать с клиентом объем, порядок поставки и оплаты продукции;
- вести деловую переписку;
- вести документооборот, контролировать размер и сроки платежей;
- вести клиентскую базу в CRM-системе;
- выполнять нормативы по звонкам и телефонному трафику;
- выполнять план продаж;
- изучать техники продаж и переговоров;
- предоставлять отчеты о проделанной работе.
Формулировка задач в книге продаж кардинально отличается от формулировки должностных обязанностей одноименной инструкции.
Совет: точно определить круг задач сотрудника на любой должности поможет фотография рабочего времени. С ее помощью также можно выстроить эффективный рабочий график, рассчитать нормативы звонков/встреч.
Он нужен для того, чтобы сотрудник четко представлял конечный результат своей работы, то, чего от него ожидает руководство.
Когда есть понимание к чему нужно прийти, сотруднику проще выбрать кратчайший путь.
С формулировкой конечного результата у большинства возникают трудности. Если спросить у менеджеров по продажам, что является идеальным конечным результатом их работы, одинаковых ответов почти не будет.
А в продажах важно, чтобы сотрудники одной и той же должности одинаково понимали свой конечный результат. Именно с этой целью здесь и находится этот подраздел. Иначе итог будет как в басне «Лебедь, рак и щука».
Для примера приведу ИКР должности менеджера по продажам компании с одноуровневой моделью продаж.
Идеальный Конечный Результат (ИКР) менеджера по продажам – это:
- деньги в кассе компании;
- выполненный на 100% план продаж;
- довольные клиенты, регулярно делающие заявки на поставку продукции.
Думаю, объяснять почему ИКР состоит из трех пунктов и как отразится на конечном результате исчезновение любого из них, не нужно.
ИКР нужно прописать для всех должностей отдела продаж, будь то РОП, менеджеры (хантер, фермер, клозер) или помощники менеджеров.
Раздел «Технология продаж»:
- описание всех этапов воронки продаж;
- скрипты к каждому этапу воронки продаж;
- инструменты и продающие техники, используемые в скриптах;
- кейсы успешной/неуспешной работы с клиентами;
- регламент работы в CRM-системе.
Это самый важный и самый трудоемкий раздел книги продаж . Чтобы он стал по настоящему полезным, потребуются знания и опыт всех сотрудников отдела.
Сначала нужно разработать воронку продаж, т. е. описать последовательность этапов процесса продажи вашего продукта. Каждый этап воронки должен иметь четкую цель, результат и перечень действий сотрудника для его достижения. Это позволит вам правильно разработать скрипты к каждому этапу воронки.
Совет: чтобы у продающего сотрудника была возможность продолжения диалога с клиентом, если по какой-либо причине ему не удалось достичь нужного результата с первого раза, в каждом этапе воронки продаж пропишите 3 категории результата:
- нужный;
- приемлемый;
- возможный.
Также пропишите последующие действия сотрудника в зависимости от того результата, который был получен. Это поможет еще и правильно настроить CRM-систему.
Вот пример, как будет выглядеть ваша готовая воронка продаж:
Далее нужно разработать скрипты для каждого этапа воронки. Вот тут-то и пригодится эта таблица. В ней вы уже определились с результатами и действиями на каждом этапе воронки продаж. Именно эти действия и нужно будет «зашить» в скрипт с помощью речевых модулей.
Скрипты можно оформлять по-разному: в виде обычной таблицы или таблицы с выделенными разным цветом этапами скрипта. Главное, чтобы один скрипт помещался на одной странице формата А4 с размером шрифта не менее 10 кегля.
Для этапа презентации также необходимо разрабатывать отдельный скрипт. Правда, в некоторых случаях поместить его на одной странице, увы, не получится. Просто разбейте его на этапы и разместите каждый на отдельной странице.
Скрипты обработки возражений лучше оформлять в виде отдельных речевых модулей, закрывающих одно конкретное возражение:
Все продающие техники и инструменты, которые используются в скриптах, нужно тоже включить в книгу продаж. Иначе у сотрудника, изучающего книгу, не будет полного понимания логики продаж.
Лучше, как и в разделе «Продукт», это оформить наглядно в виде схем, графиков и т.п.
Кейсы успешных или неуспешных продаж нужно приводить в пример вместе с анализом того, что было сделано правильно (или неправильно) и почему. Это сформирует у новичка понимание причин возможных ошибок.
Совет: некоторые считают, что регламент работы в CRM-системе должен быть обязательно включен в книгу продаж. На мой взгляд, его лучше вынести в отдельный документ с пошаговыми инструкциями и скринами окон.
Как правильно оформить книгу продаж
Оформить книгу продаж можно по-разному — в бумажном или электронном формате. Обычно используется оба варианта, поскольку ситуации бывают разные, а взаимозаменяемость нередко выручает.
Для электронного формата вполне подойдут любые LMS системы такие, как GetCourse, Monocle, Teachable и другие. Какую выбрать — вопрос цены и удобства.
