Контрольные функции в бизнесе

— организационные – объекты контроля (то, что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления;

— масштабы контроля – количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

— контрольная информация – объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;

— затраты на контроль – средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационных обеспечением.

Контроль – это управленческая деятельность, задачей которой является

количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В ней выделяют два главных направления: контроль за выполнением работ, намеченных планами и принятие мер по корректировке всех значительных отклонений от плана или самого плана.

Являясь составной частью процесса управления, контроль обладает всеми процессными характеристиками и может быть представлен в виде составляющих его этапов.

Самый главный документ в бизнесе Функции сотрудника в компании Это

На первом этапе устанавливаются параметры организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего движения. Они рассматриваются как некие стандарты, нормы и планы или, как конкретные цели, динамика которых поддается измерению. Их выбор и определение имеют большое значение, так как их величины являются важной точкой отсчета для каждой организации.

Устанавливая стандарты, номы и плановые задания, каждая организация исходит прежде всего из представления о своем предназначении, из четко сформулированных видения и миссии, а также целей функционирования и развития организации. Видение, миссия и цели отражают тот путь, который намечен на будущее, и диктуют главные направления движения.

Чтобы выполнять контрольную функцию, стандарты должны быть конкретными, в противном случае сравнение с ними достигнутых результатов невозможно. Стандартом устанавливается результат, который должен быть получен в течение определенного периода времени.

Большое значение имеет решение вопроса о том, кто должен устанавливать стандарты. Исследования показывают, что оптимальным является вариант, при котором в этом процессе принимают участие работники организации, непосредственно влияющие на соответствующие параметры. Во-первых, потому, что сам факт их участия приводит к повышению заинтересованности в достижении установленных параметров, а, во-вторых, при таком подходе происходит интенсивный обмен знаниями и опытом между менеджерами разных уровней, что повышает качество стандартов и плановых установок.

На втором этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации. Основное условие качественного выполнения этого этапа процесса контроля – выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей.

На третьем этапе осуществляется сравнение фактически достигнутых данных с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону, выявить факторы и условия и перейти к следующему, последнему этапу контроля. Проведение такого сравнения не является задачей только тех работников, которые специализируются на выполнении контрольной функции, работая в соответствующих звеньях структуры управления. Контроль, по существу, является неотъемлемой частью труда всех работающих. Сравнение каждым работником того, что сделано с тем, что задано, увеличивает возможности организации для достижения результата в любом процессе.

Бизнес-инсайт: HR-функция в компании

На четвертом этапе производится окончательная оценка полученных результатов и предпринимаются действия по корректировке.

Все процедуры контроля, осуществляемые в организации, различны и могут быть классифицированы по нескольким признакам. Основным признаком является периодичность проведения контроля. В соответствии с этим признаком выделяют три вида контроля: стратегически, тактический и оперативный. Такая классификация указывает на тесную связь контрольной функции с функцией планирования.

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом.

Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Несмотря на это во многих организациях создаются службы стратегического контроля.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее основным подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают в первую очередь показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития.

Оперативный контроль осуществляется ежедневно и по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов организации.

Контроль может проводиться в размере функциональных областей, таких как производство, финансы, персонал и пр., выделяемых в зависимости от структуры организации. В этом случае в качестве объектов контроля используются основные показатели, характеризующие деятельность каждой из выделяемых сфер.

Сферы контроля в организации могут быть различными. В качестве таковых выбираются те, в которых полезно применять контроль. Каждая организация решает вопрос о масштабе и функциональных подсистемах контроля, учитывая ситуационные и другие факторы, предопределяющие необходимость специализации контрольной функции.

В процессе контроля используются различные методы, способы, приемы, позволяющие эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса.

Источник: studopedia.su

Функция контроля в системе бухгалтерского учета

– в ходе реализации присущих учету задач осуществляется контроль хозяйственных процессов, проходящих в организации, что обусловлено необходимостью выполнения одного из требований, предъявляемых к системе учета, – его достоверностью. Можно сказать, что бухгалтерский учет включает в себя отдельные контрольные функции, выполнение которых способствует достижению целей и задач, стоящих перед системой контроля и способствующих достижению организацией своих целей.

Однако в настоящее время эти функции практически не реализуются, в силу, во-первых, отсутствия четкого понимания содержания и отождествления контрольной функции и контроля как системы, а, во-вторых, отсутствия адекватных методов воздействия на систему учета. Продолжая рассуждения о функции контроля, целесообразно было бы первоначально определить понятие самой функции как элемента, выделение которого столь значимо в любой системе.

Понятие функция происходит от латинского слова functio (совершение, исполнение) и обозначает деятельность, роль объекта в рамках некоторой системы, которой он принадлежит 5 . В соответствии с данным определением, функция контроля представляет собой реализацию контрольных действий в рамках системы бухгалтерского учета. Отождествление многими авторами 6 контрольной функции бухгалтерского учета с контролем, как процессом, направленным на обеспечение гарантий достижения организацией своих целей, состоящим из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и осуществления корректировок в случае их отклонения от установленных стандартов, позволяет говорить о том, что посредством учетной информации осуществляется контроль всех видов деятельности организации и ее структурных подразделений на предмет достижения поставленных целей.

