Маршрутный лист образец для ИП

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 16,0 кб

Маршрутный лист – обязательный документ при совершении поездок, путешествий и любых перемещений. Совершенно никакого значения не имеет место, куда вы собираетесь совершать переезд или просто перемещение с коротким сроком. Вы в любом случае оформление поездки начинаете с составления маршрутного листа. В этом документе перечисляются все участники, осуществляющие поездку, их паспортные данные, особые требования.

Если в перемещении задействованы грузы, то перечисляются также материальные ценности и перемещаемое имущество. В образце маршрутного листа представлены 4 колонки, каждая из которых требует обязательного заполнения. Итак, в начале документа прописывают данные ответственного листа, которому будет подчиняться вся группы. А далее, начинают заполнять колонки. Первая колонка – это порядковый номер участников, второй столбец – паспортные данные, затем год рождения, и в завершении обязанности по группе.

Как заполнять НОВЫЙ ПУТЕВОЙ ЛИСТ для грузоперевозок в 2023 году

После таблички есть несколько пустых строк. В них прописывают маршрут, куда направляется группа. Это основные правила заполнения маршрутного листа. Как правило, они все идентичны и не вызывают трудностей при заполнении.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Маршрутный лист — это специальный первичный документ, подтверждающий расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы.

Кто использует

Маршрутный лист (МЛ) используют следующие категории работников:

• водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт;
• курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний);
• специалисты, которые по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы;
• сотрудники, совершающие служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

Стоит отметить, что этот список не является закрытым. Использовать такой вид первички вправе и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать МЛ с путевым — это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, эти бумаги имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Чтобы установить работнику разъездной характер работы, нужно оформить обязательный документы. Для этого используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов сотрудников, обязана разработать бланк самостоятельно.

Примерный бланк МЛ:

Как составить собственный бланк

Жестких нормативных требований, как сделать маршрутный лист, не установлено, допустимо разработать индивидуальный формат документа, который полностью отвечает особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа.
2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
4. Период действия. МЛ выписывается сроком на один день либо на неделю или месяц.
5. Ф.И.О. сотрудника, который получил документ, его должность и структурное подразделение.

Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:

1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например, доставка отчета.
3. Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), которую посетил работник.
4. Вид транспорта, использовавшийся в качества средства передвижения, например, автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. Допускается предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути (это актуально, например, если речь идет о бумаге для курьера), или сведения о суммах понесенных затрат.

В конце бумага заверяется сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись), а затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения необходимо закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Печать ставить не обязательно, так как бланк является внутренним документом — это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

Пример, как выглядит маршрутный лист:

Исключительные моменты

Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения закрепляются в локальных распоряжениях учреждения и имеют экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).

Оплата данного вида расходов производится только по подтверждающим документам: билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.

Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Маршрутный лист — это документ, подтверждающий расходы работника, произведенные им при разъездном характере работы. Является основанием для возмещения расходов работника и их списания.

Для чего нужен маршрутный лист

Чтобы ответить на вопрос, что такое маршрутный лист, необходимо определить цели его создания и использования. Многие сотрудники в организации: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы.

Расходы должны подтверждаться соответствующими документами. Одним из них является маршрутный лист.

С его помощью сотрудники подтверждают, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем бланк вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег является основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он является документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях такие отчеты помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальные маршруты доставки, то есть проработать логистику. Эти действия существенно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.

Пример заполнения маршрутного листа водителя грузового ТС:

Порядок оформления

Порядок движения документа в организации:

1. Составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
2. Данные о выдаче заносятся в журнал.
3. По ходу движения делаются отметки.
4. По возвращении бумагу сдают в бухгалтерию или отдел логистики.

