В официальном документообороте субъектов предпринимательской деятельности наряду с договорами поставки и купли-продажи имеет место гарантийное письмо от покупателя об оплате. Подобный документ не является обязательным, в большинстве случаев он составляется в случаях, когда один из деловых партнеров (поставщик) сомневается в обязательности покупателя относительно погашения последним имеющейся задолженности.
Понятие гарантийного письма
По своей сути письмо, гарантирующее оплату, не заменяет основного договора, а является лишь одним из инструментов бизнес-переписки. Такой документ преследует следующие цели:
- подтверждение контрагентом дебиторской задолженности в случае невозможности исполнения финансовых обязательств в установленные сроки;
- констатация конкретного срока погашения долга;
- предложение поставить товар (оказать услугу) на условиях отложенной оплаты;
- обязательство выполнить некоторые условия для третьих лиц (предоставление арендного помещения, например).
Кроме того, имеющееся гарантийное письмо, составленное по всем правилам, может быть принято судом как доказательство непогашенной задолженности для определения срока исковой давности либо при отсутствии письменного договора между сторонами.
Подписываем документ PDF электронной подписью!
Виды
- верификация не оплаченной вовремя задолженности;
- удостоверение того, что услуга либо работа будет исполнена в определённый период;
- подтверждение потенциальным арендодателем предстоящего заключения договора аренды;
- заверение о предстоящем приёме на работу сотрудника после выполнения определённых условий.
Письмо о подтверждении оплаты
Подобный документ является наиболее распространённым в деловой переписке между контрагентами. Чаще всего такие письма составляются в случае, когда получатель товара/услуг не может вовремя выполнить свои финансовые обязательства перед поставщиком в силу сложившихся обстоятельств.
В тексте гарантийного письма, подтверждающего задолженность, обязательно должны присутствовать реквизиты (дата и номер) основного документа, по которому совершена поставка товара — договора, счёта, накладной.
Важно: при составлении гарантийного письма целесообразно прописать размер штрафных санкций, предусмотренных основным договором при просрочке оплаты — это будет подтверждением ответственности покупателя.
Письмо о выполнении работ или услуг
Официальная бумага такого вида гарантирует исполнение работ, предусмотренных основным договором, к конкретному сроку. В ряде случаев подобный документ может быть составлен на преддоговорном этапе и подтверждать намерение исполнителя выполнить перечисленные работы.
В документе гарант обязан зафиксировать весь выполняемый объём работ/услуг и подтвердить, что конечный результат будет соответствовать действующим стандартам качества (ГОСТу, СНиПам).
Обратите внимание: если предусматривается поэтапная сдача работ, то в гарантийном письме допускается указание нескольких сроков выполнения — по каждому этапу отдельно.
Гарантия на предоставление юридического адреса
Документ предоставляется в территориальный налоговый орган вновь создаваемым юридическим лицом при отсутствии у него собственного или арендуемого помещения. В тексте потенциальный арендодатель подтверждает, что после регистрации ЮЛ местом его нахождения (юридическим адресом) будет являться конкретное местоположение.
Как подписать декларацию ЭЦП во ФГИС
В тексте документа будущий арендодатель указывает точные характеристики предоставляемого помещения — адрес, номер офиса (при наличии), площадь. Кроме того, владелец объекта недвижимости обязан указать реквизиты документа-основания, согласно которому он имеет право распоряжаться конкретным помещением. Заверенные копии этого документа являются неотъемлемым приложением гарантийного письма.
Имейте в виду: в случае, когда место нахождения будет предоставляться на условиях договора субаренды, то автор гарантийного письма должен приложить имеющийся у него Договор с владельцем, где прописан пункт, подтверждающий право на сдачу помещения в субаренду.
Письмо о приёме на работу
Подобный официальный документ необходим для предъявления в государственные структуры определёнными категориями граждан:
- лицами, отбывающими наказание либо недавно вышедшими на свободу — в органы административного надзора;
- студентами — в администрацию учебного заведения;
- безработными гражданами, состоящими на учёте в службе занятости для переобучения;
- трудовыми мигрантами и гражданами-иностранцами — в ФМС.
В гарантийном письме организация-работодатель должна указать должность, на которую будет принят сотрудник, размер его заработной платы и предоставляемые социальные гарантии.
