Цель лекции: выделить основы планирования, последовательность проведения процедуры планирования, представить классификацию планов.
Планирование — вид управленческой деятельности, связанный:
- с определением целей управляемой системы;
- c поиском наиболее эффективных методов и средств, необходимых для достижения этих целей;
- c формулированием системы показателей, определяющих ход работ по достижению поставленных целей.
Результатом планирования является план. Он реализуется относительно:
- распределения ресурсов;
- координации деятельности между отдельными подразделениями;
- координации с внешней средой (рынком);
- создания эффективной внутренней структуры;
- контроля за деятельностью;
- развития организации в будущем
- Конкретизация целей развития организации на период.
- Определение хозяйственных задач, средств их решения, сроков и последовательности реализации.
- Выявление материальных, трудовых, финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.
Процесс планирования проводится в следующей последовательности (рисунок 8.1):
7 золотых правил тайм менеджмента и личной эффективности для руководителя в бизнесе

Рис. 8.1. Последовательность процесса планирования
В процессе планирования необходимо обязательно придерживаться следующих принципов:
- Полнота планирования – должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.
- Точность планирования – использование современных методов, средств и процедур, обеспечивающих точность прогнозов .
- Ясность планирования – цели и меры должны иметь простые формулировки, доступные к пониманию членами организации.
- Непрерывность планирования .
- Экономичность планирования – расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.
По своей структуре планы имеют различную природу своего осуществления. Прежде всего, выделяется временная основа планирования, представленная:
- перспективными планами, со сроком 10-15 лет;
- среднесрочными планами, со сроком 1-5 лет;
- краткосрочными планами, со сроком до 1 года.
В зависимости от содержания деятельности, планы различаются:
- Планы НИОКР .
- Планы материально-технического снабжения.
- Планы производства.
- Планы сбыта.
- Финансовые планы.
- Планы работы с персоналом.
В зависимости от организационной структуры, планы бывают:
- Работа организации в целом;
- Работы отдельных структур организации;
- Работы дочерних организаций;
- Личные планы работников.
В зависимости от широты охвата, планы делятся на:
- Корпоративные планы (для компании в целом);
- Планирование по видам деятельности;
- Планирование на уровне конкретного подразделения.
В зависимости от подфункций, планы бывают:
Тема 3. Организация процесса бизнес – планирования
- Планы по ассортименту.
- Планы по рекламе.
- Планы по продажам.
По степени детализации планы бывают стратегическими и тактическими, которые раскрывают следующие вопросы:
Каким видом деятельности заниматься?
Какие ресурсы для этого использовать?
Ответ на первый вопрос вытекает из анализа стадии жизненного цикла товаров, производимых предприятием и определение наиболее перспективных с точки зрения реализации товаров.
Ответ на второй вопрос исходит из доступности ресурсов, которыми организация может располагать.
Текущие планы могут быть:
Функциональными – описывают действия, которые предстоит предпринять в ближайшем будущем в конкретной сфере операционной деятельности.
Единовременные – разрабатываются с целью реализации какого-либо проекта или программы.
Стабильные – директивы, направленные на увеличение общей эффективности на основе соблюдения простейших принципов организации (инструкции, стандарты, рекомендации).
Процесс планирования может иметь следующие направления:
- «снизу — вверх»;
- «сверху — вниз»;
- «цели вниз – планы вверх».
Краткие итоги
Планирование как функция менеджмента – это прежде всего вид управленческой деятельности, результатом которого является план по распределению ресурсов, координации деятельности между отделами подразделений, контроль за деятельностью и т.д.
Определено, что последовательность планирования начинается с миссии организации, а заканчивается выбором целей и путей их достижения.
Выделены главные принципы, которых важно придерживаться в процессе планирования.
В лекции рассматривается классификация планов организации в зависимости от содержания деятельности, организационной структуры, подфункций.
Вопросы
- Дайте характеристику планированию как функции менеджмента
- Приведите последовательность проведения процедуры планирования
- В чём заключаются основные принципы планирования.
- Назовите основные классификации планов
Источник: intuit.ru
Тема 4. Управленческий бизнес-план
В самой технологии бизнес-планирования заложен механизм поиска оптимального управленческого решения, так как она позволяет оценить потенциал предприятия, поставить цели и задачи, найти наиболее рациональные пути их решения, осуществить более четкую координацию предпринимательских усилий. Результатом разработки бизнес-плана должна стать согласованная стратегия и подробный план действий с указанием конкретных шагов по достижению поставленных целей. Каждому участнику этого процесса отводится своя роль, свой круг обязанностей и задач.
