Есть такая ситуация: работник может получить звание «ветеран труда», но до 40-летнего трудового стажа не хватает 2 лет, можем ли мы оформить официально его на работу задним числом (фактически работал, но оформлен не был), т.е. 2011г. и сразу же отправить в отпуск без сохранения заработной платы? Какие сведения нужно при этом подавать в ИФНС и ПФР, и какие последствия ожидают в данном случае работодателя?
Яна, г. Волгоград
Оформление сотрудника задним числом — Бесплатная консультация юриста
Как трудоустроиться в школе с числа, с которого началась фактическая работа?
Я работаю в школе с 3 августа, но в трудовой книжке у меня ничего не написанно, мне сказали, что должен все записать секретарь и тд. Но он в отпуске. Что делать и могут ли меня оформить с 3 числа? Трудовая книжка находится в школе? Мною было написано заявление в июне о приеме на работу с открытой датой те предыдущий учитель был в отпуске.
Со мной не заключали ни какой договор.
Фрося, г. Санкт-Петербург
Оформление сотрудника задним числом — Бесплатная консультация юриста
Договор задним числом?
Юрист: Андрей Викторович Скуденков
сейчас online
Работодатель обязан заключить с Вами трудовой договор в трехдневный срок со дня преступления к исполнению трудовых обязанностей.
Статья 67 ТК РФ — Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом.
Источник: opravdaem.ru
Можно ли заключить договор задним числом: законность и риски
Оформление трудоустройства – не всегда быстрая процедура. Иногда требуется выполнить ряд согласований трудового договора как со стороны администрации, так и со стороны работника. При этом последний уже начинает свою трудовую деятельность. Формальным стартом работы является подписанный руководителем компании (уполномоченным лицом) приказ о приеме на работу.
Предлагаем разобрать, как должна происходить процедура оформления письменного трудового договора, какая ответственность ожидает тех, кто пытается заключить договор задним числом и можно ли это сделать.
Риски и последствия подписания (неподписания) договора
Подписание договора задним числом: риски
Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.
По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.
Что не так с документами, оформленными задним числом
Кадровые документы (приказы, акты и прочее) — это юридически значимые документы. Они порождают права и обязанности, официально фиксируют какие-то факты, их используют как судебные доказательства и официальные подтверждения. Все такие документы имеют обязательные реквизиты, и дата — как раз такой реквизит.
Если говорить простым языком, то составление, например, приказа задним числом — это подделка документа. Уже только за это есть и административная по ст. 19.23 КоАП, и уголовная по ст. 327 УК ответственность. И хотя до привлечения по этим статьям, как правило, дело не доходит, другие негативные последствия — тоже серьёзная опасность.
Её проще показать на конкретных примерах.
Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих
Устранение нарушений по итогам проверки
Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.
И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:
- По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
- Одним из пунктов договора должно значится срок вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
- Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
- Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.
Помните, в трудовом законодательстве нет запрета распространять действие трудового договора на прошлые периоды. В то же время по аналогии права такая норма действует в гражданских договорах. Поэтому, если вам указали на недостаток, оптимальным способом его решить будет распространение действия трудового договора, составленного по результатам проверки, на прошлые периоды.
Правила оформления документов
В любом делопроизводстве документы имеют ключевое значение. Каждый из них проходит несколько этапов – от заполнения до занесения в архив. Когда в организации ведется учет большого количества документов, тогда возникает необходимость составления реестра. Каждый документ будет учтен и отображен в этом перечне. Сотрудники организации всегда смогут найти его и использовать в дальнейшей работе.
Ведение реестра определяют законы РФ «О порядке ведения реестра документов для ООО» и «О реестре». В них описаны какие типы документов должны быть внесены в реестр компании, а также формы их оформления и хранения.
Реестр значительно упрощает работу со всеми документами организации, как входящими, так и исходящими. Он включает в себя описание документов, которое позволяет сотруднику найти нужный из них, а также информацию о том, что в нем собственно находится. Эти данные помогут определить кому и когда был выдан документ.
Таким образом, можно выделить основные задачи ведения реестра:
- Помощь в работе и быстрый поиск необходимого для работы документа;
- Учет и хранение всей имеющейся документации;
- Выдача по требованию.
Для быстрого поиска записи в реестре ведутся в хронологическом порядке. Если его оформлением и учетом в различные периоды времени занимались разные люди, то в последней графе должно быть указано, кем была внесена последняя запись.
