Может ли ИП работать без договора аренды помещения

Минфин разобрал ситуацию, когда компания заключила 5-летний договор аренды помещения в ТЦ, при этом договор не зарегистрировала в Росреестре. По мнению ведомства, по такому незарегистрированному договору учесть расходы при расчете налога на прибыль нельзя (Письмо Минфина от 19.04.2021 N 03-03-06/1/29066).

Напомним, что по договору аренды арендодатель должен предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). При этом договор аренды недвижимости подлежит госрегистрации, если иное не установлено законодательством (п. 2 ст. 609 ГК РФ).

Признать расходы в НУ можно при наличии их обоснованности, документального подтверждения, а также если они осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). А поскольку следует, исходя из вида деятельности.

Неправильный выбор помещения чреват трудностями и неприятностями для бизнеса.

Плата за пользование недвижимым имуществом может взиматься и без договора

Как составить договор аренды

Отношения с контрагентами

На что обращать внимание при осмотре площади

Само помещение тоже требует тщательного осмотра. Чтобы не ошибиться с выбором, можно руководствоваться следующим чек-листом. В нем собраны самые важные характеристики арендных помещений:

ДОГОВОР АРЕНДЫ РАБОЧЕГО МЕСТА — СПАСЕНИЕ ДЛЯ САМОЗАНЯТОГО

1. Вход — клиентам должно быть удобно заходить.
2. Зона погрузки и разгрузки — товар или оборудование должно быть удобно заносить и выносить, грузовые машины должны иметь доступ к складу, если для деятельности ИП это нужно.
3. Парковочная территория — для большинства видов бизнеса этот фактор имеет решающее значение. Если клиентам негде будет парковаться, они станут искать альтернативные магазины с удобной парковкой.
4. Возможность размещать рекламу — вывески и баннеры должно быть видно, при этом их внешний вид и размещение следует согласовать с районными властями. На фасадах некоторых зданий запрещено вешать любые вывески. Если точка открывается в многоквартирном доме, наружная реклама не должна мешать жильцам. Иногда за размещение вывески или баннера требуется заплатить дополнительно.
5. Система кондиционирования — нужна, чтобы сотрудникам и клиентам было комфортно находиться в помещении.
6. Электроэнергия — если планируется установка оборудования, требующего больших мощностей, важно узнать заранее, что можно подключать в помещении, в каком состоянии находится электрика, соответствует ли помещение требованиям пожарной безопасности.
7. Коммуникации — санузел обязательно должен быть в помещении. В зависимости от вида деятельности он может быть только для сотрудников или отдельно еще и для клиентов.

Совет
При осмотре помещения лучше делать фотографии. Благодаря им будет возможность еще раз в спокойной обстановке посмотреть на интерьер и особенности площади, чтобы убедиться, что она подходит. Это поможет принять взвешенное решение.

Какие документы нужны для аренды помещения

Перед тем как заключать договор аренды помещения, сторонам следует подготовить документы.

Арендодатель должен предоставить:

• паспорт того, кто будет заключать и подписывать договор;
• сведения о компании из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• доверенность, если договор аренды заключается не владельцем помещения;
• свежая выписка из ЕГРН;
• технический план помещения;
• договоры с обслуживающими организациями.

Даже если договор заключается третьим лицом (агентом), предпринимателю следует самостоятельно проверить всю документацию. В случае каких-то проблем или нестыковок разбираться с этим будет ИП, а не агент, поэтому лучше обезопасить себя.

До заключения сделки арендатор собирает такой пакет документов:

• паспорт того, кто подписывает договор аренды помещения;
• сведения о компании из ЕГРИП;
• доверенность, если сделку заключает доверенное лицо.

По итогам процедуры будут подготовлены договор аренды помещения и акт приема-передачи с описанием состояния помещения, наличия мебели, оборудования.

❗ Внимание
Перед тем как подписать документы, нужно внимательно все перечитать, проверить, правильно ли заполнены бумаги. Если есть подозрительные пункты, лучше их обсудить с юристом. При заключении договора аренды сроком от одного года и более нужно зарегистрировать сделку в Росреестре. Пока долгосрочный договор аренды не будет зарегистрирован, в силу он не вступает.

Арендная плата: из чего состоит и как рассчитать

Арендная плата обычно состоит из нескольких частей. Все зависит от условий арендодателя и нужд арендатора, иногда могут разрабатывать индивидуальные условия.

