Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях налогообложение УСН

• не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
• более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.

Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.

Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.

Компенсация за использование автомобиля в 1С Бухгалтерия 8

Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).

Также с суммы компенсации, прописанной в соглашении, не придется начислять страховые взносы (Письмо Минфина от 23.10.2017 N 03-15-06/69146 ).

Что указать в расчете

В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.

​​​Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.

Законодательные и нормативные акты

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

В Трудовом кодексе РФ отмечается, что работнику положена компенсация за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом говорит статья 188. Такое использование может быть однократное, либо на постоянной основе. Компенсация выдается с целью покрытия затрат на пользование машиной. Это:

• покупка бензина;
• обслуживание и ремонт;
• амортизация.

Такие выплаты не относятся к заработной плате. У них иное назначение, не связанное с выполнением работником служебных обязанностей. Эти выплаты призваны компенсировать траты на транспорт, понесенные сотрудником в связи с выполнением трудовых обязанностей. Порядок, величина и сроки выплат закрепляются трудовым соглашением.

Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций».

Соглашение о покрытии расходов

Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:

• характеристики машины;
• сумма и сроки выплат.

Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

Содержание обязательной части устава образовательного учреждения определяет

При составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид. Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание. Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии. Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.

При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:

1. Сумму выплат рассчитывать по средней стоимости оплаты 1 км такси, принятой в городе.
2. Взять за основу рассчитанную сумму амортизационных начислений.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Нормы устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Законодательство не оговаривает предельной или минимальной суммы. Она должна быть разумной. Величина выплаты должна быть обоснована и подтверждаться существующими на данный момент расценками.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Сумма должна покрывать расходы сотрудника на:

• амортизацию;
• ГСМ;
• техническое обслуживание.

При расчете суммы компенсации налоговыми органами рекомендуется брать в расчет параметры:

• степень износа;
• период пользования;
• частота пользования.

Определяем размер компенсации

Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.

Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.

Как подтвердить компенсацию?

Для подтверждения правомерности начисляемых компенсаций предоставляются документы:

1. Соглашение между работником и организацией. Прилагается к трудовому договору.
2. Документ о нахождении личного транспорта в собственности.
3. Путевые и маршрутные листы, журналы.
4. Чеки и квитанции на покупку расходных материалов.
5. Методика расчета выплат.
6. Отчеты работника.

Налоговый учет

Компенсации не облагаются НДФЛ. Об этом говорится в письме № 03-04-06/22274 Минфина, Приказе Роструда № 17-3/В-291.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации учитывается частично. Расчет ведется с использованием установленных нормативов и «привязывается» к объему двигателя:

• 1200 руб. норматив для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. м.;
• 1500 руб. норматив для двигателя более 200 куб. м.

Расчет одинаков для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения.

Может вызвать нарекания у налоговой службы отражение в расходах фиксированной ежемесячной выплаты и сверх того, выплата расходов на ГСМ. Служба считает затраты на бензин уже заложенными в ежемесячную фиксированную выплату.

Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.

Использовать автомобиль работника в рабочих целях, можно, заключив договор на аренду. При таком договоре передается в пользование только транспорт, услуги по обслуживанию автомобиля собственник не оказывает. К договору прилагается акт передачи с описанием характеристик и стоимости машины. На балансе предприятия она отражается в качестве арендованного средства.

Плата за пользование устанавливается по соглашению сторон. Разумнее выбирать оплату не фиксированную, а почасовую. Так собственнику не придется платить за часы простоя, например, если сотрудник будет на больничном или в отпуске.

При пользовании на условиях аренды в расходы организации попадут траты на бензин и обслуживание машины, на ее ремонт, мойку и стоянку. Все эти затраты списываются в расходы предприятия. С платы за аренду удерживается НДФЛ, компания-арендатор является налоговым агентом. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06/33598. Зато страховые взносы в этом случае платить не придется.

Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.

Сравнительная таблица о преимуществах и недостатках аренды или компенсации

Источник: lawsexp.com

Компенсация ГСМ при использовании личного транспорта

Компенсация ГСМ подразумевает возмещение человеку — сотруднику компании или обычному физлицу — стоимости горюче-смазочных материалов, на которые он потратил свои деньги. Кому и когда положена компенсация ГСМ, расскажем прямо сейчас.

