Бизнес увидел риски и проблемы в законопроекте о переводе бумажных документов в электронную форму. Документ не сокращает расходы на бумажный документооборот — то есть не выполняет главную задачу, считают организации
Бизнес указал на проблемы законопроекта об электронных дубликатах документов, который правительство внесло в Госдуму в мае. О замечаниях бизнеса написал РБК.
Суммарные затраты организаций на бумажный документооборот в год составляют около 3,5 трлн рублей и 6 млрд человеко-часов, написало правительство в пояснительной записке к законопроекту. Оно привело в пример, что Сбербанк тратит на это 2,5 млрд рублей, «оператор связи» — 16 млн рублей, тогда как у клиентов операторов электронного документооборота расходы составляют до 4 млн рублей в год.
Но в той редакции, в которой законопроект внесли в Госдуму, законопроект не выполняет главную функцию — сократить затраты на хранение архивных бумажных документов, заявил заместитель председателя правления ВТБ Вадим Кулик в письме гендиректору АНО «Цифровая экономика» Евгению Ковниру. Это РБК узнал из самого письма, его отправку подтвердил представитель ВТБ. Банк концептуально поддерживает инициативу, но несколько положений надо скорректировать, поскольку они «могут создать необоснованные барьеры в работе банков с электронными документами», отметил Кулик.
КАК ЗАВЕРЯТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ
Материал по теме
По текущей процедуре конверсия документов в электронный вид составит не больше 30%, а значит, проблема затрат на хранение бумаг не будет решена, отметил заместитель главы АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов. По его словам, законопроект в заявленной форме не поддерживает и Банк России. Однако представитель Центробанка заявил РБК, что ЦБ «в целом» за документ, идет подготовка предложений к его доработке ко второму чтению. Представитель Минэкономразвития сообщил РБК, что министерство разработало поправки, которые позволят подписывать документы при помощи неквалифицированной электронной подписи, созданной в инфраструктуре «Госуслуг».
Материал по теме
Операторы связи каждый год тратят на хранение и уничтожение бумажных документов больше 1 млрд рублей в год, заявил РБК представитель «ВымпелКома» (бренд «Билайн»). Результатом принятия законопроекта в текущем виде может стать ограничение введения электронного документооборота, считает оператор. Представитель «Мегафона» сообщил, что компания тоже поддерживает доработку законопроекта: расширение перечня документов, допущенных к конвертации в электронный формат, и возможность делегировать эту работу лицензированным организациям. Представитель МТС отказался от комментариев.
Источник РБК сообщил, что против смягчения формулировок законопроекта выступает ФСБ.
Источник: www.forbes.ru
Хранение сканов документов
Открываю бизнес с нуля. Как открыть копицентр, фотосалон, типографию, копировальный центр?
Сканированный документ не имеет статуса оригинала. Он не заменяет бумажный документ: если поставщик отправляет в бухгалтерию скан, то бумажный исходник он все равно должен отправить почтой или с курьером. Точно так же скан не равен электронному документу: он не входит в систему электронного документооборота и не заверен ЭЦП.
Получается, скан — это лишь копия документа, но эта копия решает сразу несколько проблем. Быстрое получение. Иногда контрагент задерживает передачу накладных: например, машина встала на таможне или перевозчик груза заболел и не выходит на связь. А бухгалтерия должна к концу квартала ввести в учетную систему данные об операциях, и ей нужны данные первичных документов.
В этом случае выгодно договориться с поставщиками о пересылке сканов накладных, счетов-фактур и договоров: вы оперативно получаете нужные данные для ввода в учет, а оригиналы приедут позже. Простой поиск и хранение. Сканы несложно найти в почте, где они вложены в электронное письмо, по имени контрагента и дате.
То же касается мессенджеров, когда вам прислали документы, например в Telegram или WhatsApp. Если же вы переносите скан в папку на компьютере или на Гугл-диске, то и здесь легко организовать систему хранения: достаточно назвать документ по наименованию поставщика и разместить его в папку, где соберутся документы за конкретный период.
Сканы можно хранить и в учетном сервисе или отдельном архиве. Компании, которые организуют электронные архивы документов, делают удобную навигацию: каждый скан получает несколько параметров или тегов, по которым его можно найти в системе. Быстрый ввод в учет. Есть программы распознавания бухгалтерских документов, которые работают именно со сканами.
