Командировочные документы для ИП

Чтобы у бухгалтерии не было вопросов к авансовому отчету по командировке, необходимо правильно оформить отчетные документы. В нашей статье вы узнаете, какими документами подтвердить расходы на проживание в командировке.

• Размер суточных при командировках и их расчет
• Какие делать проводки с суточными при командировках
• Нюансы организации и оформления командировки

Командировочные расходы

Основные расходы, которые работодатель обязан оплачивать сотруднику, направляемому в командировку, это:

• суточные;
• расходы на проезд в командировку и обратно;
• расходы на оплату жилого помещения.

Отчетные документы за проживание в гостинице

Согласно п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085), гостиница выдает документ, подтверждающий оплату проживания: бланк строгой отчетности (БСО) или чек ККМ.

Отчетные документы за проживание в квартире

Какие отчетные документы за проживание в квартире привезет командированный из своей поездки?

Документы гости командировка

Если работник не смог предоставить оправдательные документы расходов на проживание в квартире (гостинице), например, по причине утери, работодатель может возместить ему данные затраты. Однако при налогообложении прибыли данные расходы принимать нельзя.

Отчетные документы при заказе услуг работодателем

В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.

Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.

Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды.

А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.

Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.

Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.

Итоги

Оплату проживания в гостинице в командировке работник подтверждает счетами, БСО и/или чеком от гостиницы. Также работник может проживать в арендованной квартире. В этом случае он должен предоставить договор и документ оплаты.

Если проживание в командировке организовано со стороны работодателя (например, он сам арендует служебную квартиру), то дополнительных документов с работника не спрашивают.

Источник: buhguru.com

Оформление командировки: пошаговая инструкция

С командировками сталкивается практически любой бухгалтер. Бухгалтер небольшой фирмы должен уметь оформлять и все распорядительные документы, связанные с командировкой. Рассмотрим основные правила.

1. Оформление командировки пошаговая инструкция

2. Документы для оформления командировки

3. Авансовый отчет по командировке

4. Командировка на личном автомобиле оформление

5. Командировка на 1 день оформление

1. Оформление командировки пошаговая инструкция

Понятие служебной командировки — в статье 166 ТК РФ. Это поездка для выполнения служебного задания в течение определенного промежутка времени в местность, отличную от места работы.

В отношении командировок действует нормативный документ — Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

В организации может быть принят и локальный нормативный акт (ЛНА), например, Положение о служебных командировках.

Шаг 0.

До оформления любой командировки нужно проверить, не относится ли сотрудник, которого планируется отправить в командировку, к тем категориям работников согласно ТК РФ, для которых действует запрет или ограничения по направлению их в командировки.

Даже в однодневную служебную командировку нельзя отправлять беременных, несовершеннолетних, тех, с кем заключен ученический договор или договор ГПХ.

Некоторых сотрудников нельзя отправить в командировку без их согласия. Например, сотрудницу, у которой есть дети до 3-х лет.

В таких случаях требуется получить письменное согласие сотрудника на командировку. Сам запрос также должен быть оформлен документально.

Рассмотрим оформление командировки пошаговая инструкция в общем случае:

Шаг 1.

Создание распорядительного документа (Приказ, распоряжение) о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение и служебное задание в настоящее время не являются обязательными документами для оформления командировки. Но оформляются, если их наличие обязательно согласно ЛНА организации.

В организации может быть прописан и иной порядок оформления. Например, Шаг 1 может предварять обязательно оформление служебной записки от руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, направляемый в командировку.

Служебная записка в этом случае должна содержать краткий перечень того, куда, на сколько, и с какой целью направляется сотрудник.

Эти же данные потом указываются и в приказе на командировку.

При расчете дней командировки нужно ориентироваться на время выезда и возвращения. Например, днем выезда считается дата отправления транспортного средства. В том случае, когда, например, аэропорт находится за пределами населенного пункта, необходимо добавить в расчет время, необходимое для проезда до аэропорта.

Шаг 2.

Выдача денежных средств в подотчет на командировку. На выдачу денежных средств (перечисление их с расчетного счета организации на карту сотрудника) должен быть оформлен очередной распорядительный документ, либо сделана соответствующая отметка на заявлении сотрудника о выдаче денежных средств в подотчет, содержащая сумму, срок, подпись и дату подписания руководителем.

