Лучший ЭДО для ИП

Всё большее число компаний переходят на отправку отчётности в налоговый орган с помощью оператора ЭДО – электронного документооборота. Правда, любого попавшегося выбирать нельзя. В нашем материале – полный перечень таких операторов, которые получили одобрение со стороны центрального аппарата ФНС России.

Сдача отчётности

Представление отчетности в электронном виде происходит по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) и с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. При этом посредником по передаче электронных документов выступает оператор системы электронного документооборота.

Через доверенного оператора электронного документооборота можно сдавать:

• отчётность по налогам;
• отчётность по страховым взносам;
• бухгалтерскую отчётность.

На сегодня ситуация такова, что в некоторых случаях без оператора электронного документооборота не обойтись. Он необходим, когда (п. 3 ст. 80 НК РФ):

1. Среднесписочное количество персонала за минувший календарный год – от 100 человек.
2. Создано новое юридическое лицо (в т. ч. в рамках реорганизации) с количеством персонала от 100 сотрудников.
3. По конкретному налогу (страховым взносам) прямо предусмотрена обязанность сдавать только электронную отчётность.

Медлить нельзя: организации из этого перечня должны в течение 10 дней с момента отнесения к одной из этих категорий обеспечить обмен электронными документами с налоговой с помощью одного из операторов электронного документооборота ФНС России. Для этого с оператором нужно заключить специальный договор на оказание таких услуг.

Как подключить ЭДО? Какого оператора выбрать? Зачем ЭДО

Каждый оператор ЭДО должен соответствовать требованиям, которые перечислены в приказе ФНС от 04 марта 2014 года № ММВ-7-6/76.

Преимущества

Можно выделить однозначные плюсы в отношении работы с оператором электронного документооборота:

• не нужна явка в налоговую инспекцию, так как отчетность в любое время дня и ночи может быть отправлена из офиса (экономия времени);
• не нужно дублировать сдаваемые материалы на бумаге;
• меньше ошибок технического характера (отчетность формируется по утвержденному формату; механизм выходного контроля проверяет правильность заполнения строк отчетности);
• быстрота обновления форматов сдачи отчетности (при изменении или введении новых форм до срока их представления плательщик может обновить их версии);
• есть гарантия, что отчётность пришла в налоговую (в течение суток можно получить подтверждение выполнения своих обязательств по сдаче, а также оперативно посмотреть свою личную карточку; нет потребности ждать актов сверки);
• защита отчетности от просмотра и корректировки третьими лицами;
• возможность получать в электронном варианте справки и выписки о расчетах с бюджетом, перечень сданной отчетности, акт сверки расчетов, разъяснения ФНС, а также направить налоговикам запрос.

Список

Полный список операторов ЭДО ведёт и постоянно актуализирует на своём официальном сайте www.nalog.ru Налоговая служба России. Вот точная ссылка (для московского региона):

Электронный документооборот (ЭДО) — что это? | Система ЭДО | Выбор оператора ЭДО

Далее представлен актуальный список операторов электронного документооборота, через которых можно сдавать отчётность в электронном виде.

• Предыдущая запись
• Следующая запись

Источник: buhguru.com

Как выбрать оператора ЭДО

Трудовой кодекс разрешает оформлять кадровые документы в системе электронного взаимодействия с работником. Соответствующие статьи 22.1 – 22.3 ТК РФ заработали с ноября 2021 года. Обязанность вести бумажные носители и получать на них личную подпись работника сохранилась только в отношении журналов инструктажей по охране труда, трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, приказов об увольнении и актов о расследовании несчастных случаев. Все остальные кадровые документы можно перевести в «цифру» — ЭДО.

Работодатели могут использовать для ЭДО официальный цифровой портал «Работа в России» или свою информационную систему. Разбираем в статье, по каким критериям выбрать вендора — оператора электронного документооборота.

Скачайте образцы документов для работы:

Что нужно для внедрения ЭДО

Суть электронного документооборота состоит в замене бумажных документов «цифровыми» оригиналами, которые имеют такую же юридическую силу и такой же срок хранения. В 2022 году уже распространены электронные больничные, трудовые книжки, табели учета рабочего времени, командировки.