Они читают скан, переносят из него реквизиты и позиции в черновик документа в учетном софте. Бухгалтеру остается только проверить правильность распознавания и провести документ. Это в несколько раз сокращает время на обработку первички и повышает точность переноса данных, ведь они проверены дважды — сначала программой, затем человеком.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенные инструменты по распознаванию сканов документов: накладных, актов, счетов-фактур, УПД и счетов на оплату. Система распознает данные со скан-копии, выделит желтым цветом поля, которые надо внимательно проверить. Бухгалтеру останется откорректировать документ при необходимости и провести его.
Как хранить сканы
Когда у компании появляются сотни и тысячи сканов документов, приходится думать об их удобном хранении. И вопрос не в том, где взять флешку или жесткий диск для размещения изображений — в конце концов, они весят не так много. Важнее организовать электронный архив, в котором легко будет найти нужный скан. Собственное хранилище.
Если планируете накапливать сканы на собственном компьютере или в облачном хранилище (Яндекс.Диск, Гугл-диск), продумайте его структуру. Практика показывает, что удобно разбить папки по годам, внутри каждой «годовой» папки делать разбивку по месяцам. Если у вас большой объем сканов, то внутри каждого месяца создавайте отдельные папки по контрагентам.
Некоторым компаниям удобнее сперва делить каталог сканов по контрагентам, а внутри каждой такой папки делать разбивку по годам и кварталам или месяцам. Электронный архив как услуга. Есть компании, которые помогают не только хранить бумажные документы в установленном законом порядке, но и создают электронный архив.
Для этого они отсканируют оригиналы первички или примут от вас сканы в электронном виде. Сканы загружают на защищенные сервера, к которым есть доступ у сотрудников компании. Для быстрого поиска информация каждый скан индексируется по нескольким параметрам: ФИО контрагента, название организации, номер договора, адрес офиса, дата подписания.
Доступ в такой архив возможен через интернет, сотрудники получают пароли и могут каждый со своим уровнем доступа искать документы, не отходя от рабочего места за минуту-другую. Хранение сканов в учетной системе. Прикреплять скан-образы первичных документов в большинстве систем учета можно с помощью штатного механизма.
Файлы прикрепляются к первичным документам или отправляются в хранилище файлов, где их легко найти. В Контур.Бухгалтерии скан можно прикрепить к документу для быстрого поиска. Контур.Бухгалтерия — это веб-сервис со всеми инструментами, которые нужны бухгалтеру и директору небольшой компании: учет, налоги, зарплата, отчетность через интернет. Большинство рутинных операций в сервисе автоматизированы: распознавание сканов документов, автозагрузка банковской выписки, автопроводки, формирование отчетов по данным учета и т. д. Все новички могут бесплатно тестировать возможности сервиса 14 дней.
Источник: www.b-kontur.ru
Можно ли подтвердить расходы копиями и сканами документов, если нет оригиналов?
Использовать для подтверждения расходов копии документов вместо оригиналов можно. Но это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в национальных стандартах — ГОСТах.
Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст):
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения копии.
Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа.
Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год»).
И всё это должно быть заверено печатью.
Если копия оформлена именно так, ее можно принять к учету. Это подтверждает Минфин в письмах от 15.04.2020 № 03-11-11/29958, от 22.04.2019 № 03-11-11/28986. Разъяснения даны для УСН, но полагаем, что применимы они и к налогу на прибыль. Ведь требования к расходам для этих двух режимов одинаковые.
Использовать простые ксерокопии, отсканированные, факсимильные копии для налогообложения рискованно. Налоговики могут их не принять. На это указывают письма Минфина от 08.12.2021 № 03-03-07/99864, от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882.
Хотя в других письмах чиновники говорят, что в исключительных случаях использовать скан-образы первички для регистрации и накопления данных в бухгалтерских и налоговых регистрах можно (письма ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476, от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388, Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451, от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785). В то же время Минфин не поясняет, какие именно случаи являются исключительными. А также отмечает, что в дальнейшем налогоплательщик не освобождается от обязанности представить оригинал документа в бумажном или в электронном виде.
Заметим, что отстоять расходы, принятые по факсовым копиям, в суде компаниям удавалось (см., например, постановления АС Московского округа от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015, ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 № Ф07-11552/2010).
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Вопрос о том, как заверить копии документов, представляемых в налоговые органы, в Налоговом кодексе РФ подробно не регламентируется. Положениями п. 2 ст. 93 НК РФ установлено правило, согласно которому недопустимо требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.
При оформлении копий нужно.
Порядок заверения смотрите в Готовом решении. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Источник: nalog-nalog.ru
