Нередко бухгалтеры задаются вопросом, что делать с документом, полученным от контрагента или от налоговиков и подписанным факсимиле. Оплачивать или нет? Мы расскажем о том, насколько легитимными являются такие документы.
Разберемся с терминами
Как известно, действующее законодательство РФ не содержит легального определения термина «факсимиле», поэтому для уяснения его буквального смысла можно обратиться, например, к Большому словарю иностранных слов, выпущенному в 2007 году издательством «ИДДК», в котором содержится следующее определение:
ФАКСИ́МИЛЕ (-лат. fac simile – «сделай подобное») – Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.
Применительно к собственноручной подписи порядок использования ее факсимильного воспроизведения в целях совершения гражданско-правовых сделок установлен в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, согласно которому использование факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Почему даже ИП на УСН «Доходы» должен собирать первичную документацию. Бизнес и налоги
Из «иных правовых актов» можно упомянуть, в частности, приказ МВД от 6 февраля 2007 года № 130, которым была утверждена инструкция, допускающая использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (заместителя руководителя) на документах, не влекущих за собой материальную ответственность, а также приказ Федеральной службы судебных приставов от 27 декабря 2006 года № 179, которым утверждена инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, согласно которой допускается использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи руководителя при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется его подпись, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса; при этом запрещается использование указанного штампа для подписания писем директивного характера.
При использовании факсимильной подписи на основании соглашения сторон действующая практика исходит из недопустимости применения факсимиле для подписания самого соглашения, предусматривающего такую возможность, на что неоднократно указывали финансовые, налоговые и судебные органы (см., например, постановление ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 г. № КГ-А40/5987-04).
При условии соблюдения требования о собственноручном подписании договора, в котором содержится положение, предусматривающее возможность использования факсимиле в дальнейшем, факсимильно воспроизведенные подписи представителей сторон будут приравниваться к подписям собственноручным. Представляется, что, исходя из смысла части 2 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, документы, подписанные с помощью факсимильного воспроизведения оригинальной подписи, могут рассматриваться в качестве надлежащих письменных доказательств в арбитражном суде также только при соблюдении условия о подписании соглашения об использовании факсимильной подписи непосредственно уполномоченными представителями сторон без использования факсимильного штампа.
Конфликт позиций
Необходимо отметить, что в своих письмах финансовые и налоговые органы последовательно придерживаются позиции о недопустимости использования факсимильной подписи для подписания доверенностей, платежных и иных документов, имеющих финансовые последствия. При этом каких-либо разъяснений о том, какие документы относятся к категории имеющих финансовые последствия, в указанных письмах не содержится. Поскольку подписание большинства договоров так или иначе имеет определенные финансовые последствия, то если исходить из этой позиции финансового и налогового ведомств, в принципе практически никакие договоры не могут быть подписаны с помощью клише подписи, что очевидно не соответствует ни букве закона, ни сложившейся правоприменительной практике.
Говоря о практике судебной, в которой содержатся неоднозначные и противоречивые выводы касательно использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок, можно упомянуть определение Высшего Арбитражного Суда от 7 февраля 2008 года № 653/08, в котором, в частности, применительно к оформлению товарных накладных, суд, с одной стороны, указал на необходимость заключения соответствующего письменного соглашения об использовании факсимильной подписи, тем самым презюмируя правомерность использования факсимильного оттиска подписи при наличии такого соглашения, с другой – подчеркнул необходимость наличия на товарной накладной именно личной подписи (со ссылкой на положения Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н).
Позиция Минфина, налогового ведомства и судов в данном вопросе однозначна: использование факсимиле должностными лицами налоговых органов не допускается.
Если в отношении использования факсимиле как аналога собственноручной подписи в рамках гражданско-правовых отношений у правоприменителей сложился достаточно единообразный подход (за исключением, как указывалось ранее, оформления товарных накладных), то сама возможность применения нормы пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ в рамках налоговых и иных публичных отношений вызывает серьезные споры и разногласия ввиду того, что в соответствии с пунктом 3 статьи 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.
Что говорят судьи
Как известно, каких-либо норм, предусматривающих возможность использования факсимильного воспроизведения подписи как представителями налогоплательщиков, так и должностными лицами налоговых органов в налоговом законодательстве России не содержится. Исходя из этого финансовое и налоговое ведомства, а также некоторые суды неоднократно указывали на то, что законодательством о налогах и сборах использование факсимильного воспроизведения подписи, в частности при оформлении счетов-фактур, не предусмотрено (см., например, письма Минфина от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404, от 4 июня 2008 г. № 03-07-11/214, от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/478, от 22 января 2009 г. № 03-07-11/17; постановление ФАС ВСО от 3 сентября 2008 г. № А33-13853/06-Ф02-4247/08). В данной связи необходимо отметить, что большинство судов все же придерживалось иной точки зрения, допускающей право на вычет по налогу на добавленную стоимость на основании счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью. Так, Федеральный Арбитражный Суд Московского округа в своем постановлении от 17 июля 2007 года № КА-А41/5085-07 отверг утверждение налогового органа о том, что оформление счетов-фактур с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации является нарушением статьи 169 Налогового кодекса, поскольку в пункте 6 указанной статьи на сей счет не содержится какого-либо запрета. Аналогичная позиция содержится также в постановлении Федерального Арбитражного Суда Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2008 года № Ф08-5128/2008, в котором суд подчеркнул правомерность применения факсимильного оттиска подписи в счете-фактуре, также мотивируя свою позицию отсутствием соответствующего запрета в пункте 6 статьи 169 НК РФ.