Для эффективной работы с ними необходимо:
- разбить материал по разделам и подразделам на уроки;
- использовать разные форматы подачи материала (видео, схемы, презентации, аудио примеры успешных звонков и т.п.);
- заменить (где это возможно) «говорящую голову» на демонстрацию конкретных действий;
- установить жесткий тайминг (1 урок не более 10-15 минут);
- в конце каждого подраздела обязательно добавить тест для экспресс-проверки правильности понимания изученного.
К бумажному варианту книги продаж необходимо разработать систему тестирования полученных знаний. Это может быть обычная рабочая тетрадь с вопросами тоже в бумажном формате или электронный опросник типа Google Forms.
Книга продаж — это один из важных элементов общей системы продаж, на котором точно не стоит экономить. Бюджет на ее создание мнократно перекрывает постоянные потери денег и времени из-за отсутствия единого стандарта.
Описанные процессы — это возможность для любой компании быстро масштабироваться, превращаясь из мелкой в крупную, повышая тем самым свою устойчивость на рынке в любое, даже кризисное время. Потратив на ее разработку время один раз, далее вы сможете экономить его многократно.
Эксперт по увеличению продаж. Провожу аудиты отделов продаж, оказываю консалтинговое сопровождение по выстраиванию в компаниях систем стабильных продаж.
Источник: petr-panda.ru
Коды операций в книге продаж
В этом году введено много новшеств, касающихся бухгалтерского учёта. Наш эксперт в своей статье подробно рассматривает коды операций, используемых в 2022 году по НДС.
Коды операций предназначены для кодификации операций данных и структуризации информации отчётности.
В журнале учёта счетов-фактур используются те же коды, что и в книгах продаж. Коды вида операции переносятся из книги продаж (покупок) в декларацию по НДС, в разделы 8, 9.
Зачем нужны коды в книге продаж?
Применение кодов в учётных регистрах и отчётности позволяет представлять информацию о содержании операций в форме, удобной для использования, передачи, хранения, автоматической проверки данных в декларации по налогу на добавленную стоимость.
Правила ведения книги продаж и её форма приведены в Приложении 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Книгу продаж ведут путём регистрации в ней счетов-фактур и других документов, на основании которых организации начисляют НДС (пп. 2, 3 Правил ведения книги продаж). Книгу продаж ведут поквартально (п. 2 Правил ведения книги продаж).
В книге продаж нужно регистрировать счета-фактуры по всем операциям, по которым у организации возникает обязанность начислить НДС, а также в случае, если компания является налоговым агентом по НДС или применяет освобождение от НДС в соответствии со ст. 145, 145.1 НК РФ (пп. 1, 3 Правил ведения книги продаж).
- первичных учётных документов;
- документов, содержащих суммарные (сводные) данные по операциям за месяц (квартал);
- счетов-фактур в бумажной форме с реквизитами прослеживаемости.
- 01 ‒ если регистрируется счёт-фактура на отгрузку товаров (работ, услуг);
- 02 ‒ если регистрируется счёт-фактура на полученный аванс;
- 06 ‒ если регистрируется счёт-фактура как налогового агента по НДС (кроме случаев, когда продаётся конфискованное имущество или компания выступает посредником по продаже у иностранных лиц, которые не состоят на учёте в РФ).
Обращаем внимание! Если в счёте-фактуре отражено несколько разных операций, то указываются коды для каждой через знак «;» (подп. «д» п. 7 Правил ведения книги продаж).
При отражении сведений по счетам-фактурам в книге покупок и книге продаж, дополнительных листах книги покупок и дополнительных листах книги продаж применяются следующие КВО: 01, 02, 06, 10, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.
Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.
Основные коды операций, используемые в книге продаж
Данные по основным кодам, используемым наиболее часто в организациях, представлены в таблице. Как правило, код 01 является основным.
Код вида операции 01
Обычно при реализации указывают код 01, как правило, это основной код. Данный код используют для большинства операций по реализации, если не применяются коды 06, 10, 13 — 15, 27.
К примеру, код 01, используется:
- при отгрузке покупателю товара, оказания услуг и выполнении работ, пи передаче имущественных прав, а также товаров, работ, услуг для собственных нужд;
- при выполнении СМР для собственного потребления;
- при продаже товаров, работ, услуг, которые облагаются по нулевой ставке;
- при регистрации корректировочного счёта-фактуры на увеличение стоимости отгрузки;
- а также если регистрируется единый корректировочный счёт-фактура.
Код вида операции 22, указываемый продавцом при зачёте ранее полученного аванса
После отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав суммы НДС, исчисленные с сумм авансовых платежей, продавец вправе принять к вычету в размере налога, исчисленного со стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в оплату которых подлежат зачёту суммы ранее полученной оплаты, частичной оплаты согласно условиям договора (при наличии таких условий) (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ).
Принимая НДС, исчисленный с сумм авансовых платежей, к вычету, продавец регистрирует в книге покупок свой счёт-фактуру, составленный при получении аванса от покупателя (п. 22 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость (утверждённых Постановлением Правительства РФ № 1137)).
Согласно подп. «д» п. 6 Правил ведения книги покупок в графе 2 указывается код вида операции. Согласно п. 14 приложения к приказу при осуществлении операций, перечисленных в п. 6 ст. 172 НК РФ, указывается код вида операции 22.
Код вида операции 02 при получении аванса