Если контрагенты попросят переделать бумаги, то контролирующие органы в большинстве случаев затребуют доказательства правомерности таких действий. Для вычета по НДС надлежит отправлять в ИФНС оригинал счета-фактуры, подписанный главбухом (п. 6 ст. 169 НК, письмо Минфина №03-07-09/42854 от 27.08.2014).
Чтобы подтвердить право одной подписи директора за бухгалтера, необходимо представить специальный приказ. Иначе придется обращаться в суд и доказывать правоту.
Если руководящее лицо выполняет функции главбуха, то вычет по счету-фактуре, подписанному одним и тем же человеком, примут (постановление ФАС Северо-Кавказского округа №Ф08-6533/2008 по делу №А53-2656/2008-С5-14 от 29.10.2008, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу №А53-17547/2008-С5-23 от 03.06.2009).
Имеет ли аутсорсинговая компания право подписи за главного бухгалтера предприятия?
В счете-фактуре отсутствует подпись главного бухгалтера ~ Можно ли принять к вычету НДС?
Налоговики часто отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре подписи главного бухгалтера. Приходится признать, что в большинстве случаев они поступают законно. Впрочем, есть и нюансы.
Требование о наличии подписи главного бухгалтера содержится в пункте 6 статьи 169 НК РФ (разъяснение позиции налоговой, в частности, содержится в Письме УФНС России от 25.05.2007 г. N 19-11/048795).
Если налогоплательщик принял к вычету НДС на основании таких неподписанных счетов-фактур, то налоговые органы потребуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции (п. 1 ст. 122 НК РФ).
Кроме того, налогоплательщик будет обязан уплатить пени за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС в размере 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ (п. 4 ст. 75 НК РФ).
Итак: по общему правилу принять к вычету НДС по счету-фактуре, в котором отсутствует подпись главного бухгалтера, нельзя.
Нет правил без исключения
Хозяйственная жизнь, зачастую, оказывается сложнее чем конструкция, описанная Налоговым кодексом.
Практика выявила следующие исключения из нашего общего правила.
- Счет-фактура выставлен индивидуальным предпринимателем. Если счет-фактура выставлен ИП с указанием реквизитов о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя, подписи бухгалтера в документе быть не должно. ИП не ставит подпись вместо главного бухгалтера — строка остается пустой. Впрочем, наличие «лишней» подписи за главного бухгалтера не будет являться основанием для отказа в вычете.
- Счет-фактура подписан другим уполномоченным лицом. Счет-фактура может быть подписан за главного бухгалтера лицом, уполномоченные на это приказом, иным распорядительным документом по организации или доверенностью.
Так как и Налоговый кодекс Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость не предусматривают изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры, вносить сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не нужно. Но если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных его подписывать (например, указаны реквизиты доверенности), то такая счет-фактура считается оформленной без нарушений; - Руководитель и бухгалтер – одно лицо. Если руководитель фирмы и главный бухгалтер — одно лицо, тогда он будет подписывать счета-фактуры одинаковой подписью в полях «подпись руководителя и главного бухгалтера». Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания: «Я, генеральный директор, возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера…» Подпись за главного бухгалтера в этом случае обязательна.
Прием передача дел при смене главного бухгалтера
Ошибочно проставленную подпись в счете-фактуре можно исправить. Порядок внесения изменений в счета-фактуры регламентирован п. 29 Правил. Такие исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений. Своевременное исправление выявленных нарушений в оформлении счетов-фактур не может служить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС при условии добросовестности действий налогоплательщика.
Если исправления внесены в другом налоговом периоде, то НДС по такому счету-фактуре можно будет принять к вычету в том налоговом периоде, в котором внесены исправления (Письмо Минфина России от 22.03.2006 N 03-04-11/61).