Ежемесячно арендатор при стандартном договоре вносит следующие виды платежей:

• фиксированная часть по договору за помещение — зависит от площади, района, состояния помещения, наличия или отсутствия оборудования и других факторов;
• переменная часть — она может быть включена в договор, в этом случае арендатор платит еще и процент от продаж;
• плата за коммунальные услуги — как правило, эти расходы ложатся на арендатора коммерческого помещения, сумма зависит от установленных в регионе тарифов и объема потребления ресурсов.

Пример
Арендатор площади под продуктовый магазин платит арендодателю 100 тысяч рублей в месяц за пользование помещением и еще 20 % от продаж. Если владелец бизнеса заработает за месяц 700 тысяч рублей, то по договору он отдаст 240 тысяч за аренду и отдельно оплатит коммунальные услуги.

Как заключить договор аренды

Для заключения договора аренды можно взять шаблон и доработать пункты с учетом потребностей бизнеса. Также можно обратиться к специалисту, который за отдельную плату составит договор, удовлетворяющий обе стороны.

Стандартный договор аренды помещения состоит из 5 частей:

1. Предмет договора — помещение с полным описанием и уточнением, что оно сдается в аренду без обременений.
2. Срок действия договора — краткосрочный (до 11 месяцев), долгосрочный (от года), без определенного срока.
3. Способы оплаты — размер платежа, сроки внесения и порядок.
4. Права и обязанности сторон — обсуждаются индивидуально и фиксируются в договоре.
5. Данные сторон.

В договоре важно не допускать двусмысленности и общих фраз. Конкретика упрощает отношения между арендодателем и арендатором и позволяет быстро разрешать конфликты, если они возникают.

Возможные риски при аренде помещения

Арендаторы чаще всего сталкиваются с рядом проблем.

Помещение под обременением. Это значит, что его могут арестовать за долги арендодателя. Пользоваться площадью арендатор не сможет, несмотря на наличие договора. Перед его заключением необходимо проверить, свободна ли сдаваемая в аренду площадь от обременения.

Арендодатель меняет стоимость аренды на свое усмотрение. Чтобы этого не происходило, условия оплаты должны быть четко прописаны в договоре.

Арендодатель просит в короткий срок освободить помещение. Чтобы этого не произошло, необходимо в договоре прописать срок, на который арендуется площадь, а также условия, при которых возможно «выселение». Так предприниматель защитит себя от самовольных решений собственника помещения.

Чтобы арендовать помещение и развивать бизнес, не боясь возможных рисков, предпринимателю следует выбирать помещение с учетом обязательных критериев и требований, а также внимательно изучить договор перед подписанием, прояснив и устранив все пункты, вызывающие сомнения. Так ИП убережет себя от возможных проблем в сможет спокойно работать.

Источник: dasreda.ru

Разрешения и документы

К общепиту много требований: санитарные нормы, стандарты пожарной безопасности и договоры. Какие правила нужно знать, чтобы не нарушить закон, рассказываем в статье.

Фастфуд и ГОСТ

По закону общепит делится на разные классы. По ГОСТ 30389-2013 под концепцию фастфуда подходит определение «предприятие быстрого обслуживания». Это предприятие общественного питания с небольшим ассортиментом, использующее для быстрого приготовления полуфабрикаты.

В приложении № 5 к ГОСТ 30389-2013 указаны минимальные требования к помещениям общепита — в том числе фастфуда

Разрешение на работу от МЧС

Фастфуд не может работать без разрешения МЧС. Это требование относится и к юридическим лицам, и к ИП. Чтобы получить разрешение, подайте заявление в территориальное подразделение вместе с обязательными документами в свободной форме. Образец можно найти на сайте региональных управлений МЧС.

Документы для подачи заявления согласно перечню МЧС:

• свидетельства ИНН и ОГРН или ОГРНИП (с 2017 года вместо свидетельства о госрегистрации выдаётся лист записи о внесении сведений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП),
• для юридических лиц — копии учредительных документов,
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП,
• документы о праве собственности или договор аренды помещения,
• акт о замерах сопротивления изоляции (вправе подписать только компания с лицензией МЧС),
• акт приёмки автоматической противопожарной системы (АПС) и договор на её обслуживание (вправе подписать только компания с лицензией МЧС),
• акт проверки противопожарного водопровода,
• приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность, должностная инструкция и документы о его прохождении обучения пожарно-техническим мерам,
• план эвакуационных путей — составляется предпринимателем самостоятельно. На нём должен быть схематично изображено помещение кафе и указаны пути для эвакуационного выхода и телефоны спасательных служб,
• техническая документация на объекты энергоснабжения, водоснабжения, установок систем предотвращения пожаров и противопожарной защиты.

Техническая документация — это документы, которые подтверждают безопасность систем электро- и водоснабжения и пожарной безопасности. К ним относятся:

• сертификаты и паспорта качества,
• инструкции к оборудованию,
• акты испытаний,
• журнал работ,
• чертежи и схемы АПС.