• Что такое компенсация ГСМ сотруднику?
• Основания и документы для выплаты компенсации расходов ГСМ сотруднику
• Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?

• Если у компании или ИП есть внутренний документ о компенсации расходов ГСМ сотруднику

Что такое компенсация ГСМ сотруднику?

Компенсация ГСМ (расшифровка) – это компенсация горюче-смазочных материалов. Ее выплачивают сотруднику, который использует личный автомобиль для работы, когда работа носит разъездной характер или когда это необходимо в служебных целях.

В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) компенсация ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля прямо не названа. Просто надо понимать, что это один из видов компенсаций, положенных работнику, который использует для работы личное имущество (ст. 188 ТК РФ).

В ТК РФ написано, что работнику на личном транспорте выплачивается компенсация за его использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с использованием личного транспорта.

Под личным транспортом дальше мы будем подразумевать автомобиль, хотя им может быть и другой транспорт – например, мотоцикл.

Исходя из понятия горюче-смазочных материалов, компенсация за ГСМ сотруднику компании или индивидуального предпринимателя включает в себя:

• компенсацию за топливо, при этом самый распространенный вариант – это компенсация за бензин,
• компенсацию за смазочные материалы – масла и специальные смазки,
• компенсацию за специальные жидкости – тормозные, охлаждающие, смазочно-охлаждающие.

Так что дальше, говоря о компенсации ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля, мы также будет подразумевать под ней компенсацию бензина сотруднику.

Основания и документы для выплаты компенсации расходов ГСМ сотруднику

Чтобы работник получал эту компенсацию, ему надо:

1. оформить факт использования им личного автомобиля в служебных целях,
2. представить или регулярно представлять работодателю документы, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ.

А теперь разберемся с каждым пунктом по порядку.

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?

Если при приеме на работу, которая носит разъездной характер, стороны сразу договорились, что сотрудник будет ездить на собственном автомобиле, соответствующие положения надо включить в трудовой договор.

Однако иногда необходимость использовать личный автомобиль возникает уже после его заключения. Тогда с сотрудником можно оформить:

1. дополнительное соглашение к трудовому договору,
2. соглашение об использовании своего автомобиля для служебных целей.

В этих документах обычно указывают:

• автомобиль с идентифицирующими признаками (марка, модель, год изготовления, государственный регистрационный знак, идентификационный номер — VIN, цвет, рабочий объем двигателя),
• право работника на автомобиль – право собственности или другое право (например, право пользования),
• документ — основание, по которому работник владеет автомобилем – например, ПТС (паспорт транспортного средства), СРТС (свидетельство о регистрации транспортного средства),
• виды и размер компенсаций, которые положены работнику за использование личного авто и за несение расходов по нему – чаще всего это компенсация за использование, износ (амортизацию) в фиксированной сумме и расходы на приобретение ГСМ в размере, который определяют на основании подтверждающих документов,
• обязанность работника представлять работодателю документы, подтверждающие соответствующие расходы за ГСМ, виды таких документов, сроки и условия их представления,
• порядок и срок выплаты компенсации.

Если у компании или ИП есть внутренний документ о компенсации расходов ГСМ сотруднику

В компании или у индивидуального предпринимателя может действовать локальный нормативный акт, в котором фиксируются:

• размеры компенсации расходов сотруднику за использование, износ (амортизацию) личного автомобиля, за приобретенные ГСМ, за техобслуживание, за текущий ремонт и других расходов,
• условия, порядок и сроки выплаты такой компенсации.

В качестве примера назовем Положение об использовании автомобилей в служебных и личных целях, утвержденное руководителем организации или предпринимателем.

В подобных ситуациях в трудовом договоре или дополнительном соглашении (соглашении), которым определяют использование личного автомобиля работника в служебных целях, можно детально не прописывать размер, условия и процедуру выплаты компенсации, а просто сослаться на такой локальный нормативный акт.

Какие документы о расходах на ГСМ представить работодателю?

Компенсацию расходов ГСМ, включая компенсацию расходов на бензин, сотруднику выплатят только после того, как он представит подтверждающие документы.

