Трудовая книжка на сегодняшний день не является обязательным документом при зачислении в штат, однако она является крайне удобным инструментом для счисления стажа сотрудника, выявление сроков работы на разных должностях, и определения причины, по которой сотрудник покинул организацию, в которой трудился раньше. Однако сегодня такой документ требуется всё реже, ведь оформление по ТК, возможно и без него.
Стоит заметить, что трудовая книжка может потребоваться вам не только при зачислении на работу, но и в других ситуациях. Для предоставления в другие организации требуется обычно копия трудовой книжки, притом заверенная. О том, как заверить копию трудовой книжки, в каких случаях это может потребоваться, мы расскажем в нашей статье.
Для чего нужно заверять?
В ряде ситуаций работник может потребовать у своего руководителя выдать ему копию трудовой книжки. Основные ситуации, в которых она может потребоваться выглядят примерно так:
- Оформление кредита;
- Оформление на работу по совместительству;
- Оформление документов на выезд за рубеж (с 2017 года не является обязательным, если речь не идёт об оформлении визы);
- Для подачи документов в Пенсионный фонд, при выходе на пенсию.
Для чего и почему в этих случаях требуется предоставление трудовой книжки, мы сейчас подробно разберём.
Как заверять копию трудовой книжки
Кредит
При выдаче кредита, если речь не идёт о микрозайме, банк требует предоставления копии трудовой книжки. Кредитору важно убедиться в платёжеспособности и надёжности клиента, в соответствии с чем, банк может потребовать от вас предоставления документов подтверждающих это.
За выдачей заверенной копии вам следует обратиться к своему работодателю, с соответствующим заявлением. После чего вам будет выдана копия трудовой книжки, которую вы сможете предоставить банку.
Работа
Здесь объяснения излишни, стоит лишь упомянуть, что работодатель может проявить негодование, касательно того факта, что вы планируете устроиться на вторую работу. Однако если вам без объяснения причин отказывают в выдаче копии трудовой книжки, то стоит обратиться в надзорные органы или в суд, с заявлением о том, что работодатель отказывает вам в законном требовании. За нарушение такого характера полагается штраф или временное лишение права на ведение деятельности, поэтому стоит порой лишь упомянуть о возможных проблемах, как заявление окажется у вас на руках.
Загранпаспорт
Раньше при оформлении загранпаспорта требовалось предоставление заверенной копии трудовой книжки в миграционную службу. Сегодня, оформляя обычный загранник, вам нужно будет самостоятельно указать в заявлении места работы за последние 10 лет. Раньше для подтверждения этой информации в обязательном порядке требовалась копия трудовой книжки. С 2017 года процедуру упростили, а копию трудовой книжки могут потребовать лишь при оформлении биометрического загранпаспорта.
Виза
Здесь вопрос стоит более серьёзный. Стоит заметить, что не все посольства требуют от лиц оформляющих визу предоставления заверенной копии трудовой. Обычно это требуется для выезда в страны первого эшелона. Хотя в большинстве своём, подтверждением того что вы ведёте трудовую деятельность может служить справка с места работы. Таким образом, посольство хочет убедиться, что вы не будете вести незаконную предпринимательскую деятельность за рубежом и вернётесь на родину.
ПРФ
Пожалуй, это самая распространённая причина подачи заявления на выдачу копии трудовой книжки. Для получения пенсии по старости гражданин должен предоставить в Пенсионный фонд оригинал или заверенную копию трудовой книжки. Если вы ведёте трудовую деятельность, то оригинал книжки должен находиться у работодателя, и получить его на руки вы можете, лишь после увольнения.
Но на такой случай, как оформление пенсии, законом предусмотрена выдача оригинала под расписку и при подаче соответствующего заявления на имя руководителя организации. В своём заявлении стоит указать причину, и обозначить свои обязательства по возвращению документа.
От вас, как уже было упомянуто, могут потребовать расписку, в которой будет указана следующая информация:
- Ваши ФИО и должность;
- Отразить причину, по которой вам требуется оригинал трудовой книжки;
- Сроки, в которые она требуется вам в пользование;
- Дату, до которой вы обязуетесь вернуть трудовую книжку обратно в организацию;
- Упомянуть, что ответственность за сохранность вы несёте самостоятельно, согласно срокам пользования документом;
- Дата и место составления расписки.
