Некоторые сотрудники ежедневно сталкиваются с необходимостью подписывать большое количество различных документов. Как правило, в организации это руководитель и главный бухгалтер. Им приходится рассматривать различные договора – о поставках, о приеме на работу, всевозможные финансовые документы и другие важные бумаги. Однако может возникнуть ситуация, когда сотрудник, имеющий право подписи, уйдет на больничный или уедет в командировку, также он может быть и в отпуске, но при этом кто-то должен заниматься документацией и подписывать ее при необходимости.
В этом случае ответственные лица могут делегировать свои полномочия. Для этого нужен специальный документ, который будет подтверждать передачу ответственности. Составляется приказ о праве подписи первичных документов по образцу, поэтому сделать это несложно, главное – следовать установленным правилам.
Особенности передачи права подписи
Законодательные акты определяют такие понятия, как первая и вторая подпись. Первая подпись – всегда у руководителя. Вторая может быть у финансового директора или главного бухгалтера фирмы. Однако, могут возникнуть некоторые сложности, когда обе подписи принадлежат одному и тому же лицу. Чаще всего такое случается в маленьких фирмах, где руководитель одновременно занимается бухгалтерией и финансами, взяв на себя все обязанности.
Как передать право подписи первичных документов
Существует ряд причин, которые могут стать основанием для делегирования ответственности и передачи подписи:
- Если ответственное лицо отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни или длительной командировки.
- При несовпадении графика работы организации и графика руководителя. Например, оптовая база может функционировать круглосуточно, а руководитель компании работает только в дневное время.
- Документооборот в компании имеет слишком большой объем, и один человек не справляется с таким количеством работы.
Невозможно оформить какие-либо документы, имеющие отношение к компании и ее деятельности, без подписи первых лиц. Если по вышеперечисленным причинам или из-за каких-то других обстоятельств руководитель не может подписывать бумаги, то он издает указ о делегировании этих обязанностей. Также может быть издан указ, позволяющий какому-либо лицу ставить подпись за главного бухгалтера или финансового директора.
Важно помнить, что право первой подписи не может быть передано лицу, которому принадлежит вторая подпись. То есть, главный бухгалтер не сможет подписывать документы за руководителя организации. Также право подписи можно передать только сотруднику, который работает в этой же организации.
Кроме того, действие этого приказа не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, поскольку в этом случае право подписи ограничивается числом образцов, имеющихся в банковской карточке, и передаваться кому-то еще не может.
Составление приказа
Документ должен оформляться на официальном бланке организации, который используется для составления приказов. Есть обязательные пункты, которые должны быть отмечены в приказе:
- ФИО сотрудников.
- Указание должности того работника, которому передаются полномочия.
- Срок, в течение которого будет действовать право подписи.
- Лист, на котором будут представлены образцы подписей всех сторон.
Если руководитель беспокоится, что сотрудники могут подписать что-то не то и этими действиями нанести вред компании, то составляется перечень, в котором будут перечислены определенные документы, на которые распространяется право передачи подписи.
Чаще всего в список документов, на которые передают право подписи, входят следующие бумаги, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности:
- Типовые договора на поставку, заключенные с покупателями.
- Кассовые документы.
- Акты выполненных работ.
- Счет-фактура.
- Товарные накладные на отгрузку или прием.
- Доверенности на получение ТМЦ.
Существует распространенное мнение о том, что приказ создавать не обязательно, можно просто заказать штамп и ставить факсимиле, однако проблема в том, что этот вариант подходит не для всех случаев. Факсимильная подпись подойдет, если это предусматривается законодательством или включено в соглашение сторон, совершающих сделку. А вот при оформлении документации, имеющей отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, необходимы обычные подписи ответственных лиц.
Налоговые службы негативно относятся к документам, где вместо подписи первых лиц стоит штамп. Также в некоторых случаях эти органы вообще отрицают использование факсимильной подписи, поэтому лучше заблаговременно издать приказ и назначить ответственных с правом подписи, чтобы не портить отношения с налоговой.