Обязанности автора
При составлении гарантийного письма недопустимы расплывчатые и общие формулировки. В случае, когда автор отправляет документ, гарантирующий оплату или исполнение работ, отписываясь стандартными фразами, может возникнуть повод заподозрить его в нежелании выполнять свои обязательства. А это — прямая причина обращения в суд.
Чтобы избежать судебных разбирательств и потери деловой репутации, оформляя гарантийное письмо, необходимо подробно изложить все существенные факторы:
- подтверждение конкретного обязательства с непременной ссылкой на первичные документы;
- указание суммы задолженности и чёткого срока её погашения;
- полные характеристики предмета письма — полученного товара, объекта выполнения работ, перечень услуг;
- обстоятельства, в силу которых невозможна оплата в оговоренные ранее сроки или выполнение предусмотренных договором работ.
Для чёткой идентификации отправителя гарантийного письма документ составляется на фирменном бланке, в тексте должны присутствовать адрес и банковские реквизиты гаранта, подписи (с расшифровкой) распорядителя финансов, синяя печать.
Знайте: информация, содержащаяся в гарантийном письме, не может быть изменена в одностороннем порядке по воле автора. Невыполнение прописанных в документе сроков могут быть существенным мотивом для обращения в суд.
Законная сила гарантийного письма
Нормы гражданского права не содержат никаких указаний относительно понятия гарантийного письма. В договорных отношениях между бизнес-партнёрами отправлению подобной бумаги отведена роль психологического фактора, подтверждающего добросовестность составителя и его честные намерения.
Однако в судебном процессе документ, в котором зафиксирована и подтверждена задолженность, может служить прямым доказательством «вины» автора гарантийного письма. Для того чтобы суд принял во внимание информацию, содержащуюся в документе, и вынес положительное решение о выплате задолженности, необходимо, чтобы письмо было составлено юридически грамотно и подкреплено позициями сторон, наличием основного договора и первичной документацией.
Исходя из арбитражной практики, можно определить единственный момент, при котором наличие гарантийного письма с подтверждением долга будет иметь решающую силу — это прерывание срока исковой давности. Согласно ГК РФ , срок, в течение которого кредитор может взыскать задолженность, составляет три года. Безошибочно составленное гарантийное письмо не только является существенным элементом делового документооборота, но и сможет в ряде случае заменить собой стандартный договор.
Когда документ может быть признан недействительным
Несмотря на то, что Закон никак не предусматривает форму гарантийного письма, неверно составленный документ может стать причиной объявления его недействительным. Основной причиной, по которой гарантийное письмо может быть признано ничтожным, является нечёткость формулировок, невозможно точно определить намерения автора.
Основными факторами, влияющими на действительность гарантийного письма, могут быть:
- несоблюдение делового стиля;
- подпись лицом, не имеющим достаточных полномочий;
- нарушение предусмотренной структуры документа;
- отсутствие налоговых и банковских реквизитов компании, составляющей письмо;
- неверно проставленная сумма задолженности, неуказание номера и даты первичного документа-основания.
Чтобы написанное гарантийное письмо было полностью легитимным, следует чётко соблюдать правила его составления.
Правильное гарантийное письмо: как избежать ошибок
Документ, содержащий гарантийные обязательства, составляется на фирменном бланке организации. В шапке формуляра должны присутствовать следующие данные:
- полное название ЮЛ или ФИО ИП;
- налоговые данные — ОГРН , ИНН и КПП ;
- место нахождения (почтовый адрес с индексом);
- реквизиты банка и расчётный счёт;
- контактные сведения.
Наименование письма или его тему указывать не обязательно. Однако в документе должны быть зафиксированы дата оформления и номер по регистру исходящей корреспонденции.
В теле гарантийного письма на оплату долга необходимо указать:
- размер имеющейся задолженности (цифрами и прописью);
- срок уплаты;
- список товаров/работ/услуг, относительно которых имеется задолженность с перечнем первичных документов;
- форма ответственности за невыполнение обязательств в предопределенный срок с расчетом штрафных санкций.
Если гарантийное письмо составлено на нескольких страницах, то требуется сшить документ, а в нижней части каждой страницы проставить визу руководителя.
Образцы
Для облегчения оформления гарантийного письмо целесообразно воспользоваться образцом. Исходя из обстоятельств и целей, которые преследуются при составлении документа, можно применять подходящий шаблон.