Согласно требованию абзаца 2 пункта 7 Правил, организация при внесении исправлений в счета-фактуры оформляет дополнительный лист книги покупок за квартал, в котором НДС по счету-фактуре была неправомерно принят. В таком дополнительном листе делается запись об аннулировании неправильно заполненных счетов-фактур. Именно отсюда возникает необходимость сдать уточненную декларацию по НДС. Организации во избежание штрафных санкций следует доплатить НДС и, если необходимо, пени.
Однако существует арбитражная практика, по которой НДС по исправленному счету-фактуре принимается не на дату внесения исправления, а в периоде совершения хозяйственной операции:
- Постановление ФАС СКО от 30.04.2009 г. № А32-8442/2008-33/107
- Постановление ФАС МО от 21.02.2008 г. № КА-А41/627-08)
Итак, к заполнению подписи счета-фактуры необходимо относиться очень аккуратно. При необходимости можно исправить ситуацию, внеся исправление в том же налоговом периоде, что и совершение хозяйственной операции. Это позволит избежать споров с налоговой.
- Статья 169 НК РФ. Счет-фактура
- Росздравнадзора от 14.06.2005 N 01И-263/05
- Статья 122 НК РФ. Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора, страховых взносов)
- Статья 75 НК РФ. Пеня
- Налоговый кодекс
- Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость
- Письмо Минфина России от 22.03.2006 N 03-04-11/61
- Рособрнадзора от 11.06.2004 N 01-17/05-01
- «РД 153-39.0-064-00. Нормы времени на геофизические услуги в горизонтальных скважинах, пробуренных на нефть и газ»
Как оформить полномочия
Если при передаче полномочий и вступлении в должность руководитель принял на себя не только свои непосредственные обязанности, но и ведение бухгалтерского учета, он вправе визировать все категории документов самостоятельно. Отдельная доверенность или распоряжение для этого не потребуются.
Таким же образом устанавливается право подписи ИП за главного бухгалтера: если в его коммерческой деятельности не предусмотрено наличие главбуха, финансовую документацию подписывает предприниматель или его доверенный представитель (п. 3 ст. 7 402-ФЗ от 06.12.2011).
Кто подпишет счет-фактуру, если главбух без права подписи?
Счет-фактура (а также некоторые другие используемые в учетном процессе документы) в своем составе имеет реквизит подписи главбуха. Если у главбуха отсутствует право подписи, как его заполнить?
Заполнить данный реквизит может:
- руководитель фирмы — если он возложил обязанности главбуха на себя;
- штатный специалист — в этом случае его полномочия должны быть подтверждены приказом или доверенностью;
- третье лицо — появление его подписи на счете-фактуре будет законным, если соответствующие полномочия указаны в доверенности.
Поможет справиться с процедурой оформления и подписания счета-фактуры статья «Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?».
Необходимо отметить, что в налоговом и бухгалтерском законодательстве отсутствует указание на то, в каких документах и при каких условиях главбух обязан поставить свою подпись в обязательном порядке. Это означает, что подписывать документы может любой уполномоченный на данную процедуру сотрудник.
Образец приказа о возложении права подписи документов на определенный круг лиц см. в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».
Как заполнять документы, которые подписывают руководитель и главбух
В законодательстве указано, что отчет является заполненным после подписания непосредственным руководителем предприятия (ст. 13 402-ФЗ, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа №Ф03-6116/2018 по делу №А73-8993/2018 от 05.02.2019).
В такой отчетности, как бухгалтерский баланс и его упрощенные формы, отчеты о финансовых результатах, изменении капитала, движении средств, виза главбуха больше не требуется (приказ Минфина №57н от 06.04.2015). Если проверяющее ведомство настаивает на подписании двумя сотрудниками, сошлитесь на этот норматив.
Полномочия по визированию документации определяются в учредительных документах. Зафиксируйте в них все вопросы по подписанию бухгалтерской и налоговой документации.
Об авторе
Александра Задорожнева Практикующий бухгалтер. Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении.
Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.
