Кто утверждает кадровые документы в ИП

Деятельность любой компании или предприятия фиксируется в различных документах.

Государственные предприятия, а также структуры законодательной и исполнительной власти РФ издают решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Коммерческие фирмы и частные предприятия принимают уставы, положения, приказы, инструкции и т. д.

Для разработки документов можно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 и постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477.

Положение

Положение – это документ, который определяет порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

• индивидуальные (например, об отделах, управленческих подразделениях);
• типовые (о структурных подразделениях).

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель (например, работник кадровой службы) составляет проект документа и согласовывает его с юридическим отделом. Руководитель структурного подразделения и исполнитель должны его подписать, после чего проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.

Кадровый учет «с нуля»

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Текст положения может состоять из разделов:

• общие положения;
• основные задачи и функции;
• права;
• организация работы компании в целом или ее структурных подразделений.

Устав

Устав – это свод правил, которые регулируют деятельность компании, а также взаимоотношения ее членов в процессе хозяйственной деятельности.

Структуру устава определяет сама компания-разработчик, исходя из целей и задач своей деятельности. Но в целом текст устава должен включать разделы:

• общие положения (определяют задачи и цели создаваемой компании);
• организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
• регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
• финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
• отчетная и ревизионная деятельность;
• порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Утверждают устав коммерческой компании ее учредители или наблюдательный орган компании (например, совет директоров) своим решением.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ, в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности компании, ее подразделений и должностных лиц.

Инструкции условно можно разделить на две группы.

1. Инструкции, которые регламентируют порядок выполнения какого-то процесса, в котором принимают участие работники и руководители структурных подразделений компании.
2. Должностные инструкции, которые определяют функции, права, обязанности и ответственность работников и руководителей компании в целом и ее структурных подразделений.

Инструкция состоит из разделов:

Совместный эфир «Кадровые документы. Кадровый учет в микропредприятиях»

• «Общие положения» (устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее);
• «Должностные обязанности» (определяет виды работ, выполняемые сотрудником);
• «Права» (устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы);
• «Ответственность» (определяет, за что работник несет ответственность).

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отдел кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст должен быть согласован с юристом, отделом труда и заработной платы.

Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ (например, приказ).

Датой введения инструкции в действие считают дату ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, название должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки и месячный фонд заработной платы.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель предприятия.

Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает.

Штатное расписание составляют и утверждают ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительны, то переутверждать штатное расписание на предстоящий год не обязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений.

Для штатного расписания можно использовать типовой бланк. Его форма (№ Т-3) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

• Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
• Вы получите бератор по очень выгодной цене
• Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет

Источник: www.berator.ru

Кадровые документы организации — оформление, регистрация и хранение

Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.

Обязательные кадровые документы в организации

С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.

Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).

Также в список кадровых документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать не предприятии, следует отнести инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

Все вышеуказанные кадровые документы для ООО, как и для любого другого предприятия, относятся к локальным нормативным актам, они проверяются инспекторами федеральной службы по труду и занятости в первую очередь.

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:

• Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
• Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести трудовую книжку, справку о трудоустройстве, трудовой договор, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.

Документация информационно-расчетного характера, официальная переписка

Ведение специалистами отдела кадров этой группы документов требуется для сбора персональной информации о работниках, а также для систематизации данных об их трудовой деятельности. К этим видам кадровых документов следует отнести личную карточку сотрудника, личное дело, а также штатное расписание и табель по учету рабочего времени.

С помощью деловой внутренней переписки все кадровые решения могут быть зафиксированы и задокументированы. К примеру, чтобы привлечь сотрудника за проступок к ответственности необходимо затребовать с него объяснительную записку. А чтобы поощрить трудящегося на предприятии, требуется составленное непосредственным руководителем представление на имя главы предприятия.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия.

Журналы регистрации кадровых документов

В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:

• локальных нормативно-правовых актов;
• трудовых договоров;
• составленных приказов об отпусках;
• приказов о командировках.

Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.

Акт приема-передачи кадровых документов – образец

В некоторых случаях на предприятии требуется провести процедуру передачи кадровой документации. Это возникает при переводе на другую должность или увольнении кадрового специалиста, а также при реорганизационных мероприятиях на предприятии и т.д.

В первую очередь следует выяснить, существует ли на предприятии установленный порядок передачи и образец акта. При его отсутствии следует оформить данный акт произвольно с указанием наименования организации, членов комиссии, их должности, а также перечня передаваемых документов.

Процедура передачи включает в себя формирование комиссии, проверку правильности ведения документооборота (наличие обязательных документов, корректность их составления и хранения), формирование акта приема-передачи.

В комиссию включаются в обязательном порядке новый сотрудник, принимающий дела, и прежний – их передающий. Помимо этого, в качестве членов комиссии могут присутствовать: глава предприятия, специалисты отдела бухгалтерии, делопроизводитель, специалисты юридического отдела и др.