К нему прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверяет бухгалтер организации, директор подписывает приказ о возмещении затрат. После этого работнику возмещают расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать расходы на ГСМ . Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила заполнения

Так как нет унифицированного бланка и правил его заполнения, оформление маршрутного листа производится по внутренним правилам предприятия. Рекомендуется предусмотреть указание основных реквизитов для идентификации расходов, графы, отражающие маршрут, и заполнять его следующим образом:

• вверху по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
• записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого составляется маршрутный лист, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
• в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты, подтверждающие затраты на поездку, сумма затраченных средств;
• подписывает бланк сотрудник, на которого он оформлен, и его непосредственный руководитель.

После того как бланк оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок его вправе рассмотреть контролирующие структуры.

На что обратить внимание

1. Порядок работы с данным бланком утвердите ЛНА, где перечислены и лица, ответственные за его регистрацию, выдачу и хранение.
2. Исключите из маршрутного листа тот пункт, который является необязательным и дополняющим.
3. Печать ставить не обязательно, но если печать есть, то это не нарушение и добавит солидности.
4. Заносимые расходы должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.
5. Не является путевым листом, и отметки медицинских работников в нем не ставят.

Порядок хранения

Полностью оформленные бланки должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Несмотря на отмену с 2013 года большинства унифицированных шаблонов первичных документов, путевой бланк автобуса (ф.6), разработанный Госкомстатом РФ 28.11.1997 года, по-прежнему рекомендован к применению на сегодняшний день. К оформлению данного путевого листа автобуса предъявляются определенные требования.

О форме №6

Путевой бланк автобуса обязан оформляться согласно законодательству РФ. Форма №6 путевого бланка принята распоряжением Госкомстатом № 78 от 28.11.1997 года.

Реквизиты, которые должны быть обозначены в путевом бланке (форма 6) на сегодняшний день обновлены распоряжением Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020 года.

Форма №6 выглядит в виде бланка, состоящего из 2-х страниц, размещенных на лицевой и оборотной стороне листа:

1. Лицевая сторона заполняется диспетчером или автомехаником и предназначена для назначения маршрута движения, времени выезда из гаража и возвращения обратно.
2. Обратная сторона бланка заполняется водителем для отображения его работы с целью списания ГСМ и начисления ему зарплаты.

Зачем нужен?

Бланк заполняется в одном экземпляре диспетчерской службой и вручается шоферу под роспись, после сдачи предшествующего путевого бланка.

Благодаря путевым листам обеспечивается:

• Списание ГСМ для отражения расходов, снижающих прибыль.
• Начисление зарплаты водителю ТС.
• Придание законности выезда автобусу с водителем, так как, согласно ст. 2 ПДД водители, работающие по найму, обязаны получить при выезде путевой бланк.

Обязательно ли нужно его оформлять?

Путевой бланк относится к учетному документу для служебного ТС. Если владелец автобуса — юр. лицо или ИП, то должно быть подтверждение права управления ТС. Полномочиями по проверке путевых листов наделены следующие службы:

1. ФНС.
2. ГИБДД.
3. Трудовая инспекция.

Оформляются путевые бланки на каждый автобус, эксплуатируемый юр. лицом или ИП, на основании п. 8 распоряжения Минтранса РФ № 368.

Оформление путевых бланков осуществляется по следующим причинам:

• Для списания ГСМ, расчета о прибыли, с последующим определением размеры налога.
• Для начисления зарплаты водителю автобуса.
• Согласно правилам ПДД (п/п. 2.1.1 п. 2.1 ст. 2 ПДД).

Таким образом, без путевого бланка никак не обойтись. Согласно распоряжению Минтранса РФ № 368, путевой лист обязан выдаваться на любой транспорт, используемый в предпринимательской работе. То есть, путевой бланк относится к обязательному документу, как для юр. лиц, так и для ИП.

Какие данные входят в документ?

Как отмечалось ранее, образец такого документа утвержден еще 28.11.1997 года и обновлен распоряжением Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020 года. Данный документ обеспечивает учет работы каждого автобуса, как на пригородных, так и на городских маршрутах.