Составление управленческого бизнес-плана позволяет решить главную задачу – перейти к управлению через бизнес-план, то есть управлять по предварительно составленному «сценарию», а не просто реагировать на уже свершившиеся события.
4.1 Алгоритм разработки управленческого бизнес-плана
Методика составления управленческого бизнес-плана использует единство двух методов планирования : стратегического и текущего. При этом, может использоваться и оперативное планирование, но как форма детализации и реализации задач текущего планирования.
Логика построения управленческого бизнес-плана исходит из трех определяющих элементов технологии бизнес-планирования :
- Оценка текущего состояния компании. Основная цель — определить, чего реально может добиться компания.
- Желаемое состояние компании. Определить цели компании на ближайший период времени.
Выбор наиболее эффективных путей достижения поставленных целей.
Оценка текущего состояния предприятия.
Идентификация причин изменения текущего положения дел на предприятии.
Формулирование общих целей предприятия и их структурирование
Определение целей подразделений предприятия
Выявление, анализ и устранение расхождений между текущим и желаемым положением предприятия
Разработка функциональных разделов бизнес-плана, определяющих стратегии достижения общих целей предприятия.
Планы подразделений
План продаж.
План маркетинга.
Операцион-ный план
План основных закупок.
План по персоналу.
Финансо-вый план
Реализация плана.
Система контроля продвижения к целям бизнес-плана
Отслеживание текущих результатов
Оценка текущих результатов
Внесение корректив
Рис.2 Общий алгоритм разработки и реализации управленческого бизнес-плана
Важным моментом разработки управленческого бизнес-плана является уяснение его структуры, то есть состава и содержания основных разделов.
Наиболее эффективный управленческий бизнес-план должен включать в себя :
- Оценку текущего состояния предприятия
- Идентификацию причин изменения этого состояния
- Формулирование целей предприятия
- Ясное построение стратегий достижения целей предприятия
- Описание того, как достичь поставленных целей
Разделы бизнес-плана
Содержание разделов
2.5 План по персоналу
2.6 Финансовый план
- Оценка текущего состояния :
- Постановка общих целей предприятия
- Постановка целей подразделений
- Определение, анализ и устранение возможных расхождений (разрывов) между текущим и желательным состоянием предприятия
2.1.1 Прогноз продаж (прогноз общей выручки; прогноз объема продаж единиц продукции)
2.1.2 Издержки на реализацию
2.2.1 Оценка текущего состояния рынка
2.2.2 Определение разрывов в возможностях
2.2.3 Программы по продвижению продукта
2.3.1 План производства
2.3.2 Контроль качества
2.3.3 План закупок
2.3.4 Производственные издержки
2.3.5 План складских операций
2.4.1. Перечень; стоимость и сроки приобретения основных активов
- Бизнес-планы локальных проектов; реализуемых в рамках достижения целей управленческого плана
2.5.1 Планирование общих вопросов по персоналу : повышение заработной платы; временной занятости; консультационных затрат и т.п.
2.6.1 Свод предположение сделанных в процессе разработки планов основных подразделений компании
2.6.2.Финансовые документы : баланс; отчет о прибылях и убытках; отчет об изменениях в финансовом состоянии
2.6.3 Планирование денежных потоков
Общий план компании. Общий план является первой частью бизнес-плана и, как правило, содержит следующую информацию :
- оценка текущего состояния компании;
- идентификация причин изменения текущего положения дел в компании;
- краткий обзор способов проведения изменений;
- определение общих целей компании;
- определение целей каждого подразделения компании.
Оценка текущего состояния компании. Данный этап планирования должен дать ответ на главный вопрос : где сегодня находится Ваша компания ?
Необходима честная картина нынешнего состояния компании. Используя эту информацию и сравнивая с целями компании (когда мы их установим), можно увидеть тот разрыв, возникающий между «где мы есть» и «где мы хотим быть». Сокращение разрыва – главная задача составляемого бизнес-плана.
Определение общих целей компании.
Цели – наиболее общие ориентиры деятельности компании в плановом периоде, достижение которых предполагается в полном объеме или в большей своей части.