Шаг 3.

Регистрационная запись в журнале учета командировок. Это не обязательное действие. Выполняется для случаев, когда такой журнал ведется в организации.

Шаг 4.

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени. Особое внимание – выходным дням, если сотрудник в выходные дни в командировке трудится, либо находится в пути. Общих правил обозначения таких дней в табеле нет. Варианты:

1. РВ (работа в выходной).
2. К/РВ (командировка/работа в выходной), с указанием времени такой работы в часах (Письмо Минтруда РФ от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Напомним, что работа в выходные – только с согласия работника. Соответственно должно быть письменное согласие работника и соответствующий распорядительный документ (раздел в документе на командировку).

Шаг 5.

Оформление продления командировки/отзыва из командировки (при необходимости).

Шаг 6.

Создание работником служебной записки по возвращении из командировки. Это может быть отчет по командировке, а может быть документ в свободной форме, подтверждающей не только выполнение командировочного задания, но и фиксирующий, например, факт того, что проезд к месту командировки осуществлялся на автомобиле сотрудника.

Шаг 7.

Подготовка и подписание работником и утверждение руководителем авансового отчета по командировке.

Шаг 8.

Завершение денежных расчетов по подотчетным суммам по командировке (возмещение перерасхода денежных средств, либо возврат неиспользованного остатка).

Если работник находится в отпуске, и возникла необходимость срочно отправить именно его в служебную командировку, сделать это можно, но только с согласия работника, оформленного письменно. Также необходимо в произвольной форме оформить Приказ на отзыв из отпуска.

Остаток отпуска предоставляется работнику по его желанию в любое время в течение текущего года, либо присоединяется к следующему отпуску. По мнению Минтруда, работник при этом не должен быть лишен возможности использовать как минимум 14 дней отпуска подряд (Письмо Минтруда РФ от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).

2. Документы для оформления командировки

Итак, документы для оформления командировки до ее начала:

• приказ (распоряжение) о направлении в командировку,
• служебное задание (при необходимости),
• решение о признании командировки однодневной (при необходимости, подробности ниже в отдельном разделе),
• согласие о работе в выходной день в командировке (при служебной необходимости),
• приказ (распоряжение) о работе в выходной день в командировке, с указанием размера оплаты, либо информации о предоставлении отгула (дня отдыха) за работу в выходной.

Документы для оформления командировки в случае изменения условий командировки:

• Приказ (распоряжение) об отзыве из командировки.
• Приказ (распоряжение) о продлении командировке.

Порядок сокращения/продления сроков командировки ни Положением о командировках, ни другими нормативными актами, не регламентирован.

В произвольной форме может быть издан Приказ об отзыве из командировки (продлении ее срока), в котором указывают причины такого действия.

Документы для оформления командировки по возвращению из командировки:

• Авансовый отчет.
• «Управленческий» отчет по командировке (служебная записка).

Если ЛНА организации предусмотрены доплаты командированному сотруднику в случаях, когда оплата исходя из среднего заработка окажется меньше оклада, то документы для оформления командировки (доплаты):

• ЛНА по оплате труда (в части доплат по командировкам),
• Приказ об установлении доплаты по командировке. 3. Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке заполняется сотрудником. Это по правилам. На практике бухгалтер нередко сам готовит отчет в бухгалтерской программе, вводя данные о предварительно проверенных документах, которые предоставил сотрудник.

Основные документы, подтверждающие командировочные расходы:

• документы о найме жилого помещения,
• документы по расходам на проезд,
• документы по иным расходам (п. 26 Положения о командировках), которые связаны с командировкой.

Также в авансовом учете указываются суточные. Как правило, документом-основанием в этом случае служит справка бухгалтера.

Если речь идет о командировке за границу, помним, что документы на иностранном языке должны быть переведены. Перевод может быть сделан как специалистом, так и сотрудником организации, владеющим соответствующим иностранным языком (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

4. Командировка на личном автомобиле оформление

В случае командировки на личном автомобиле сотрудника информация об этом факте, на наш взгляд, должна быть указана в приказе на командировку.

Командировка на личном автомобиле оформление заключается в том, чтобы в каком-либо документе отразить маршрут следования, пробег автомобиля, количество израсходованного топлива.