Источник: ktovdele.ru

Приказ ИП о приеме на работу: скачать образец

Содержание

• Как ИП оформить прием на работу сотрудника
• Порядок оформления и документы
• Приказ ИП о приеме на работу сотрудников
• Обязательные реквизиты для документа
• Рекомендации к оформлению приказа

Многие индивидуальные предприниматели ведут бизнес в одиночку, однако при расширении производства и уровня продаж у ИП может возникнуть необходимость найма работников. В статье расскажем про приказ ИП о приеме на работу, поговорим об особенностях приема сотрудников, а также о порядке оформления соответствующих документов.

Как ИП оформить прием на работу сотрудника

За физическими лицами, зарегистрированными в форме ИП, закрепляется право найма работников. ИП вправе оформить сотрудника как на постоянную, так и на временную должность. Также предприниматель может принять на работу сотрудника, предоставив ему особый график (посменная работа, скользящий график, неполный рабочий день, т.п.).

Порядок оформления и документы

Ниже представлена пошаговая инструкция для ИП при оформлении на работу сотрудника:

Шаг 1. Получение от работника необходимых документов. Первым этапом оформления сотрудника является запрос у него документов, удостоверяющих личность, подтверждающих наличие образования, трудовой стаж, пр.

В общем порядке ИП следует запросить такие документы:(нажмите для раскрытия)

• паспорт;
• трудовая книжка (при наличии);
• диплом о высшем образовании (при наличии);
• документы воинского учета (для военнообязанных);
• свидетельство пенсионного страхования.

ИП вправе затребовать у кандидата на должность прочие документы, если в этом есть необходимость (например, сертификат о прохождении курсов, тренингов, стражировок, т.п.).

Вместе с необходимыми документами, ИП следует затребовать у работника составить и подать заявление о приеме на работу. Форма документа – свободная, с указанием необходимых реквизитов (ФИО работника, данные ИП, дата приема на работу, должность, дата составления документа, подпись заявителя). Отметим, что документ не является обязательным к оформлению. Однако, большинство ИП все-таки предпочитают оформить заявление, в целях снижения риска возникновения разногласий и споров с работником и контролирующими органами в будущем.

Шаг 2. Оформление трудового договора. Один из основных этапов приема на работу сотрудника для ИП – заключение с работником трудового договора. В документ следует внести пункты, касающиеся основных условий работы сотрудника, в том числе:

• должность;
• оклад и прочие выплаты;
• продолжительность рабочего дня;
• рабочий график;
• количество дней отпуска.

Шаг 3. Ознакомление работника с внутренними документами. Если у ИП имеются внутренние нормативные акты, то работника следует ознакомить с документами до его преступления к своим должностным обязанностям. В частности, речь идет о:

• правилах трудового распорядка;
• положении об охране труда;
• коммерческой тайне, т.п.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу. После подписания трудового договора ИП может переходить к изданию приказа о приеме на работу сотрудника. При составлении документа ИП следует руководствоваться унифицированной формой Т-1. Более подробно об особенностях оформления приказа мы расскажем ниже.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку. После издания приказа ИП вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника. В трудовой книжке отражается информация о должности, на которую принят сотрудник, дата принятия на работу, а также документ – основание (номер и дата приказа).

Приказ ИП о приеме на работу сотрудников

Обязательные реквизиты для документа

Приказ ИП о приеме на работу сотрудника должен быть оформлен с учетом следующих обязательных реквизитов:

• полная информация об ИП (ФИО, адрес регистрации, код ИНН, контрактные данные);
• дата и номер приказа;
• ФИО работника;
• должность, на которую принимается сотрудник;
• дата приема на работу;
• номер и дата трудового договора, на основании которого осуществляется прием на работу.

Вышеуказанная информация должна быть обязательно указана в приказе, вне зависимости от того, использует ИП унифицированную форму Т-1 или нет.

В общем порядке приказ считается вступившим в силу после подписания документа ИП. Если в приказе указана дата вступления в действие, и она позже даты подписания приказа ИП, то эта дата и является моментом вступления приказа в силу. Приказ признается действительным только в случае, если с его текстом ознакомлен и согласен работник (подпись сотрудника в графе «Ознакомлен и согласен»).

Рекомендации к оформлению приказа

Оформляя приказ, ИП рекомендуется указать в тексте документа следующую информацию:

1. Отражение в приказе дополнительных данных о сотруднике (ИНН, адрес прописки и фактического места проживание, контактные телефоны).
2. Указание расширенной информации о должности (условия работы, график – почасовой, посменный, скользящий, при наличии – название подразделения).
3. Если ИП имеет достаточно большой штат сотрудников (более 50 человек), то при найме на работу сотрудникам следует присваивать табельный номер, с отражением соответствующей информации в приказе.
4. В случае если прием на работу осуществляется с условием прохождения испытательного срока, то об этом также следует упомянуть в приказе (период испытательного срока, дата начала и окончания). Отметим, что работник считается официально принятым с первого дня начала испытательного срока, а не по его окончанию. При этом ИП вправе на период испытания установить работнику иной оклад, отличный от основного.
5. После составления приказа документ подписывается ИП и работником (графа «Ознакомлен и согласен», дата).

Источник: online-buhuchet.ru