Два типа целей : стратегические ; финансовые
Стратегические цели :
- Увеличение доли рынка
- Более высокое и надежное положение в отрасли
- Повышение качества продукции
- Снижение издержек производства по сравнению с основными конкурентами
- Расширение и улучшение номенклатуры продукции
- Повышение репутации компании среди клиентов
- Признание компании лидером в области технологии иили инноваций
- Увеличение возможностей роста
- Полное удовлетворение запросов клиентов
Финансовые цели :
- Более быстрый рост доходов
- Более быстрый рост денежных поступлений
- Более широкие пределы получения прибыли
- Увеличение прибыли на вложенный капитал
- Увеличения притока денежных средств
- Повышение цены акций
Схема формулирования цели :
О бщая формулировка цели Обеспечить обновление продукции
К оличественное выражение цели На 19 %
П ериод реализации В предстоящем году
Постановка целей подразделений.
Необходимым условием успешного определения эффективных целей подразделений является наличие связи между целями подразделения и компании в целом. Цели подразделений становятся проектом, наметкой для реализации общего плана компании.
Для определения целей подразделения необходимо ответить на три основных вопроса :
- Какиеспецифические действия должно осуществлять каждое из подразделений ?
- Ктов каждом подразделении ответственен за достижение этих целей ?
- Когдакаждая из целей должна быть достигнута ?
Рассмотрим постановку целей по основным подразделениям компании.
Отделы маркетинга и продаж. Цели маркетинга и продаж должны стоять в бизнес-плане сразу же после общих целей компании; так как существует тесная взаимосвязь между общими целями компании и целями отделов маркетинга и продаж. Можно выделить следующие цели компании; которые напрямую зависят от продаж :
- Уровень прибыли
- Темпы роста компании
- Проникновение на рынок
- Отдача на собственный капитал
Вот некоторые конкретные цели этих отделов во взаимосвязи с общими целями компании:
- Целевой объем продаж. Допустим; поставлена цель – повысить годовой объем продаж данного товара на 25000 единиц. Очевидно; что эта цель непосредственно связана с общими целями роста компании.
- Целевая цена продажи. Поставлена цель – повысить цену продаж на 5% с января следующего года. Эта цель напрямую согласуется с общей целевой прибылью компании. Кроме этого; компания координирует данную цель с задачами производственного подразделения; которое ответственно за издержки.
- Нововведения. Цель – внести изменения А;Б;В в продуктовую линию к 15-му марту; чтобы достичь специфических целей отдела продаж. Внесенные нововведения сделают продукт более желаемым и привлекательным для покупателя; что одновременно позволяет одновременно повысить цену и объем продаж.
Пример определения цели отдела маркетинга и продаж в количественном выражении.
Общая цель компании в плановом периоде : Достичь уровень показателя чистой операционной прибыли 1;8 млн.руб
Определение цели отдела маркетинга и продаж :
- Для выполнения целевой задачи компании; объем продаж компании должен составить : 1;8 х 0;1 = 18 млн. руб
где 0;1 – целевая маржа прибыли к объему реализации ( 10% )
- Объем продаж; в натуральном измерении; составит :
18000000 : 260 = 69230 ед.товара
где 260 – средняя цена продукции
- Доля рынка компании в общем объеме продаж отрасли составит :
(69230 : 2300000) х100 = 3%
где 2300000 – общий объем продаж отрасли
Цели отдела маркетинга и продаж :
- Обеспечить объем продаж не ниже 69230 ед. продукции
- Средняя цена продукта должна составить не ниже 260 руб.
- Планируемый объем реализации составит 18 млн.руб.
- Доля рынка компании достигнет 3%
Производственные подразделения. Цели производственного подразделения включают все те; которые способствуют своевременному созданию продукции компании с издержками; не превышающими сумм; рассчитанных в плане. Они затрагивают следующие аспекты производственной деятельности :
- Производственные мощности
- Производственные оборудование
- Труд
- Качество
- Объем производства
- Товарно-материальные запасы
Многие производственные цели напрямую связаны с общими целями компании.
Пример. Для достижения компанией целевого объема прибыли; перед производственным подразделением поставлена цель – снизить издержки.
Решение целевой задачи потребует приведение, к соответствующему уровню, производственных мощностей. Например, они могут быть подвергнуты определенному изменению. Обновление производственных мощностей к определенной дате может являться главной из обозначенных в производственном плане целей.
Определение возможных расхождений (разрывов).
Определив текущее положение компании и то; что должно быть (цели компании и ее подразделений); необходимо выяснить тот разрыв между желаемым и действительным положением при выполнении бизнес-плана.