Это могут быть, например, отчеты, путевые листы, чеки АЗС, квитанции. Конкретный вид документов смотрите в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему, другом соглашении, которое оформили с работодателем, или в локальном нормативном акте компании или индивидуального предпринимателя.

Иногда для выплаты компенсации ГСМ, компенсации топлива сотруднику при использовании личного транспорта надо дополнительно написать заявление. В таком случае к нему обычно прикладывают расчет компенсации, а также копии документов, которые подтверждают понесенные расходы.

• акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ),
• путевые (маршрутные) листы,
• авансовые отчеты с приложением чеков АЗС,
• другие документы.

Размер и срок выплаты компенсации ГСМ (бензина, топлива) сотруднику

Согласно ст. 188 ТК РФ работник, который использует личный автомобиль в служебных целях, может рассчитывать на получение следующих денежных сумм:

1. компенсации за использование и износ (амортизацию) автомобиля – ее, как правило, устанавливают в фиксированном размере за определенный период (чаще всего – месяц) и выплачивают вместе с зарплатой – обычно в конце месяца,
2. компенсации расходов, которые сотрудник произвел для приобретения ГСМ, включая топливо. Их размер определяют согласно подтверждающим документам, которые работник представляет работодателю — чекам, квитанциям, путевым листам, отчетам, заявлениям и пр.

Потраченные на ГСМ деньги работник получает, как правило, после рассмотрения и утверждения (если оно требуется) документов работодателем. Конкретные сроки выплаты указывают в документе, заключенном с работником (например, в дополнительном соглашении к трудовому договору), или в локальном нормативном акте.

Однако работодатель может договориться с работником на другой способ и порядок выплаты компенсаций за использование личного авто. Например:

• выплачивать компенсацию за использование автомобиля в виде фиксированной суммы за месяц,
• возмещать расходы на приобретение ГСМ в сумме, которую определяют на основании подтверждающих документов,
• возмещать расходы на техобслуживание и текущий ремонт автомобиля — в сумме, которую устанавливают на основании подтверждающих документов, или в сумме, которую прописывают в дополнительном соглашении в каждом конкретном случае.

НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации ГСМ (бензина) работнику

Компенсация за использование личного автомобиля, а также суммы расходов на ГСМ, включая бензин, которые выплачиваются работнику на основании ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Аналогично решается вопрос с обложением компенсации за использование личного автомобиля и возмещенных расходов на ГСМ страховыми взносами. Они не уплачиваются, если автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности, и уплачиваются, когда он не является личным имуществом работника (например, письмо Минфина России от 24.11.2021 N 03-04-06/94831).

Максимальный размер компенсации ГСМ (бензина, топлива)

Многих интересует, существует ли предельный размер компенсации бензина работнику с личным автомобилем, а также лимит по возмещению расходов на ГСМ.

Сразу оговорим, что в ТК РФ такие максимальные величины отсутствуют.

Однако они могут быть определены другими нормативными правовыми актами для некоторых категорий работников, которые финансируются за счет бюджета. Тогда при выплате компенсации бензина работнику и компенсации за другие ГСМ работодатель не может превышать установленный лимит.

Предельные размеры компенсации за использование личного автомобиля бюджетникам

Приведем таблицу с категориями сотрудников, для которых на сегодняшний день действует максимальный размер денежной компенсации за использование личного транспорта.

Отметим важный момент: согласно положениям нормативных правовых актов, которые мы приводим в таблице, в эту компенсацию также включены расходы на эксплуатацию личного транспорта, то есть затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт.

Предельный размер компенсации за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно

Предельный размер компенсации за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см

Предельный размер компенсации за использование мотоциклов

Документ, который устанавливает предельные размеры компенсации

Сотрудники учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения РФ

Постановление Правительства РФ от 17.01.2013 N 14

Сотрудники федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы

Постановление Правительства РФ от 17.01.2013 N 14

Сотрудники таможенных органов РФ

Постановление Правительства РФ от 17.01.2013 N 14

Сотрудники органов внутренних дел

Постановление Правительства РФ от 30.12.2011 N 1199

Сотрудники Следственного комитета РФ:

-сотрудники подразделений центрального аппарата,

-сотрудники территориальных следственных органов (по субъектам РФ, по районам, городам),

-сотрудники организаций Следственного комитета РФ

Инструкция, утвержденная Приказом СК России от 10.11.2015 N 103

А вот для федеральных государственных гражданских служащих, если их служебная деятельность связана с постоянными служебными поездками согласно их должностным обязанностям, ситуация с максимальным размером компенсации за использование личного транспорта в служебных целях немного другая.

