Решение позволяет организовать на предприятии работу с локально-нормативными документами, актами и документами СМК.
Процесс ведения локально-нормативной документации включает в себя:
- разработку и согласование документов;
- составление их перечня;
- актуализацию и ввод документов в действие;
- отслеживание сроков окончания их действия;
- ознакомление сотрудников с документами.
Решение «Управление локально-нормативными документами» помогает:
- создавать и согласовывать проекты локально-нормативных документов;
- создавать и подписывать приказы о вводе в действие;
- знакомить сотрудников с новыми документами, а также с изменениями в действующих;
- вести реестр локально-нормативных документов.
Создание и согласование проекта документа
Инициатор создает локально-нормативный документ (ЛНД), в карточке которого указывает соответствующий вид:
Как работает бизнес NL. Первая встреча. Обзор компании NL.
Далее ЛНД согласуется по утвержденному в организации регламенту.
Создание приказа о введении ЛНД в действие
После согласования ЛНД инициатор создает приказ о вводе его в действие. Приказ можно создать прямо из карточки ЛНД:
При сохранении приказа он автоматически связывается с ЛНД соответствующим типом связи:
Ознакомление сотрудников с ЛНД
После подписания приказа система автоматически:
- преобразует ЛНД и приказ в один документ в формате PDF;
- наносит на итоговый документ водяной знак и штамп электронной подписи.
Инициатор может ознакомить сотрудников с ЛНД с помощью стандартных механизмов Directum RX.
Уведомление об изменениях в ЛНД
Если необходимо актуализировать действующий ЛНД и изменения незначительные, то инициатор создает по утвержденному шаблону документ «Извещение об изменении НД»:
В извещении инициатор описывает изменения ЛНД и отправляет его на согласование по регламенту. Ознакомить сотрудников с ЛНД можно с помощью стандартных механизмов Directum RX.
Если изменения к ЛНД значительные, создается новый нормативный документ. Чтобы отразить замену ЛНД, инициатор устанавливает соответствующую связь:
Анализ
Все ЛНД и извещения об их изменении доступны в реестре внутренних документов. С помощью гибкого механизма фильтрации можно оперативно получить доступ к списку в различных разрезах: например, по дате, статусу, виду документа или автору:
Почему одни пашут за гроши, а другие получают все? Про страхи и соблазны Мира. Маргулан Сейсембаев
Решение — пример реализации для конкретного заказчика (ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ»), может быть разработано под индивидуальные требования вашей компании.
Источник: www.directum.ru
Локально-нормативная документация
Локально-нормативная документация (ЛНД) – важнейшие документы, которые целесообразно подписывать ЭП. Несвоевременное подписание ЛНД по охране труда и промышленной безопасности приводит к рискам и штрафам. Процесс подписания значительно ускоряется с помощью ЭП, не теряя при этом юридической значимости.
Примеры ЛНД
- Инструктаж по охране труда
- Нормативная документация
- Карта процессов
- Рабочие инструкции
- Приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность
- Приказ о назначении ответственных за обеспечение и исправное состояние первичных средств пожаротушения
- Приказ о порядке проведения обучения противопожарному минимуму
- Приказ об определении и оборудовании мест для курения
- и т.д.
Схема работы с ЛНД и возможные статусы документа
Гибкая настройка маршрутов Lexema-ECM позволяет организовать любую цепочку согласований и подписаний ЛНД. Ниже приведен пример такой цепочки.
- Специалист отдела кадров формирует документ ЛНД, указывает зону ответственности данного ЛНД (подразделение, должность), и документ массово отправляется на подписание
- Работник знакомится с ЛНД и подтверждает это с помощью ЭП
Источник: lexema.ru
Библиотека локально-нормативной документации
Локальные нормативные документы представляют собой внутреннюю корреспонденцию, по которой сотрудники должны соблюдать определённые нормы при работе. Кроме свода правил, такая документация содержит полезную информацию типа справочников и методичных указаний.
Почему стоит сделать библиотеку ЛНД автоматизированной?
Так как работникам организации нужен постоянный доступ к локальным данным, библиотека должна находиться в публичном доступе. Организация такого подхода трудна без программы электронного документооборота. При систематизации данных в одну папку возникают такие проблемы, как:
- Трудности при структурировании хранения информации.
- Необходим контроль над актуальностью документов.
- Возвращение к предыдущим версиям документа невозможно.
- Проблемы с предоставлением прав доступа разным администраторам.
- Нельзя увидеть, ознакомились ли сотрудники с документацией.
Как Verdox поможет в работе с локально-нормативных документов?
Система организует общее хранилище локальных данных, включая корпоративные документы. Значительно ускорится процесс поиска нужного документа для сотрудников.
Это повышение эффективности работы!
Руководители же получат удобный контроль над выпуском документации и проверкой ознакомления с ней работников. Также появится возможность отслеживать и сохранять изменения текста. Главными достоинствами использования Verdox для работы с ЛНД являются:
- Сотрудники становятся более информированными о нововведениях норм и правил в компании.
- Значительно ускоряется адаптация новых работников.
- Сотрудники получают доступ к бланкам и шаблонам внутренней корреспонденции.
- Постоянная проверка актуальности базы данных организации.
- Сотрудники быстро и эффективно понимают суть новых приказов и распоряжений.
- Права доступа к документации можно регулировать по усмотрению руководителя.
1. Verdox поддерживает множество типов ЛНД, для каждого из которых может быть определен шаблон.
2. ЛНД вводится в действие через утверждение уполномоченным сотрудником.
3. Также ЛНД может быть введен в действие через выпуск приказа об утверждении ЛНД.
Более подробно рассмотреть реализацию всех решений Вам поможет Виртуальный тур
Источник: verdox.ru