Реестр подразумевает проверку документов, которые подлежат учету. Каждому присваивается индивидуальный регистрационный номер, а также туда вносится подробная информация о сотрудниках, которые когда-либо занимались этим документом. Прежде чем вносить конкретный документ в реестр его необходимо проверить и определить не содержится ли в нем нарушения.
Сегодня ведением реестра занимаются, как начинающие предприниматели, так и крупные именитые организации. Это связано с его главным преимуществом – поиск нужного документа занимает считанные минуты.
Корректно оформленный реестр позволяет в максимально сжатые сроки отправить уведомление, найти необходимый документ для работы или для отчетности (в случае требования налоговой инспекции). Это выводит работу компании на новый уровень. Если всё же организация не ведет реестр, то этот факт никак не будет отмечен законодательными органами.
Отсутствие реестра не влечет штрафа или другого рода наказаний. Это больше необходимо самой компании. За многие годы работы может накопиться большое количество документов, а если сотрудник подразделения по надзору потребует один из них и не получит его, тогда у предпринимателя могут возникнуть большие проблемы.
Есть вопрос к юристу?
Здравствуйте, Виталий Олегович.
Вам лучше оформить работника задним числом и перечислить страховые взносы на обязательное пенсионное и обязательное медицинское страхование.в пенсионный фонд. Так как если нет отчислений в ПФР, то нет и стажа. За неуплату начисляется пеня, при чем маленькая, а штраф только если занижена база для начисления страховых взносов, то есть если бы у вас была «черная» зарплата». В таком случае, бояться нечего.
В страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории Российской Федерации лицами, указанными в части первой статьи 3 настоящего Федерального закона, при условии,что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Можете оформить задним числом, но для того, чтобы шел стаж, необходимо оплатить взносы в ПФР.
Добрый день, Виталий Олегович!
Согласен с Натальей, можете оформить работника задним числом и за весь период его «трудоустройства» заплатить все взносы, якобы он работал, но просто Вы за него не платили. Что касается возможных последний — то в любом случае потенциальные штрафы будут невелики, так что опасаться нечего.
Здравствуйте, Виталий Олегович!
оформление задним числом сотрудника, теоретически возможно, но очень накладно.
Во первых Вам прядётся оплатить налог НДФЛ 13%, в ПФР 26%, ФСС 2,4%, ФФОМС 3,7%, фактически более 1/3 зарплаты, которую Вы ему укажите.
Во вторых вам начислят штрафы за несвоевременное предоставление сведений о работнике в фонды, а так же привлекут организацию к административной ответственности.
Статья 19.7. Непредставление сведений (информации)
Непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных статьей 6.16, частью 4 статьи 14.28, статьями 19.7.1, 19.7.2, 19.7.3, 19.7.5, 19.7.5-1, 19.7.5-2, 19.7.7, 19.7.8, 19.8 настоящего Кодекса, —
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц — от трех тысяч до пяти тысяч рублей.
Так что если вы готовы понести затраты, так что можете оформить данного работника.
Всего Вам хорошего!
Здравствуйте. Если хотите устроить работника задним числом, то придётся заплатить все взносы ему, а так же з/п за прошедший период. Иначе могут возникнуть вопросы у инспекции по труду, прокуратуры и налоговой. Можно просто сделать отчисления за работника и оформить документы, что он получал з/п без выдачи таковой.
Но штрафы за несвоевременное перечисление страховых взносов будут наверняка.
Из Вашего вопроса следует, что между Вашей компанией и физ. лицом сложились гражданско-правовые отношения на протяжении 1,5 лет. А вознаграждения за разовые поручения выплачивались?
Если вознаграждения выплачивались, то фирма по отношению к физ. лицу являлась агентом и должна была перечислять НДФЛ и платежи в ПФ РФ. Работы по договору подряда входит в страховой стаж, необходимый для назначения пенсии. Страховой стаж в данном случае будет подтверждаться не трудовой книжкой, а договором подряда и актом выполненных работ (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий»).
Из опыта знаю, что стаж и доход по гражданско-правовым договорам принимается во внимание и при получении даже ипотеки.
На основании вышеизложенного делаю вывод: а стоит ли оформлять задним числом?
в дополнение (в качестве основания возникновения трудовых отношений):
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя (ст.61 Трудового кодекса РФ)
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя.
При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3- х рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее 3-х рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями (ст.67 ТК РФ)…
Отвечая на Ваш вопрос: Может быть можно утроить его до текущей даты как ученический договора, на сколько я помню там не нужно платить ПФР? прошу обратить внимание на следующее:
Согласно ч.2 ст.198 ТК РФ этот вид договора является дополнительным к трудовому.
Если при гражданско-правовых отношениях отчисления НДФЛ и в ПФ не производились, то предлагаю:
Начислить страховые взносы в ПФР и НДФЛ за весь период (1,5 года); перечислить налоги, страховые взносы; с дать декларации и провести камеральную проверку у Вашего куратора для исчисления пени на не вовремя оплаченные суммы взносов .
Источник: s70perm.ru
В каких случаях позволяется делать записи в трудовых книжках работников задним числом
Для многих сотрудников кадровых служб актуальным является вопрос, можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом. Эта довольно неприятная ситуация чаще всего связана с такими факторами:
- халатное, безответственное отношение к условиям хранения и заполнения трудовых книжек кадровыми сотрудниками;
- сотрудник работает на индивидуального предпринимателя;
- дата оформления трудовой книжки не совпадает с датой ее выпуска;
- сотрудник перешел от совместительства к постоянному месту профессиональной деятельности.
В каждой из этих ситуаций возникает необходимость принятия важного решения: ставить заднее число или оформлять новую книжку.
Запись в трудовую книжку задним числом
Это весьма специфический вопрос, так как согласно правилам правильного ведения и сохранности трудовых книжек, в этом учетном регистре могут содержаться разные записи, зафиксированные задним и текущим числом, например:
- Сотрудник принят на работу. Все сведения о работнике вносятся на основании положений специального приказа высшего руководства, но не позже, чем через неделю после его выхода. То есть, если приказ вышел 12 июня, то не будет считаться некорректно заполненная трудовая, если данные о сотруднике будут внесены кадровиком 18 июня. Исключение в таком случае – это дата увольнения. Данная запись может быть внесена в трудовую книжку исключительно в день увольнения работника.
- Если запись об изготовлении трудовой книжки указана задним числом. Когда сотрудник устроился на работу впервые, то первый работодатель оформляет на него бланк строгой отчетности – трудовую книгу. Запись о внесении сведений о работнике должна соответствовать или следовать за датой изготовления документа. Довольно часто попадаются трудовые книжки, оказывающиеся «моложе» записей в них. Безусловно, это нонсенс и грубая ошибка. Если дата изготовления трудовой книжки окажется старше даты, когда она была заполнена, то это абсолютно нормально.
- Трудовое законодательство Российской Федерации гласит, что если сотрудник занят на постоянной основе на определённом предприятии, а также трудится по совместительству, то его трудовая должна находиться в отделе кадров постоянного места работы. Перед тем, как сделать запись в трудовую книжку задним числом, необходимо сверить все имеющиеся документы и данные, которые и стали весомой причиной для исправления допущенных оплошностей.
Это означает, что работодатель не имеет право делать какие-либо записи в трудовую книжку до того момента, пока сотрудник не решит сделать это место своим постоянным рабочим.
Нужно помнить, что перед тем, как внести запись в трудовую книжку задним числом, необходимо тщательным образом изучить первичные документы предприятия.
Где отразится запись в трудовой книжке задним числом и на чем это отразится?
Этот вопрос наиболее актуален среди сотрудников отдела кадров, сотрудников отдела бухгалтерского учета, работников экономического отдела и других сотрудников организации. Самое неприятное в такой ситуации – это то, что чаще всего работодатели в добровольно-принудительном порядке принуждают своих работников пойти на этот шаг. Оставляя подпись на таком документе, работник добровольно отказывается от значительной части своего трудового и страхового стажа. Понятно, что в таком случае будут очень сильно ограничены социальные выплаты пострадавшим работникам.
Как выполняется запись
Если возникла необходимость зафиксировать данные сотрудника предыдущим или «старым» числом, то это можно сделать таким образом:
- если дата изготовления трудовой книжки является более поздней, чем записи в ней, то в таком случае имеет место регистрация новой книжки;
- если титульная страничка содержит неверную дату его рождения, то в таком случае специалисты рекомендуют зачеркнуть неверную дату тонкой линией так, чтобы просматривалась предыдущая запись, а сверху исправлений указать верную дату;
- если человек работает по совместительству, то в таком случае несложно ответить, можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом, поскольку есть два варианта:
- нельзя, пока работник работает на предприятии только по совместительству и работодатель не может внести какую-либо информацию в учетный регистр – трудовую книжку работника;
- можно, если сотрудник уволился с предыдущего постоянного места работы и сменил место по совместительству на постоянное.
Если вы не уверены окончательно в том, как поступить в подобных ситуациях, то лучше обратиться к юристу.
Источник: opersonale.ru