Эти документы вы можете получить от компании, которая установит вам систему пожарной безопасности. Для проверки систем водоснабжения и электричества нужно привлекать других специалистов, которые проверят их работу.

Пример эвакуационного плана

МЧС в лице Госпожнадзора принимает решение в течение 30 дней с момента подачи заявления и, если пакет документов собран верно, выдаёт заключение о соответствии требованиям пожарной безопасности.

Уголок потребителя

По закону «‎О защите прав потребителей» в помещении общепита вы должны разместить документы:

• лист записи,
• адреса и телефоны контролирующих органов в вашем регионе: прокуратура, Роспотребнадзор, санэпидемстанция, налоговая служба,
• журнал проверок контролирующих органов,
• официальное издание текста закона «‎О защите прав потребителей» (распечатка из интернета не подойдёт, купите закон в книжном магазине),
• правила продажи отдельных видов товаров,
• режим работы,
• условия обслуживания категорий клиентов вне очереди (ветераны Wow, инвалиды),
• пожарное заключение о соответствии противопожарным нормам,
• сертификаты соответствия на продаваемые товары.

Чаще всего их размещают на стенде, который называют уголком потребителя. Такого понятия в законе нет, поэтому, если площадь точки не позволяет выделить место под стенд, можно хранить необходимые документы на кассе и показывать по просьбе гостей.

Об отсутствии документов в уголке потребителя Роспотребнадзор может узнать из жалобы посетителя или в ходе проверки. Штраф по статье 14.5 КоАП РФ для ИП составит до 2000 рублей, для юридических лиц — до 40 000 рублей.

Если вы используете камеры видеонаблюдения, в помещении должна быть предупреждающая табличка. Например, с изображением видеокамеры и указанием «В кафе ведётся видеонаблюдение». Разместите её на видном месте, чтобы у проверяющих не возникло вопросов.

Документы на помещение

Если вы увидели, что в помещении была перепланировка, запросите у собственника выписку из ЕГРН, план помещения и заключение соответствующего органа о согласовании перепланировки.

Если помещение вас устраивает не полностью и вы хотите сделать перепланировку, получите разрешение госоргана. Заявителем может быть только собственник помещения — поэтому, если вы арендуете помещение, все возможные изменения, а также время подачи заявления, согласуйте с собственником.

Чтобы получить согласование перепланировки, соберите пакет документов:

• проект перепланировки,
• документы о праве собственности,
• поэтажный план здания: его подача не обязательна, но иногда жилищная инспекция требует его дополнительного предоставления,
• заключение о техническом состоянии — его может выдать только компания со свидетельством СРО.

Проверить, состоит ли компания в реестре СРО, можно на сайте Национального объединения изыскателей и проектировщиков (НОПРИЗ). В графе поиска достаточно ввести ИНН фирмы, чтобы узнать, есть ли у неё свидетельство СРО.

Скриншот страницы сайта НОПРИЗ с формой для поиска организации по ИНН.

Если помещение находится на первом этаже многоквартирного жилого дома, дополнительно потребуются:

• согласование проекта перепланировки в жилищной инспекции;
• разрешение в Центре гигиены и эпидемиологии: для этого в ведомство нужно предоставить проект перепланировки с техническим заключением;
• технический паспорт на помещение;
• решение общего собрания собственников.

Для его получения нужно обратиться в управляющую компанию дома или в ТСЖ, которое инициирует общее собрание собственников жилых помещений.

Собрание может быть проведено в очной форме (когда собственники собираются для принятия решения) или заочной (когда собственники указывают свой выбор на опросном листе). Для согласования перепланировки нужно, чтобы согласны были более 50% владельцев.

Если вы планируете изменить фасад точки, например, добавить входную группу, получите заключение комитета архитектуры вашего города.

Готовый комплект документов нужно подать:

• в жилищную инспекцию вашего региона, если помещение находится в многоквартирном жилом доме,
• в бюро технической инвентаризации (БТИ), если помещение находится в отдельном здании.

Журналы в фастфуде

По закону «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» вы должны разработать программу производственного контроля. За её отсутствие суд может приостановить деятельность заведения на срок до 90 суток.

Производственный контроль основан на принципах ХАССП. Это международные правила, которые каждое предприятие общественного питания должно внедрять в производство самостоятельно, исходя из особенностей заведения, для того, чтобы обеспечивать безопасность еды и напитков.

Образцы программы для каждого вида бизнеса есть в письме Роспотребнадзора № 01/4801-9-32. Обязательно укажите в программе:

• список санитарных правил по СанПин 2.3/2.4.3590-20, которые предприятия общепита должны применять,
• список ответственных лиц, которые осуществляют контрольные мероприятия,
• список потенциально опасных факторов и объектов на вашей точке (например, повышенный уровень шума от кофемолки, повышенная температура в горячем цеху),
• должности, для которых обязателен медосмотр,
• перечень журналов, которые вы ведёте, информацию о рисках и о способах их оценки,
• перечень мероприятий по предотвращению физических, химических и биологических опасностей,
• список особенностей предприятия при определении лабораторных исследований,
• меры по обеспечению безопасных условий труда (подробный перечень есть в инструкции для работников предприятий торговли).

Программу производственного контроля можете подготовить самостоятельно, использовав образцы из письма Роспотребнадзора, а можете обратиться в компанию, которая составит её для вас.

Элина Осипова,
основательница сети Avocado Point

Помимо программы в точке фастфуда должны храниться специальные журналы — они предусмотрены ХАССП. Готовые наборы журналов можно купить в магазине. В них предусмотрены все нужные поля: дата, название проводимой работы, подпись сотрудника. Вы и ваши ответственные работники должны регулярно вести журналы:

• проведения генеральных и ежедневных уборок,
• учёта дезинфекции, дезинсекции и дератизации,
• регистрации договоров о материальной ответственности,
• проверок контролирующих органов,
• учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них,
• учёта температурного режима холодильного оборудования (например, если храните десерты),
• проведения ежедневной термометрии до начала и после рабочего дня,
• учёта дезинфицирующих средств,
• обработки рук или перчаток кожными антисептиками,
• кассира-операциониста,
• учёта вводного инструктажа по охране труда,
• учёта инструктажей на рабочем месте,
• учёта вводных и повторных инструктажей по пожарной безопасности,
• гигиенический журнал,
• бракеражный журнал готовой продукции (например, пончиков и сэндвичей).

В гигиеническом журнале указываются ФИО и должность работника и его подпись об отсутствии признаков инфекционных заболеваний — у него и членов его семьи, а также об отсутствии заболеваний верхних дыхательных путей и гнойничковых заболеваний кожи рук и открытых поверхностей тела. В отдельной графе ставится указание о том, допускается ли этот сотрудник к работе.

Если контролирующие органы (Роспотребнадзор, Госпожнадзор, трудовая инспекция) обнаружат, что в кафе есть не все необходимые документы, ИП и ООО могут получить штраф по ст. 6.3 КоАП РФ до 1 млн рублей или приостановление деятельности до 90 суток.

Хранение продуктов

На все продукты, которые есть в кафе, должны быть документы. Их нужно хранить, чтобы предоставить в случае проверки. В соответствии с перечнем архивных документов хранить товарные накладные нужно 5 лет с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз: например, когда его отразили в налоговой отчётности.

К хранению продуктов предъявляется много требований.

Элина Осипова,
основательница сети Avocado Point

К каждой категории товара поставщик должен приложить:

1. Товарную или товарно-транспортную накладную с полным наименованием продукции, сорта и указанием веса, количества, стоимости продукции;
2. Декларацию или сертификат о соответствии продукта.

Если продукт изготовлен в России, выдаётся сертификат или декларация соответствия ГОСТ Р. На продукции, которая соответствует всем нормам, проставляется знак «‎РСТ».

Если продукт изготовлен не в России, выдаётся сертификат или декларация о соответствии техническим регламентам Таможенного союза (сертификат соответствия ЕАС).

И декларация, и сертификат требуются, чтобы подтвердить качество продукта. Проверить, какой из этих документов должен иметь конкретный продукт, можно в постановлении Правительства РФ № 982.

Свидетельство о госрегистрации

Качество некоторых товаров должно подтверждаться свидетельством о госрегистрации — например, бутилированная и минеральная вода. Полный перечень такой продукции сформирован в решении Комиссии Таможенного союза № 299.

Ветеринарный сертификат

Он должен быть на всю молочную продукцию, икру, все виды мяса и рыбы. За нарушение правил хранения продуктов предприниматели и юрлица могут получить приостановление деятельности до 90 суток.

«‎Честный ЗНАК» и «‎Меркурий»

«‎Честный ЗНАК» — это система для учёта маркированной продукции. Работать в ней обязаны изготовители, импортёры и продавцы.

Для системы «‎Честный ЗНАК» нужно получить электронную цифровую подпись и зарегистрироваться в системе. Вместо товарных накладных заполнять нужно будет универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе накладную и счёт-фактуру.