Требования к кадровому ЭДО указаны в ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ. Основное, что понадобится работодателю:

Важно! С 1 сентября 2022 года начнут действовать Правила взаимодействия информационной системы (ИС) работодателя и портала Госуслуги в ред. Постановления Правительства от 01.07.2022 №1192. Документ принят, чтобы облегчить процесс дистанционного обмена документами между кадровиками и работниками, а также соискателями на вакансии.

Платформа «Работа в России» хороша тем, что она работает через Госуслуги. Получить к ней доступ может не только работник компании, но и кандидат на трудоустройство. Работодатель сдает через «Работа в России» отчеты в Центр занятости, и это еще один аргумент в пользу выбора этой системы электронного взаимодействия.

Но у сервиса Роструда есть и минусы — ограниченная функциональность и лимит по количеству пользователей. Минтруд России в письме от 20.01.2023 №14-6/ООГ-303 разъяснил, что компания вправе использовать две системы: КЭДО «Работа в России» и собственную информационную систему работодателя.

По каким критериям выбирать оператора ЭДО

Преимущества электронного документооборота перед бумажным:

• ускоряет процесс подписания, особенно в отношении удаленных географически подразделений или дистанционных работников;
• делает прозрачным процесс согласования;
• снижает затраты на почтовую доставку, распечатки, копирование;
• облегчает поиск документов;
• избавляет от необходимости вести и хранить бумажный архив.

Чтобы все эти преимущества заработали, нужно ответственно подойти к выбору оператора электронного документооборота.

Эксперты предлагают руководствоваться следующими критериями:

1. Функциональные возможности. Система должна уметь работать с тем перечнем документов, который работодатель определил для ЭДО. Смотрите, есть ли в программе готовые шаблоны, возможность добавлять бланки пользователей. Важно наличие демо-доступа, чтобы познакомиться с работой ИС и не переплатить за лишние функции.

Здесь же обратите внимание на наличие удостоверяющего центра (УЦ) и возможность выпуска ЭЦП дистанционно.

Важно! С 1 марта 2023 года вступит в силу абзац 11 22.1 ТК РФ. И с этой же даты будут действовать Единые требования к составу и формату электронных документов по Приказу Минтруда России от 20.09.2022 №578н.

2. Тарифный план. Цена за пользование ИС зависит, главным образом, от количества подключенных пользователей и объема входящих, исходящих документов. Тарифы — самый непрозрачный блок на сайтах электронных операторов. Точные условия для конкретного заказчика можно узнать только при запросе коммерческого предложения.

3. Сервис и поддержка. Обратите внимание на понятность и доступность инструкций по пользованию ИС. Есть ли у вендора помощь в установке и настройке программы; сколько стоят такие услуги. Поищите в интернете отзывы пользователей о работе техподдержки конкретного оператора ЭДО.

4. Простота работы с электронными документами. Есть два основных способа использования ИС: через web-интерфейс и через интеграцию. В первом случае работать с документами в ЭДО может любой пользователь, у которого есть доступ в интернет, логин и пароль для входа. Во втором на устройство устанавливается специальное программное обеспечение.

Также в критерий входит простота получения, заполнения, подписания и отправки электронных документов.

5. Роуминг. Здесь речь идет о возможности обмена документами с контрагентами, подключенными к другим системам ЭДО. Роуминговое соединение полезно при отправке кадровых отчетов и сведений в ЦЗН, ПФР, ФНС; взаимодействии с другими работодателями — например, при выполнении подрядных работ или отправке сотрудника в командировку.

Совет

Посмотреть, у каких операторов ЭДО настроено роуминговое соединение друг с другом, можно на ресурсе Ассоциации РОСЭУ

6. Интеграция. Информационная система должна быть совместима с другими программными продуктами у работодателя или внешних источников. Чаще всего, это 1С, Битрикс и портал Госуслуги.

7. Мобильные решения. Не самый важный критерий, но многим пользователям удобнее работать через приложения для смартфонов.

Работодатель самостоятельно выбирает, какие критерии для него важнее. Малые предприятия часто ориентируются на ИС основных контрагентов, дублируют их у себя.

Операторы ЭДО: список

Электронный документооборот

В этом рейтинге собраны самые лучшие компании в 2023 году в разделе «Электронный документооборот». На 22.09.2023 доступно 3 предложения. Вы можете воспользоваться сортировкой по положительным и отрицательным отзывам, рейтингу и другим критериям.