При этом не принимается во внимание то, что бухгалтерский учет представляет собой, в первую очередь, упорядоченную систему сбора, обобщения и регистрации информации, в свою очередь, служащую основой для мониторинга эффективности контроля и принятия управленческих решений, но не способной осуществлять контроль деятельности организации и ее подразделений на предмет достижения поставленных целей. Причем, если исходить из определения функции, то трудно представить случаи, при которых информация становилась бы контрольным действием.

Другие авторы 7 считают, что контрольная функция бухгалтерского учета служит целям сохранности, наличия и движения имущества, своевременности расчетов с контрагентами. Однако это – весьма ограниченное восприятие контрольной функции бухгалтерского учета. Более полное определение функции контроля дал В. Ф. Палий, который отметил, что «контрольная функция выполняется бухгалтерским учетом посредством элементов его метода» 8 . Теперь попробуем разобраться, почему же ограничена эффективность контрольной функции. Для начала вспомним, что большинство исследователей в своих работах выделяют предварительный, текущий и последующий контроль в системе бухгалтерского учета. В частности, И. А. Белобжецкий отмечал, что «ведущая роль принадлежит контролю, осуществляемому бухгалтерией предприятий в форме: 1) предварительного контроля на стадии рассмотрения первичных документов, поступивших главному (старшему) бухгалтеру на подпись, а также при визировании договоров, смет, приказов и других документов; 2) текущего контроля в ходе учетной регистрации хозяйственных операций и инвентаризаций товарно-материальных и других ценностей; 3) последующего контроля на стадии обобщения и анализа учетной и отчетной информации» 9 . Для осознания возможности реализации данных видов контроля в системе бухгалтерского учета, а, следовательно, и самой функции контроля в современном ее понимании, рассмотрим существующие элементы метода бухгалтерского учета. Характеристика элементов метода бухгалтерского учета и оценка эффективности их применения контрольной функцией

Проведенное исследование и сопоставление возможности реализации элементов метода бухгалтерского учета при предварительном, текущем и последующем контроле, позволяет отметить следующее: 1) предварительный контроль в современной системе бухгалтерского учета в полной мере не реализуется, поскольку большая часть документов оформляется и поступает для санкционирования и отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета уже после фактического свершения хозяйственной операции. 2) наиболее популярным методом бухгалтерского учета, посредством которого реализуется текущий контроль, на современном этапе является инвентаризация.

Многие считают данный метод одним из наиболее эффективных. Однако, как показывает практика аудиторских проверок, проведение инвентаризации, часто носит формальный характер без фактической сверки материальных ценностей с данными бухгалтерского учета. Использование других методов учета с целью реализации текущего контроля, на наш взгляд, малоэффективно.

3) последующий контроль, как известно, является самой управляемой из всех форм контроля и реализуется после обобщения данных в бухгалтерской отчетности, что носит объективно «запаздывающий» характер. Модель улучшения качества учетной информации посредством процессного подхода Использование процессного подхода позволит, во-первых, выделить наиболее значимые процессы формирования учетной информации, от достоверности которых зависит результат хозяйственного процесса в целом; во-вторых, определить узкие места не только в системе учета, но и в ряде осуществляемых хозяйственных процессов, где недостаточный уровень нормативного регулирования и дальнейший исход события во многом зависит от правильно принятого решения; в-третьих, обозначить перечень контрольных действий на всех этапах осуществления хозяйственного процесса, что в свою очередь позволит существенно повысить качество учетной информации.

Наиболее важными бизнес-процессами с точки зрения бухгалтерского учета являются: снабжение, учет движения товаров, учет операций с основными средствами, учет заработной платы, учет оплаты труда, налоговый учет. Каждый процесс необходимо представить в виде последовательности задач или действий, которые должен выполнять каждый сотрудник, поскольку «для разных работников и для разных целей одну и ту же информацию надо организовывать по-разному» 10 . Кроме этого, для каждого процесса могут быть выделены критические области, где вероятность ошибок особенно высока.

Данные области именуются контрольными точками, так как в целях предотвращения вероятности возникновения ошибок и искажений для каждой из них определяется соответствующее контрольное действие. Следует отметить, что процессный подход основан на выделении и анализе бизнес-процессов.

Наиболее рациональным в данном случае является использование методики SWOT-анализа по отношению к системе бухгалтерского учета. SWOT-анализ предполагает выявление сильных и слабых сторон процесса, возможностей его улучшения и угроз ухудшения.

Применение SWOT -анализа позволяет, во-первых, сконцентрировать контроль на наиболее потенциально опасных для организации угрозах и слабых сторонах; во-вторых, переориентировать контроль из тотального в целенаправленный, что позволит не только сократить расходы на его осуществление, но и повысить эффективность; в-третьих, нацелить на использование возможностей и развивать сильные стороны системы бухгалтерского учета, а также сводить к минимуму слабые стороны и уходить от внешних угроз. Особенную актуальность это приобретает в связи с тем, что в бизнес-процессе участвует не одно подразделение, а несколько, и бухгалтерский учет является частью большинства бизнес-процессов, происходящих в организации.