Подтверждение юридического адреса
Гарантийное письмо о подтверждении юридического адреса
Подтверждение оплаты
Гарантийное письмо о подтверждении оплаты задолженности
Гарантия трудоустройства
Гарантийное письмо о трудоустройстве
Кто подписывает
При составлении документа должности подписантов прописываются полностью, без сокращений. Когда гарантийное письмо подписывается уполномоченным должностным лицом, то целесообразно приложить Доверенность на право подписи, выданную организацией.
Вручение документа
Доставить гарантийное письмо заинтересованному лицу можно традиционными способами — воспользовавшись услугами почтовой связи или при личном визите. На практике документы чаще переправляются посредством факса или при помощи электронной почты. Пересылка гарантийного письма на электронный почтовый ящик допускается, если адрес достоверно известен отправителю и зафиксирован в основном договоре.
Безошибочно составленное гарантийное письмо не только является существенным элементом делового документооборота, но и сможет в ряде случае заменить собой стандартный договор.
Источник: urhelp.guru
Каким требованиям должен отвечать текст письма?
Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.
Кто подписывает служебное письмо? Все ли служебные письма должны иметь заголовок, и как он должен быть оформлен?
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже реквизитов «Дата», «Регистрационный номер документа».
Источник: studfile.net
Структурные элементы делового письма: подпись, приложения
После того, как письмо написано, его надо подписать. Обычно деловое письмо подписывает ответственное лицо, от имени которого Вы писали. Эта подпись должна стоять после заключительной формулы вежливости.
После подписи надо написать имя автора письма, его должность и название организации. Например:
Подпись от руки
Media Law Institute
Эти несколько строк составляют блок подписи. Если письмо подписывает женщина, то она должна указать, кроме имени, еще и форму вежливого обращения к ней. Например, Aliona Romaniuk (Miss).
Иногда в деловых письмах можно встретить сокращение «p.p». Он называется «per pro» (это тоже сокращение от латинского «per procautionem», значит «от имени кого-то»). Чаще всего «p.p» используют секретари, которые подписывают письма от имени руководителя. Если Вы ставите свою подпись по доверенности вашего руководителя, то делайте это так:
Подпись от руки
Сейчас можно использовать электронные подписи. Это очень удобно, поскольку такое письмо доставляется получателю электронной почтой мгновенно, и никаких опасений не возникает. Но, все таки, дублируйте письмо почтой обязательно, поскольку большая часть документации ведется в бумажном виде.
Приложения
Если Вы делаете деловое предложение, то желательно к письму прикладывать приложения. Это могут быть буклеты, листовки, проспекты и т.п. Во-первых, если приложения правильно оформлены, то это визуализирует Ваши предложения, а во-вторых, делает письмо менее перегруженным информацией. Обязательно в тексте письма напишите о том, что есть приложения.
Лучше всего в конце письма (в левом углу) написать «Enc.», «Encl» или «Enclosures» («Приложение»). Если же вы прилагаете несколько документов или их копий, то перечислите их после слова «Enclosures».
Дополнительные страницы письма
В том случае, если Ваше письмо занимает больше одной страницы, то используйте дополнительные листы. Эти страницы не должны содержать шапку письма. Но обязательно их пронумеруйте, укажите дату и имя получателя.
Текст постскриптума (P.S.)
Есть еще один элемент, который часто используют в деловых письмах – это P.S. (Post Scriptum – дополнение к письму). В постскриптуме пишите только важные вещи, на которые надо обратить внимание. Можете написать подтверждение описанного выше предложения или просьбу выслать незамедлительно какие-то документы или информацию.
Используйте все эти структурные элементы, чтобы Ваше письмо было правильным и понятным. Вы должны полностью определить стиль и тон, в каких будете писать. Сделайте план всего, что хотите сказать, обдумайте какую информацию и в каком количестве будете излагать на бумаге.
Помните, что Ваше письмо должно быть логичным. Каждая мысль выражается одной фразой. Каждая фраза должна иметь смысловую связь со следующей фразой. Если Ваше письмо длинное, обязательно обратите внимание на этот аспект. В любом случае, каждый следующий абзац должен раскрывать смысл предыдущего.
Когда Вы пишете письмо в англоязычную страну не забудьте о кольцевом обрамлении письма – фразы вежливости в начале и в конце должны соответствовать.
Источник: www.experto24.ru