Компенсация за использование личного имущества УСН

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Таким образом, работодателю необходимо:

• Предусмотреть выплату и размер компенсации в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации.

Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

См. образец 1 и образец 2 Дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании работником личного имущества в служебных целях

Компенсация за использование личного имущества сотрудников в 1С 8.3

См. образец Приказ о выплате компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя (образец заполнения)

См. образец Приказ о прекращении выплаты компенсации за использование личного имущества в служебных целях

• Учесть условия, при которых компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами

Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп.

2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ), но для этого необходимо соблюсти условия по их документальному подтверждению.

В Письмах от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672, от 08.11.2019 N 03-04-05/86158 Минфин России перечислил эти условия:

— размер компенсации должен быть установлен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему;

— у работодателя должны быть в наличии копии документов, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество;

— расчет суммы компенсации;

— документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

• Разобраться, можно ли компенсационные выплаты учесть в расходах по налогу на прибыль или при применении УСН

В целях налога на прибыль сумма компенсации может быть признана расходом на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией).

Размер компенсации расходов работника за использование его личного имущества (за исключением транспортных средств) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 НК РФ в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности (Письма Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672).
При применении УСН учесть затраты в виде компенсации работнику использования личного компьютера или ноутбука не получится. В целях УСН можно учесть только компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов работников (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Про выплату компенсации за использование другого личного имущества в перечне расходов ничего не сказано, а он является закрытым.

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

Источник: www.elcode.ru

Компенсация за использование личного автомобиля

Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в т.ч. своего автомобиля.

При выплате компенсации следует руководствоваться Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок». Несмотря на то что этот документ вышел в свет почти 18 лет назад, он сохраняет свою актуальность и сегодня (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Денежная компенсация положена не всем работникам предприятия, а только тем, чья работа связана с постоянными служебными разъездами (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13): например, курьерам, менеджерам, торговым представителям, исполнительным директорам и т.д. Разъездной порядок работы должен быть закреплен в должностных инструкциях.

Порядок и размер возмещения затрат, связанных с расходами при использовании личного имущества сотрудника, определяет руководитель организации по договоренности с работником.

Величина компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля, используемого в служебных целях, и от его марки. Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов, техническим обслуживанием, ремонтом автомобиля и т.д. Кроме того, в компенсацию должна быть включена сумма износа автомобиля.

Следовательно, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов на эксплуатацию машины, ему не полагаются.

Компенсация выплачивается один раз в месяц вне зависимости от количества календарных дней в нем.

За время отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском, командировкой, болезнью и другими обстоятельствами, когда личный автомобиль не используется в служебных целях, компенсация не выплачивается (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Документальное оформление

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях должна быть предусмотрена положениями трудового договора или установлена отдельным письменным соглашением между работодателем и работником.

В должностной инструкции сотрудника необходимо указать, что его работа связана с постоянными служебными поездками.

Для того чтобы получить компенсацию, работник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если автомобиль используется по доверенности, необходимо представить доверенность от его собственника.

Кроме того, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника.

Путевые листы должны составляться по формам, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации. Такого мнения придерживаются как налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690), так и специалисты главного финансового ведомства (Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6).

Арбитражные судьи по этому вопросу расходятся во мнениях. Так, ФАС Северо-Западного округа считает наличие путевого листа обязательным для выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях (Постановление от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005). Расходы, по мнению судей, не подтверждены документально, если маршрутные листы не содержат отметок о пребывании в месте посещения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.01.2007 по делу N А05-5764/2006-20).

Компенсация начисляется на основании приказа руководителя. Типового бланка для такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Как правило, в приказе указывают фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму компенсации.

К приказу целесообразно приложить расчет суммы компенсации за месяц исходя из марки автомобиля, стоимости израсходованных ГСМ, пробега автомобиля и количества рабочих дней в месяце (Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387).

Налог на прибыль

В налоговом учете сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включается в состав прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Это означает, что их можно учитывать при расчете налога на прибыль в том же отчетном периоде, в котором произведены расходы.

При этом надо обратить внимание на следующее. Компенсации за использование личного автотранспорта признаются в учете только после выдачи денег сотруднику на руки или перечисления их на счет в банке. Такое правило применяется как при кассовом методе (п. 3 ст. 273 НК РФ), так и при методе начисления (пп.

4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Этим компенсационные выплаты отличаются от зарплаты, которую можно списать на расходы сразу после начисления.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может выплачиваться работодателем в любой согласованной с работником сумме. Однако для целей налогообложения сумма компенсации нормируется. Это установлено пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При налогообложении прибыли коммерческих организаций компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях учитывается в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13). Указанные нормы введены с 1 января 2002 г. и продолжают действовать до сих пор, несмотря на ежегодное увеличение стоимости горюче-смазочных материалов, технического обслуживания и ремонта.

Напомним, нормы компенсации за использование автомобиля зависят от мощности двигателя. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см, сумма компенсации, уменьшающая налогооблагаемую прибыль организации, равна 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя больше 2000 куб. см, ежемесячная норма компенсации составляет 1500 руб.

При использовании сотрудником собственного мотоцикла в служебных целях ему полагается компенсация в размере 600 руб.

Обратите внимание! Нормы, установленные для расчета налога на прибыль, никак не влияют на сумму компенсации, фактически выплачиваемую сотруднику. Это значит, что размер компенсации может превышать установленные нормы. Однако суммы превышения не будут учитываться при расчете налога на прибыль (п. 38 ст.

270 НК РФ). На такой подход специалисты Минфина России не раз указывали в своих Письмах (от 16.11.2006 N 03-03-02/275, от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

При этом работодатель может компенсировать сотрудникам, использующим свои личные автомобили в служебных целях, расходы, связанные с приобретением ГСМ, топлива, ремонтом и страхованием личного автомобиля. Но эти суммы не будут учитываться при расчете налога на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Такого же мнения придерживаются арбитражные судьи (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 03.07.2009 N А33-12556/2008-03АП-1669/2009-03АП-1670/2009 по делу N А33-12556/2008).

Пример 1. В должностной инструкции коммерческого директора ЗАО «Кедр» указано, что характер его работы предполагает частые служебные поездки. За использование личного автомобиля в служебных целях ему полагается компенсация в размере 1700 руб. Об этом говорится в трудовом договоре с коммерческим директором.

В апреле 2010 г. он регулярно совершал служебные поездки на своем автомобиле «ВАЗ-2107». Руководитель организации подписал приказ о выплате коммерческому директору компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в размере, установленном трудовым договором.

Объем двигателя автомобиля «ВАЗ-2107» меньше 2000 куб. см.

Норма компенсации по данному автомобилю равна 1200 руб. Поэтому в состав расходов, учитываемых в расчете налога на прибыль, включается 1200 руб. Оставшиеся 500 руб. при налогообложении прибыли не учитываются.

За время отсутствия работника на рабочем месте по причине болезни, отпуска, командировки и проч., когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Предположим, работник использовал личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц (например, работал несколько дней, а остальное время был в отпуске). Фактические расходы на использование им личного автомобиля для служебных поездок будут значительно меньше, чем в случае использования автомобиля в течение всего месяца. Следовательно, компенсационная выплата за этот месяц будет меньше.

При расчете налога на прибыль в этом случае можно учесть сумму компенсации в размере меньшем, чем нормы, установленные Постановлением Правительства РФ N 92 (Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).

Пример 2. Используем условия предыдущего примера.

Предположим, коммерческий директор был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 5 по 18 апреля. Рассчитаем сумму компенсации, которая ему полагается за не полностью отработанный месяц.

В апреле 22 рабочих дня, из которых коммерческий директор отработал 12. Следовательно, сумма компенсации составит 927,27 руб. (1700 руб. : 22 р. дн. x 12 р. дн.).

При расчете налога на прибыль организация может включить в состав расходов 654,55 руб. (1200 руб. : 22 р. дн. x 12 р. дн.).

Не вызывает сомнения факт, что размер компенсации, учитываемый в целях налогообложения, — сумма весьма скромная. Ее хватает лишь на покупку трех литров бензина в день.

Осознавая это, специалисты финансового ведомства советуют организациям вместо выплаты компенсации своим сотрудникам за использование личного автомобиля в служебных целях заключить с ними договор аренды автомобиля без экипажа.

В этом случае вся сумма арендных платежей может быть включена в состав прочих расходов на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Компенсация за использование иных видов транспорта

На практике возможны ситуации, когда сотрудник использует в служебных целях не легковой автомобиль, а микроавтобус или грузовой автомобиль.

В состав прочих расходов при расчете налога на прибыль организация может отнести расходы на компенсацию за использование для служебных поездок только личных автомобилей, относящихся к категории легковых. Ни микроавтобусы, ни грузовые автомобили в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не упоминаются. Нормы компенсации в целях налогообложения прибыли для этих транспортных средств не установлены (Письмо Минфина России от 24.04.2008 N 03-03-06/1/293).

Однако это вовсе не означает, что организация не сможет уменьшить свои налогооблагаемые доходы на сумму компенсации, выплачиваемой работникам за использование личных транспортных средств (не легковых автомобилей) в целях налогообложения.

Перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, не является исчерпывающим. Поэтому суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества на основании ст. 188 ТК РФ (кроме легкового автотранспорта), могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186). В качестве личного имущества может использоваться мобильный телефон, компьютер, принтер и другая техника.