Предельные размеры этой компенсации установлены в приложении к Постановлению Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 и составляют:

• 2 400 рублей в месяц – за легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно,
• 3 000 рублей в месяц – за легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см,
• 1 200 рублей в месяц – за мотоцикл.

Эти лимиты действуют только для компенсации за использование авто.

А расходы на приобретение ГСМ возмещают госслужащим дополнительно, сверх этой компенсации, по фактическим затратам. Их надо непременно подтвердить соответствующими документами: счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими. При возмещении расходов на ГСМ максимальный размер компенсации, который мы указали выше, не применяют (пункты 4 – 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563).

Предельные размеры компенсации за ГСМ работникам компаний, которые не финансируются за счет бюджета

Организации, которые не финансируются из бюджета, и предприниматели могут установить лимиты компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля по своему усмотрению, в любых размерах. А могут вообще не устанавливать их и выплачивать сотруднику компенсацию ГСМ (бензина, топлива) без учета каких-либо предельных размеров, в соответствии с реальными тратами.

Однако здесь есть тонкость с налогообложением, а именно – с уплатой работодателем налога на прибыль организаций (ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Работодатель может заплатить сотруднику в счет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях любую согласованную сумму, основанную на расходных документах — чеках, квитанциях и т.п.

Но при расчете налога на прибыль компания сможет учесть расходы на компенсацию только в пределах норм, которые обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Эти нормы совсем небольшие:

• 1 200 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно,
• 1 500 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см,
• 600 рублей в месяц – для мотоциклов.

Важно, что в размерах указанных компенсаций учитывается возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей — износ, горюче-смазочные материалы, ремонт. Так что работодатель не сможет повторно включить в состав расходов стоимость ГСМ и ремонта, которую возместит сотруднику с личным автомобилем. Этот момент прояснял Минфин России (письма от 29.06.2023 N 03-03-06/2/60502, от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).

В связи с этим многие работодатели стремятся выгадать при налогообложении прибыли. И для этого предлагают сотрудникам, которые ездят на личном автомобиле, компенсацию за его использование (включая компенсацию за ГСМ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы расхода топлива и других ГСМ для получения компенсации за ГСМ

Нередко компании и индивидуальные предприниматели, сотрудники которых используют личный автотранспорт и получают за это соответствующие компенсации, ориентируются на следующий нормативный правовой акт — Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которые введены в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации N АМ-23-р).

Ссылка на них может содержаться в трудовом договоре с работником, дополнительном соглашении к нему или другом соглашении с работником. Также возможно, что Методические рекомендации N АМ-23-р упоминаются в локальном нормативном акте компании или предпринимателя, который регулирует вопросы выплаты компенсации бензина сотруднику при личном авто, компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля.

Что надо знать о Методических рекомендациях № АМ-23-р?

Методические рекомендации № АМ-23-р предназначены для любых компаний и предпринимателей, которые эксплуатируют автомобильную технику. В них приведены, в частности:

• значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автотранспорта,
• порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации,
• справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов и специальных жидкостей, значения зимних надбавок.

Методические рекомендации N АМ-23-р разделяют топлива и смазочные материалы. Так что о нормах расхода того и другого говорится в разных частях документа.

Нормы расхода топлив для автомобилей приведены в главе II Методических рекомендаций N АМ-23-р, а нормы расхода смазочных материалов — в главе III этого акта. Эти нормы можно использовать, в том числе, для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, для проведения расчетов с пользователями транспортных средств и водителями.

Важно! Работодатель, который выплачивает сотруднику компенсацию за бензин при использовании личного транспорта и за другие необходимые ГСМ, может учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов, указанные в Методических рекомендациях N АМ-23-р. Но расчет с работником все равно производят по документам, которые подтверждают реальные расходы на топливо и другие ГСМ — чекам АЗС, квитанциям, счетам, путевым листам и т.д.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru