В соответствии с новыми поправками в Федеральный Закон 14-ФЗ от 08.02.1998 г. «Об Обществах с ограниченной ответственностью» и 82-ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» ООО и АО имеют право не иметь печать своего общества. Но данный факт обязательно должен быть зафиксирован в Уставе.
В соответствии с 66 статьей ТК РФ при приеме на работу сотрудника, а также в случае его увольнения, Общество должно внести ему соответствующую запись в трудовую книжку. В случае приема сотрудника, не имеющего трудовой книжки, например, первое рабочее место, утеря трудовой книжки с прежнего места работы, вы как работодатель, обязаны ему ее оформить в первичном виде.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 утверждены правила ведения трудовых книжек, вкладышей в трудовые книжки. Так в случае первичного оформления книжки-на титульном листе и на вкладыше необходимо проставить печать общества. В случае приема сотрудника, на запись о его приема-печать не нужна. А вот на запись об увольнении-печать обязательно должна стоять.
Ошибки в трудовой книжке могут принести проблемы. Интервью с начальником архивного отдела.
Оформление трудовой книжки без печати
Проанализировав вышеизложенный текст, возникает вопрос: Как оформить запись в трудовой книжке, если у общества нет печати?
Министерство Труда и социальной защиты населения разработали приказ, согласно которому если ООО и АО, не имеет печать и данный факт прописан в Уставе, то оформление записей в трудовой книжке и оформление самой книжки возможно без печати, достаточно подтвердить подлинность документа и записи в нем-подписью и ее расшифровкой генерального директора.
Печати в трудовой книжке при приёме на работу, при увольнении
Представители Федеральной службы по труду и занятости населения изложили позицию по вопросу заверения работодателем записей в трудовой книжке работника. Острую полемику вызывает не сама процедура заверения, а статус той или иной печати работодателя, которую он использует в официальных документах. В частности, насколько правомерно использовать печать отдела кадров организации при заверении подписи работника отдела кадров. Чаще всего подобные споры возникают в ситуациях, когда вносится запись в трудовую книжку о расторжении трудового договора между работником и работодателем.
Регламентирующие документы по печати
Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.
Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.
Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.
Какая печать должна стоять в трудовой книжке?
О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.
А теперь мы передадим многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. Т.к., к сожалению, никакого руководства по постановке штампа не существует.
Как и где правильно разместить?
На титульном листе
Пример постановки печати на титульном листе можно посмотреть на фото:
В тексте
Образец печати в тексте на фото:
Сколько их должно быть?
В трудовой книжке ставится одна печать – после записи информации об увольнении. Допускается вариант повторной печати, только если сделанные ранее записи недействительны.
В каких случаях может потребоваться экспертиза оттиска?
Наверное, все без исключения мошенники знают, как подделать печать. Этим они могут воспользоваться при устройстве на работу, указывая неправдоподобные сведения в трудовой книжке.
Выявить факт подлинности поможет экспертиза.
Часто к ней обращаются за помощью:
- крупные компании, которые дорожат своей репутацией и проверяют досконально будущих своих сотрудников;
- производства Министерства Обороны;
- другие компании, которые заподозрили факт подлинности печатей (к примеру, перевернутая печать или нечто подобное).
Для того чтобы вывести на чистую воду мошенников и создана возможность проведения экспертизы оттиска.
Причина постановки печати в трудовую книжку
Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.
Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.
Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.
Первично вносится такая информация:
- ФИО
- дата рождения;
- специальность;
- место обучения;
- уровень образования.
Данная информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации.
Печать ставится на запись о приеме на работу в непосредственном бланке трудовой. Таким образом, запись о приеме на работу считается вступившей в законную силу.
Использование штампов в рабoте кадровика
Скоробогатова Т.
Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма размеры и технические требования», разработанном в соответствии ФЗ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ.
В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.
До 2005 г. на территории столицы действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы», утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ, которые подробно регламентировали эти вопросы.
С принятием московским Правительством Постановления от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП «О ликвидации Московской регистрационной палаты» Временные правила прекратили свое действие, однако содержащиеся в них требования успели войти в деловую практику и стали ее обыкновениями, поэтому статья изложена через призму этого уже недействующего акта.
Какую именно печать использовать?
- Общая печать организации
- Печать “Для документов” (Печать отдела кадров)
Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.
Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации. Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.
Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – общую печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.
Заверение: лаконично и просто
Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:
- приказ, свидетельствующий об увольнении;
- трудовая книжка;
- персональная карта, изготовленная по Форме Т-2;
- книга по учету движения трудовых книжек.
Следуя несложным советам, изложенным в данной статье, вы сможете грамотно и квалифицировано подойти к процедуре заверения записи об увольнении в вашем трудовом документе.
Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте дальше.
Место, куда ставить печать
При первичном заполнении
Печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:
- его фамилия, имя, отчество
- день, месяц и год рождения
- информация о получении им соответствующего образования
- наименование полученной профессии или специальности.
После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.
Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).
Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации. Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя.
При изменении записей и данных
Печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.
При выдаче вкладыша
Периодически все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки становятся заполненными. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.
При увольнении
При увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.
Как выглядит
У руководителя предприятия может быть несколько видов печатей, в зависимости от их назначения. Но чаще всего используют общую печать и ту, что применяется для документов. Именно последняя печать находится у кадрового сотрудника для заверения внутренней и внешней корреспонденции. А общей печатью пользуется директор, подтверждая ею локальные акты и прочую документацию.