Аналогичный вывод можно сделать и в отношении микроавтобусов и грузовых автомобилей (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150). Компенсация за использование указанных транспортных средств в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в сумме, установленной трудовым договором. Но при условии, что расходы на выплату компенсации являются экономически обоснованными и документально подтвержденными в соответствии со ст. 252 НК РФ.

НДФЛ

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Поэтому компенсации в пределах норм, установленных законодательством, не облагаются налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Суммы компенсации, превышающие нормы, необходимо включить в налоговую базу по НДФЛ. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 19.02.2003 N 04-04-06/26, от 14.08.2003 N 04-04-06/158, УФНС России по г. Москве от 28.08.2007 N 28-17/1269, от 21.01.2008 N 28-11/4115.

По мнению специалистов финансового ведомства, НК РФ не предусмотрено установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта в служебных целях для целей обложения НДФЛ. Поэтому использование Постановления Правительства РФ N 92 не противоречит положениям п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).

В некоторых случаях арбитражные судьи поддерживали чиновников (Постановление ФАС Уральского округа от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2 по делу N А60-11335/07).

Арбитражная практика довольно часто опровергала подход, сформированный официальными органами. В частности, ФАС Северо-Западного округа отклонил довод налоговой инспекции о том, что компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ только в пределах норм, установленных Правительством РФ в Постановлении N 92. По мнению судей, указанные нормы действуют исключительно для целей расчета налога на прибыль (Постановление от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210).

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731 указал: размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определяется по соглашению сторон трудового договора и нормируется только в целях расчета налога на прибыль. Поэтому, считают судьи, не должна облагаться НДФЛ вся сумма компенсации за использование личного автомобиля и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, в размере, определяемом соглашением сторон трудового договора.

Однако в последнее время позиция Минфина России изменилась. В Письмах от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 и от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47 чиновники отметили, что в гл. 23 НК РФ не указаны нормы компенсации в случае использования работодателем личного имущества работника и не предусмотрен порядок их установления. Поэтому для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статьей 188 ТК РФ установлено: размер возмещения расходов при использовании работником своего личного имущества в интересах работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, оформленным в письменной форме. Поэтому, по мнению финансистов, НДФЛ не удерживается со всей суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов сотрудника, понесенных при использовании личного имущества.

При этом чиновники настаивают на том, что организация должна помимо расчета суммы компенсации, документов, подтверждающих принадлежность имущества работнику и фактическое использование имущества в интересах работодателя, иметь и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

С 1 января 2010 г. работодатели обязаны уплачивать страховые взносы во внебюджетные фонды на основании Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ страховыми взносами не облагаются все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Но только в пределах норм.

Поскольку в целях исчисления страховых взносов во внебюджетные фонды не установлены специальные нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и не предусмотрен порядок их установления, можно сделать следующий вывод.

Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, установленная трудовым договором, не подлежит обложению страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, поименованные в специальном Перечне (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержден Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765. В п. 10 этого документа речь идет о суммах, выплачиваемых работникам в возмещение расходов, и иных компенсациях в пределах установленных норм.

Следовательно, компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля в служебных целях, не облагается страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, но только в пределах норм, утв. Постановлением Правительства РФ N 92.

Компенсация для индивидуальных предпринимателей

Для индивидуальных предпринимателей нормы расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов Постановлением Правительства РФ N 92 не определены.

Однако, по мнению специалистов Минфина России, нормы, приведенные в указанном Постановлении, применимы и для индивидуальных предпринимателей, как работающих на общем режиме налогообложения, так и применяющих УСН. То, что в самом документе нет ссылки на индивидуальных предпринимателей, не имеет значения (Письма Минфина России от 08.08.2005 N 03-11-04/2/40, от 07.10.2004 N 03-03-02-05/7).

Но арбитражные суды придерживаются иной позиции. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа пришел к выводу, что на индивидуальных предпринимателей положения Постановления Правительства РФ N 92 не распространяются (Постановление от 27.01.2009 N Ф04-7730/2008(17508-А03-46)). По мнению судей, указанный документ относится только к организациям, которые должны им руководствоваться при расчете налога на прибыль.

Источник: www.mosbuhuslugi.ru

УСН и компенсация за использование личного транспорта

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «УСН и компенсация за использование личного транспорта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Из названия Постановления N 92 следует, что его действие распространяется на организации. Но в Письмах Минфина России от 11.03.2012 N 03-11-11/74, от 31.01.2013 N 03-11-11/38, от 26.02.2013 N 03-11-11/82 разъяснено, что нормы, указанные в Постановлении N 92, применяются для определения расходов на выплату как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст.