Финальную, как представляется, точку в вопросе использования факсимиле подписей при оформлении счетов-фактур поставил Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, который в своем Определении от 13 февраля 2009 года № ВАС-16068/08 указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении требований, установленных статьей 169 Налогового кодекса. Примечательно, что право на использование факсимильной подписи для оформления счета-фактуры Высший Арбитражный Суд РФ, по аналогии с гражданским законодательством, обусловливает наличием соответствующего соглашения сторон.
В отличие от счетов-фактур, в праве на использование факсимильной подписи на представляемых налогоплательщиками налоговых декларациях Высшим Арбитражным Судом было отказано, поскольку, по мнению суда, воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней, и может привести к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами (см. Определение ВАС РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08)
А сами что?
Что касается правомерности использования факсимильной подписи в деятельности самих налоговых органов, позиция Министерства финансов, налогового ведомства и судов в данном вопросе предельно однозначна: использование факсимиле должностными лицами налоговых органов не допускается.
В частности, Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина в письме от 15 марта 2010 года № 03-02-08/13, отвечая на вопрос налогоплательщика о том, имеет ли юридическую силу налоговое уведомление на уплату транспортного налога или налога на имущество граждан, если в нем вместо подписи стоит факсимиле представителя налоговой инспекции, указал, со ссылкой на упомянутое письмо МНС РФ, что должностным лицам территориальных налоговых органов запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Разъяснение аналогичного характера содержится также в письме Министерства финансов от 26 октября 2005 года № 03-01-10/8-404.
Учитывая, что в действующем налоговом законодательстве отсутствуют какие-либо нормы, предусматривающие возможность использования факсимильного воспроизведения подписей должностных лиц налоговых органов, а также принимая во внимание изложенную выше позицию финансового и налогового ведомств, можно сделать вывод о неправомерности применения факсимиле в каких-либо документах налоговых органов, составляемых в рамках их основной деятельности.
Источник: delovoymir.biz
Что значит подпись не факсимиле?
Факсимильная подпись — это точная копия оригинала. Другими словами, это штамп, который в некоторых случаях можно ставить на бумаги. Однако использовать факсимиле допустимо не на всех документах. . Факсимиле — это печать, на которой в зеркальном виде отображена чья-то подпись.
Что такое факсимильное воспроизведение подписи?
Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»1.
Можно ли ставить факсимильную подпись на договоре?
Факсимиле — клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись. Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании.
Зачем нужна факсимильная подпись?
Факсимильная подпись — это клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись человека. Такая печать позволяет визировать документы от имени гендиректора, главбуха или других руководителей, но без их участия — это удобно. . Закон разрешает подписывать таким образом далеко не все рабочие документы.
Какую юридическую силу имеет факсимильная подпись?
2 ст. 160 ГК РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки.
Как отличить факсимиле от подписи?
Подпись, поставленная рукой всегда немного разная. Это различие может быть видно в размере, некоторых деталях, немного изменяются элементы подписи. Если же росчерк на нескольких документах имеет высокое сходство, вплоть до размера, то она, скорее всего, факсимильная.
Как выглядит факсимиле?
Факсимиле (в переводе – сделать подобное) выглядит как печать, с помощью которой Вы сможете в любое время воспроизвести подпись человека (например, руководителя). . Поэтому не стоит забывать, что документы с оттиском факсимиле считается официальными и имеют юридическую силу.
Как получить факсимильную подпись?
- Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
- Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
- Выбрать вид оснастки и материал изготовления.
Как называется штамп с подписью?
Печать с образцом подписи называется факсимиле.
Что нужно для изготовления факсимиле?
Факсимиле – это штамп, воспроизводящий подпись владельца. Поэтому для его изготовления никаких документов не нужно. От заказчика требуется лишь предоставить лист бумаги с несколькими образцами подписи. В качестве образца рекомендуем предоставлять росписи, сделанные гелиевой ручкой на мелованной бумаге.
Каким законом регламентируется факсимиле печать на договоре?
В соответствии с пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – «ГК РФ») при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, .
Можно ли ставить факсимиле на документах?
Факсимильная подпись: на каких документах можно ставить 2019
Гражданским кодексом допускается при заключении сделок пользоваться факсимильной подписью, но только в случаях, когда это прямо оговаривается законом или иным правовым актом или соглашением, подписанным сторонами сделки.
Можно ли в приказах ставить факсимиле?
Может ли организация использовать факсимиле руководителя на графиках работ и распоряжениях (приказах) руководителя? Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. . 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно.
