Если вы продаете товары за наличные средства, то вам придется оформлять кассовую первичку. Кассовая книга – неотъемлемая часть первичных документов в бухгалтерском учете. При неграмотном ведении этой информации предпринимателю грозит штраф. Мы расскажем, как правильно вести и оформить кассовую книгу.
О необходимости кассовой книги в 2019 году
Образец заполнения кассовой книги
Юридические лица, применяющие в своем деле наличные деньги, должны проводить учет банкнот, выдаваемых и принимаемых кассиром. Регулируется проведение таких операций отдельным Указанием ЦБ от 2014 г., в ст.4.6. рассматривается вопрос о ведении кассовых книг (КК) разными категориями субъектов. Ниже мы рассмотрим особенности работы с образцом кассовой книги по форме КО-4 образца 2023 г.
Что такое кассовая книга?
Кто обязан завести журнал для учета операций с наличными средствами?
Такая документация относится к внутренним документам учреждений. В ней должны фиксироваться операции с наличными денежными массами. В итоге рассчитывается и отмечается дневное сальдо.
Исходя из Указания ЦБ, все юр.лица, организации любой формы собственности, обязаны вносить данные о поступающих ПКО, РКО за текущий день в кассовую книгу по образцу заполнения (форма КО-4).
Для субъектов ИП отдельно прописано, что при ведении учета денежных операций и других физических показателей с соблюдением норм права, КК можно не вести. С другой стороны, если для вашего бизнеса подобная форма контроля за средствами удобна (например, при сотрудничестве с наемными работниками вы расплачиваетесь наличкой), ИП может использовать стандартный образец кассовой книги. Это не обязанность, поэтому всегда можно отменить работу с КК специальным приказом.
Отдельно следует рассмотреть ведение КК обособленными подразделениями юр. лиц. Если они не хранят банкноты на месте по окончании рабочей смены, а отправляют их в основную кассу, оформляя необходимые документы, отдельную кассовую книгу вести не понадобится.
Кассовая книга: характеристики
Стоит уточнить, если вы не знаете, как оформлять кассовую книгу, начните с образцов, утвержденных Госкомстатом (№88, 1998 г.). В постановлении указываются обязательные для оформления КК параметры и пункты.
Однако на сегодня форма КО-4 не обязательно выглядит стандартизировано, главное условие – наличие обязательных информационных полей. КК может вестись в бумаге и в электронных документах. Оформление кассовой книги на бумажном носителе выполняется вручную или через распечатку с ПК (в удобной программе), образец должен заверяться подписью. А вот для того, чтобы защищать и подписывать электронный образец кассовых книг потребуется КЭП ответственных лиц.
Бумажную КК прошнуровывают, страницы нумеруют, заверяют печатью и подписью. Последней приклеивают бумагу с прописанным количеством страниц.
Если кратко перечислить обязательные страницы, любой образец кассовой книги формируется из:
- Обложки – титульного листа
- Основных листов кассовой книги;
- Последнего листа.
Один субъект хозяйства заводит КК в одном экземпляре для всех видов деятельности.
Как заполняются кассовые книги: образец и советы
Напомним, какие правила действуют для работы с КК, что важно учесть, работая с ними:
- Журнал заводят на начало каждого рабочего периода (квартал, год), закрывают в конце. При нехватке страниц создается новый журнал, в котором продолжается фиксация оборота средств.
- Вы выбираете, в какой форме вести учет: от руки, распечатывая или только в электронном виде. Главное – вносить данные о каждой операции точно и своевременно.
- Вручную данные вносятся ручкой, а не карандашом.
- Листы с данными состоят из двух равных частей – при заполнении вручную ответственное лицо дублирует записи за день. Второй экземпляр записей можно оторвать и передать в виде отчета в бухгалтерию.
- Когда рабочая смена завершается, книгу передают на утверждение бухгалтерам, ответственный специалист проверяет данные и утверждает их.
- Хранить заполненные документы нужно от 5 лет.
Подробнее рассмотрим, как оформляется титульный лист КК. За последнее время образец кассовой книги 2022 г. не менялся. Правила его заполнения продолжают действовать в 2023 г. Обложка содержит следующие данные:
- Наименование субъекта;
- Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
- Период ведения книги.
Когда титульный лист заполнен, можно приступать к заполнению кассовой книги по образцу. На каждой странице есть несколько колонок, в них вносят следующую информацию:
- Дату и номер листа.
- Сумму остатка денежных средств в начале дня.
- В табличные строки – данные согласно ордерам: порядковый номер ордера, информацию о юридическом или физическом лице, на которое оформлен ордер, данные о номерах счетов, вносимые и выданные объемы денег.
- Образец заполнения вручную кассовой книги магазина или другой организации включает в себя пункт — «Итого за день»: в ней подводится итог по объему средств, прошедших через кассира.
- Отдельно рассчитывается остаток наличных в кассе и отмечается, сколько пойдет на выплаты сотрудникам.
Для каждой операции необходимо заполнить отдельную строку, а если ничего не происходило – оставить строку пустой. Не забывайте, что в конце смены лист подписывает назначенный сотрудник и контролирующее лицо.
Если вы являетесь субъектом ИП, для ведения книги учтите некоторые детали. В вашей КК должны отражаться номер и дата начала ее использования; ваши данные; наименование товаров и услуг; суммы поступлений или трат; сальдо.
Как заполняют кассовые книги в электронной форме: образец заполнения
В последние десятилетия все чаще бизнес выбирает электронные КК.
Это снижает затраты времени, уменьшает угрозу ошибок. Но работа в электронном формате несет свои сложности.
Прежде всего, компаниям необходимо подготовить файл в удобной программе, например, в Microsoft Excel или Google Sheets – скачать готовый образец бланка кассовой книги можно в интернете. Еще проще использовать специальные средства – в «1С:Бухгалтерия» создается нужная форма документа.
Сама операция по заполнению таблицы соответствует ручной версии – для электронной кассовой книги образец полностью соответствует физической форме.
Важно не забывать сохранять вносимые изменения (в Excel или PDF).
Ключевой момент работы с электронной версией книги – необходимость подписывать ее каждый день. Для этого используется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая выдается персонально сотруднику. Поэтому, если почему-то ответственное лицо не может утвердить итог дня, возникают сложности. При увольнении сотрудника, нужно оперативно назначить нового ответственного и подготовить для него КЭП.
Кто отвечает за заполнение кассовых документов?
Для организации и правильного ведения КК, директор должен издать приказ о создании кассовой книги, указать ответственных за ее ежедневное заполнение и контроль лиц. Обычно эту обязанность берут на себя кассиры, бухгалтера и т.п., но в зависимости от состава персонала, заполнять документацию может и директор, и главбух, и даже бухгалтерия на аутсорсе.
В обязанности назначенного исполнителя входит скрупулезное внесение всех ПКО и РКО, сверка фактической суммы с суммой по документам, расчет сальдо. Итог заверяется подписями. Проверку данных выполняет главбух или руководитель, подтверждая результат подписью.
Если никаких действий с банкнотами не было, записи не осуществляются.
В кассовых книгах можно вносить исправления. Обязательно нужно расшифровать новую внесенную информацию, указать дату и заверить все подписью.
Нарушения или допущенные неточности в документе приводят к штрафным санкциям, поэтому важно, чтобы ответственные лица заранее ознакомились с образами того, как заполнять кассовую книгу вручную или в электронном виде, а также понимали степень ответственности.
Подводя итоги
В силу того, что КК нужно завести для большинства субъектов предпринимательства, ознакомление с правилами работы с такой документацией помогает избежать штрафов. Нарушения могут стоить до 50 тыс. руб. предприятию и до 5 тыс. руб. должностному лицу.
Образец заполнения кассовой книги и инструкция, представленные выше, помогут владельцам бизнеса вести свою кассовую документацию, соблюдая требования государства. А если вам нужно купить Рутокен ЭЦП 3.0 или необходимую ККТ – обращайтесь в компанию «КАССЦЕНТР». Среди наших товаров и услуг вы найдете все необходимое для эффективной автоматизации вашего бизнеса.
Источник: kasscenter.ru
Как вести кассовую книгу: пример заполнения
Согласно установленным правилам, каждый субъект предпринимательства обязан придерживаться правил кассовой дисциплины. Одно из этих правил обязует предпринимателей вести кассовую книгу. Нужно отметить, что в две тысячи четырнадцатом году, Центральный Банк РФ выпустил постановление, освобождающее индивидуальных предпринимателей от этой обязанности. Это означает, что ведение кассового журнала является обязательным требованием лишь в отношении юридических лиц. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполняется кассовая книга.
Что такое кассовая книга и зачем она нужна
Каждый человек, занимающийся предпринимательством, обязан оборудовать кассу. Важно отметить, что большинство новичков в сфере бизнеса не понимают разницы между кассой и кассовой техникой. ККТ или контрольно-кассовая техника является специальным прибором, что применяется во время приема наличных средств.
Согласно установленным правилам, данные приборы должны применяться при реализации товарной продукции за наличность. Также нужно упомянуть, что у этого правила есть несколько исключений. В некоторых ситуациях, предприниматель может использовать вместо чека специальные бланки.
Сам термин «касса» обозначает общую сумму всех денежных операций, связанных с наличностью. Из этого можно сделать вывод, что в кассе отображаются как расходы, так и прибыль, полученная за конкретный временной отрезок. Финансовые ресурсы, полученные за счет оказания услуг либо продажи товаров, должны обязательно быть отражены в кассе. При этом совершенно неважно, использует ли предприниматель ККТ или бланки строгой отчетности.
Важно отметить, что даже при отсутствии финансовых операций, связанных с наличностью, предпринимателю необходимо вести кассовый учет.
Кто несет ответственность за заполнение журнала
Рассмотрев вопрос о том, что такое кассовая книга, следует перейти к разговору об ответственности за заполнение этого регистра. Согласно правилам, изданным Центробанком в две тысячи четырнадцатом году, частные предприниматели освобождены от обязанности вести рассматриваемую книгу. Все финансовые операции оформляются при помощи расчетных ведомостей и платежных поручений, которые используются при выплате оклада и иных денежных поощрений. В отличие от индивидуальных предпринимателей, юридические лица обязаны вести рассматриваемый журнал и составлять дополнительные документы при взаимодействии с наличностью. Ответственным за ведение регистра назначается кассир предприятия.
Также нужно отметить, что индивидуальные предприниматели имеют законное право продолжать придерживаться кассовой дисциплины. Но в этом случае органы контроля не могут наказывать за отсутствие журнала или неправильное заполнение. Говоря простыми словами, владельцы ИП могут использовать кассовые журналы для упрощения процедуры расчета налогооблагаемой базы.
Обязательно ли ведение кассовой книги
Согласно Указу Центрального Банка от одиннадцатого марта две тысячи четырнадцатого года, все субъекты коммерции, зарегистрированные в статусе юридических лиц, обязаны вести специальные регистры, куда будут вноситься все финансовые операции, связанные с наличными деньгами. Важно обратить внимание на недопустимость использования копий или дополнительных дубликатов для составления отчетов. На каждой странице регистра должна быть нанесена отметка, соответствующая номеру листа. Перед введением регистра в эксплуатацию нужно обязательно прошить весь журнал.
Кассовый журнал, подготовленный к вводу в эксплуатацию, должен быть завизирован генеральным директором либо любым другим работником, имеющим необходимые полномочия. Юридические акты, регламентирующие ведение кассового учета, говорят о том, что сведения, содержащиеся в кассовом журнале, должны быть продублированы при помощи копирки. Переносить информацию необходимо на отрывную часть листа, которая используется для отчетности. Важным требованием органов контроля является совпадение номеров оригинальных страниц и отрывных копий.
Рассматривая вопрос о том, как вести кассовую книгу, важно уделить внимание изменению и коррективам записей в реестре. Все исправления, внесенные в этот регистр, должны подтверждаться подписью кассира и руководителя бухгалтерского отдела. Сегодня, все организации имеют законное право на ведение журнала в электронном виде. Также существуют специальные компьютерные приложения, при помощи которых составляются записи по форме, соответствующей государственным стандартам.
Важно отметить, что коммерческие структуры не могут расходовать наличность, хранящуюся в кассе, без документального подтверждения. Все денежные операции должны подтверждаться при помощи расходного ордера, содержащего роспись получателя. Отсутствие подписи расценивается как недостача денежных средств, что несет за собой ответственность в виде удержания части заработка ответственного лица. Все денежные средства, на которые отсутствуют соответствующие документы, рассматриваются как прибыль компании.
Также необходимо уделить отдельное внимание оборудованию комнаты, использующейся как касса предприятия. Главной задачей ответственных лиц является обеспечение безопасного хранения наличности. Правила безопасности необходимо соблюдать и во время отправки денег в финансовое учреждение. Данное обязательство возлагается на руководителя компании.
Нужно понимать, что нарушение вышеперечисленных правил может повлечь за собой как административную, так и уголовную ответственность. Действующие Указания Центробанка содержат в себе подробную информацию о правилах хранения финансовых средств. Здесь важно отметить, что в текущих нормативах отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей устанавливать специальную систему сигнализации. По мнению работников Центрального Банка, собственнику компании достаточно приобрести специальный сейф, ключ от которого будет передан кассиру.
Перед тем как приступить к началу рабочего дня, кассир предприятия должен тщательно осмотреть комнату и сейф с целью выявления следов взлома. В случае наличия следов попытки вскрытия сейфа необходимо сообщить об этом администрации компании и задействовать правоохранительные органы.
Правила заполнения документа
Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию. Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты.
Титульный лист
На главной странице нужно указать следующие сведения:
- Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
- Паспортные данные генерального директора.
- Наименование структурного отдела.
- Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
- Дату ввода реестра в эксплуатацию.
Кассовый лист
Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага.
Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.
Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи. Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. Все изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела.
Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу.
По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.
Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.
В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра. Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел.
В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день».
По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.
Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.
Последняя страница
По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:
- Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
- Отметка о количестве листов.
- Подпись должностного лица и главного бухгалтера.