264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Налогообложение выплат компенсации

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Как документально можно оформить использование личного автомобиля

Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:

Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.

В свою очередь, организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, имеют право включить в расходы компенсацию за использование личного транспорта при УСН. Однако учесть такие затраты можно только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Признать затраты можно только после фактической выплаты компенсации работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Напомним, что величина компенсации, которую можно учесть при налогообложении составляет (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

• 1 200 руб., если объем двигателя меньше 2 000 куб. см (включительно);
• 1 500 руб., если объем двигателя свыше 2 000 куб. см.

Именно в таком размере можно учесть компенсацию за использование автомобиля в расходах на УСН в 2019.

Если соглашением с работником установлена более высокая компенсация, то учесть сумму превышения лимита при расчете единого налога на упрощенке нельзя (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Правомерность таких выводов подтверждают чиновники Минфина России (письмо от 31.01.2013 № 03-11-11/38).

Напомним, что компенсация за машину не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством. Однако нормы из постановления Правительства № 92 в данном случае не применяются.

Не подлежат обложению подоходным налогом и страховыми взносами суммы компенсации за использование автомобиля при УСН, не превышающие установленных соглашением между работником и работодателем (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ, письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69146).

В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.

Размер выплат определяют следующими способами:

• Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
• Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.

Чтобы определить сумму выплат, учитывают:

• интенсивность поездок;
• срок полезного использования;
• износ авто;
• траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.

За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.

Основание для компенсации личного авто

Основные условия оплаты за пользование легковыми автомобилями в сфере труда регулируются законом, поэтому необходимо учитывать эти основания оплаты:

• приказ управляющего директора о размере вознаграждения на основании прилагаемых документов
• Оплата работнику при выполнении служебных обязанностей в связи с командировками в соответствии с должностными инструкциями.
• размер компенсации в соответствии с законом
• Оплата производится один раз в месяц.
• Если работник не пользуется личным транспортным средством, вознаграждение не выплачивается.

Использование работником имущества работника в виде автомобиля для выполнения работ, таких как износ, ремонт, парковка, бензин, должно быть документально подтверждено. Вы можете использовать такие опции:

1. Вознаграждение в соответствии с ТК РФ
2. договор аренды
3. бесплатная регистрация

Во всех случаях существуют преимущества и недостатки как для работника, так и для работодателя.

Это зависит от источника финансирования организации:

Работники учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней

Работники всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы

Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок установленыПостановлением Правительства РФ от 02.07.2013 г. №563 «О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием».

Об этом свидетельствует арбитражная практика:

Реквизиты судебного решения

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011

Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.

Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. №А40-152815/10-116-694

Доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов обоснованно отклонены судами, поскольку оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено.

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 г. № Ф04-8171/2008(18850-А70-40)

Является нормативно необоснованным довод Инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов.

Применение онлайн-касс при аренде авто

По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.

Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ.

На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.

Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику

Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.

Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:

1. Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
2. Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.

Учет выплат компенсационного характера при расчете прибыли организации

Каждая организация, пользующаяся услугами привлекаемого со стороны транспорта, вправе учесть затраты по уплате компенсации в разделе расходов, которые уменьшают базу для расчетов налога на прибыль.

Согласно одиннадцатому подпункту первого пункта 264 статьи Налогового кодекса РФ, указанные денежные суммы относятся к иным расходам, которые учитываются при налогообложении. Согласно двенадцатому подпункту первого пункта ст. 346.16 соответствующего кодекса, выплаты компенсационного типа также учитываются при расчете базы налогообложения по налогу единого типа, который используется на упрощенном режиме.

Особенности учета выплат компенсационного характера состоят в следующем:

• включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию легкового вида транспорта производится в сумме расходов, нормы которых устанавливаются законодательством;
• включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию грузового вида транспорта;
• компенсация на приобретение горюче-смазочных материалов отдельно не включается в состав налоговой базы, так как, согласно позиции ИФНС, затраты на оплату материалов горюче-смазочного типа являются исключительно компенсационными расходами;
• компенсационные выплаты не включаются в статьи расходов в случае простоя автомобиля;
• подтверждением факта реальной эксплуатации автотранспортного средства являются путевые листы, которые выписываются при передвижении автомобиля;
• в статьи расходов включаются исключительно суммы, которые были фактически выплачены собственнику транспортного средства;
• для того чтобы включить затраты в перечень расходов, необходимо полный список документов, подтверждающих экономическое обоснование расходов, которые позволяют выплачивать положенную компенсацию.

Похожие записи:

• Как и куда жаловаться на воспитателя детского сада? Пошаговый порядок
• Работающим пенсионерам объяснили, когда после увольнения им положена доплата
• Как принять на работу гражданина Киргизии в 2022 году

Источник: feg-eyelash.ru