Наглядно продемонстрировать все преимущества процессного подхода и SWOT-анализа позволяет составление так называемой карты маршрута, которая дает возможность визуально представить весь процесс в виде блок-схемы. Каждая точка карты маршрута описывает отдельную операцию (единицу работы), соответствующую определенному этапу (шагу) в жизненном цикле бизнес-процесса. Точка действия содержит информацию о том, кто и что должен сделать на данном этапе. В ней можно описать проверку необходимых условий выполнения задачи, интерактивный диалог с пользователем при переходе далее по маршруту, и указать, например, какие документы необходимы при выполнении задач, связанных с этой точкой маршрута бизнес-процесса. Данные о выполнении задач и ходе бизнес-процессов могут служить источником информации для оптимизации деятельности организации, выявления узких мест и скрытых ресурсов, и являться средством поддержки процессного управления.

Источник: www.audit-it.ru

Контрольная функция

Логическим завершением цикла управленческих функций является осуществление контрольной функции. Контроль — управленческая деятельность, состоящая в количественной и качественной оценке и учете результатов работы объекта управления.

Осуществление функции контроля означает:

• сопоставление достигнутых результатов с ранее запланированными;
• выявление отклонений;

• принятие необходимых корректировок для достижения постав ленных целей. В качестве критериев оценки выступают:

1. результативность — степень достижения запланированного результата;
2. эффективность — достижение результата с наименьшими затратами.

Контроль связан с применением менеджером санкций и взыскавши, что обычно воспринимается негативно. Однако контроль имеет; позитивную направленность: он необходим для поддержания дисциплины, порядка и ответственности в организации. Любая экономическая система для достижения целей управления нуждается в осуществлении функции контроля. Виды контроля различают в соответствии со следующими признаками:

• время реализации — предварительный, текущий и заключительный;
• способ реализации — следящий, поэтапный и по конечным результатам;
• направленность — стратегический и оперативный;
• уровень управления — личностный, групповой и организационный;
• форма осуществления — гласный и скрытый;
• предмет контроля — финансовый, материальный*, кадровый, технологический и др.;
• источник действий — внутренний и внешний;

— масштаб осуществления — выборочный и всеобщий. Осуществление управленческого контроля включает основные функциональные области организации (технологию бизнес-процессов, финансы, нормативы деятельности, персонал), что позволяет выстроить систему управленческой отчетности (учет затрат, показателей деятельности, отчетов). В зависимости от уровня управленческой иерархии в организации формируются «этажи» управленческой отчетности (начиная от оперативных данных сделок до итоговой отчетности), основанные на соответствующем распределении объема, оперативности информации и ответственности за принимаемые решения. Эффективная реализация функции контроля должна обеспечивать в организации решение следующих задач:

• сбор информации, диагностика проблемы и снятие неопределенности;
• предупреждение кризисных ситуаций;
• поддержание и закрепление успеха;

• установление необходимого диапазона контроля. Оценка эффективности системы контроля в организации может осуществляться на основе следующих факторов:

• стратегическая направленность;
• ориентация на результат;
• соответствие объекту контроля;
• своевременность;
• •гибкость;
• •простота;
• •непрерывность;
• •экономичность.

Выработка стандартов и критериевСопоставление достигнутых результатов с установленнымистандартами и выявление отклоненийПринятие необходимых корректирующих действий:

1. ничего не предпринимать;
2. устранить отклонения;
3. пересмотреть стандарт

Рис. 7.7. Процесс контроля При осуществлении контроля важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров, установить задания и критерии их выполнения. Деятельность в сфере контроля следует рассматривать как процесс, состоящий из совокупности взаимосвязанных этапов (рис. 7.7).

1. Выработка стандартов и критериев (норм, отражающих представление о результатах работы, и параметров оценки).
2. Сопоставление фактически достигнутых результатов с установленными стандартами и выявление отклонений.
3. Принятие необходимых корректирующих действий (в зависимости от масштаба отклонений варианты действий могут быть различны: ничего не предпринимать, устранить отклонения, пересмотреть стандарт).
4. Установление обратной связи.

Процесс управленческого контроля является замкнутым, что обеспечивает непрерывность контрольной функции. Эффективное осуществление менеджером контроля должно опираться на практическое использование ряда принципов:

• осмысленное и однозначное восприятие стандартов всеми исполнителями;
• установление двусторонней связи и эффективных коммуникаций;
• отсутствие чрезмерного (тотального) контроля;
• установление жестких, но реалистичных стандартов;
• предоставление значимого вознаграждения за достижение стандартов.

В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по результатам контроля осуществляется корректировка ранее принятых решений и планов, обеспечивается рациональная организация работы, осуществляется обоснованное вознаграждение исполнителей и т.д. Вследствие этого контур управленческих функций является замкнутым, а сам процесс менеджмента — взаимосвязанным и непрерывным, обеспечивающим системную реализацию основных функций.

Источник: studfile.net