Скрыть фильтр
Базовые возможности и входящие документы бесплатно
Способы оплаты
Оплата по счету
Демо-доступ
Отделы применения
Бухгалтерия, Логистика, Управление персоналом, Коммуникации
Общий рейтинг

Контролирующие органы и законы
Инспекция ФНС России по Ленинскому району г. Екатеринбурга
Роскомнадзор
Дата основания
Партнерская программа

Способы оплаты
Банковская карта, Банковский счет
Демо-доступ
Отделы применения
Бухгалтерия, Логистика, Управление персоналом, Складской учет, Коммуникации
Общий рейтинг
Контролирующие органы и законы
Инспекция ФНС России 7 по Ярославской области
Дата основания
Партнерская программа

15 отзывов
Способы оплаты
Банковский перевод, Банковская карта (Visa/MC/МИР)
Демо-доступ
Отделы применения
Бухгалтерия, Отдел кадров, Логистика, Коммуникации, Управление персоналом, Менеджмент
Общий рейтинг
Контролирующие органы и законы
Инспекция ФНС России № 4 по г. Москве
Роскомнадзор

Дата основания
Партнерская программа

Системы электронного документооборота стали ответом на современные требования к ведению бизнеса (обучение торгам и делопроизводству). Электронный документооборот позволяет частично или полностью отказаться от бумажных носителей и сделать взаимодействие с клиентами и другими структурами более быстрым и прозрачным. Сегодня в сети есть множество предложений по подключению электронного документооборота онлайн, но далеко не все сервисы могут обеспечить действительно надежную работу. В этом рейтинге вы найдете лучшие сервисы электронного документооборота и сможете ознакомиться с подробным обзором на каждый сервис.

Как возникает документооборот в организации

Документооборот – это перемещение возникающих в процессе работы предприятия документов. Документооборот образуют входящие, внутренние и исходящие документы. Документооборот обеспечивает слаженную работу отделов предприятия, а также контролирует взаимоотношения с клиентами и вышестоящими, а также контролирующими структурами.

Ни одно предприятие не может работать без документооборота. Именно поэтому системы электронного документооборота, сегодня нужны любому предприятию, независимо от сферы работы и размера компании. Самыми популярными платформами электронного документооборота в России являются Диадок и СБИС.

Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота значительно повышает эффективность работы любой компании. Система решает такие задачи как контроль документов на каждом этапе работы, быстрая доставка документации получателю, мониторинг работы отделов и исключает потерю документов и задержку с согласованием. В первую очередь автоматизация документооборота нужна генеральному директору, который с внедрением системы будет точно знать, на каком этапе обработки находится тот или иной документ компании, а также система повысит производительность труда сотрудников всех уровней. Сегодня для автоматизации процесса уже не нужно приобретать дополнительное дорогостоящее ПО, ведь подключить систему можно онлайн за приемлемую фиксированную плату. Самыми удобными платформами в России признаны: Pyrus, Directum RX, Synerdocs, Clipper, TESSA.

Функции систем электронного документооборота

Любая система электронного документооборота включает в себя набор базовых функций: Создание и регистрация электронных документов, их хранение и архивирование, создание карточки документа, движение документа по определенному маршруту, возможность его постоянного отслеживания. Дополнительно каждый сервис может предложить своим клиентам ряд дополнительных услуг, среди которых могут быть калькулятор экономии, маркировка документов, сервисное обслуживание, маркетинговые и обучающие материалы и т.д.

При выборе онлайн сервиса по электронному документообороту обратите внимание на возможные отрасли применения. Так, например сервис Диадок разработан для работы в области фармацевтики, энергетики, логистики, лизинга, недвижимости и других. Также обратите внимание на то, с каким бизнесом работает та или иная платформа. Так например Диадок предназначен для работы среднего бизнеса, а СБИС ориентирован на работу с крупными компаниями.

Популярные системы электронного документооборота

В нашем рейтинге вы можете ознакомиться с самыми популярными системами электронного документооборота. Ознакомившись с обзором на каждую из представленных систем, вы с легкостью сможете выбрать платформу, которая подходит именно для вашего бизнеса. При выборе системы обратите внимание также на наличие тестового периода, бесплатных функций и различных скидок. К примеру, подключив системы электронного документооборота Диадок, вы получите демо доступ и сможете воспользоваться бесплатной версией для входящих документов. Выбрав же систему СБИС, вы сможете получить скидку до 50% для новых ИП пользователей.

Источник: etorazvod.ru