Выдача оригинала на руки допускается, лишь в случаях оформления пенсионных выплат, поскольку ПРФ требует обязательного нотариального заверения предоставляемых копий. В других случаях копия трудовой книжки может быть заверена руководителем организации, в которой вы работаете.
Заявление
Для предоставления вам копии трудовой книжки требуется составить соответствующее заявление. Оно составляется в свободной форме, но есть требования к содержанию, так здесь должно быть обозначено:
- Должность и ФИО руководителя, на имя которого составлено заявление;
- ФИО и должность заявителя;
- Просьба выдать вам заверенную копию трудовой книжки;
- Причину, по которой она вам требуется;
- Дата составления заявления;
- Подпись заявителя и её расшифровка.
В некоторых ситуациях требуется лишь информация об отдельных периодах, в которые вы вели трудовую деятельность. Так, для предоставления в банк достаточно будет скопировать титульный лист, и копию страницы, где отражён текущий период. Более того, если запись, например, сделана неразборчиво, допускается предоставление данных в печатном формате, но копию титульного листа все же потребуют.
Образец заверенной трудовой
Требования к оформлению
Для того, что бы копия имела силу необходимо соблюсти все нормы заверения. Для этого на каждой странице должна быть отмечена надписью «Копия верна» и стоять подпись лица, которое имеет полномочия, по заверению копий трудовой книжки. Это может быть руководитель предприятия или отдела кадров. На последней странице ставится отметка «Работает по настоящее время», так же заверенная подписью. Кроме того желательно указывать дату заверения.
Каждую подпись должностного лица должна подкреплять печать организации. Оттиск должен быть расположен таким образом, что бы он располагался поверх подписи и даты заверения, но не загораживал необходимую информацию.
Существует так же способ, при котором заверяется весь документ целиком. Для этого распечатанные листы придётся пронумеровать и сшить. Нитку вывести на последнюю страницу и проклеить бланком содержащим информацию о количестве страниц и стоять подпись уполномоченного лица. Печать в таком случае должна располагаться так, что бы часть её находилась на бланке, на подписи и в то же время на последней странице копии трудовой книжки.
Важно соблюсти все необходимые параметры, в соответствии с которыми заверяется копия трудовой книжки. В противном случае, можно столкнуться с тем, что она будет признана недействительной.
Самостоятельное копирование
Если вы не работаете, и вам требуется копия трудовой книжки, то вы можете сделать её самостоятельно. Для этого сделайте следующее:
- Отксерокопировать или отсканировать и распечатать те страницы, которые вам требуются;
- Заверить копию нотариально.
Заверение документа потребует от вас некоторых затрат, но заверение копии у нотариуса имеет свои плюсы по сравнению с копией трудовой книжки выданной руководителем организации. Так копия заверенная руководителем действует в течение месяца, и если вам не удалось провести все необходимые мероприятия в этот срок, то потребуется новая копия. Заверенный нотариусом экземпляр действует бессрочно, поэтому лучше скопировать все листы трудовой книжки, что бы у вас постоянно имелась копия документа. Наличие нотариально заверенной копии трудовой книжки может помочь вам в ситуации утраты оригинала, для восстановления полной информации.
Об авторе Все статьи
Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.
Источник: trudovoi-kodeks.ru
Как заверить копию трудовой книжки
При взаимодействии с некоторыми государственными учреждениями, гражданину необходимо предоставить документ, для того чтобы подтвердить факт официального ведения трудовой деятельности. Согласно действующему распорядку, работодатель может отдать трудовую книгу труженику только при разрыве трудового соглашения. Из этого можно сделать вывод, что при необходимости получения этого документа, сотруднику выдается только официальная копия. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как заверить копию трудовой книжки, а также поговорить о тонкостях и нюансах этого процесса.