В выписанном документе должны быть отображены следующие данные:

1) Реквизиты предприятия, на балансе которого состоит автобус, с указанием:

• Названия предприятия.
• Полного адреса.
• Контактных данных.

2) Марка автобуса, с обозначением номерных знаков.

3) Ф.И.О. водителя и отметка врача, выпустившего на линию автобус, о состоянии его здоровья.

4) Сведения о кондукторе (при наличие такового для общественного ТС).

5) Данные о времени начала маршрута и времени возвращения в гараж.

6) Показания спидометра.

7) Данные о количестве заправленного топлива.

8) Перечисленные сведения отображаются на лицевой стороне путевого бланка.

9) На оборотной стороне данного документа также потребуется заполнить сведения, с указанием:

• Маршрута передвижения автобуса.
• Номера маршрута.
• Времени отправления и времени прибытия в конечный пункт.
• Длительность маршрута, выраженная километрах.

Путевой лист может быть сдан в бухгалтерию, и признан действительным, только после заполнения всей информации, перечисленной выше.

Как правильно составить?

Чтобы путевой бланк был действительным, и водитель не был оштрафован инспектором ГИБДД его нужно правильно заполнить.

При заполнении бланка нужно будет указать следующие сведения:

1) В первую очередь — на бланке вверху слева должен стоят штамп предприятия, выдавшего документ.

2) Далее заполняется:

• Серия и номер выписанного бланка, дата его составления.
• Название предприятия (Для ИП — Ф.И.О. предпринимателя), с указанием:
• Адреса нахождения фирмы или ИП.
• Кода по ОКПО.
• Телефонного номера.
• Марка ТС.
• Гаражный номер и гос. номера.
• Подпись автомеханика о исправности ТС.
• Отметка медработника о здоровье шофера, как при выезде на линию, так и по возвращению.
• Отметка о сдаче-приемки автобуса, с отображением подписей автомеханика и водителя при смене шофера, при возврате ТС в гараж.
• Показания спидометра при выезде в рейс и возврате.
• Сведения о подаче ТС по заявке.

Примечание. Время выезда и возврата ТС заполняется диспетчером, и он обязан расписаться в предусмотренной графе.

3) Также заполняются сведения:

• О простое.
• О заправке ГСМ и его расходе.
• О продолжительности работы.
• О пробеге и численности рейсов (по плану и по факту).

Оборотная сторона бланка заполняется водителем. На основании внесенных им записей ему будет начислена зарплаты. Здесь водитель обязан отметить:

• Маршрут.
• Время отправления по плану и по факту.
• Время прибытия по плану и по факту.
• Пробег с людьми и в холостом режиме.

Каждый отмеченный водителем параметр обязан подтверждаться его подписью в соответствующей графе.

Структура документа

Структура обязательных реквизитов обновленного документа состоит из следующих пунктов:

Образец путевого листа автобуса 2022 года

На какой период времени следует оформлять путевку?

Путевой бланк выписывается ежедневно до начала выезда на линию. В то же время, учитывая, что ежедневная выписка путевых бланков является трудоемким занятием, особенно для небольших учреждений, где по штату не предусмотрено диспетчера, выписать путевой бланк можно на несколько дней, однако, не более чем на один месяц.

• Дипломная работа на тему изложение
• Функции юридических конфликтов кратко
• Мероприятие по финансовой грамотности в школе новости
• Опорно двигательная система червей кратко
• Статьи в родительский уголок в детском саду для старшей группы

Источник: obrazovanie-gid.ru

Бланк маршрутного листа скачать

Маршрутный лист — это документ, регламентирующий маршрут доставки товаров клиентам. Данный документ применяется водителями, торговыми представителями, курьерами, почтальонами и людьми с другими профессиями, выполняющими доставку товаров по нескольким точкам за один день.

Таблица маршрутного листа не только позволяет посмотреть адрес следующего прибытия, но и существенно облегчает работу трудящегося. В нём содержится ряд полезных элементов, которые не нужно держать в голове.