Справка: это одна из самых распространенных ошибок, так как штамп для обычных бумаг при заверении ТК использоваться не может. Должностное лицо должно ставить только общую печать. Это правило нужно соблюдать, так как, если поставить не ту печать, сведения будут считаться недействительными.
Проблемы и их решения
Проставлена не та печать
Иногда сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.
Нельзя зачеркивать ошибочную печать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна». Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией .
Ставьте следующий номер по порядку и перепишите запись, в которой была допущена недопустимая печать. Поставьте штамп, который должен был стоять при записи изначально.
Этого достаточно, также отметьте в книге хранения и движения трудовых книжек эту информацию про исправление ошибок (записей).
Пример исправления печати (образец)
Вообще не поставлена печать
Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.
Печать слабо читаема, не видна или плохо видна
Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой. Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым.
Неверные реквизиты организации
Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.
Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной> во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей. Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.
An error occurred.
Если же на предприятии прошла реорганизация или иные структурные изменения, то вам потребуется получить у них дополнительную справку, подтверждающую данный факт. В случае, когда при оформлении записи в трудовой были указаны неверные реквизиты фирмы или в них была допущена ошибка, есть несколько вариантов решения проблемы.
Если была использована неверная печать, то допустима простановка рядом с ней правильной отметки. В случае допущения ошибок в тексте – делаются исправления, и ставится рядом с ними печать. Однако на практике этого бывает недостаточно, так как такие исправления могут вызвать сомнения у служащих пенсионного фонда.
Чтобы избежать проблем, на предприятии, при внесении изменений в документ, выдают справку о том, что указанный сотрудник проработал в данной организации определенный промежуток времени. Согласно правилам оформления и ведения данных документов вначале необходимо сделать запись о расторжении трудовых отношений, со ссылками на статью трудового законодательства, а также приказ об увольнении. После этого в книжке должны поставить подписи кадровик и увольняемый служащий. После этого и ставится печать. Следует отметить, что при необходимости внесения дополнительной информации в трудовую после увольнения трудящегося – это можно сделать
Однако важно придерживаться определенных правил:
- Вначале указываются полные реквизиты вашего предприятия.
- После этого делается необходимая запись.
- В конце ставится подпись и печать организации.
В таком виде запись будет иметь необходимую юридическую силу. Правила простановки печати в трудовой Следует понимать, что правила простановки отметки напрямую зависят от того где она ставится. Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи. Иначе обстоит дело в реальности.
На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.
Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем. Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря. Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске.
Печати в трудовых книжках отменяются
С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 06.04. 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.
Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.
Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр.
В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».
Размеры и формы штампов
Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной формы, где обычно указывается справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.п.), а также треугольные – как правило, используемые для внутренних документов и справок.
Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую вы хотите указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.
Уже не ставить печать в трудовой?
Комментируемые проекты Минтруда ещё официально не утверждены (пока у них нет ни номера, ни даты). Однако, на самом деле, это не имеет никакого значения. Дело в том, что организации вправе не проставлять печати в трудовых книжках уже с 7 апреля 2015 года (то есть, с того момента, как законодатели разрешили отказаться от использования печатей).
Соответственно, совершенно не обязательно дожидаться официального утверждения названных проектов Минтруда. Перестать проставлять печати в трудовых книжках можно уже сейчас. Однако перед этим нужно убедиться, что организация вправе отказаться от печатей.
Сведения о наличии печати должны быть в уставе организации. Соответственно, чтобы отказаться от проставления печати в трудовых книжках внесите изменения в устав. В уставе нужно предусмотреть, что печати у организации нет.
Таким образом, при отсутствии у организации печати по уставу, работник не имеет права потребовать от работодателя проставлять печать в его трудовой книжке.
Источник: liga-lift.ru
Может ли ип не ставить печать в трудовой книжке при увольнении
Вопрос: Индивидуальный предприниматель осуществляет свою деятельность, используя труд наемных работников. Обязан ли он заверять печатью запись об увольнении в трудовой книжке?
Ответ: Индивидуальный предприниматель обязан заверять печатью запись об увольнении в трудовой книжке, только если он имеет печать.
Обоснование: Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (п. 1 ст. 23 Гражданского кодекса РФ). Порядок регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя определен Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ).
При этом Законом N 129-ФЗ не предусмотрена обязанность индивидуального предпринимателя иметь печать и использовать ее при осуществлении своей деятельности. Нормы ГК РФ также не предусматривают этого.
Следовательно, отсутствие печати не является нарушением норм действующего законодательства индивидуальным предпринимателем. Иметь печать или нет, предприниматель решает самостоятельно (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 19.05.2016 N 07АП-3780/2016 по делу N А27-18750/2015).
Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил). При этом данные Правила обязаны применять как организации, так и индивидуальные предприниматели, являющиеся работодателями (п. 3 Правил).
При этом следует учитывать, что Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» для организаций отменена обязанность иметь печать. Однако федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.
В связи с этим Минтруд России в Разъяснении по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», утвержденном Приказом от 31.10.2016 N 589н, разъяснил, что проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных, в частности, абз. 1 п. 35 Правил, осуществляется при наличии печати.
Таким образом, можно сделать вывод, что при отсутствии у индивидуального предпринимателя печати он не заверяет ею запись об увольнении в трудовой книжке. Однако если индивидуальный предприниматель имеет печать, то он обязан заверить запись об увольнении в трудовой книжке своей печатью.
Е.В. Пшеничная
ООО «ИК Ю-Софт»
Региональный информационный центр
Источник: www.77urist.ru