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки
Существует множество различных положений, в которых гражданину, ведущему трудовую деятельность, может потребоваться подтвердить данный факт. Согласно действующим правилам, данные документы хранятся в кадровом отделе компании, где осуществляется трудовая деятельность. Получить этот документ можно только в день увольнения. Это означает, что при появлении нужды передачи трудовой книги третьим лицам, составляется копия рассматриваемого документа.
Для того чтобы получить ксерокопию книги, работнику необходимо составить соответствующую заявку. В небольших частных компаниях, можно обратиться к руководителю лично. Срок составления данного документа составляет три рабочих дня, с момента получения заявки. Важно обратить внимание на то, что выданная копия должна соответствовать определенным стандартам.
Срок действия рассматриваемого документа составляет тридцать календарных дней. Однако, если в течение этого времени в оригинальную книгу были внесены дополнения, полученная копия теряет свою юридическую силу.
На территории крупных компаний, оформлением документов работников занимаются представители кадрового отдела. Сотрудники этой структуры заполняют трудовые книжки работников и подготавливают их копии. В небольших компаниях данную функцию выполняет главный бухгалтер или директор. Согласно действующему законодательству, ксерокопия трудовой книги, заверенная руководителем, имеет ту же законную силу, что и оригинальный документ.
Заверенная копия трудовой может использоваться для предоставления государственным учреждениям и третьим лицам.
Давайте рассмотрим, для чего нужна заверенная копия трудовой:
- Оформление займа в банковской организации.
- При прохождении процедуры усыновления.
- При получении документов для выезда за рубеж.
- Для получения грантов и дотаций.
Рассматриваемый документ используется с целью доказательства факта ведения трудовой деятельности в течение определенного временного отрезка. Кроме вышеперечисленных ситуаций, необходимость получения ксерокопии трудовой может возникнуть при устройстве на вторую работу.
Правила заверения
Как уже было сказано выше, существует множество различных ситуаций, в которых может возникнуть необходимость предоставления ксерокопии трудовой книги, заверенной нанимателем. По требованию персонала, наниматель обязан подготовить официальную выписку из этого документа или оформить ксерокопию. Для получения необходимых бумаг, труженику компании необходимо составить заявление на выдачу копии трудовой, после чего, передать его начальнику кадровой службы.
Для того чтобы документ получил должную юридическую силу, необходимо правильно его заверить. Копия трудовой книги должна содержать отметку «Копия верна». Также рассматриваемый документ должен содержать в себе оттиск фирменного клише и роспись ответственного лица. Помимо вышеперечисленных отметок, необходимо указать фамилию и инициалы работника, который заверил выданный бланк.
Кто должен заверять
В действующем законодательстве говорится о том, что полномочия, касающиеся заверения копий личных документов работников, предоставляются ограниченному кругу лиц. Такие полномочия имеются у собственника фирмы и начальника кадровой службы. В мелких компаниях, данные обязанности возлагаются на главного бухгалтера.
Отдельного внимания заслуживает случай, в котором рассматриваемый бланк может потребоваться человеку, у которого отсутствует официальное трудоустройство. В такой ситуации следует обратиться в кадровый отдел по последнему рабочему месту. Согласно установленным правилам, специалисты этой службы не имеют права отказать в оформлении документа.
Требования по оформлению
Как показывает практика, необходимость в предоставлении полной ксерокопии трудовой возникает довольно редко. В большинстве случаев, государственные учреждения и банковские организации просят предоставить сведения об отдельных периодах, которые входят в общий трудовой стаж. В такой ситуации, достаточно снять ксерокопии с титульного листа, содержащего личную информацию, а также с тех страниц, что содержат сведения о конкретном временном отрезке. Согласно действующему законодательству, копия трудовой может быть изготовлена при помощи ксерокса или быть набранной на компьютере. По мнению специалистов, более целесообразно использование последнего метода, поскольку некоторые отметки могут быть внесены неразборчивым почерком.
Очень важно правильно заверить трудовую книжку, поскольку любое отступление от правил может привести к тому, что бланк потеряет свою юридическую силу. Действующее законодательство разрешает заверять как все страницы ксерокопии трудовой, так и последний лист данного документа. При использовании последнего варианта, необходимо сшить все перекопированные страницы.