Обойдемся без посредников
Кроме того, отчет о прибылях и убытках переименуют в отчет о финансовых результатах, а подпись главного бухгалтера исключат из бухгалтерского баланса. Проект приказа минфина с такими поправками опубликован на Едином портале для размещения информации о разработке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатов их общественного обсуждения.
«Эти изменения необходимы, чтобы бухгалтерскую (финансовую) отчетность и ПБУ привести в соответствие с действующим законодательством в сфере бухгалтерского учета. В частности, бухгалтерская (финансовая) отчетность и ПБУ в некоторых отдельных моментах не соответствует нормам Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Т.е. изменения в законодательстве о бухучете произошли, но отчетность и некоторые нормы ПБУ остались прежними. Поэтому важно привести все в соответствие друг с другом», — пояснил партнер Дмитрий Липатов.
По его мнению, самым важным и интересным из всех изменений является появление новой формы отчета для субъектов малого предпринимательства «Отчет о целевом использовании средств». «Все остальные изменения незначительны и по сути ничего не изменят, а это новшество вводит дополнительную форму отчетности, что совсем немного усложнит ведение бухгалтерского учета и слегка увеличит документооборот», — отметил он.
Вместо главбуха баланс будет подписывать руководитель. «Так, подпись главбуха уже давно по закону не является необходимой для отчетности. В частности, в законе N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. Таким образом, вносимые изменения просто убирают из отчетности лишнюю графу для подписи бухгалтера, которая уже несколько лет как не требуется и отсутствие которой не делает отчетность незаконченной», — сказал Дмитрий Липатов.
Подписывать баланс, как и раньше, будет генеральный директор, на котором лежит основная ответственность по любым вопросам, связанным с налогообложением. «Исключение подписи главбуха является закономерным обновлением законодательных норм под современные реалии. Дело в том, что сейчас далеко не все (даже довольно крупные) компании имеют бухгалтера в штате. Многие привлекают удаленных специалистов, также активно развиваются различные сервисы автоматизации бухгалтерии. Соответственно, обязательная подпись главного бухгалтера — это в современных реалиях некий рудимент», — сказал Андрей Люшин, заместитель председателя правления, Локо-Банк.
Однако наличие обязательного реквизита, предусматривающего подпись главного бухгалтера на формах отчетности, приводило некоторых специалистов к вопросам о возможной ответственности в размере 200 руб. за документ согласно ст. 126 НК РФ. В то же время руководитель может передать полномочия по подписанию отчетности другому лицу и с точки зрения разумного распределения ответственности именно составитель отчета должен принимать на себя всю полноту связанных с этим обязательств, полагает Елена Лазарева, глава проектов практики «Юридическое и налоговое консультирование» консалтинговой группы «НЭО Центр».
Может ли ИП выдать доверенность на подписание первичных документов и счетов-фактур
Ответ:
ИП может выдать доверенность на подписание счетов-фактур, но первичные учетные документы он должен подписывать самостоятельно. Доверенность на подписание счетов-фактур должна быть удостоверена нотариально. В случае несоответствия первичных учетных документов и счетов-фактур обязательным требованиям налоговый орган может признать расходы и налоговые вычеты, учтенные на основании таких документов, документально не подтвержденными и не обоснованными, а также доначислить на этом основании налоги.
Подпись лица, совершившего хозяйственную операцию либо ответственного за ее оформление, является одним из обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).
В отношении индивидуальных предпринимателей дополнительные требования установлены п. 10 порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430 от 13.08.2002). Согласно этой норме передавать право подписи первичных документов другим лицам индивидуальные предприниматели не могут. Исключение сделано только для кассового чека.
Поскольку счет-фактура не является первичным учетным документом, право его подписания индивидуальный предприниматель может передать другому лицу на основании доверенности (п. 6 ст. 169 НК РФ).
По общему правилу порядок оформления доверенности установлен гл. 10 ГК РФ. В частности, в доверенности обязательно должна быть указана дата ее выдачи (ст. 186 ГК РФ), иначе она считается недействительной.