Главная задача бизнес-плана, это «строительство моста» для преодоления разрывов и первым шагом здесь является определение величины разрывов.
Оценка размера расхождения и возможности устранения разрывов целесообразно проводить в рамках каждого подразделения. С этой целью необходимо установить различия между текущей позицией отдела и требуемыми показателями.
Конечным результатом такого анализа может быть следующая таблица :
Отдел
Настоя-щие
возмож-ности
Планируемые требования
Разрывы,
которые необходимо
устранить
Маркетинга и продаж
Источник: studfile.net
Организация управленческого труда
Инструментарий планирования и организации деятельности менеджера
Планирование и организация работы менеджера, как видно из рассмотренного, имеет определенные сложности и требует использования специального инструментария. Но в отечественной практике имела место недооценка данных вопросов. Производились и широко использовались лишь традиционные еженедельники и ежедневники, которые не предоставляли пользователям возможностей по эффективному управлению своей деятельностью.
В то же время мировая практика накопила довольно богатый опыт в данном вопросе. Так, менеджерами многих стран с целью планирования и управления их деятельностью весьма широко используются дневники времени.
Дневник времени — это эффективное средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.
Дневник состоит из специальной папки — скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы (разграфленная сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.
Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая удобна своей наглядностью. Он является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования и контроля, списком адресов, справочником, картотекой идей.
Дневник времени представляет собой также рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых повседневно.
Дневник времени — это вспомогательное средство для достижения личных целей, рационального использования времени. С его помощью можно получить полное представление не только обо всех кратко- и долгосрочных задачах, но и обо всех планах и проектах.
Дневник времени имеет следующую структуру. В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают перенос сроков на другие периоды. Эти листки после использования можно сброшюровать и иметь архив.
В новых «входящих» дневных листках должны быть указаны все сроки из недельных и месячных листков. В них с соответствующих листков переносятся даты — дни платежей, ухода в отпуск, дни рождения, в том числе подчиненных. Таким образом, ничего не будет утеряно или забыто при условии регулярного заполнения дневника.
В разделе служебных и частных дел (на соответствующих листках и формулярах) можно записывать и постоянно иметь при себе следующую информацию:
- сроки проведения ярмарок;
- списки книг;
- расписание поездов и самолетов;
- список дней рождения;
- универсальные листки для планирования;
- карточки для записи идей и т. д.
В разделе адресов и телефонов записываются телефонные номера и адреса, которыми часто приходится пользоваться.
Имеется также общая часть, в которой, как в бумажнике, можно разместить почтовые марки, фотографии, чековые карточки и денежные купюры.
Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день (неделю, месяц), организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.
Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования. Это весьма точная система управления собственным временем, дающая возможность четко его использовать. На составление такого ежедневника требуется терпение и время. Но затраченное на это время себя оправдывает. Ежедневник состоит из буклетов на проволочных кольцах, включающих ежедневник на год, месяц, неделю и т. п. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система дает возможность:
- продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям и т. д.);
- четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.
С этой целью можно использовать также большой персональный «Фолифакс», представляющий собой портативную базу данных. В «Фолифакс» входят следующие разделы:
- личные сведения (номера счетов, машины, страховки и т. п.);
- ежедневник;
- ежегодник (на весь календарный год);
- записная книжка-блокнот;
- информация;
- личные финансы;
- адресная книга;
- пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.
Таким образом, «Фолифакс» охватывает все стороны жизни менеджера и помогает ему в решении проблем. В то же время «Фолифакс» таит в себе серьезную опасность — если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.
Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них — это система «Тайм Менеджер», имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Дании.
В «Тайм Менеджере» все продумано до мелочей как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить «Тайм Менеджер» к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта «Тайм Менеджера»: стандартный, специальный и «руководитель». Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность «Тайм Менеджера», специально ориентированного на тот или иной, вполне определенный, вид деятельности, например для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т. д.
Комплект любого базового варианта «Тайм Менеджера» состоит из пяти основных элементов:
- папки с кольцевым зажимом;
- коробки со стандартным набором бланков;
- руководства по пользованию «Тайм Менеджером» «Ключ к личной эффективности»;
- каталога продукции компании;
- образцов дополнительных бланков.
Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта «Тайм Менеджера». Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.