После того как все страницы будут тщательно прошиты, нитка выводится на последний лист. На завязанный узел приклеивается небольшой отрезок чистого листа, где указывается общее число страниц. Далее подготовленный акт заверяется подписью кадрового служащего. Отдельного внимания заслуживает процесс заверения печатью. Оттиск клише должен быть расположен так, чтобы охватить часть приклеенного бланка, последний лист и подпись заверителя.
Отдельного внимания заслуживает порядок заполнения последней страницы. Здесь следует внести отметку «Работает по настоящее время». Штамп должен охватывать как данную запись, так и часть подписи должностного лица. Оттиск, нанесенный на пустое поле, может стать причиной отказа в приеме документа различными инстанциями.
Сроки действия заверенной копии
Рассматриваемый документ обладает лимитированным сроком действия. Большинство государственных учреждений принимают ксерокопии трудовой лишь в течение тридцати дней с момента выдачи бланка. Это правило используется банковскими организациями и организациями, выдающими субсидии. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что заверенная копия трудовой книги должна содержать в себе отметку о дате составления.
Сколько действительна копия трудовой? На этот вопрос существует несколько вариантов ответов. Как уже было сказано выше, срок действия данного документа составляет один месяц. Но как показывает практика, использовать полученный бланк можно до момента внесения новых сведений в оригинальную книжку. Именно после внесения новых записей, копия, сделанная ранее, теряет свою юридическую силу.
Заверяем для банка при получении кредита (особенности требований)
При обращении в банковскую организацию для получения кредитного займа, гражданину необходимо предоставить пакет обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги. В том случае, когда данный документ имеется на руках, предоставление официальной копии не вызывает затруднений.
Для этого следует обратиться в нотариальную контору и оплатить стоимость услуги. Для того чтобы заверить бланк у нотариуса, необходимо иметь документ, подтверждающий личность владельца трудовой книги. После соблюдения всех установленных правил, нотариус подготовит все необходимые копии и заверит их согласно установленному порядку. Длительность данной процедуры составляет около тридцати минут.
При наличии официального места трудовой деятельности данная процедура немного усложняется, поскольку документ хранится в кадровом отделе. В этой ситуации следует обратиться к руководству компании или сотрудникам кадровой службы. Для этого нужно составить соответствующую заявку, где нужно указать, что копия трудовой книги требуется для банка или другой государственной инстанции. Срок формирования документа составляет три рабочих дня. По истечении данного временного отрезка, служащие ОК обязаны предоставить заверенный дубль трудовой книги.
После получения документа, необходимо убедиться в наличии всех обязательных реквизитов.
Каждый лист ксерокопии должен содержать следующие пометки:
- Фразу «Экземпляр верен».
- Фирменный штамп.
- Образец росписи и расшифровывание ФИО кадрового служащего, осуществившего выдачу копии.
- Дату заверения.
Отсутствие любого из реквизитов, упомянутых выше, делает выданную копию недействительной. Следует сделать акцент на то, что последний лист, должен содержать запись «Работает по настоящее время». После этого, страница заверяется согласно вышеуказанному порядку.
Почему необходимо заверять последнюю страницу
Главная цель рассматриваемого документа, подтверждение информации о трудовом стаже и профессиональной деятельности гражданина. Нужно отметить, что каждую инстанцию интересуют лишь определенные данные, содержащиеся в бланке. Органы социальной защиты проверяют длительность непрерывного стажа, а банковские работники – уровень платежеспособности клиента, который подтверждается наличием места, где ведется трудовая деятельность.
Основываясь на всех вышеперечисленных факторах, можно сделать заключение, что дубль оригинального документа должен иметь отметку «Работает в настоящий момент». Наличие данной записи является обязательным требованием многих инстанций. Отсутствие этой отметки может стать препятствием в реализации прав на одобрение кредитных займов, государственных субсидий и других льгот. Ниже представлен образец копии трудовой книжки заверенной работодателем.