Это может быть как путевой лист, так иной документ, определенный ЛНА организации и подтверждающий как расход топлива, так и служебный характер поездки.

При использовании путевых листов на командировку может быть выписан 1 путевой лист на весь рейс (всю командировку), на котором необходимо наличие отметки о прохождении водителем медицинского осмотра.

Если автомобиль в аренде, кассовые чеки (аналогичные документы) на покупку топлива отражаются в авансовом отчете по командировке. В случае соглашения об использовании личного авто сотрудника есть нюансы.

Сотруднику положена компенсация. Размеры компенсаций за использование личного авто, которые принимаются в расходы по налогу на прибыль и УСН, утверждены почти 20 лет назад Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92:

• 1 200 рублей в месяц для легковых авто с двигателем объемом до 2 тыс. куб. см включительно,
• 1 500 рублей в месяц для легковых авто с двигателем объемом более 2 тыс. куб. см.

Специалисты Минфина РФ почему-то считают, что эти суммы уже содержат все эксплуатационные затраты. Не только износ авто, но и затраты на ГСМ, ТО и ремонт. Расходы сверх этих норма в НУ учесть нельзя (Письма Минфина РФ от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

5. Командировка на 1 день оформление

Отравление сотрудника со служебным заданием в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянной работы или проживания, иногда называют местными или однодневными командировками.

Командировка на 1 день оформление ничем особо не отличается от других командировок. Порядок оформления тот же самый.

Единственное отличие — суточные при таких командировках не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках).

В некоторых организациях в ЛНА предусмотрена оплата суточных при однодневных командировках. По мнению Минтруда (Письмо от 28.11.2013 № 14-2-242) такие решения противоречат положениям ст. 168 ТК РФ в отношении правовой природы суточных.

Значит, есть риск непризнания таких сумм в расходах в налоговом учете.

Целесообразность ежедневного возвращения из командировки определяет руководитель организации в соответствующем распорядительном документе.

• расстояние,
• наличие и условия транспортного сообщения,
• характер командировочных заданий,
• создание работнику необходимых для отдыха условий (абз. 5 п. 11 Положения о командировках).

Командировка на 1 день оформление в случае, когда есть компенсации при однодневных командировках, — соответствующий ЛНА, содержащий размеры таких компенсаций.

Для чего нужно командировочное удостоверение в 2018 году

Тем работникам, которым предстоит отправиться в командировку или оформлять служебную поездку сотрудника, будет полезно знать для чего нужно командировочное удостоверение. Как выглядит бланк и образец правильного заполнения на 2018 год? Как надо вести журнал регистрации?

Что такое командировочное удостоверение, в каких случаях и зачем оно нужно

Командировочное удостоверение представляет собой документ, предназначенный для выдачи во время служебной поездки. Он выписывается работнику по указу работодателя и имеет срок действия на период служебной командировки. В нём отображаются полномочия, которыми был наделен сотрудник и узаконивается сам факт нахождения его в определённом месте по причине выполнения своих рабочих обязанностей.

Для оформления необходимо издать соответствующий приказ об отправлении в командировку от имени руководителя компании. Сотрудник кадрового отдела должен подготовить бланк по особой форме Т-10 в единичном экземпляре.

Командировка в современном мире — обычное явление

Обязательно ли выписывать командировочное удостоверение

С 08.01.2015 для работодателя было отменено обязательство в оформлении командировочного удостоверения. Теперь это является добровольным действием, и для отправки в командировку достаточно одного лишь приказа.

В соответствии с пунктом 15 Постановления № 749 при отправке работника за рубеж удостоверение на него оформлять не надо, т. к. срок нахождения сотрудника за границей всегда можно сверить по записям пограничников в заграничном паспорте.

Видео: командировочные удостоверения отменили постановлением правительства России с 2015 года

Как оформить документ: образец бланка и пример заполнения

Командировочное удостоверение составляется в единственном экземпляре, обязательно в нём присутствует подпись начальника. Документ отдаётся сотруднику на весь период поездки. В нём должны ставиться пометки от организаций, куда был отправлен работник. Они будут свидетельствовать о фактических сроках его нахождения в назначенном пункте.