Варианты заполнения
Как мы уже отмечали выше, рассматриваемый регистр может заполняться вручную или при помощи специальных приложений. В последнем случае, кассиру необходимо распечатать заполненные формы и прошнуровать их. Также допускается ведение кассовой книги в электронном виде. Ниже мы предлагаем рассмотреть особенности каждого варианта ведения журнала.
Вручную
Кассовые ордера используются в качестве основного источника информации при заполнении рассматриваемого журнала. Важно отметить, что сведения из приходных ордеров указываются в разделе «Приход», а из расходных – в «Расход». Во время заполнения журнала первоначально вносится информация из приходных ордеров, после чего переносятся сведения из расходных документов. На один кассовый ордер должна приходиться лишь одна отметка.
Перед закрытием кассы, работнику необходимо проверить правильность внесенной информации с помощью сверки ордеров и внесенных записей. Остаточная сумма, указанная в графе «Остаток на конец дня», должна быть завизирована росписью труженика. После этого осуществляется сверка полученных средств с суммой, указанной в регистре. Данная проверка должна проводиться при участии руководителя бухгалтерского отдела.
Ниже приведен образец заполнения кассовой книги вручную:
На компьютере
Кассовая книга в электронном виде ведется при помощи специализированных компьютерных приложений. На сегодняшний день допускается использование таких приложений, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «1С». Использование электронного варианта отчетности позволяет не только систематизировать информацию, но и упростить расчеты. Как правило, такой подход практикуют крупные организации.
При использовании электронной версии журнала, очень важно защитить компьютер от доступа третьих лиц. Для этого можно установить пароль к самому приложению либо защитить бланк от изменений при помощи электронной подписи. Также следует заранее позаботиться о сохранности данных. Хранение резервных копий на надежных носителях информации позволяет минимизировать риск потери журнала из-за сбоев в системе. Также нужно отметить, что в документы, заверенные цифровой подписью, недопустимо вносить коррективы.
«Оцифрованное» заполнение
Оцифрованное заполнение подразумевает использование специальных компьютерных приложений с дальнейшим распечатыванием заполненной формы. При использовании данного варианта, необходимо на начало рабочей смены формировать два бланка: «Отчет по кассе» и «Вкладной лист». Эти бланки должны иметь идентичный текст в виде объема наличных средств, поступивших в кассу.
Кассир обязан хранить вкладыши до окончания календарного года. Отчеты ежедневно передаются в бухгалтерскую службу. При использовании этой методики, все распечатанные страницы пронумеровываются в порядке возрастания. По окончанию месяца необходимо скрепить все бланки, а на последней распечатке указать общее число листов.
Как исправить допущенные ошибки
Рассматривая пример заполнения кассовой книги нужно сказать о том, что при заполнении журнала нельзя допускать ошибок. В случае допущения ошибки, не оказывающей влияния на величину итоговой суммы, нужно зачеркнуть неверные данные прямой чертой. Над ними указывается верная информация, которая заверяется работником кассы и бухгалтером.
Ошибки, нарушившие итоговое значение за определенный период, должны быть перечеркнуты по диагонали. Ниже необходимо сделать отметку «Аннулировано». Далее кассиру нужно заполнить новую станицу, внеся правильные сведения. В случае допущения ошибки нужно составить докладную записку, которая будет передана бухгалтеру либо гендиректору фирмы.
В тексте докладной нужно указать допущенную неточность. Составленный акт используется как основа для сбора комиссии, которая внесет коррективы в книгу. По окончании данной процедуры кассир заполняет справку, где указываются все внесенные коррективы.
Ответственность за отсутствие кассовой книги
Функция контроля над правильностью заполнения рассматриваемого журнала лежит на работниках налоговой инспекции. В случае выявления грубых ошибок и нарушений, работники налоговой могут выписать штраф. Здесь нужно отметить, что органы контроля не могут накладывать штраф за те ошибки, что были обнаружены спустя шестьдесят дней с даты их совершения.
Размер штрафа для собственников ИП варьируется от четырех до пяти тысяч рублей. Штраф в отношении юридических лиц варьируется от сорока до пятидесяти тысяч рублей. Важно отметить, что в случае выявления отсутствия кассовой книги, субъектам предпринимательства также грозит наказание. Пятнадцатая статья Кодекса об Административных правонарушениях, содержит в себе сведения о величине штрафов, установленных для должностных лиц.
Выводы (+ видео)
Рассмотрев образец как заполнить кассовую книгу нужно напомнить, что формирование этого регистра является обязанностью всех юридических лиц. Перед тем как начать заполнение журнала, нужно тщательно изучить все тонкости, связанные с правовой формой конкретного предприятия. Руководителям частных фирм рекомендуется проконсультироваться с грамотным специалистом, разбирающимся в данном вопросе.
Источник: ktovbiznese.ru