Выводы (+ видео)
Получение официальной ксерокопии трудовой книги в течение установленного срока, является законным правом каждого гражданина, имеющего официальное трудоустройство. При нарушении сроков подачи ксерокопии трудовой, бланк может потерять свою юридическую силу. В этом случае работнику следует вновь обратиться к кадровым работникам для получения нового экземпляра.
Нужно отметить, что необходимые бланки оформляются администрацией фирмы на безвозмездной основе. Если собственник фирмы и другой персонал, обладающий необходимыми полномочиями, нарушают данный порядок, работник имеет законное право обратиться в трудовую инспекцию или суд, для защиты своих интересов. В этой ситуации, контролирующие органы могут назначить различные штрафные санкции, или привлечь администрацию компании к уголовной ответственности.
Источник: ktovbiznese.ru
Как заверить копию трудовой книжки сотрудника в 2022 году
Трудовая книжка – один из важнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. В нем содержится важная информация о профессиональном «багаже» сотрудника, заслугах, наградах и причинах увольнения с прежних должностей. Обязанность его заполнения лежит на работодателе, и документ хранится в отделе кадров с возможностью передачи только уволенным сотрудникам.
Однако нередки случаи, когда человек требует копию этой брошюры, чтобы передать ее в тот или иной орган. Как получить копию, если книга у вас есть у работодателя, а не у вас дома? Более того, простая копия не будет действительной и должна быть заверена определенным образом.
Давайте посмотрим, как правильно выполнить эту процедуру и избежать распространенных ошибок, чтобы полученная копия была актуальной на месте сборки.
Зачем может понадобиться копия трудовой
Документ, подтверждающий непрерывность официального трудоустройства человека, может понадобиться не только при его трудоустройстве по основному месту работы. Список причин, по которым нужна копия, может быть довольно обширным:
Предотвращение потери или ухудшения качества оригинала. Всегда хорошо иметь копию такого важного документа. В конце концов, несмотря на то, что работодатель несет ответственность за сохранность документации сотрудников, нельзя исключать непредвиденных ситуаций, когда она будет повреждена или утеряна, будь то из-за человеческой ошибки или чрезвычайной ситуации.
Восстановление данных из записей сотрудников – довольно трудоемкая и трудоемкая процедура, поэтому заверенная копия «на всякий случай» – это защита от потенциальных проблем. Неполная занятость. В случае внутреннего объединения рабочих мест вопрос о трудоустройстве не имеет значения. В конце концов, работодатель, а значит, и отдел кадров – одно и то же.
Однако, если сотрудник совмещает должности в разных организациях, ему потребуется дубликат этого документа, чтобы предъявить его другому работодателю. Ищете новую работу. Если человек планирует сменить работу и ищет новую перед отъездом, ему может понадобиться копия этого документа для его резюме и собеседований. Для банковских организаций.
Банки требуют этот документ, когда человек обращается за ссудой или намеревается выступить в качестве поручителя по ссуде для другого лица. При оформлении паспорта. Гражданин Российской Федерации при заполнении заявления на получение загранпаспорта должен предоставить данные о своей профессиональной деятельности в соответствии с тем, что записано в его трудовой книжке.
Хотя по закону вы не обязаны предоставлять копию своей трудовой книжки, удобнее иметь ее перед собой. При подаче заявления на получение пособий, пособий и других льгот, размер которых зависит от вашего стажа работы, Управление социального обеспечения попросит вас предоставить историю занятости или ее копию. Если вы отправите неаутентифицированную копию, вам придется пройти утомительную очередь инспектора. В случае виз в отдельные страны. Некоторые консульства предпочитают получать подробную информацию о трудовой книжке путешествующего гражданина в дополнение к другим документам, необходимым для выдачи визы.
ПРИМЕЧАНИЕ: Закон не ограничивает ситуации, в которых учреждение может запросить копию трудовой книжки человека. Это зависит от конкретной ситуации и цели.
Кто вправе заверять трудовую книжку
Не все должностные лица имеют право проводить эту процедуру. Работодатель несет юридическую ответственность за ведение и выдачу трудовой книжки, поэтому без его подписи и официального штампа на каждой странице копия не будет действительной. На некоторых предприятиях это разрешение может быть передано главному бухгалтеру или сотруднику отдела кадров, специально уполномоченному руководителем предприятия.
Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом
Необходимо учесть несколько важных нюансов, чтобы копия трудового договора была заверена без отклонения от требований ТК РФ и было гарантировано ее принятие соответствующим органом.
Подача заявки на сертификацию. Законом не предусмотрено письменное заявление – заявление о выдаче необходимой копии. Все, что вам нужно, это устный запрос в отдел кадров, бухгалтерию или напрямую руководству. Однако большие компании с разветвленной структурой могут принять письменное заявление.
В этом случае их следует направить к руководителю отдела кадров или главному исполнительному директору. Копия должна быть выдана не позднее, чем в течение трех дней. Готовим копию. Неважно, как копируется документ. Самый распространенный метод – это ксерокопирование, но вы также можете использовать сканер, фотографию или распечатать текст из книги на своем компьютере.
Последний метод особенно полезен, когда почерк в книге неразборчивый или когда вы не можете сделать хорошую фотокопию. Вы даже можете сделать выписку вручную.
ПРИМЕЧАНИЕ. Не всегда необходимо копировать каждую страницу книги, поскольку иногда требуется только информация, относящаяся к определенному периоду работы. Тем не менее, копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна в любом случае.
Все страницы копии помечаются как «Истинная» или «Истинная копия». При вводе «Правды» удостоверяющий сотрудник указывает свою должность и расписывается печатными буквами. Также должна быть указана дата выдачи сертификата. Каждая страница заверенной копии должна быть запечатана. Штамп не должен находиться на пустых страницах, но должен хотя бы частично перекрывать текст копии.
ВАЖНО: Получив копию, это лицо должно обеспечить ее аутентификацию (с отметкой, подписью и печатью на каждой странице или шнуровкой и нумерацией страниц), чтобы иметь возможность своевременно внести необходимые исправления. Несмотря на максимальный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копию трудового договора перед работником.
Если работодатель отказывается предоставить работнику заверенную копию или если в форме есть какие-либо нарушения, это является правонарушением.
Альтернативный способ заверения копии
Есть еще одна форма сертификации, разрешенная законом. Это не требует специальной маркировки на каждом листе копии, только на последнем листе. Дубликат должен быть прошит (прошит), и каждый лист должен быть пронумерован. Для шнуровки на последнюю страницу наклеивается прямоугольник из белого листа бумаги с подписью и печатью уполномоченного лица (штамп должен также закрывать часть листа копии) и информация о количестве сшитых страниц.
В случае свидетельства этого типа копия должна быть сделана на листах формата А4, причем каждая страница оригинала находится на отдельном листе.
ИНФОРМАЦИЯ! Некоторые организации, например банки, могут иметь свои собственные дублирующие процедуры аутентификации. Мы рекомендуем вам сначала получить инструкции и шаблон в учреждении, в которое должна быть отправлена копия документа.
Где заверить копию трудовой неработающим
У вас есть трудовая книжка, а не у работодателя, но по какой-то причине вам нужна ее заверенная копия. Куда обратиться гражданину, который в настоящее время официально не трудоустроен или уже вышел на пенсию? Дубликат трудового договора можно легализовать в установленном порядке:
Не допускайте этих ошибок
Наиболее распространенные ошибки, которые могут сделать недействительной сертифицированный дубликат или выдержку из книги записей рабочего процесса.
- Нет копии титульной страницы с личной информацией; отсутствие «подлинной копии», подписи, даты и печати на всех страницах копии (отсутствие любого из этих элементов достаточно, чтобы признать ее недействительной); количество копий не отображается в переплетенном варианте; штамп не закрывает текст копии, а находится на пустом месте под ним.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ! Срок действия копии истекает через месяц с момента ее выпуска, а также в том случае, если в течение этого месяца в оригинал были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариальная копия – срок ее действия неограничен.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2022 году
Вышел новый стандарт удостоверения документов, в том числе порядок удостоверения копии трудовой книжки, который будет действовать с 2022 года. Поэтому в 2022 году необходимо по-новому аттестовать трудовые книжки.