При оформлении доверенности на подписание от лица индивидуального предпринимателя счетов-фактур нужно учитывать и специальные требования, установленные налоговым законодательством. Так, пунктом 6 ст.
169 НК РФ закреплено, что в доверенности от ИП на подписание счетов-фактур следует указать реквизиты свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя. Поскольку НК РФ приравнивает индивидуальных предпринимателей к физическим лицами, то доверенность, выданная предпринимателем в целях представления его интересов в области налоговых правоотношений, должна быть удостоверена нотариусом (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
Документ, подписанный неуполномоченным лицом, не может быть принят к учету. При нарушении ИП правил подписания счетов-фактур и первичных учетных документов покупатели (заказчики) этого предпринимателя столкнутся с неблагоприятными последствиями в виде отказа налогового органа признать расходы и вычеты по НДС обоснованными.
Ответ подготовлен Тимошкиной Юлией, старшим специалистом службы правового консалтинга компании РУНА
Источник: mjjm.ru
Кто подписывает документы вместо главного бухгалтера
Главный бухгалтер, как любой сотрудник компании, может уйти в отпуск, уехать в командировку или заболеть. Но работа компании в это время не останавливается: проводятся хозяйственные операции, составляются первичные документы, выплачивается зарплата, оплачиваются счета. Кто подписывает документы вместо главного бухгалтера?
Банковские документы (платежные поручения, банковские чеки на получение наличных денежных средств) подписывают должностные лица, которые поименованы в банковской карточке. Многие компании записывают в банковскую карточку (помимо генерального директора и главного бухгалтера) фамилии заместителя генерального директора и заместителя главного бухгалтера. Банковские платежные документы подписываются подписью (в том числе и электронной) того руководящего сотрудника, который отдает распоряжение на оплату.
Но кроме банковских документов, в компании создаются другие первичные документы: счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ, кассовые документы. Каждый из созданных документов должен быть подписан главным бухгалтером. На время отпуска, болезни, командировки главного бухгалтера издается Приказ по предприятию, в котором устанавливается, кто подписывает документы вместо главного бухгалтера. В Приказе указывается кто из сотрудников имеет право подписывать какие документы, указывается срок действия приказа.
В компаниях с существенным объемом документооборота принято в начале каждого календарного года Приказом устанавливать список первичных документов и работников — уполномоченных лиц, которым разрешается подписывать первичные документы. Многие ( не только начинающие) предприниматели считают, что можно подписывать все без исключения документы факсимильной подписью. Тем более, что (по их мнению) факсимиле ничем не отличается от подписи “живой”.
Положения статьи 169 Налогового Кодекса не предусматривают подписание счета-фактуры факсимильной подписью. Из практики можем смело заявить, что проверяющие из налоговой службы вообще не любят документы с факсимиле. В связи с чем, мы настоятельно не рекомендуем подписывать какие-либо документы факсимильными подписями.
Напрашивается еще один вопрос: Кто подписывает документы вместо главного бухгалтера, если это документы контролирующих органов (Налоговой инспекции или Пенсионного фонда). Для таких случаев, кроме Приказа, необходима Доверенность на представление интересов компании, включая возможность подавать и получать от имени общества документы и информацию, а также, при необходимости, вносить дополнения и исправления в документы и информацию.
Если во время отсутствия главного бухгалтера придет Требование о предоставлении документов (информации), то на основании статьи 93 НК РФ можно ходатайствовать о продлении сроков представления документов (информации).
Если у Вас есть вопросы по составлению и представлению отчетности в контролирующие органы, предлагаем воспользоваться услугами по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, для чего просим обращаться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67.
от 15 000 р.
- Постановка бухгалтерского учета
- Ведение бухгалтерского учета
- Сопровождение бухгалтерского учета
- Бухгалтерское обслуживание
Источник: saldoconsult.ru
Разрешение на подписывание счетов-фактур главным бухгалтером и «другим лица»
Кто подпишет счет-фактуру?