Можно ли использовать печать вместо подписи?
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, статья 160, пункт 2) допускает использование факсимильной подписи − оттиска печати с образцом подписи. Единственным основанием для применения факсимиле (печать с образцом подписи) является соглашение сторон сделки.
Источник: kamin159.ru
Что такое факсимиле?
Не всегда у участников делового оборота есть возможность проставить свою подпись на документах. В этом случае на помощь приходит факсимиле, то есть аналог собственноручной подписи. От латинского fac simile означает «сделай подобное», то есть полную копию. Разберемся в подробностях.
Время прочтения: 6 минут
Полное именование факсимиле — факсимильное воспроизведение подписи. Иными словами, факсимиле представляет собой не замену подписи, а ее копию, полученную механическим или другим способом.
На практике это выглядит следующим образом: человек, факсимильную подпись которого необходимо изготовить, расписывается так, как всегда делает это на документах, а потом изображение подписи переносится на штамп. Далее этот штамп может использоваться как обычная печать на документах.
Факсимиле не заменяет иные предусмотренные законом штампы. Например, если необходимо заверить документ от имени представителя юридического лица, то необходимо использовать и факсимиле подписи, и печать юридического лица. Проставляются они обычным способом: сначала факсимиле, сверху на него — печать. Это все, что требуется. Пометки «копия верна», проставленной рядом, факсимиле не предполагает.
Что нельзя подписывать факсимиле
Статья 160 Гражданского кодекса РФ разъясняет, что факсимиле можно использовать не повсеместно, а лишь в тех случаях, когда это разрешается в соответствии с нормами закона или соглашением сторон. Как правило, этот вопрос регламентируется подзаконными нормативными правовыми актами.
— любых иных документах, имеющих финансовые последствия.
Также запрещено заменять на факсимиле подпись должностного лица территориального налогового органа.
Госорганы часто публикуют разъяснения по поводу факсимиле. Например, Роспатент запрещает его использование на заявлении о регистрации договора о распоряжении исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности, но с оговоркой по поводу случаев, предусмотренных договором или соглашением сторон, со ссылкой на статью 160 Гражданского кодекса РФ.
Что можно подписывать факсимиле
- Договор. Конечно, при наличии соответствующего соглашения сторон. Оно может быть заключено как до заключения основного договора, так и после, и является в каком-то смысле приложением.
Закон не запрещает сторонам условиться об использовании факсимиле вместо собственноручной подписи и при заключении рамочного договора. Это договор, который определяет отношения сторон, в частности, возможность заключения иных договоров. В таком случае все последующие договоры, заключенные на основе рамочного, могут закрепляться именно факсимиле.
Некоторые участники делового оборота полагают, что собственноручную подпись можно заменить факсимиле и без наличия соответствующего соглашения, но при условии, что оно закреплено печатью организации. Частично это ошибочная практика, так как не все суды разделяют такое мнение, а закон по этому поводу ничего не говорит.
- Акт выполненных работ. И опять же, факсимиле будет действительным только в том случае, если имеется соответствующее соглашение. Стороны могут заключить его отдельно от основного договора, а могут указать на возможность подписания акта выполненных работ факсимиле в самом договоре, однако тогда он обязательно должен быть скреплен собственноручной подписью.
Если в отсутствие соглашения стороны все-таки подписали акт оттиском подписи, то впоследствии при возникновении споров суды не всегда принимают такой акт в качестве доказательства выполнения работы. Но надежда все же есть, особенно если подобные акты всегда подписываются сторонами именно таким образом. Суды признают, что регулярность – признак уже сложившихся правил взаимодействия между сторонами, и если подобные акты, подписанные факсимиле, принимались, то и этот является подлинным.
- Доверенность. Судебная практика по этому вопросу неоднозначна, поэтому одностороннюю доверенность лучше подписывать собственноручно во избежание возможности признания ее недействительной. Однако в некоторых ситуациях факсимиле может быть использовано и на доверенности.
Например, стороны заключили договор, взаимодействие по которому, в том числе, предполагает и выдачу доверенностей. В таком случае они могут указать на возможность использовать факсимиле на доверенностях в самом договоре, который в этом случае подписывается собственноручно.
Юридическая сила штампа
Точное вопросизведение приравнивается к собственноручной подписи в любом случае, предусмотренном соглашением или законом. Мы перечислили общепринятые правила его использования. Однако на практике сфера его применения гораздо шире.
Замена подписи факсимиле, если это прямо не запрещено, не является нарушением. Проблемы могут возникнуть, если между сторонами возникнет спор и дело дойдет до суда. Вот тут и выяснится, что каждый суд может по-своему понимать закон. Поэтому в любом случае лучше составить соответствующее соглашение. В этом случае поводов оспаривать юридическую силу факсимильного клише точно не возникнет.
Где взять факсимиле
Его изготавливают те же компании, которые занимаются изготовлением печатей. Их сейчас достаточно много. Необходимо предоставить образец, и услуга может быть оказана моментально.
Источник: legalacademy.ru