Если грамотно заполнять все имеющиеся ячейки, в конце рабочего дня, недели и месяца можно провести анализ проделанной работы и оптимизировать её с целью уменьшения затрат и увеличения прибыли.

Бланк маршрутного листа скачать:

• Маршрутный лист пустой бланк (xls)

Описание таблицы

Бланк маршрутного листа не является обязательным и официальным документом. Поэтому он может быть изменен на усмотрение каждого руководителя компании. Мы же не рекомендуем что-либо убирать, а также добавлять большое количество пунктов — это усложнит процесс заполнения и добавит ошибок.

Ежедневно на завтрашний день маршрут заполняется логистом или самим представителем в зависимости от специфики работы. Маршрут может быть составлен и ранее в соответствии с запросами клиентов, но вечером предыдущего дня его нужно распечатать и проверить, исправив ошибки.

Важно! Документ с заполненными пунктами распечатывается и передаётся сотруднику, который будет совершать доставки. По итогу дня маршрутный лист с подписью водителя возвращается в офис и отправляется в архив — папку «Маршрутные листы» соответствующего месяца. Все бланки собираются в одном месте и по порядку, чтобы в случае возникновения вопросов можно было восстановить нужную информацию.

Для удобства работы на компьютере, документ имеет разделение по дням внизу каждой страницы, что позволяет ежедневно заполнять новую страницу, не удаляя информации с текущей. В конце месяца можно новый бланк маршрутного листа скачать заново, а заполненный сохранить с указанием названия месяца — информация о совершенных доставках может пригодиться в будущем.

Заполнение маршрутного листа

Перед выездом на маршрут должны быть заполнены следующие пункты:

• Водитель — фамилия и инициалы
• Дата — день совершения доставок
• Показания в начале маршрута — пробег автомобиля перед выездом
• Остаток топлива — количество горючего, имеющееся в бензобаке на момент начала работы
• Ответственный — человек, который поставил в таблицу данный адрес (заполняется, если в один маршрутный лист имеют доступ и устанавливают доставки разные люди)
• Авто — марка автомобиля, госномер
• № чека — порядковый номер заказа
• Адрес доставки, предварительное время, условия — куда везти и во сколько примерно нужно там быть (лучше просто «до обеда» или «после обеда»)
• Сумма доставки, подъём — стоимость услуг, если таковые требуются и оплачены
• Примечания, если такие имеются

Водитель в течение рабочего дня самостоятельно заполняет в маршрутном листе:

• Время и километраж прибытия и убытия с точки
• Общий пробег в конце дня
• Остаток топлива и показания счётчика пробега (км)
• Прочие отметки, несоответствия, спорные ситуации

Бланк маршрутного листа — не единственный документ, который должен иметь при себе доставщик. Он также должен иметь распечатанные товарные чеки или накладные, в которых будут расписываться и ставить печать получатели грузов. Все товарные чеки в конце рабочего дня (или утром при получении нового маршрутного листа) водитель сдаёт логисту (офис-менеджеру), который также архивирует их в отдельную папку.

Источник: fin-journal.ru

Заполняем путевые листы в 2022 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Путевой лист — это документ-основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Игорь Гомзиков Елизавета Кобрина

• Кто должен составлять путевой лист
• Когда составлять путевой лист и сколько он действует
• Правила оформления путевых листов в 2022 году
• Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
• Дополнительные реквизиты путевого листа
• Форма и порядок заполнения путевого листа
• Нормы расхода топлива

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259 выше, чем у Приказа Минтранса, оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления Срок действия

Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.

Правила оформления путевых листов в 2022 году

Правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• организованная перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка грузов;
• перевозка для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

• для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

• тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
• марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

• фамилию, имя, отчество водителя;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

• нормативный расход топлива;
• маршрут движения;
• экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
• перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида трансорта — выберите подходящий.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.