В папке с кольцевым механизмом находятся:
- 17 закладок;
- вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем — записной книжкой. В обложке также есть место для чековой книжки, блокнота и маленького карандаша;
- автоматический карандаш;
- по одному экземпляру каждого бланка, входящего в стандартный набор бланков «Тайм Менеджера».
Система «Тайм Менеджер» позволяет:
- добиваться высоких результатов в работе;
- устанавливать приоритеты;
- правильно оценивать обстановку;
- не забывать о важных делах;
- эффективно использовать время;
- лучше взаимодействовать с другими людьми;
- повышать свой творческий потенциал;
- правильно распределять обязанности;
- развивать более гибкое и спокойное отношение к переменам;
- жить хорошо сбалансированной, гармоничной жизнью.
Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомогательные средства для планирования: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и др. Диапазон использования этих вспомогательных средств очень широк.
Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства и они помогают им в работе.
Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно и вовремя выполнять работу и использовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники.
Это, в частности, персональные компьютеры. В последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить работу на них за несколько дней. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты с их помощью могут быть оперативно подготовлены к непосредственному использованию. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации.
При этом целесообразно использовать специальные компьютерные программы. Так, одной из популярных персональных информационных систем является Lotus Organizer (Лотус Органайзер), которая полностью имитирует работу менеджера с дневником времени или органайзером. Она содержит следующие разделы:
Calendar (Календарь), или ежедневник, предназначен для планирования времени, а также различных мероприятий. Раздел позволяет заносить информацию обо всех планируемых событиях, выдавать оповещение о приближающихся событиях, связывать с намеченными мероприятиями различную информацию, например о расходах или ответственных лицах, назначать повторяющиеся события, например еженедельные совещания, находить свободное время;
Address (Адреса) выполняет функции обычной адресной книжки. Этот раздел позволяет записывать адреса, телефоны, сведения о семье и прочую информацию о людях, с которыми сталкиваетесь, сортировать записи по фамилиям и компаниям;
То Do (Дела) предназначен для планирования дел. Этот раздел позволяет заносить информацию о предполагаемых делах, сортировать задачи по дате и приоритету, выдавать оповещения о планируемых задачах, отслеживать, какие дела выполнены, а какие отложены, что нужно сделать и когда именно;
Anniversary (Важные даты) можно использовать, чтобы вести список важных дат (дней рождения, возникновения фирмы и прочее), о которых необходимо вспоминать ежегодно. Этот раздел позволяет создавать записи с важными датами, сортировать и просматривать записи по годам, месяцам, знакам Зодиака, напоминать о приближении даты;
Calls (Телефонные звонки) предназначен для планирования и автоматизации телефонных звонков. Этот раздел позволяет заносить в телефонную книжку информацию о планируемых телефонных звонках, напоминать о необходимых звонках, регистрировать поступающие звонки, включая время разговора, дозваниваться до абонента с помощью модема;
Notepad (Блокнот) выполняет функции обычного бумажного блокнота. Этот раздел позволяет делать заметки с использованием функций форматирования, создавать главы, по которым автоматически формируется оглавление в блокноте, включать в текст объекты, созданные в других программах, в том числе графические изображения;
Planner (Планировщик) предназначен для планирования длительных событий, которые занимают один день или более, например командировки и отпуска.
Система Lotus Organizer позволяет создавать связи между различными элементами (событиями, адресами, делами) как внутри раздела, так и в разных разделах, отображая таким образом различные отношения между элементами. Позволяет напоминать о наступающих событиях и важных датах. Просматривать дела, телефонные звонки, важные даты в ежедневнике, а события ежедневника — в планировщике, например на задачу из списка дел можно смотреть в контексте ежедневной работы.
Система позволяет объединять разнородную информацию — выбранные элементы записной книжки с помощью назначений им категорий: проекта, идеи, командировки и т. п. Например, можно сгруппировать элементы записной книжки, которые относятся к определенному проекту. С помощью категорий можно управлять группой элементов, которые относятся к разным разделам, например можно просматривать и работать только с выбранной группой элементов. Есть возможность создавать и свои категории.
Богатые функциональные возможности и интуитивно понятный интерфейс данной программы позволяют значительно упростить организацию дел и повысить эффективность труда менеджера.
Весьма экономичным, быстрым и надежным помощником в работе является также телекс. Он экономит время и всегда находится под рукой. Телекс — хорошее вспомогательное средство и для передачи информации за рубеж.
Источник: strategplann.ru