Новые правила удостоверения трудовых книжек в 2022 году
Долгое время работодатели руководствовались правилами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003, для правильного заверения трудовой книжки.
Но теперь новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Стандартная система информации, библиотечного дела и публикации. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Приказ Росстандарта от 08.12.2016 г. 2004-й).
Изменений немного, но есть одно существенное. Если копия предназначена для другой организации, в аттестационном письме необходимо указать место хранения оригинала трудовой книжки.
Зачем мне копия?
Работник может подать заявление на получение копии трудовой книжки. Для этого он пишет заявление своему руководителю с просьбой выдать должным образом заверенную копию трудовой книжки. Сотрудник не обязан объяснять, зачем ему этот документ. Часто такой документ подают в банки для получения ссуды или в органы социального обеспечения для получения определенных пособий или пособий. Обо всех этих причинах работник имеет право хранить молчание.
Трудовой стаж должен быть заверен, а копия должна быть предоставлена работнику в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником. Этот срок определен статьей 62 ТК РФ.
Самому работодателю может потребоваться заверенная копия трудовой книжки при подаче заявления о возмещении пособий, выплаченных в Фонд социального страхования. История занятости, которая используется для расчета пособий, будет подтверждена записями о занятости.
Напомним, что существует судебная практика, указывающая на возможность неподтверждения стажа уволенных работников копиями трудовых документов при подаче документов в ФСС на возмещение льгот (например, Постановление Верховного Суда РФ от 8 ноября 2017 г. № 302-KG17-16190). Тем не менее, чтобы не доказывать свою правоту в суде, лучше обезопасить себя и оставить копии трудовой книжки увольняющего сотрудника.
На какую информацию следует обратить внимание перед заверением копии трудового договора
Перед тем, как заверить копию книги записей рабочего процесса, вы должны проверить соответствие требованиям лица, которое будет подписывать документ.
Кроме того, вы также должны проверить свои кадровые документы, чтобы убедиться, что все записи о переводе, изменения отделов и другие подобные нюансы внесены в рабочие записи. Недопустимо добавлять такую информацию к уже сделанной копии.
Как заверить трудовую книжку в 2022 году: основные принципы
К правилам аттестации регистров занятости, как указывалось выше, применяются правила, предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы сертификационная надпись включала следующие обязательные элементы:
Слово «Истина» или похожая на него словоформа;
должность представителя работодателя, заверившего копию трудовой книжки
подпись и напечатанное имя;
дата заверения копии документа.
Также желательна запись о том, что сотрудник работает по действующим правилам. Конечно, только в том случае, если это правда и нет информации о том, что сотрудник будет уволен в ближайшие дни.
Для удостоверения трудовых книжек в соответствии с новыми положениями 2022 года необходимо сделать дополнительную запись о месте хранения оригинала трудовой книжки, если копия отправлена в другую организацию.
Место хранения оригинала
Новый порядок удостоверения документов заключается в указании места хранения оригинала трудовой книжки. Формулировка этого положения приведена в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот пункт должен содержать не только название организации-работодателя, но и данные о файлах, в которых хранится документ.
Это правда, что на большинстве малых и средних предприятий, где количество сотрудников не слишком велико, записи о сотрудниках просто хранятся в безопасном, огнестойком металлическом шкафу или другом месте, которое может обеспечить безопасность хранения документов. В этом случае достаточно указать название организации, ответственной за ведение трудового учета.
Пример нового метода аутентификации трудовой книжки Исходя из действующих норм, так должна выглядеть запись заверенную копию трудовой книжки:
«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в деле № 29 за 2022 год ООО« Перспектива ».
Менеджер по кадровой политике (Алиева В. А.) 20.03.2022 «Обращаем ваше внимание, что запись может быть сделана до 1 июля, но это не будет нарушением.
Руководитель группы телемаркетинга
Запросить демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вас вопросам и подготовим персональную презентацию в удобное для вас время.
Модернизация до национальной системы АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при переходе с других решений автоматизации МФЦ.
«Амнистия на техподдержку.
Акция для клиентов, у которых истек срок технической поддержки до 01.01. 2015
Источник: advokat-now.ru