Налоговый кодекс Российской Федерации(1) разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица».
Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время. Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.д.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу. Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.
- в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
- как правильно оформить такое делегирование?
- какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного бухгалтера) лицами?
А теперь последовательно ответим на эти и сопутствующие им вопросы.
Кому делегируем право подписи счетов-фактур?
Правила оформления и состав обязательных реквизитов счетов-фактур установлены статьей 169 НК РФ.
Фрагмент документа
Пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации
. счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Таким образом, на счете-фактуре по общему правилу должны присутствовать две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера.
Если главного бухгалтера в принципе не существует?
Иногда небольшие фирмы, в штатном расписании которых отсутствует должность главного бухгалтера, опрометчиво игнорируют реквизит подписи главного бухгалтера. Такой подход неправилен и может привести к спорам с налоговыми органами. Отсутствие какой-либо из двух подписей на счете-фактуре влечет его признание недействительным.
На это указывает, например, письмо Минфина России от 29.11.2004 г. № 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика: «В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае – лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога на добавленную стоимость».
Но арбитражные суды не всегда занимают такую категоричную позицию. Ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях несут руководители, которые по своему усмотрению могут:
- либо ввести в штат должность главного бухгалтера,
- либо вести бухучет лично (ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).
Таким образом, законодательство допускает, что в организации вообще может отсутствовать должность бухгалтера.
Если ведение учета возложено на руководителя организации, значит, он сам и должен поставить свою подпись в отведенном для этого месте. Таким образом, закон допускает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.
Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицам
Как уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен. Таким образом, это могут быть:
- как работники организации,
- так и сторонние по отношению к компании лица.
Причем из формулировки НК РФ не ясно, может ли таким «иным лицом»(2)быть юридическое лицо. Ведь распространены случаи, когда ведение бухгалтерского учета передается на аутсорсинг другой компании, которая специализируется на предоставлении услуг по бухгалтерскому сопровождению. Но юридическое лицо само по себе не может ничего подписать, личный росчерк всегда ставит конкретный человек. Поэтому в подобных случаях рекомендуем делегировать право подписи этому конкретному человеку (работнику сторонней организации).
«Фигаро – здесь, Фигаро – там»
При принятии решения о делегировании права подписи может возникнуть еще один вопрос: можно ли доверить ставить обе подписи (и за руководителя организации, и за главного бухгалтера) одному лицу?
Анализ действующего законодательства о налогах и сборах позволяет сделать вывод, что можно. Как мы уже отмечали, НК РФ не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры: доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, организация ничего не нарушит.
Как документировать делегирование права подписи?
Делегирование права подписи счетов-фактур оформляется (на это есть прямое указание в п. 6 ст. 169 НК РФ):
- либо приказом (иным распорядительным документом) по организации,
- либо доверенностью от имени организации.
Из оформленных документов должно быть однозначно понятно, что в том или ином периоде на определенных лиц возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя организации и / или за главного бухгалтера.
Приказ или доверенность?
Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда – выдавать доверенность?
НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, что указывает законодатель, – это альтернативность документов: достаточно одного из них.
На практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из них:
- Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией.
Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказы, иные распорядительные документы), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. - Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность.
При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности – подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. Во время замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации.
Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:
Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление «права», но не делегирование впрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и / или должностную инструкцию(3) работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, тогда соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договор возмездного оказания услуг и т.п.).
Может возникнуть ситуация, когда контрагент может возразить, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед «внешними» лицами требуется доверенность. А вот налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
- в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять доверенностью;
- при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и / или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
- приказом (иным распорядительным документом) по организации, а также
- целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
Оформляем приказ
Приказ (иной распорядительный документ) должен оформляться соответствующим образом:
- как правило, на бланке организации (при использовании в документообороте утвержденных бланков) и
- за подписью руководителя организации (лица, его замещающего либо действующего на основании учредительных документов).