Далее вы можете скачать образец приказа о праве подписи первичных документов:
Источник: buhguru.com
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Первичная документация в компании может подписываться определенными лицами. Для передачи возможности росписи на ряд хозяйственных и учетных актов руководитель может оформить специальный приказ или доверенность, которая составляется от имени фирмы. Это позволяет наделить полномочиями определенное лицо, которое занимается хозяйственной деятельностью или бухгалтерским учетом.
Порядок наделения обязанностями требуемого лица должен осуществляться в соответствии с законодательством.
Что такое первичные документы
Бумаги являются первичными, если они осуществляют регистрацию осуществленных сделок хозяйственного типа. Получается, что для внесения фактов и сведений в бухгалтерский учет требуется наличие первичной документации в виде договоров, оформленных сделок.
Любой акт первичного типа несет в себе информацию о хоздеятельности предприятия, а также об экономических фактах.
Первичные документы: виды
Важно! Бумаги должны храниться в течение 4 лет, так как в это время налоговый орган может проверить наличие таких данных.
Базовые сведения
Любая операция хозяйственного типа, проводимая на предприятии или в организации, сопровождается оформлением специальных документов, которые называют первичными.
На основе совокупности документации ведется бухгалтерский учет.
Важно! Любая бумага должна быть подписана ответственным лицом, которое имеет данную обязанность.
Возможность росписи может быть установлена специальным распоряжением, учетной политикой или дополнительными бумагами, в которые входят должностные инструкции и доверенности.
По законодательству желательно наличие списка лиц в учетной документации. Это позволит избежать проблем с оформлением бланков.
Что такое подпись
Под подписью подразумевается роспись представителя или должностного лица. Она должна быть собственноручной и подтверждает подлинность акта или копии.
Подпись состоит из трех основных частей, в том числе наименования должности, личной росписи и расшифровки, которая включает в себя фамилию и инициалы.
Важно! Если используются бланки организации, то наименование организации не требуется. В противоположном случае оно необходимо, например, если оформляется документ на чистом листе.
Само подписание означает наличие юридической силы, поэтому подписывать должно только то лицо, которое установлено с помощью различной документации.
Читать так же: Возмещение затрат на обучение
Что относят к данной категории
К категории относится документ учета для бухгалтеров и налоговой. Документация:
- счет-фактура;
- платежное поручение;
- акт;
- выписка;
- справка;
- накладная.
Также сюда относят все бумаги, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации. Они должны быть правильно оформлены, а также содержат росписи ответственных лиц.
Первичная документация
Правовая база
База включает в себя несколько основных нормативных актов. Среди них:
- приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, утверждающий положения для ведения учета и отчетности бухгалтерского типа;
- ФЗ № 402-ФЗ, регулирующий бухгалтерский учет;
- ФЗ № 129 ст.9 от 21.11.1996.
Согласно последнему законодательному акту любой процесс оформления первичного акта требует наличия реквизитов.
По законодательству правильное составление документации обязательно, так как на основе нее ведется учет.
Зачем нужна первичка?
Первичка используется для фиксации действий предпринимателя и организации, то есть любая деятельность является подотчетной. Документация может быть унифицированной или произвольной. Все зависит от типа деятельности и наличия дополнительных факторов, например, есть опасное производство или фирма занимается государственными поставками.
Любая бумага содержит ряд данных:
- наименование и дату составления;
- наименование предприятия;
- тип и название хозоперации;
- данные лиц, участвующие в операции;
- подпись ответственного лица, то есть того, кто имеет право на данную операцию и оформление бланка.
Роспись считается обязательной. При этом, неважно будет она цифровой или собственноручной. Главным будет наличие росписи и возможность лица на нее.
Основные понятия и определения
Трудовой договор между работодателем и работником – это соглашение, по которому оформляются взаимные права и обязанности работника и работодателя.
- Наниматель (работодатель) — заключать трудовые договоры в качестве работодателей имеют право юридическое или физическое совершеннолетнее лицо, зарегистрированное как ИП.
- Заключать трудовой договор с несовершеннолетними, с учащимися школ в возрасте 16 или 15 лет. Для последних разрешен только легкий нетяжелый труд, работа, не приносящая вред и дискомфорт их самочувствию/здоровью (ст. 63 ТК РФ).
СПРАВКА! С 14-летними учениками также возможно заключить договор, но их родители или опекуны должны дать на это согласие. Здесь соблюдаются те же условия, что и для пятнадцатилетних, плюс подобная работа не должна мешать учебе.
Случается, что по закону наниматель вынужден отказать:
- лицам, не достигшим установленного законом возраста (например, с несовершеннолетними Крайнего Севера заключать договор нельзя);
- россиянам, имеющим гражданство другого государства и устраивающихся на гос. службу;
- гражданам, имеющим судимость (им нельзя занимать некоторые должности).
Кто имеет право подписи первичных учетных документов
За исключением руководителя компании есть ряд лиц, которые имеют полномочия на оформление бумаг. Эти лица устанавливаются с помощью:
- устава фирмы, то есть учетная политика устанавливает все лица, которые могут подписывать и оформлять первичку;
- должностных инструкций;
- специального приказа;
- доверенности.
Важно! Доступ может оформляться даже на постороннее лицо. Важным моментом будет его полноценное оформление.
Что такое первичные учетные документы
Учетный вариант является фиксированным актом совершения хозяйственной операции, которая проводится в организации. Учетность в данном случае выражается тем, что такие данные требуются для полноценного учета как бухгалтерского, так и налогового. Получается, что к учетным документам относятся все оформленные и подписанные бланки.
Кто в организации имеет право подписи первичных документов
Ранее возможностью обладали два лица в виде руководителя и главного бухгалтера, но после изменения законодательства по умолчанию ее имеет только руководитель. Дополнительно ею наделяются уполномоченные лица. Они могут быть уполномочены как с помощью распоряжения, так и по должностной инструкции.
Формирование списка лиц, имеющих право подписи
Формирование списка лиц, которые имеют возможность подписывать документацию, осуществляется руководителем и главным бухгалтером. Любые финансовые бумаги должны заполняться этими лицами, а также их заместителями, если они были внесены в список.
По текущим нормам все росписи ответственных лиц должны быть зафиксированы и переданы в требуемые учреждения, например, в банк.
Читать так же: Льготы по страховым взносам в 2021 году
Важным моментом будет формирование списка уже на этапе создания организации, то есть информация прописывается в уставе.
Кто утверждает перечень лиц
Утверждение перечня лиц осуществляется непосредственно руководителем. Но требуется согласование с главным бухгалтером. При отсутствии данных лиц утверждение может быть передано с помощью специального приказа ответственному лицу.
Нужна ли доверенность
Чаще всего она используется при длительном отсутствии руководителя или привлечения в управленческий орган постороннего для организации лица. Максимальный срок действия составляет три года.
Кто подписывает при ликвидации
При обычных ситуациях роспись принадлежит директору, но этот момент является неактуальным при ликвидации. С того момента как полномочия были переданы лицу, которое является ликвидатором, обязанность принадлежит ему, то есть после этой процедуры роспись директора будет считаться недействительной.
Это связано с тем, что ликвидатор на время ликвидации организации получает весь пакет обязательств.
Можно ли не сотруднику организации
На сотрудника организации чаще всего оформляется акт, если данный момент не учтен в других документах, например, в должностной инструкции. Если гражданин не является работником организации или находится за штатом, то потребуется оформлять доверенность, согласованную с руководителем и имеющую печать предприятия.
Законодательно нет ограничений по передаче обязанностей другим лицам, то есть можно дать возможность подписывать бумаги любому человеку.
Кто может подписывать за ИП
Подписывать кассовые бланки может кассир, который имеет данную возможность по должностной инструкции. Вся остальная документация должна подписываться непосредственно индивидуальным предпринимателем. В противоположном случае он будет привлечен к ответственности, так как законодательно передача росписи у ИП не закреплено.
Общий порядок
Рассмотрим общий порядок заключения трудового договора с рабочим. Как оформить? В какой форме заключается? В скольких экземплярах? Форма трудового договора — в письменном/печатном виде в двух экземплярах (не копии!).
Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью сотрудника на экземпляре работодателя.
Помимо того, что трудовой договор может быть заключен только в письменной форме, оформление возможно:
- По устной договоренности.
- В соответствии с правилами внутреннего распорядка.
- Условия работы могут быть описаны в письме от работодателя с определенным предложением.
- Согласно установленным законодательным нормам (оплата труда сотруднику, не менее установленного минимального уровня).
- Путем составления коллективного договора (между работодателем и различными ассоциациями).
Если фактически служащий допущен к своим обязанностям, работодатель имеет 3 рабочих дня, чтобы оформить, согласно нормам, трудовой договор.
В противном случае он будет обязан выплатить сотруднику средства согласно отработанному последним количества времени.
Кто первый подписывает трудовой договор работник или работодатель?
Принципиальной разницы в очередности подписания договора нет. Это не прописано в ТК РФ или иных актах, законах. Как правило, в организациях этим вопросом занимается отдел кадров, сотрудники которого дают контракт первым на подписание будущему работнику, после чего представляют работодателю.
Ставится ли печать на трудовом договоре со стороны работодателя? Печать фирмы не является обязательным реквизитом, так как он не предусмотрен Кодексом РФ, в отличие от подписей сторон. Поэтому отсутствие печати не делает контракт недействительным, если на нем имеются подписи двух сторон.
СПРАВКА! Трудовой договор считается заключенным с момента, когда он был подписан обеими сторонами, если иные моменты не были установлены законодательными и нормативными актами (
Как удостоверить право подписи первичных документов приказом или доверенностью
Удостоверение специальным распоряжением или доверенностью используется в различных случаях. Акт используют для штатных сотрудников. Второй вариант может быть использован для любого лица, но чаще всего доверенное лицо выбирается не из штата.
В данном случае руководитель сам определяет, каким способом наделить человека возможностями, но приказ не может использоваться для посторонних лиц.
Когда требуется проведение внешне корпоративных мероприятий, то требуется составление доверенности.
Приказ на право подписи первичных документов
Гарантии
Все гарантии при заключении трудового договора регламентированы 64 статей ТК РФ.
- Запрещен необоснованный и немотивированный отказ работодателем в заключении договора.
- Запрещено ограничивать права человека исходя из его расы, пола, отношения к религии, происхождения и т. д.
- Отказ беременным или многодетным женщинам также находится под запретом.
- В заключении соглашения нельзя отказывать сотрудникам, поступившим от другого нанимателя, по письменному запросу в течение 30 дней.
Приказ на право подписи первичных документов: образец 2023 года
Первичные учетные документы – основа бухучета: важно, чтобы они были правильно оформлены и подписаны. Руководитель и главный бухгалтер могут визировать «первичку» только в том случае, если документов на предприятии немного – в противном случае объем рутинной, не требующей специфических знаний работы, будет неоправданно увеличен. Чтобы делегировать полномочия по подписанию «первички» рядовым сотрудникам предприятия, нужно издать приказ о праве подписи первичных учетных документов. О том, что это за документ, как его составить и утвердить, расскажем в статье.
Первичные учетные документы: что это?
Первичный документ – это документ, который фиксирует сложившийся факт хозяйственной жизни в организации: покупку или реализацию товара, списание сырья и материалов, использованных в производстве, перечисление денег на банковский счет и прочее.
- товарная накладная;
- счет-фактура;
- платежное поручение;
- кассовый или товарный чек;
- описи, ведомости и журналы по инвентаризации;
- акт выполнения работ/оказания услуг и другие.
Формы большинства учетных документов не унифицированы – это значит, что руководство может самостоятельно решать, как будет выглядеть тот или иной документ. На практике обычно используют те формы, которые раньше были обязательными – проще использовать готовые наработки, чтобы не создавать документ самостоятельно, «с нуля».