Маркировка в «‎Честном ЗНАКе» обязательна для:

• бутилированной воды,
• сыров и мороженого,
• молочной продукции со сроком хранения более 40 суток,
• молочной продукции со сроком хранения менее 40 суток — с 1 декабря 2021 года,
• йогурта, творога, сметаны — с 1 декабря 2021 года.

Полный перечень товаров с обязательной маркировкой «‎Честный ЗНАК» можно увидеть на официальном сайте системы.

Если работаете с маркированной продукцией, к кассовому оборудованию есть особые требования. И онлайн-касса, и фискальный накопитель, и кассовое ПО должны поддерживать ФФД 1.2 — это вид фискальных документов, разработанных для торговли маркированной продукцией.

Ещё для общепита обязательна система «‎Меркурий», так как для для приготовления еды и напитков используются мясо, рыба, молоко, сливки. Найти полный перечень продукции, обязательной для регистрации в системе «Меркурий», можно на официальном сайте и в приказе Минсельхоза № 646.

Для регистрации в системе предоставьте в территориальное управление Россельхознадзора заявление с данными о:

• компании,
• точках продаж и виде деятельности (хранение, реализация),
• сотруднике, который будет работать в системе.

Договоры на обслуживание

У вас должны быть подписаны и находиться в кафе договоры:

1. Вывоза твёрдых бытовых отходов.
   Он заключается с региональным оператором по вывозу мусора. Акты об оказанных услугах тоже нужно хранить, как подтверждение вывоза мусора.
2. Утилизации продовольственной продукции.
3. Утилизации ртутьсодержащих приборов.
   Его необходимо заключать, если в помещении общепита используются люминесцетные, энергосберегающие и другие ртутные лампы.
4. Поставки воды, электроэнергии в кафе.
5. Слива сточных вод.
6. Дератизации, дезинсекции и дезинфекции в кафе.
   Даже если вы не замечали в помещении насекомых и грызунов, вы обязаны заключить такие договоры. Проводить работы по дератизации и дезинсекции вправе только компания с лицензией. Ро­спо­треб­над­зо­р рекомендует проводить такие работы раз в месяц.
7. Обслуживания системы вентиляции и кондиционирования.
8. Установку и обслуживание системы сигнализации о пожаре.
9. Проведения медицинских осмотров.
   Периодичность осмотров персонала — один раз в год.
10. Стирки формы, белья работников магазина.
11. Проведения лабораторно-инструментальных исследований.

Проводятся специализированными компаниями с лицензией. После проведения исследований вы должны получить протоколы:

• анализа воздуха,
• анализа воды (химический, радиационный и бактериологический),
• измерения физических факторов (уровень электромагнитных излучений, вибрация, освещённость, наличие инфракрасного излучения, уровень шума и микроклимат),
• радиационного анализа (естественный радиационный фон, наличие радона, исследование пищевых продуктов и воды),
• анализа смывов из внешней среды (наличие кишечной палочки, золотистого стафилококка, общее микробное число),
• анализа материалов, контактирующих с пищевой продукцией и самой пищевой продукции,
• обследования стерилизующего оборудования и анализ дезинфекционных мероприятий.

После проведения анализов и измерений вы получите экспертное заключение — обычно его составляет эксперт из компании, которая составляла для вас протоколы.

За отсутствие необходимых договоров ИП и юрлица могут наказать приостановлением деятельности до 90 суток.

Уведомление о начале деятельности

Заключение от СЭС для общепита больше не требуется. Но иметь все документы по-прежнему нужно: после открытия все предприятия общественного питания попадают в план проверок Роспотребнадзора, Госпожнадзора и других ведомств. Для открытия у вас должны быть:

• заключение Госпожнадзора,
• экспертное заключение,
• протоколы исследований,
• договоры на дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию,
• договор о плановом проведении медицинских осмотров,
• медицинские книжки работников,
• учредительные документы (для ООО),
• договор аренды или свидетельство о праве собственности,
• журнал учёта дезинфицирующих средств.

До начала работы подайте уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор. В уведомлении укажите дату начала деятельности. Оно подаётся по форме на сайте Роспотребнадзора одним из способов:

• в управление РПН по месту расположения магазина;
• через Госуслуги;
• в МФЦ.

Главное

1. Получите заключение МЧС в лице Госпожнадзора.
2. Подготовьте документы из уголка потребителя и необходимые журналы в магазине.
3. Соберите документы, подтверждающие законность перепланировки.
4. Зарегистрируйтесь в системах «‎Меркурий» и «Честный ЗНАК».
5. Подпишите все обязательные договоры со снабжающими компаниями.
6. Подайте уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор.

Источник: www.sberbank.ru