Вам также будет интересно:
Перечень обязательных реквизитов, которыми должна обладать «первичка», определен ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В него входят:
Чтобы не подписывать все первичные документы, общее число которых за месяц может достигать нескольких сотен и даже тысяч, руководителю нужно передать право подписи уполномоченному сотруднику – кому именно, он может решить самостоятельно.
Кто может подписывать учетные документы?
В соответствии с п. 14 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, перечень лиц, которые могут подписывать первичные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с ее главбухом.
Обычно право на подписание «первички» руководители компаний передают:
- экономистам и бухгалтерам;
- работникам кадровых служб;
- логистам;
- руководителям коммерческих служб и отделов продаж;
- руководителям обособленных подразделений компании.
Обратите внимание! Нельзя возложить на обычных сотрудников право подписи документов, которыми оформляются хозяйственные операции, проводимые с денежными средствами.
Как составить приказ о праве подписи?
Форма приказа законом не регламентирована – его можно разработать самостоятельно, опираясь на правила, применяемые в документообороте организации. Приказ можно напечатать на компьютере, а можно написать от руки – с юридической точки зрения разницы нет (правда, последний способ создания приказов используют крайне редко – в каждой организации, даже у небольшого ИП или склада с кладовщиком, есть принтер, на котором можно распечатать документ).
Приказ о праве подписи включает в себя:
Вам также будет интересно:
Сотрудник, наделенный правом подписи первичных учетных документов, должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
Документ составляется в единственном экземпляре – после того, как с ним ознакомятся все упомянутые в нем сотрудники, его подшивают в папку с приказами и регистрируют в журнале учета выпущенных приказов.
Скачать образец за директора и главного бухгалтера для использования в работе можно на нашем сайте – мы разработали документ, с помощью которого вы сможете разрешить подписывать определенные документы ответственному сотруднику. Перечень документов, которые будет подписывать уполномоченное лицо, включите в предложенный образец самостоятельно.
Как отозвать приказ на предоставление права подписи?
Если в приказе не указана продолжительность его действия, считается, что он действует бессрочно. Однако спустя некоторое время может возникнуть необходимость в отмене действия приказа. Такое бывает, если сотрудник, которому было передано право подписи, переходит на другую должность, или наоборот, сама должность перестает предполагать визирование первичных документов.
В этом случае руководителю нужно издать новый приказ, в котором стоит указать:
- реквизиты приказа, подлежащего отмене;
- дату, с которой отменяется действие предыдущего приказа;
- сведения о сотруднике, который лишается права подписи первичных документов.
Указанного в приказе сотрудника необходимо ознакомить с текстом документа под роспись – только после этого прекратится действие первоначального приказа.
Когда вместо приказа нужно составить доверенность?
Приказ – не единственный документ, позволяющий передать право подписи от руководителя к уполномоченному сотруднику. Делегировать полномочия можно с помощью доверенности.
Доверенность – это документ, который предоставляет лицу право на совершение определенных действий не только на предприятии, но и за его пределами. Приказ же действует только внутри того предприятия, на котором он был издан.
Наличие доверенности позволяет подписывать документы:
- при получении или отправке груза транспортной компанией;
- при получении банковских выписок в кредитной организации;
- при передаче документов в налоговую службу и прочее.
При составлении доверенности стоит очень внимательно определять перечень документов, которые сможет подписывать доверенное лицо – проконтролировать, какие именно документы он заверит от имени руководителя, за пределами организации довольно сложно. Не нужно предоставлять доверенному лицу слишком широкие полномочия – лучше укажите в доверенности конкретные виды документов, которые он будет подписывать.
Итак, чтобы делегировать полномочия по подписи определенных первичных учетных документов рядовому сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Документ составляется в письменной форме и определяет перечень документов, которые определенный сотрудник сможет подписывать от имени руководителя предприятия.
Источник: lawabc.ru
